Rechnungen müssen lesbar sein
Der vierte Merksatz des Digitalverbands Bitkom zu elektronischen Rechnungen besagt, dass umsatzsteuerliche Pflichtangaben in Rechnungen für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden müssen. Bei elektronischen Rechnungen sind dafür geeignete Anzeigeprogramme erforderlich. Unser Partner OPTIMAL SYSTEMS hat deshalb in seinen Enterprise-Content-Management(ECM)-Lösungen passende Viewer, etwa zur Darstellung von PDF-Dateien, integriert.
Welche Informationen müssen Rechnungen beinhalten?
Laut § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) müssen Rechnungen folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers und -erbringers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
- Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Art und Umfang der Leistung bzw. der Waren
- Liefertermin bzw. Zeitpunkt der Leistung
- Umsatzsteuer bzw. Hinweis auf Befreiung
- Eventuelle Preisminderungen
Dokumentendienstleister können eingehende Rechnungen übrigens gemäß § 14 Absatz 4 des UStG prüfen und sie darüber hinaus gegen Bestell- und Stammdaten abgleichen. Dies sorgt für Rechtssicherheit sowie eine hohe Qualität der übergebenen Daten und ermöglicht sogar eine Dunkelverarbeitung der Eingangsrechnungen.
Wie lässt sich die Lesbarkeit elektronischer Rechnungen sicherstellen?
Damit Sie auch in elektronischen Rechnungen umsatzsteuerliche Pflichtangaben lesen können, legen wir Ihnen die ECM-Lösungen unseres Partners OPTIMAL SYSTEMS ans Herz. Diese beinhalten unterschiedliche Viewer und ermöglichen die Darstellung elektronischer Rechnungen per Web auf dem Smartphone und dem Client.
Weitere Informationen finden Sie hier.
Elektronische Rechnungen sind technologieneutral
Nachdem unser Beitrag zum ersten Merksatz für elektronische Rechnungen des Digitalverbands Bitkom eine gemeinsame Artikelserie mit OPTIMAL SYSTEMS eröffnet hat, möchten wir uns heute dem zweiten Merksatz widmen. Darin heißt es, dass sowohl für das Format, in dem Rechnungen erstellt werden, als auch für den Weg, auf dem sie übermittelt werden, die Technologieneutralität und Wahlfreiheit gilt.
Standards automatisieren die Rechnungsverarbeitung
Im zweiten Merksatz weist der Bitkom darauf hin, dass „für die Anforderungen der unterschiedlichen Zielgruppen am Markt verschiedene Rechnungsformate existieren, die sowohl strukturiert als auch unstrukturiert ausgestaltet sein können. Als unstrukturiert bezeichnet man eine simple PDF-Rechnung, die in der Praxis oft einer E-Mail angehängt wird. Um jedoch die Daten medienbruchfrei in die Unternehmensprozesse einlesen, prüfen und weiterverarbeiten zu können, bedarf es strukturierter Daten, die meist in Form eines XML-basierten Datensatzes vorliegen.“ Dabei sind die gängigsten Formate in Deutschland die XRechnung und ZUGFeRD, die von unserem Partner OPTIMAL SYSTEMS unterstützt werden. So erkennt deren ECM-Lösung enaio® diese Rechnungen automatisch und liest die eingebetteten XML-Daten aus. Die Vorteile: Es entfallen zahlreiche manuelle Arbeitsschritte, womit laut Bundeswirtschaftsministerium knapp 10 Euro Kosten pro Rechnung eingespart werden können. Zudem hat das Ministerium ermittelt, dass die Bezahlung einer Rechnung, die in einem digitalen Standard versandt wurde, im Durchschnitt 5,3 Tage früher angewiesen wird. Daher profitieren sowohl Kunden als auch Lieferanten davon, wenn Letztere auf die etablierten Standards XRechnung oder ZUGFeRD setzen. Dies ist allerdings nicht immer der Fall.
Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten
Erfreulicherweise verschicken zwar laut Bitkom knapp drei Viertel der Unternehmen in Deutschland mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen bereits digital, sie nutzen dabei allerdings nur selten strukturierte Formate. Somit erhalten Kunden Rechnungen in der Regel als einfache PDF-Dateien in ihr E-Mail-Postfach und müssen dann buchungsrelevante Daten extrahieren, um diese automatisiert zu verarbeiten. Hier können Dokumentendienstleister helfen, indem sie zunächst die Rechnungsdaten mittels Optical-Character-Recognition(OCR)-Technologien auslesen. Dabei prüfen wir zunächst, ob sie die Kriterien gem. § 14 des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Bei fehlenden Angaben erhalten die Kunden von uns das Originaldokument, sodass sie ihren Lieferanten informieren können. In einem weiteren Schritt erfolgt der Abgleich gegen die Stamm- und Bestelldaten. Der Kunde erhält dann die validierte Rechnung inklusive ihrer qualitätsgesicherten Daten im gewünschten Inhouse-Format.
Wir von TROPPER übernehmen bei zahlreichen Kunden die Verarbeitung eingehender Rechnungen unabhängig davon, ob sie papierbasiert sind oder per E-Mail eingehen, ob sie in strukturierter oder unstrukturierter Form vorliegen.
Papierbelege digitalisieren wir mit Hochleistungsscannern, elektronisch erhaltene PDF-Rechnungen steuern wir direkt in den Verarbeitungsprozess ein. Buchungsrelevante Informationen, wie Kreditor, Rechnungs- und Leistungsdatum, Betrag und Kontoverbindung sowie das Zahlungsziel, werden von uns ebenso ausgelesen wie die einzelnen Rechnungspositionen. Optional gleichen wir die Rechnungen mit den dazugehörigen Bestellungen ab. Die ausgelesenen Daten werden von uns sorgfältig validiert, bevor wir sie inklusive der Digitalisate in das Zielsystem des Kunden importieren. Schließlich lagern wir die Papierrechnungen für einen definierten Zeitraum ein und vernichten sie anschließend datenschutzkonform.
