Jede Rechnung muss aufbewahrt werden

Im sechsten Merksatz des Digitalverbands Bitkom geht es um die unveränderbare Aufbewahrung von Rechnungen. Diese müssen Unternehmen aus umsatzsteuerrechtlicher Sicht mindestens zehn Jahre vorhalten, unabhängig davon, ob sie papierbasiert oder elektronisch vorliegen. Gemeinsam mit unserem Partner OPTIMAL SYSTEMS können wir Unternehmen dabei unterstützen, diese gesetzliche Vorgabe einzuhalten und gleichzeitig den hybriden Rechnungseingang effizient zu managen.

Wann sind Rechnungen unveränderbar bzw. wie wird dies sichergestellt?

Eine Unveränderbarkeit ist grundsätzlich gegeben, wenn jederzeit auf den Originalzustand der Rechnung rückgeschlossen werden kann. Bei als Papier aufbewahrten Rechnungen ist dies ohne weiteres gewährleistet. Dagegen müssen bei elektronisch gespeicherten Rechnungen entsprechende Vorkehrungen getroffen werden, damit diese nicht nachträglich verändert, sondern revisionssicher aufbewahrt werden. Zu nennen sind dabei organisatorische Maßnahmen, diverse Kontrollmechanismen sowie der Einsatz geeigneter Hard- und Software. Unser Partner OPTIMAL SYSTEMS hilft mit seinem ECM-System enaio® beispielsweise dabei, dass Unternehmen hier auf der sicheren Seite sind. Die Lösung gewährleistet Rechts- und Revisionssicherheit, ist Compliance-konform und sichert die fristgerechte Aufbewahrung von Rechnungen. Dabei kann sie sowohl On-Premise als auch in der Cloud betrieben werden.
Darüber hinaus fordern die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eine Verfahrensdokumentation. Diese beschreibt alle technischen und organisatorischen Prozesse, womit belegt wird, dass Vorschriften zur Erfassung, Aufzeichnung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Rechnungen eingehalten werden.

Wie lässt sich der hybride Rechnungseingang effizient managen?

Nach wie vor erhalten Unternehmen Lieferantenrechnungen über unterschiedliche Kanäle – sei es analog per Post bzw. Telefax oder aber digital per E-Mail. Dienstleister unterstützen ihre Kunden beim Empfang, indem sie die papierenen Rechnungen scannen und dann digital zur Verfügung stellen.
Wir von TROPPER gehen noch einen Schritt weiter und übernehmen die Verarbeitung von Eingangsrechnungen unabhängig davon, ob sie papierbasiert sind oder elektronisch eingehen. Damit fungieren wir als Single Point of Truth und stellen so sicher, dass Unternehmen Rechnungen nicht mehrfach verarbeiten. Dazu digitalisieren wir Papierbelege mit Hochleistungsscannern, elektronisch erhaltene PDF-Rechnungen steuern wir direkt in den Verarbeitungsprozess ein. Unsere Kunden erhalten ihre Lieferantenrechnungen aufbereitet für ihr jeweiliges Zielsystem und können diese einheitlich verarbeiten. Die damit verbundenen Vorteile sind eine hohe Zeitersparnis, größere Transparenz sowie ein schnellerer Zugriff auf die Rechnungen.

Kleine Randnotiz: Der umgekehrte Weg, also digital empfangene Rechnungen auszudrucken und ersatzweise papierbasiert aufzubewahren, ist laut den GoBD übrigens nicht erlaubt. Dies wäre auch wirtschaftlich betrachtet und aus Umweltgründen absurd. Darüber hinaus ist die platzsparendere Aufbewahrung digitaler Dokumente gegenüber papierbasierten nicht zu unterschätzen, wie folgendes Rechenbeispiel zeigt: Fallen in einer Buchhaltung monatlich 1.000 Dokumente an, so sind dies pro Jahr 12.000. Rechnungen umfassen erfahrungsgemäß rund 1,5 Blatt pro Dokument, sodass jährlich 18.000 Papierbögen zusammenkommen, die in 45 Aktenordnern (à 400 Blatt) aufbewahrt werden müssen. Bei einer zehnjährigen Aufbewahrungsdauer ergeben sich daraus ca. 40 laufende Meter Platzbedarf!

Wie lassen sich digital aufbewahrte Rechnungen nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht gezielt löschen?

Damit Rechnungen nach Absolvieren ihres Document Lifecycles gezielt gelöscht werden können, müssen sie als solche klassifiziert in einem ECM-System abgelegt und mit ihrem Erstelldatum versehen sein. So können Unternehmen etwa in enaio® gezielt nach Rechnungen filtern, deren Aufbewahrungsfrist verstrichen ist, um sie dann automatisiert zu löschen oder dann jeweils entscheiden, ob sie tatsächlich gelöscht werden sollen. Dieser Prozess nimmt nur wenig Zeit in Anspruch, sollte aber vollständig dokumentiert werden. Damit ist jederzeit nachweisbar, welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt gelöscht wurden und wer dazu die Freigabe erteilt hat.

Mit unseren Dienstleistungen, unterstützt vom ECM-System enaio®, stellen wir sicher, dass Unternehmen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten effizient nachkommen und gleichzeitig von den Vorteilen einer digitalen Rechnungsverarbeitung profitieren. Wenn auch Sie sich von Aktenbergen in Ihrer Buchhaltung verabschieden und deren Mitarbeiter von monotonen Arbeiten befreien wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.