DIGITALER POSTEINGANG

Digitale Posteingangs­­verarbeitung -Vom Papier­­brief zum digi­talen Poststellen­­management

Nahezu jedes Unternehmen steht beim täglichen Bearbeiten der Eingangspost vor derselben Herausforderung: Große Mengen an Dokumenten treffen über analoge und digitale Wege ein und wollen schnell an die richtigen Ansprechpartner verteilt und dort bearbeitet werden – eine Herausforderung gerade in der derzeitigen Situation mit ausgelagerten Arbeitsplätzen im Homeoffice. Ein digitaler Posteingang sorgt für die elektronische Übermittlung und schafft so die Basis für eine einheitliche, sichere und schnelle Bearbeitung und Verwaltung der eingehenden Post.

Die TROPPER DATA SERVICE AG bietet Unternehmen ein breites Dienstleistungsangebot und maßgeschneiderte Lösungen zur Digitalisierung ihrer Eingangspost. Darüber hinaus bieten wir Konzepte eines ausgelagerten Poststellenmanagements oder die Optimierung der Rechnungseingangsbearbeitung. Nutzen Sie unsere Paket- oder Individuallösungen aus einer Hand.

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Wesentliche Vorteile des digitalen Posteingangs

  • Prozesse umfangreich optimieren: Einhergehend mit einer digitalen Eingangspostverwaltung ist der Aufbau einer einheitlichen und unternehmensweiten Informationslogistik. Prozesse erfolgen digital und damit erheblich flüssiger und schneller.
  • Informationen dezentral verwalten: Digital bedeutet dezentral. Eingehende Post wird mit Anbindung aller Eingangskanäle digitalisiert, mithilfe einer Software elektronisch indiziert sowie klassifiziert und standortübergreifend verteilt bzw. zugänglich gemacht.
  • Prozesssicherheit erhöhen: Modernste Technik und zuverlässige Software-Lösungen beschleunigen nicht nur die Bearbeitung von Eingangspost, sie garantieren auch zu jeder Zeit die Sicherheit sämtlicher verbundener Prozesse.
  • Ressourcen schonen: Ein digitales Poststellenmanagement spart Zeit und Geld bei vollständiger Transparenz und Kostenkontrolle. Personalbedarf in der Poststelle wird erheblich reduziert. Freiwerdende Ressourcen können somit effizienter an anderen Stellen eingesetzt werden.

Der Weg zum digi­talen Post­eingang:maß­geschneidert für einen reibungs­losen Übergang

Wir bei TROPPER übernehmen für unsere Kunden die ganzheitliche Analyse, die ausführliche Projektplanung sowie die Einführung und unterstützen umfassend bei der Inbetriebnahme individueller Posteingangslösungen.

Unsere erfahrenen und hoch qualifizierten Mitarbeiter/innen garantieren einen effektiven Projektablauf sowie eine erfolgreiche Einführung. In Kombination mit modernster Technik und einer umfangreichen Sicherheitsstruktur ist der Schutz der sensiblen Informationen an jedem unserer fünf Standorte zu jeder Zeit gewährleistet. Darüber hinaus legen wir während des gesamten Projektablaufs einen besonders großen Wert auf eine akkurate Qualitätssicherung. Deshalb überprüfen wir gleich an mehreren Projektstationen händisch die gescannten Informationen. Außerdem können sich unsere Kunden bei jedem von TROPPER durchgeführten Digitalisierungsprozess sicher sein, dass das laufende Tagesgeschäft weiterhin wie gewohnt seinen Gang gehen kann.

2020

Projektplanung

Alles beginnt bei einem gemeinsamen Workshop: Hier führen wir eine Bestands- und Bedarfsanalyse durch, klassifizieren die relevanten Daten und beziehen jegliche für unsere Kunden wichtigen Medien wie Brief, E-Mail, Fax, Web etc. ein. Auf dieser Basis gestalten wir ein individuelles Projekt und definieren einen realistischen Zeitplan mit konkreten Abläufen und Meilensteinen.

Transport & Logistik

Steht der Projektplan, wird der Digitalisierungsprozess in die Wege geleitet. Es beginnt mit der datenschutzgerechten Abholung und dem Transport der Post in die TROPPER Produktionsstätten.