Fazit
Viele Unternehmen sind heute mit einem hybriden Rechnungseingang konfrontiert und müssen folglich unterschiedliche Verarbeitungsprozesse vorhalten. Wir von TROPPER sind in der Lage, Eingangsrechnungen für die Zielsysteme unserer Kunden einheitlich aufzubereiten. So entstehen für Unternehmen mit geringem Aufwand und überschaubaren Kosten aus Rechnungen wertvolle Assets.
Sind Sie neugierig geworden? In einem einstündigen kostenlosen Beratungsgespräch erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen Ihre Anforderungen, Prozesse und zukünftigen Projekte.
Neue Blogserie zur digitalen Rechnungsverarbeitung
Der Bitkom hat Merksätze für elektronische Rechnungen zusammengestellt, die einen Einblick in die Compliance-Anforderungen bezüglich elektronischer Rechnungen und der angrenzenden Geschäftsprozessen geben. In einer Artikelserie werden wir gemeinsam mit unserem Partner OPTIMAL SYSTEMS auf die wichtigsten dieser Merksätze eingehen. Dabei erhalten Sie einen Eindruck, wie Sie diese Leitlinien mit unseren Services und den Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS erfolgreich umsetzen können.
„Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln“
In diesem Merksatz weist der Digitalverband darauf hin, dass „Rechnungen in Papierform und elektronische Rechnungen umsatzsteuerrechtlich grundsätzlich gleich zu behandeln sind. Diese müssen die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen, insbesondere die Gewährleistung der Kriterien ‚Authentizität‘, ‚Integrität‘ und ‚Lesbarkeit‘.“
Damit papierbasierte und elektronische Rechnungen einheitlich verarbeitet werden können, ist es empfehlenswert, vorhandene Medienbrüche aufzulösen. Denn würden die per Post wie auch per E-Mail eingehenden Rechnungen in ihrem jeweiligen Ursprungsformat vorgehalten, müssten sie auf unterschiedliche Weise – und eben nicht einheitlich – verarbeitet werden. Die damit einhergehenden Prozesse müssten dann sowohl für Papier- als auch für elektronische Rechnungen aufgesetzt werden, was wenig effizient wäre. Hinzu käme eine hybride Aufbewahrung, was das Finden von Rechnungen deutlich erschweren würde.
Dienstleister bieten weitreichende Unterstützung bei der digitalen Rechnungsverarbeitung
Delegieren Unternehmen die digitale Rechnungsverarbeitung an einen spezialisierten Dienstleister, so profitieren sie immens von seinem Know-how und seinen Erfahrungen. Denn er kann nicht nur den eigentlichen Digitalisierungsprozess übernehmen, der inzwischen den geringsten Teil der Wertschöpfung ausmacht. Vielmehr noch kann er dazu beitragen, die elektronischen Daten für die darauffolgenden Prozesse so zur Verfügung zu stellen, dass Beschäftigte von Routinetätigkeiten entlastet und Rechnungen schneller gebucht und bezahlt werden.
Wir von TROPPER sind der Spezialist, wenn es um die Digitalisierung eingehender Rechnungen geht. Dabei übernehmen wir im Rahmen unserer Projekte nicht nur das bloße Scannen, sondern lesen auch buchungsrelevante Daten aus. Hierzu gehören u.a. der Kreditorenname, der Bestellbezug, das Rechnungs- und Leistungsdatum, der Betrag und die Kontoverbindung, einzelne Rechnungspositionen sowie das Zahlungsziel, die in einem XML-Datensatz abgelegt und unseren Kunden zusammen mit dem Digitalisat übergeben werden. Zudem gleichen wir die Rechnungen gegen die dazugehörigen Bestell- und Stammdaten ab. Auch per E-Mail eingehende Rechnungen werden von uns nach diesem Prinzip verarbeitet.
TÜV SÜD erzielt mehr Geschwindigkeit bei der Rechnungsverarbeitung
Jährlich verarbeiten wir im Auftrag unserer Kunden mehr als zwei Millionen Rechnungen. Ein Paradebeispiel ist der TÜV SÜD. Ihm waren die Prozesse einer manuellen Rechnungsverarbeitung zu ineffizient und Skontoverluste durch zu langsame Freigaben und Buchungen waren nicht selten. Folglich galt es, eine zeitgemäße, IT-gestützte Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu etablieren. Die Wahl fiel auf uns. Seither digitalisieren wir täglich die eingehenden Rechnungen, lesen sämtliche buchungsrelevanten Daten automatisch aus und gleichen diese mit vorhandenen Bestelldaten ab. Sind die Informationen konsistent, kann der TÜV SÜD die Rechnung „dunkel“, also ohne weiteren manuellen Eingriff, buchen. Bei Abweichungen oberhalb einer definierten Toleranzgrenze durchläuft die Rechnung einen in SAP integrierten Freigabe-Workflow. „Der gesamte Prozess läuft dank der Vorarbeit von TROPPER reibungslos“, sagt Tobias Jördens, Bereichsleiter Haupt- und Kreditorenbuchhaltung beim TÜV SÜD. Monatlich verarbeiten wir für das Dienstleistungsunternehmen durchschnittlich 20.000 Rechnungen und übermittelt ihm innerhalb von 24 Stunden die ausgelesenen Rechnungsdaten sowie das eingescannte Image der Rechnung. „Die schnelle Digitalisierung und die präzise Datenextraktion durch TROPPER sorgen im Optimalfall dafür, dass wir Rechnungen am Folgetag ihres Eintreffens buchen können“, so Tobias Jördens.
