ELEKTRONISCHE PERSONALAKTE

Von der Papierakte zum smarten HR Dokumenten-Management

Mit der elektronischen Personalakte bewegen sich unsere Kunden auf der sicheren Seite, wenn es darum geht, ihre HR Prozesse durchgängig und transparent zu managen, sich von wiederkehrenden administrativen Aufgaben zu entlasten oder die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen sicher zu stellen.

Damit liefern wir Personalabteilungen genau das, was sie benötigen: vom Strukturieren und Digitalisieren der Aktendokumente hin zur Bereitstellung eines performanten HR Portals – cloudbasiert oder On-Premise. Wir helfen, die passende Lösung zu finden.

Sie planen die Einführung der digitalen Personalakte in Ihrem Unternehmen? Mit unserer Checkliste erfahren Sie vorab, worauf Sie bei der Vorbereitung und Durchführung Ihres Projekts achten sollten.

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Was ist eine digitale Personalakte?

Mit der digitalen Personalakte können Unternehmen sämtliche mitarbeiterbezogenen Daten in ihrem HR System strukturiert hinterlegen, diese verwalten und den Zugriff auf die Informationen ortsunabhängig gewähren. Liegen Personalakten in Papierform vor, so erfolgt zunächst die Digitalisierung über einen Scan-Prozess. Die Daten werden nach vorhandener Registerstruktur oder nach Klassifizierung über die Dokumentenart digital aufbereitet. Weitere Kriterien für die professionelle Digitalisierung von Personalakten sind die digitale Beschaffenheit (z. B. Möglichkeit der Durchsuchbarkeit der digitalen Inhalte), Maßnahmen zur datenschutzkonformen Datenverarbeitung oder die vorschriftsmäßige Aufbewahrung und Vernichtung der Papierdokumente.

Vorteile elektronische Personalakte

  • effizient: Berechtigte Mitarbeiter können von allen Standorten oder aus dem Homeoffice heraus Personalakten einsehen und bearbeiten.
  • schnell: Die Bearbeitungszeit administrativer Vorgänge verkürzt sich signifikant.
  • strukturiert: Mit vordefinierten Registern und Indizes sind die Personalakten aller Mitarbeiter einheitlich.
  • platzsparend: Die Aufbewahrung der Personalakten erfolgt digital, die Ablage der Dokumente ist intuitiv und einfach.
  • zugriffssicher: Ein Berechtigungskonzept definiert den Zugriff auf die Akte und Bearbeitungsmöglichkeiten der Dokumente.
  • rechtssicher: Revisionssichere Ablage und Aufbewahrung nach aktuellen Vorgaben der DSGVO

So arbeiten wir – persönlich, zuverlässig, erfahren.

Für die sichere und konsistente Digitalisierung von HR-Informationen verbinden wir das Know-how unserer erfahrenen Mitarbeiter mit dem Einsatz modernster Technologien. Unsere Kunden werden von uns persönlich, zuverlässig und kompetent begleitet – von Anfang bis zum Abschluss ihres Digitalprojekts. Dabei achten wir darauf, dass verbundene Unternehmensprozesse ohne Einschränkungen weiter laufen. Und natürlich halten wir den Mehraufwand aufseiten unserer Kunden so gering wie möglich. Unser Projektdesign hat sich in der Praxis vielfach bewährt. Erfahren Sie, wie wir Projekte zur digitalen Personalakte erfolgreich umsetzen.

Workshop

Bei TROPPER DATA SERVICE beginnt jedes Projekt mit einem gemeinsamen Workshop. Hier besprechen wir alle Anforderungen und legen Standards für Dokumentenarten oder das Format der digitalen Daten fest.

AUFBEREITEN & SCANNEN

Sämtliche Papierakten werden von erfahrenen Mitarbeitern händisch unter höchsten Sicherheitsstandards aufbereitet und gescannt. Eine durchgehende Kontrolle gewährleistet von Anfang bis Ende die Qualität der gescannten Daten.

QUALITÄTSKONTROLLE

Nach umfassender Qualitäts- und Vollständigkeitskontrolle der digitalisierten Dokumente und Indexwerte übertragen wir diese verschlüsselt gemäß den individuellen Anforderungen unserer Kunden.

LOGISTIK

Feuerfeste und bruchsichere Datenschutzkoffer ermöglichen einen datenschutzkonformen Transport der Bestandsakten. Über die eigene Logistik gelangen die Behälter in unsere Dienstleistungszentren, in denen die Dokumente gescannt werden. Die elektronische Zuordnung der Akten erfolgt anhand von Lieferlisten mit den jeweiligen Personalnummern.

KLASSIFIZIERUNG & INDIZIERUNG

Damit eine korrekte Speicherung und Verwaltung garantiert ist, werden alle Dokumente nach vorher definierten und festgelegten Faktoren eindeutig und logisch klassifiziert und indiziert.

LAGERUNG & VERNICHTUNG

Nach erfolgreicher Einführung werden die physischen Akten unter Sicherheitsverschluss zwischengelagert, gemäß Bundesdatenschutzgesetz vernichtet oder wieder zurückübermittelt.

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