Digitalisierung & Aggregation

Im nächsten Schritt werden die zu verarbeitenden Dokumente durch unsere erfahrenen Mitarbeiter/innen aufbereitet und detailliert erfasst, bevor es ans strukturierte Scannen geht. Der Scanvorgang erfolgt dann mithilfe modernster Hochleistungsscanner und zu jeder Zeit unter allerhöchsten Sicherheitsvorkehrungen.

Verarbeitung & Veredelung

Nach der Digitalisierung erfolgt die Nachbearbeitung der ausgelesenen Daten. Die Images werden auf Lesbarkeit geprüft, nach den im Workshop definierten Vorlagen strukturiert und indiziert.

Datenhaltung & Aussteuerung

Im Anschluss einer erfolgreichen Prüfung der digitalisierten Daten werden diese an die bestehenden Geschäftsprozesse übergeben. Bei diesem Vorgang übertragen wir sämtliche Daten verschlüsselt und indexiert in die entsprechenden Zielsysteme (ECM, DMS, Webarchiv, …) und nehmen dabei ggf. manuelle Korrekturen vor.

Die TROPPER-Service­leistungen im Bereichder digi­talen Post­eingangs­verarbeitung

Ganzheitliche Digitalisierung des Posteingangs
Wir bieten unseren Kunden die erfolgreiche Einführung des digitalen Posteingangs, um interne Prozesse für die Zukunft zu optimieren, einen durch und durch besseren Workflow zu gewährleisten und Ressourcen einzusparen.

Outsourcing der kompletten Poststelle
Auf Wunsch verlagern wir das vollständige Poststellenmanagement unserer Kunden zu uns. Mit inbegriffen ist hier die Digitalisierung der eingehenden Post und darüber hinaus die tägliche Bearbeitung und Weiterleitung der Dokumente. So werden Personalkosten reduziert und weitere Ressourcen frei.

Archivierung & Entsorgung
Um unseren Kunden die vor- und nachgelagerte Verwaltung von Dokumenten so einfach wie möglich zu machen, besteht die Option, zuvor definierte Dokumente über uns datenschutzgerecht archivieren oder sicher vernichten zu lassen.

Digitalisierung vor Ort
Auf Wunsch setzen wir Digitalisierungsprojekte mit unseren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen auch In-House bei unseren Kunden um. Hier beraten wir ausführlich zu passenden System-, Hardware- und Softwarelösungen, um die Prozesse so effektiv und sicher wie möglich zu gestalten.

Optimierung der Rechnungseingangsbearbeitung
Ein weiteres Spezialgebiet im Bereich Dokumentendigitalisierung bieten wir mit der digitalen Rechnungsverarbeitung. Gern übernehmen wir für unsere Kunden im Zuge des Poststellenmanagements auch die Optimierung der eng verknüpften Rechnungseingangsbearbeitung.

Digitales Hilfspaket
Aus gegebenem Anlass bieten wir derzeit ein limitiertes digitales Hilfspaket an, welches unseren Kunden in dieser schwierigen Situation schnell und unkompliziert dabei unterstützt, tägliche Post- und Rechnungseingänge trotz knapper oder fehlender Ressourcen weiterzuführen. Mehr zum Thema Digitales Hilfspaket

Digitaler Posteingang: Unser Versprechenfür schnellere und effizientere Geschäftsprozesse

Der digitale Posteingang ist die Lösung für ein effizientes Poststellenmanagement. Seit über 50 Jahren verhelfen wir als IT-, Beratungs- und Servicedienstleister Unternehmen verschiedenster Größen und Branchen zu maßgeschneiderten digitalen Lösungen. Wir sind spezialisiert auf das Digitalisieren und Verwalten von großen Dokumentenmengen unter Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen.

Darauf können sich unsere Kunden verlassen: modernste Technik, lückenlose Sicherheitssysteme und eine sorgfältige Qualitätssicherung an jedem unserer fünf Standorte. So garantieren wir einen reibungslosen Projektablauf und eine erfolgreiche Realisierung.

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