OPTIMAL SYSTEMS steuert die Freigabe elektronischer Rechnungen
Während wir mit unseren Services vor allem die Grundlage für ein elektronisches Rechnungsmanagement schaffen, übernimmt unser Partner OPTIMAL SYSTEMS mit seinen Lösungen insbesondere die Steuerung der Rechnungen. Einer seiner Kunden ist die Mediengruppe Pressedruck, die monatlich mehrere tausend Rechnungen erhält. Während diese früher manuell verarbeitet wurden, laufen die Rechnungsprozesse heute weitgehend digital ab. Ein zentrales Element dabei sind Workflows, die für eine hohe Automatisierung und damit eine Verkürzung von Durchlauf- und Bearbeitungszeiten sorgen. Zum Einsatz kommt dafür eine Rechnungseingangslösung mit Anbindung an SAP, die auf der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS basiert. Die Prüfung, Freigabe, Überwachung und Steuerung des gesamten Rechnungseingangs in SAP erfolgt digital. Dabei sind die lückenlose Dokumentation des Freigabeprozesses und die revisionssichere Archivierung der Rechnung sichergestellt. Zugleich dauert heute die Bearbeitung einer Rechnung durchschnittlich nur noch zwei Tage statt bis zu zwei Wochen bei der manuellen Bearbeitung.
Wenn auch Sie Ihren hybriden Rechnungseingang konsolidieren und von der automatisierten Verarbeitung von Rechnungen profitieren wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Elektronische Personalakten gewinnen zunehmend an Bedeutung
Personalabteilungen nehmen heute vor allem aufgrund des Fachkräftemangels eine wichtigere Rolle denn je in Unternehmen ein. Ihre Hauptaufgabe ist es, geeignete Mitarbeiter zu finden, sie zu fördern und auch zu binden. Damit HR-Verantwortliche den damit verknüpften Tätigkeiten bestmöglich nachgehen können, sollten sie von administrativen Aufgaben weitgehend entlastet werden. Hierbei kann die elektronische Personalakte helfen, wie unsere Leiterin Personal, Simone Kropmanns, erläutert.
Elektronische Personalakten ermöglichen einen ortsunabhängigen Zugriff
Die Zeiten, in denen Personalakten eher stiefmütterlich behandelt und deren Wichtigkeit unterschätzt wurden, sind vorbei. Dazu trug unter anderem die Corona-Pandemie bei, in deren Verlauf zahlreiche HR-Mitarbeiter im Homeoffice ihren Tätigkeiten nachgingen. Das Problem dabei war, dass sie keinen Zugriff auf die Personalakten hatten, wenn diese lediglich als Papier vorlagen. Sie einfach mit ins Homeoffice zu nehmen, ist vor allem aus Datenschutzsicht äußerst bedenklich. So stellten viele Unternehmen auf digitale Personalakten um. Und damit sind wir bereits bei deren erstem Vorteil: Sie ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten, da man auf sie – unter den entsprechenden technischen Voraussetzungen – von überall zugreifen kann.
Elektronische Personalakten vereinfachen den Datenschutz
Darüber hinaus lassen sich elektronische Personalakten besser schützen als papierbasierte. Letztere müssen in verschlossenen Räumlichkeiten oder Schränken aufbewahrt werden, damit nur berechtigte Personen sie einsehen können. Dagegen können in entsprechenden Software-Lösungen Rechte granular vergeben werden, wer auf welche elektronischen Personalakten zugreifen darf.
Elektronische Personalakten beschleunigen die Bereitstellung von Unterlagen
Benötigt ein Arbeitnehmer ein Dokument aus der Personalabteilung, etwa die Teilnahmebescheinigung zu einer Weiterbildung, dann kann der Sachbearbeiter diese bequem in der digitalen Personalakte suchen und ihm auch digital zur Verfügung stellen. Bei einer papierbasierten Aktenhaltung dagegen muss das Dokument aufwändig in Ordnern gesucht und kopiert werden, was deutlich länger dauert. Ein anderes Beispiel ist die Lohnabrechnung, die Personalabteilungen entweder selbst erstellen oder vom Steuerberater digital erhalten. Die elektronische Personalakte ermöglicht es, die Abrechnungen dann einfach digital an die Mitarbeiter weiterzuleiten und in den jeweiligen Akten zu speichern. Der analoge Weg wäre mit einem wesentlich höheren Aufwand verbunden: Abrechnungen ausdrucken, kuvertieren, kopieren und ablegen. Dank Self-Services-Möglichkeiten können Mitarbeiter Urlaubsanträge digital einreichen und dabei direkt einsehen, ob es Überschneidungen mit Kollegen gibt. Auch das Hochladen wichtiger Unterlagen, wie abfotografierte Heiratsurkunden oder Mitteilungen über eine neue Adresse bzw. Bankverbindung verringern den administrativen Aufwand in der Personalabteilung.
Elektronische Personalakten sparen Platz
Personalabteilungen müssen nicht nur die Unterlagen der aktiven Mitarbeiter, sondern auch die der ausgeschiedenen Beschäftigten aufbewahren – letztere für mindestens zehn Jahre. Auf diese Weise kann in personalintensiven Unternehmen eine große Zahl von Dokumenten zusammenkommen. Erfolgt die Aufbewahrung digital, so spart das einiges an Papier und Regalmetern.
Unabhängig davon müssen Unternehmen aber besonders wichtige Unterlagen wie Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben zusätzlich in Papierform aufbewahren, da das Gesetz für diese noch die Schriftform vorsieht. Ausnahme sind elektronische signierte Arbeitsverträge, die nicht ausgedruckt, sondern lediglich digital aufbewahrt werden müssen.
