ELEKTRONISCHE RECHNUNG

Durchlaufzeiten durch digi­tale Rechnungs­verar­beitung verkürzen

Unternehmen erhalten täglich zahlreiche Rechnungen – per Post, E-Mail, EDI oder im ZUGFeRD-Format. Meist durchlaufen diese Dokumente zahlreiche Abteilungen und Standorte bis zur Freigabe. Durch einen digitalen Workflow werden ineffiziente Prozesse rund um die Rechnungseingangsverarbeitung minimiert, so dass Durchlaufzeiten signifikant verkürzt werden und die prüfenden Mitarbeiter wieder den Fokus auf ihre Kernaufgaben legen können.

Mit über zwei Millionen verarbeiteter Rechnungen pro Jahr demonstrieren wir die Expertise, mit der wir unsere Kunden bei ihren Digitalisierungsvorhaben unterstützen. Unternehmen profitieren von unseren erfahrenen Mitarbeitern, unserer Projektkompetenz und unseren passgenauen Services. Wir übernehmen den kompletten Prozess von der Digitalisierung der Rechnungen bis hin zur Bereitstellung der ausgelesenen buchungsrelevanten Daten.

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Vorteile der digitalen Rechnung

  • Schnell: Durch die zügige Bearbeitung werden Skonti optimal ausgeschöpft. Je nach Berechtigung haben Mitarbeiter permanenten Zugriff auf die Unterlagen.
  • Automatisiert: Passen Rechnungs- mit Bestelldaten bis zu einer definierten Höhe überein, lassen sich Rechnungen sogar „dunkel“, also ohne zusätzliche Freigaberoutinen verbuchen.
  • Transparent: Mitarbeiter haben je nach Berechtigung permanenten Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente. Die entstehenden Kosten sind über einen fest vereinbarten Belegpreis jederzeit nachvollziehbar.
  • Flexibel: Im Freigabeprozess kann von verschiedenen Standorten und Abteilungen auf die Rechnungen zugegriffen werden.
  • Platzsparend: Die Rechnungen können elektronisch archiviert werden.
  • Kostensparend: Ressourcen für die Rechnungserfassung im Haus werden gespart, damit der Fokus wieder auf das Unternehmenskerngeschäft gelegt werden kann.
  • International: Wir verarbeiten Rechnungen aus allen europäischen sowie einigen außereuropäischen Ländern und berücksichtigen u.a. die unterschiedlichen Steuersätze.
  • Rechtssicher: Eine revisionssichere Ablage und Aufbewahrung werden nach §9 BDSG ermöglicht.

Rundum-Service von TROPPER – So funktioniert´s

Wir bieten unseren Kunden einen Rundum-Service an und übernehmen auf Wunsch den gesamten Prozess der Digitalisierung sämtlicher Rechnungsdaten. Wenn einige Schritte unternehmensintern geschehen sollen, stehen wir für eine ausführliche Beratung zur Verfügung und vervollständigen den Prozess. Wir verarbeiten sämtliche Eingangsrechnungen, unabhängig davon, ob Lieferanten diese per E-Mail oder postalisch versenden.

Beratung & Konzeption

Wir starten mit einem gemeinsamen Workshop, in dem wir mit unseren Kunden die organisatorischen und technischen Projektdetails klären: Wie schnell werden die digitalisierten Rechnungen benötigt? Sind Spezialfälle zu berücksichtigen? Welche Stamm- oder Bewegungsdaten stehen zum Abgleich der Rechnungen zur Verfügung? In welchem Format sollen die Rechnungsdaten übergeben werden? Auf Basis der Workshop-Ergebnisse stimmen wir ein Service-Level-Agreement sowie die Prozesse ab, so dass der digitalen Rechnungsverarbeitung nichts mehr im Wege steht.

Logistik & Controlling

Entweder können papierbasierte Rechnungen an ein Postfach geliefert werden, welches wir leeren oder wir holen die Unterlagen direkt bei unseren Kunden ab. Darüber hinaus richten wir ein E-Mail-Postfach ein, an das auch elektronische Rechnungen an uns weitergeleitet werden können.

Digitalisierung & Veredelung

Die Papierbelege digitalisieren wir mit Hochleistungsscannern, elektronisch erhaltene PDF-Rechnungen steuern wir direkt in den Verarbeitungsprozess ein. Buchungsrelevante Informationen wie Kreditor, Rechnungs- und Leistungsdatum, Betrag und Kontoverbindung, einzelne Rechnungspositionen sowie Zahlungsziele werden ausgelesen und in einem XML-Datensatz abgelegt. Optional gleichen wir die Rechnungen mit den dazugehörigen Bestellungen ab. Bei jedem dieser Schritte gewährleisten wir höchste Sicherheit der Daten dank personalisierter Zutrittskontrollen, Videoüberwachung und Brandschutzmaßnahmen. Nach der Übermittlung der Datensätze erfolgt die Verbuchung der Rechnungsdaten im ERP-System unserer Kunden. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (VPN, SFTP) über ein zentrales Firewall-Management. Darüber hinaus halten wir uns an die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfohlenen Maßnahmen des IT-Grundschutzes.

Intensive Qualitätssicherung

Weiterhin prüfen wir, ob die eingehenden Rechnungen die Kriterien des § 14 des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Bei fehlenden Angaben erhalten unsere Kunden von uns das Originaldokument, sodass auch die Lieferanten informiert werden können. Bevor die ausgelesenen Daten inklusive der Digitalisate übermittelt werden, werden diese von uns sorgfältig validiert. Schließlich lagern wir die Papierrechnungen für einen fest definierten Zeitraum ein und lassen sie anschließend datenschutzgerecht vernichten.

TROPPER DATA SERVICE –Ihr Digitalisierungs­experte

Ob der Rechnungseingang intern digitalisiert oder das Projekt an einen externen Dienstleister delegiert wird, hängt von der Menge, den verfügbaren Ressourcen sowie von der erforderlichen Archivierung der Dokumente und damit von der digitalen Aufbereitung ab.

Mit TROPPER gewinnen Unternehmen in jedem Fall einen zuverlässigen und kompetenten Partner, der sie aktiv darin unterstützt, ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Wir bieten unseren Kunden die Digitalisierung der Rechnungen sowie die Bereitstellung der Datensätze für das jeweilige Zielsystem als kostensparende Full-Service-Leistung an.

  • Unsere Bedarfs- und Prozesskostenanalyse hilft unseren Kunden dabei, das Projekt professionell aufzusetzen.
  • Als professioneller Scan-Dienstleister verarbeiten wir täglich große Mengen in kürzester Zeit mit Hilfe modernster Technik. Damit senken unsere Kunden Prozessdurchlaufzeiten signifikant und sparen Ressourcen für die Rechnungserfassung im Haus.
  • Interne Ressourcen bleiben unbelastet.
  • Veredelung der Dokumente sichern einen reibungslosen Rechnungsablauf.
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