Digitalisierung hält endgültig Einzug in Personalabteilungen
Übrigens forciert auch die Politik die Digitalisierung im Personalwesen. So müssen seit dem 1. Januar 2023 Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ihrer Beschäftigten elektronisch bei den Krankenkassen abfragen. Die Papiermeldung entfällt grundsätzlich. Zudem sieht der Gesetzgeber vor, dass Arbeitgeber ab dem Jahr 2026 bestimmte begleitende und erläuternde Unterlagen zum Entgelt nur noch in elektronischer Form aufbewahren müssen.
Da die Einführung einer elektronischen Personalakte mit einem gewissen Aufwand und organisatorischen Umstrukturierungen verbunden ist, lautet unsere Empfehlung, sie zeitnah anzugehen. Apropos Aufwand: Dieser sollte – möchte ein Unternehmen das Vorhaben in Eigenregie durchführen – nicht unterschätzt werden. So ist es nicht zielführend, Personalunterlagen einfach nur zu scannen und dann die PDF-Dateien auf dem Server abzulegen. Mit einer solchen Herangehensweise würde die Effizienz in Personalabteilungen nur marginal steigen und die Zufriedenheit der Anwender abnehmen. Um hingegen das volle Potenzial elektronischer Personalakten auszuschöpfen, sollten die Dokumente indexiert und klassifiziert und möglichst im Volltext durchsuchbar sein. Hierfür ist es empfehlenswert, einen kompetenten Dienstleister mit der Digitalisierung und Klassifizierung der Personalunterlagen zu beauftragen.
Wir von TROPPER haben bereits zahlreiche Unternehmen bei der Einführung elektronischer Personalakten erfolgreich unterstützt. Unsere Kunden profitieren insbesondere von unserer Erfahrung, unserem Know-how und unserem ganzheitlichen Service – vom Initialworkshop über die Verarbeitung der Dokumente inklusive Qualitätssicherung bis hin zur datenschutzkonformen Lagerung bzw. Vernichtung der papierenen Akten. Darüber hinaus sorgen wir dafür, dass die elektronischen Personalakten über entsprechende Schnittstellen zuverlässig in unterschiedlichste Zielsysteme gelangen.
Wenn auch Sie sich von Ihren papierbasierten Personalakten befreien und damit Ihre Personalabteilung von administrativen Tätigkeiten entlasten wollen, dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.
Qualitätssicherung bei Digitalisierungsprojekten
Unabhängig vom öffentlichkeitswirksamen Erscheinen von ChatGPT existieren bereits seit längerem Lösungen, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) basieren. Mit deren Einsatz werden Prozesse weitgehend automatisiert und händisches Eingreifen minimiert. Ein Beispiel ist die Klassifizierung von Dokumenten. Allerdings sollte man sich dabei nicht darauf verlassen, dass die KI stets korrekt arbeitet.
OCR- und KI-Technologien erweitern den Scanprozess
Als Dokumentendienstleister setzen wir auf intelligente Technologien, die bei der Indexierung und Klassifizierung von Unterlagen unterstützen. Dazu werden die Dokumente zunächst gescannt und ihre Images mit einer OCR-Lösung ausgelesen. Anhand ihres Ergebnisses können dann intelligente Klassifizierungsalgorithmen erkennen, um welche Dokumentenart es sich handelt. So gelingt es uns, eine Vielzahl der maschinell erstellten Dokumente automatisiert zu verarbeiten. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Papierdokumente strukturiert sind, wie es beispielsweise bei Formularen oder Rechnungen der Fall ist und die Inhalte deshalb zuverlässig ausgelesen und richtig klassifiziert werden können.
Visuelle Qualitätssicherung
Unabhängig von der Leistungsfähigkeit der Technologien ist es zumindest bei bestimmten Dokumententypen empfehlenswert, in einem weiteren Arbeitsschritt durch qualifizierte Mitarbeiter visuell zu prüfen, ob die ausgelesenen Werte bzw. die maschinell vorgenommenen Klassifikationen korrekt sind. Dies gilt etwa, wenn Kunden ihre von uns verarbeiteten Eingangsrechnungen „dunkel“ verarbeiten möchten. Gerade zu Projektbeginn empfehlen wir hier eine umfassende Qualitätssicherung. Hierzu vereinbaren wir mit unseren Kunden, welche Felder stets zu prüfen sind und welche dann kontrolliert werden sollen, wenn die OCR-Software bezüglich der Korrektheit unsicher ist bzw. wenn ein vereinbarter Gütegrad unterschritten wird. Diese Qualitätssicherung kann in Abstimmung mit dem Kunden schließlich sukzessive reduziert werden, da die Systeme mit jedem neu zu verarbeitenden Dokument dazulernen und so die Fehlerquote kontinuierlich sinkt.
Zudem minimiert eine visuelle Qualitätssicherung das Risiko, dass eine KI-Lösung Dokumente als korrekt klassifiziert einschätzt, obwohl die Klassifizierung tatsächlich nicht korrekt ist (False Positive).
Bei anderen Dokumenten ist die visuelle Qualitätskontrolle von weniger großer Bedeutung. Hier kann es – auch aus Budgetgründen – sinnvoll sein, diese nur stichprobenartig vorzunehmen. Gerade bei jenen Dokumenten, die lediglich aus Platzgründen digitalisiert werden sollen und auf die nur noch selten zugegriffen wird, ist es nicht entscheidend, ob alle Seiten richtig herum gedreht sind. Müssen dann Mitarbeiter ein Dokument einmal selbst drehen, ist dies erheblich günstiger als eine vollständige Qualitätskontrolle.
Geht es hingegen um die Digitalisierung des Tagesgeschäfts, so empfehlen wir dringend, diese auf Vollständigkeit und korrekte Klassifizierung und Indizierung prüfen zu lassen. Dies ist insbesondere dann notwendig, wenn Papierbelege vernichtet werden sollen (ersetzendes Scannen).
Letzten Endes obliegt dem Kunden die Entscheidung, ob er eine vollständige, stichprobenartige oder gar keine Qualitätskontrolle wünscht. Hierzu beraten wir natürlich vor Projektbeginn im Rahmen eines gemeinsamen Workshops.
Kurzum, berücksichtigen Sie in Ihrem Digitalisierungsprojekt auch das Thema Qualitätssicherung und setzen Sie auf die Erfahrungen eines Dienstleisters, der flexibel auf Ihren Bedarf eingehen kann. Bei geschäftskritischen Dokumenten sollte zwingend gewährleistet sein, dass Ihre Digitalisate dem Originaldokument entsprechen sowie vollständig und auch lesbar sind. Zum anderen ist sicherzustellen, dass die ausgelesenen Daten korrekt und Ihre Dokumente richtig kategorisiert sind. Auch für die Akzeptanz und Zufriedenheit der Anwender ist die richtige Ausrichtung geschäftskritischer Dokumente am Bildschirm von enormer Bedeutung. Bei anderen Dokumenten steht das Kosten-Nutzen-Verhältnis im Fokus. Doch ganz gleich, für welchen Weg Sie sich entscheiden: Bei uns sind Ihre Dokumente in guten Händen – versprochen! Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Das Dokumentendatum als Enabler für beschleunigte Prozesse
Im Rahmen unserer Digitalisierungsprojekte empfehlen wir unseren Kunden, das Dokumentendatum als Index zu erfassen. Denn dies hat zahlreiche Vorteile, wie folgende Beispiele zeigen.
Gezieltes Löschen kaufmännischer Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Wie in unserem Beitrag Buchhaltung von Ballast befreien beschrieben, müssen kaufmännische Unterlagen je nach Typ unterschiedlich lange aufbewahrt werden. So sind es beispielsweise bei Jahresabschlüssen, Lageberichten, Eröffnungsbilanzen sowie empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen laut § 147 der Abgabenordnung zehn Jahre, während für Versicherungspolicen (nach Ablauf), Finanzberichte und Betriebsprüfungsberichte nur eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist gilt.
Wenn diese kaufmännischen Dokumente digitalisiert sowie klassifiziert sind und für jeden Dokumententyp die jeweilige Aufbewahrungsfrist hinterlegt ist, können Unternehmen gezielt nach jenen Dokumenten filtern, deren Aufbewahrungsfrist verstrichen ist, und diese dann löschen.
Personal- und Kreditakten verschlanken
Auch mit Personalunterlagen verbinden sich unterschiedliche Aufbewahrungsfristen bzw. -pflichten. Diese lassen sich – analog zum Vorgehen bei kaufmännischen Unterlagen – leichter einhalten, wenn das das jeweilige Dokumentendatum, z. B. des Arbeitsvertrags hinterlegt ist und die digitalisierten Dokumente nach ihrem Typ klassifiziert sind. Das trifft in ähnlicher Weise auch bei anderen Verträgen wie z. B. bei Kreditverträgen zu.
Wie hilft das Dokumentendatum, um schneller bessere Suchergebnisse zu erhalten?
Welchen Vertrag haben wir mit der Max Mustermann GmbH im Jahr 2019 geschlossen? Mithilfe von ECM-Systemen (z. B. enaio von Optimal Systems) kann mit einer solchen Abfrage der Suchzeitraum eingegrenzt werden. So finden Anwender schneller die für sie relevanten Dokumenten. Dafür müssen sie keine aufwendigen Recherchealgorithmen erstellen, sondern können dies einfach über ein Häkchen in der Suchabfrage bewerkstelligen.
Kündigungsfristen im Blick behalten
Sind Verträge mit einem hinterlegten Vertragsdatum versehen, so kann bei Bedarf gezielt nach jenen gesucht werden, deren Vertragslaufzeit in Kürze abläuft.
Einfacheres Reporting
Dokumente lassen sich, wenn das Dokumentendatum beigefügt ist, bequem danach sortieren, etwa im Rahmen eines Reportings. So können etwa Statistiken darüber erzeugt werden, wie viele Verträge oder Angebote im vergangenen Jahr im Vergleich zu 2021 unterschrieben wurden.
Die Beispiele zeigen, dass das Dokumentendatum in vielen Bereichen eine wichtige Information bildet, die helfen kann, Abläufe zu beschleunigen bzw. alltägliche Fragen schneller zu beantworten. Daher sollte Dokumenten relevante Datumsangaben direkt mitgegeben werden. Erfolgt dies erst später, ist damit ein deutlich höherer Aufwand verbunden.
Wenn Sie ein Digitalisierungsprojekt planen und sich unsicher sind, ob und – wenn ja – welche Vorteile in Ihrem Fall mit dem Hinterlegen des Erstelldatums verbunden sind, dann lassen Sie uns darüber sprechen.
Online-Clearing vereinfacht Digitalisierungsprojekte
Als kompetenter Dienstleister und Experte für die Digitalisierung von Informationen sowie deren nachgelagerte Veredelung ist es unser Anspruch, mit reibungslosen Abläufen und bestmöglicher Qualität unsere Kunden zu unterstützen. Hierfür haben wir zahlreiche Maßnahmen ergriffen, wie etwa unser selbstentwickeltes Clearing-Tool.
Wann kommt das Clearing-Tool zum Einsatz?
Trotz vorbereitender Workshops und der Zurverfügungstellung von Musterakten kann es in Digitalisierungsprojekten vorkommen, dass wir ein Dokument nicht eindeutig klassifizieren können. Das ist sowohl bei zeitlich begrenzten Projekten wie der Digitalisierung von Bestandsakten – etwa Personalakten, Kreditakten oder Immobilienakten – möglich als auch bei langfristigen Projekten wie der Digitalisierung des HR-Tagesgeschäfts. Aus verschiedenen Gründen ist es sinnvoll, diese Sonderfälle mit dem Kunden direkt zu klären. Genau dies ermöglicht unser Clearing-Tool.
Was verbirgt sich konkret hinter dem Clearing-Tool?
Dabei handelt es sich um eine Browser-basierte Anwendung, in der unsere Mitarbeiter klärungsbedürftige Dokumente hochladen. Da diese Unterlagen sensible Informationen beinhalten können, beispielsweise Personalstammdaten, ist das Clearing-Tool mit umfassenden Sicherheitsfunktionen ausgestattet. So können nur benannte Mitarbeiter unserer Kunden von ihrem Arbeitsplatzrechner auf das Clearing-Tool zugreifen und sich mit der Eingabe des Benutzernamens sowie des Kennworts authentifizieren. Anschließend bestimmen sie die geforderte Dokumentenart, die wir dann in den weiteren Digitalisierungsprozess übernehmen.
Welche Vorteile sind mit der Clearing-Lösung verbunden?
Ziel der Clearing-Lösung ist es, unsere Kunden direkt in das Digitalisierungsprojekt einzubinden, um Sonderfälle zeitsparend zu klären. Dieses Vorgehen ist für beide Seiten vorteilhaft. Wir als Dienstleister können den Digitalisierungsprozess ohne zeitliche Verzögerung fortsetzen, und unsere Kunden erhalten die Digitalisate schnell und korrekt klassifiziert. Unsere Mitarbeiter wiederum lernen, wie in solchen Fällen verfahren werden soll.
Neben dem Einsatz der Clearing-Lösung steht unseren Kunden übrigens vor, während und nach dem Projekt auch ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung, um aufkommende Fragen schnell zu klären. Darüber hinaus erarbeiten wir gemeinsam mit unseren Kunden vorab einen detaillierten Ablaufplan, geben ihnen einen transparenten Einblick in unsere Arbeitsweise und informieren sie proaktiv über den Projektverlauf.
Überzeugen Sie sich selbst von unserem Service und nehmen Sie mit uns Kontakt auf.
DSGVO sicher einhalten
Die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, trat im Mai 2018 in Kraft und regelt seither den Umgang mit sowie die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Damit stellt sie Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen, insbesondere was die Aufbewahrung, das Speichern und Löschen personenbezogener Daten betrifft. Wie kann die Digitalisierung dabei helfen, diese Herausforderung zu bewältigen?
Mit der Corona-Pandemie ist das Arbeiten aus dem Homeoffice Normalität geworden. Für reibungslose Abläufe aber müssen die Mitarbeiter auch aus ihren privaten vier Wänden DSGVO-konform auf geschäftsrelevante Unterlagen zugreifen können. Wie das gelingt, haben wir in unserem Blog-Beitrag „So können Unternehmen ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern“ bereits erläutert.
Was müssen Unternehmen im Hinblick auf das Vorhalten und Löschen personenbezogener Daten beachten?
Vor allem bereitet es Unternehmen Kopfschmerzen, wenn es darum geht, personenbezogene Daten zu löschen. Hierzu gibt die DSGVO in Artikel 5, Absatz 1 e vor, dass „personenbezogene Daten in einer Form gespeichert werden (müssen), die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist“. Daher sind Unternehmen aufgefordert, nach Beendigung einer Geschäftsbeziehung personenbezogene Daten zu löschen. Das betrifft auch Papierunterlagen. Der Gesetzgeber spricht zwar von „gespeichert“, was aber nicht zwangsläufig bedeutet, dass die Verordnung nur auf Daten anzuwenden wäre, die in einem Dateisystem elektronisch vorliegen. Denn die DSGVO definiert Dateisystem „als jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird“.
Darüber hinaus haben Personen das Recht, vom Verantwortlichen „eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (Artikel 15 DSGVO, Auskunftsrecht). Zusätzlich können sie „von dem Verantwortlichen (…) verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern bestimmte Gründe zutreffen“ (Artikel 17 DSGVO, Recht auf Löschung).
Insofern ist die DSGVO nicht nur rechtlich gesehen eine Herausforderung, sondern auch organisatorisch sowie technisch. Denn welches Unternehmen kann schon von sich behaupten, eine ganzheitliche Übersicht mit allen personenbezogenen Daten über alle Abteilungen hinweg zu besitzen? Ist das aber nicht der Fall, kann es für Unternehmen teuer werden. So droht derzeit beispielsweise dem Immobilienkonzern Deutsche Wohnen wegen unrechtmäßig gespeicherter Mieterdaten ein Bußgeld von 14,5 Millionen Euro.
Wie kann die Digitalisierung und elektronische Archivierung bei der Einhaltung der DSGVO helfen?
Bewahren Unternehmen Dokumente mit personenbezogenen Daten papierbasiert in unterschiedlichen Aktenordnern auf, dann können sie kaum sicherstellen, dass bei Bedarf tatsächlich alle betreffenden Daten gelöscht werden. Dies gelingt dagegen zuverlässig, wenn die Dokumente mit personenbezogenen Daten digitalisiert in einer ECM- oder DMS-Lösung aufbewahrt werden und diese ein Löschkonzept beinhaltet. Ein solches Konzept sorgt dafür, dass Dokumente mit personenbezogenen Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist identifiziert und gelöscht werden können. Dafür ist es erforderlich, die Dokumente mit ihrem Erstelldatum zu versehen und sie nach ihrem Typ zu klassifizieren. Zusätzlich muss für jeden Dokumententyp die jeweilige Aufbewahrungsfrist hinterlegt sein. Unternehmen können dann gezielt nach jenen Dokumenten filtern, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Geschieht dies regelmäßig, so verstreicht keine Frist und kein Dokument wird länger als nötig archiviert. Der tatsächliche Löschvorgang kann und sollte aber dennoch durch eine autorisierte Person freigegeben werden.
Vor diesem Hintergrund wird einmal mehr deutlich, dass bloßes Scannen von Papierdokumenten nicht ausreichend ist. Vielmehr geht es darum, diese durch Anreichern von Informationen in wertvolle Assets umzuwandeln. Genau hierbei können wir mit unserem Know-how helfen – sei es bei einmaligen Projekten, beispielsweise beim Digitalisieren von Bestandsakten, oder im Tagesgeschäft, etwa bei der Digitalisierung des Posteingangs.
Möchten auch Sie im Hinblick auf die Einhaltung der DSGVO auf der sicheren Seite sein und sich somit empfindliche Geldstrafen ersparen? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
So können Unternehmen ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern
Nahezu in jeder Branche bemängeln Unternehmen, dass sie ihre offenen Stellen schwer oder gar nicht besetzen können. Fachkräfte haben mittlerweile die Qual der Wahl, ihren künftigen Arbeitgeber auszusuchen. Wie kann die Digitalisierung Unternehmen dabei helfen, ihre Attraktivität zu steigern und so den Wettbewerb um Talente für sich entscheiden zu können?
Homeoffice – von der Pflicht zur Kür
Keine Frage, die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt auf den Kopf gestellt. Zuvor waren in den meisten Unternehmen die tägliche Anwesenheit im Büro zu den Kernarbeitszeiten selbstverständlich und das Arbeiten von zu Hause nur in Ausnahmefällen möglich. „Von jetzt auf gleich“ wurden dann die Arbeitnehmer, soweit möglich, ins Homeoffice geschickt. Die Politik hat sogar eine entsprechende zeitlich begrenzte Pflicht angeordnet. Erfreulicherweise sind mittlerweile die letzten Corona-Regeln abgeschafft worden – was aber nicht heißt, dass auch die Arbeitswelt von heute der von 2020 entspricht. Vielmehr hat in vielen Unternehmen mittlerweile das hybride Arbeiten Einzug gehalten. Zahlreiche Menschen haben die Vorteile des Arbeitens aus den eigenen vier Wänden schätzen gelernt und möchten sie auch nicht mehr missen. So gaben im Rahmen der Studie „Randstad Employer Brand Research 2021“ 43 Prozent der Teilnehmer aus Deutschland an, dass das Homeoffice eines der wichtigsten Kriterien bei der Arbeitgeberwahl ist.
Wie können Unternehmen DSGVO-konformes Arbeiten aus dem Homeoffice sicherstellen?
Diese Zahl belegt, dass Unternehmer gefordert sind, flexible Arbeitsmodelle anzubieten, um so das vorhandene Personal zu binden bzw. neue Mitarbeiter zu gewinnen. Mit dem Corona-Ausbruch haben Firmen Prozesse aufgesetzt, die zum Teil aus der Not geboren waren und sich langfristig als wenig praktikabel erwiesen haben. So ist es beispielsweise wenig effizient, einen Kurierfahrer damit zu beauftragen, den täglichen Posteingang aus der Unternehmenszentrale abzuholen, um ihn dann an die Mitarbeiter im Homeoffice auszuhändigen, vom Datenschutz ganz zu schweigen. Ebenso fatal ist es, den zuständigen Mitarbeitern einen unverschlüsselten USB-Stick mit sensiblen Daten mitzugeben oder den HR-Verantwortlichen die Personalakten „vor die Haustür zu stellen“. Vielmehr geht es darum, Maßnahmen zu ergreifen, dass der Mitarbeiter von seinem heimischen Arbeitsplatz aus genauso sicher agieren kann, als wenn er im Unternehmen sitzen würde. Hierzu gehört vor allem die Einrichtung von VPN-Verbindungen bzw. die Nutzung einer Cloud-Lösung.
Die Digitalisierung ist der Enabler für ortsunabhängiges, DSGVO-konformes Arbeiten
VPN-Verbindungen oder eine Cloud-Lösung sind natürlich nur die technischen Voraussetzungen. Darüber hinaus muss sichergestellt sein, dass die geschäftsrelevanten Dokumente im Unternehmensnetz bzw. in der Cloud auch zur Verfügung stehen. Genau dafür ist die Digitalisierung unumgänglich, und zwar sowohl von Bestandsakten als auch des Posteingangs. Liegen beispielsweise Personalakten digital auf dem Unternehmensserver oder in der Cloud vor, können HR-Verantwortliche diese auch aus dem Homeoffice einsehen und ihrer Arbeit nachgehen. Unternehmen können aber flexible Arbeitsmodelle insbesondere dann umsetzen, wenn sie den täglichen Posteingang digitalisieren. Er beinhaltet beispielsweise Geschäftsdokumente, Arbeitsverträge, Rechnungen, Bestellungen, Anträge oder Kundenanfragen – also Dokumente, die zeitnah beantwortet werden müssen. Damit Mitarbeiter auf diese ortsunabhängig zugreifen und entsprechende Prozesse zur weiteren Verarbeitung anstoßen können, ist es erforderlich, den Posteingang zeitnah – idealerweise taggleich - zu digitalisieren und den zuständigen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Allerdings verfügen Unternehmen oftmals nicht über die dafür notwendigen Ressourcen. Für diesen Fall ist es empfehlenswert, die Digitalisierung von Bestandsakten und des Posteingangs an einen erfahrenen Dienstleister auszulagern.
So haben wir bereits in zahlreichen Projekten die elektronische Personalakte, die digitale Immobilienakte oder die digitale Kreditakte erfolgreich umgesetzt bzw. übernehmen für viele Unternehmen die digitale Posteingangsverarbeitung. Dabei profitieren unsere Kunden nicht nur davon, dass sie ihren Mitarbeitern flexibles Arbeiten ermöglichen, sondern auch von einer höheren Effizienz und mehr Transparenz, wie die Case Study Bayer Pensions zeigt.
Neben unseren Dienstleistungen stehen wir darüber hinaus unseren Kunden als Partner bei der Einführung einer passenden Software-Lösung für die elektronische Dokumenten-Archivierung zur Verfügung. Mit diesem Paket schaffen wir wichtige Grundlagen dafür, dass New Work tatsächlich funktioniert.
Überzeugen Sie sich und nehmen Sie mit uns Kontakt auf!
Datenverlust kann Unternehmen bei einer Betriebsprüfung teuer zu stehen kommen
Kein Geschäftsführer ist begeistert, wenn sich das Finanzamt zur Steuerprüfung anmeldet. Betroffene plagt dann vor allem die Sorge, ob sämtliche kaufmännischen Unterlagen lückenlos vorliegen. Ist dies nicht der Fall, so kann das für Unternehmen teuer werden. Wie kann die digitale Archivierung dafür sorgen, dass es nicht so weit kommt?
Was ist eine Betriebsprüfung?
Laut Wikipedia ist eine Betriebsprüfung, auch als Außenprüfung bezeichnet, „eine – von der Finanzbehörde im Außendienst vorzunehmende – Gesamtüberprüfung steuerlich relevanter Sachverhalte. Die Außenprüfung dient der Ermittlung, Prüfung und Beurteilung der Verhältnisse eines Steuerpflichtigen, um die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen“.
In diesem Rahmen wird vor allem geprüft, ob die Umsatz- bzw. Vorsteuer richtig erhoben wurde. Dafür müssen Unternehmen dem Betriebsprüfer Einsicht in die nach der Abgabenordnung (AO) aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gewähren.
Wie lange müssen kaufmännische Unterlagen aufbewahrt werden?
Hier schreibt der Gesetzgeber – abhängig von der Dokumentenart – sechs bzw. zehn Jahre vor. Bei den meisten steuerlich relevanten Unterlagen gilt die lange Frist von zehn Jahren. In unserem Blogbeitrag „Buchhaltung von Ballast befreien“ gehen wir auf die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen konkret ein.
Vor allem die Tatsache, dass Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen und bei einer Betriebsprüfung hinzugezogen werden können, bereitet Unternehmern die größten Kopfschmerzen. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Rechnungen papierbasiert aufbewahrt werden.
Welche Nachteile zeigt eine papierbasierte Archivierung bei der Betriebsprüfung?
Werden Rechnungen papierbasiert aufbewahrt, müssen sie im Rahmen einer Betriebsprüfung langwierig aus unzähligen Aktenordnern zusammengesucht werden, was auf den wartenden Betriebsprüfer alles andere als einen guten Eindruck macht. Vor allem aber ist das Risiko groß, dass die Belege bei unsachgemäßer Lagerung nicht mehr lesbar und damit untauglich sind. Gerade bei Tankquittungen auf Thermopapier ist das oftmals der Fall.
Zudem kann es sogar passieren, dass Rechnungen oder andere kaufmännische Unterlagen durch ein Feuer oder einen Wasserschaden ganz verloren gehen. In der Folge könnte eine Betriebsprüfung nicht vollständig durchgeführt werden und eine Steuerschätzung würde vorgenommen, was in der Regel für Unternehmen ungünstig ist.
Wie kann eine digitale Archivierung im Rahmen der Betriebsprüfung helfen?
Aufgrund der genannten Nachteile ist eine digitale Aufbewahrung kaufmännischer Unterlagen vorzuziehen. Diese sind idealerweise in einem ECM-System archiviert und können dem Betriebsprüfer bei Bedarf vollständig zur Verfügung gestellt werden. ECM-Systeme bieten spezielle Möglichkeiten, mit denen der der Prüfer ausschließlich auf die darin enthaltenen steuerlich relevanten Dokumente zugreifen kann.
Insbesondere durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen können weitere Vorteile generiert werden, wie z. B.
- ein unmittelbarer Zugriff im Tagesgeschäft,
- verkürzte Durchlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur -freigabe,
- eine flexible Arbeitsverteilung,
- die Anbindung an ERP- und FiBu-Systeme und
- ein geringerer Platzbedarf.
Darüber hinaus können elektronisch und postalisch empfangene Rechnungen gemeinsam in einem digitalen Archiv aufbewahrt werden. Der umgekehrte Weg, also per E-Mail eingehende Rechnungen auszudrucken und im Papierarchiv abzulegen, ist hingegen gesetzlich untersagt. Der Betriebsprüfer würde diese Belege nicht anerkennen.
Schlussfolgerung
Die digitale Archivierung bietet zahlreiche Vorteile. Insbesondere kann sie den Stress bei einer Betriebsprüfung deutlich minimieren. Wenn auch Sie sich von Ihren Papierarchiven befreien und somit einem Besuch vom Finanzamt gelassener entgegensehen wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.