Die schnelle Digitalisierung und Datenextraktion. Tropper Data Service AG 6 uai

Erfolgreiches Digitalisieren von Dokumenten – deutlich mehr als bloßes Scannen

In zwei Artikeln haben wir uns bereits mit den Anforderungen beschäftigt, die sich im Rahmen der Vorbereitung eines Digitalisierungsprojekts sowie für eine reibungslose Logistik zwischen Unternehmen und Scandienstleister an Letzteren stellen. In diesem Beitrag geht es nunmehr um die Verarbeitung von Dokumenten. Hierauf sollten Unternehmen ihr besonderes Augenmerk richten, schließlich steht und fällt die weitere Nutzung der digitalen Dokumente mit ihrer Verarbeitungsqualität.

Konkret sind nach unserer Erfahrung folgende Punkte wichtig:

  • Dokumentendatum hinterlegen
    Zahlreiche Dokumente unterliegen Fristen, nach denen sie gelöscht werden müssen bzw. dürfen, wie beispielsweise Rechnungen oder Dokumente aus der Personalakte. Deshalb sollten Dienstleister die gescannten Dokumente mit einem Datum versehen, das ECM-Systeme wie enaio von OPTIMAL SYSTEMS nutzen, um Anwendern abhängig vom Typ jene Dokumente anzuzeigen, deren Aufbewahrungsfrist verstrichen ist. Der Anwender entscheidet dann, ob das Dokument tatsächlich gelöscht werden soll.
  • Automatisierte Verarbeitung
    Damit Bestandsakten oder die tägliche Briefpost digitalisiert und in der vertraglich vorgegebenen Qualität zügig verarbeitet werden, sollten Unternehmen sich für einen Dienstleister entscheiden, der in seinen innerbetrieblichen Prozessen über einen hohen Automatisierungsgrad verfügt.
  • Zusammenfügen von Dokumenten in einer Akte
    Insbesondere Bau- oder Immobilienakten beinhalten häufig neben Verträgen und Rechnungen auch großformatige Pläne und Grundrisse. Dienstleister sollten in der Lage sein, diese a) mit geeigneten Scannern zu digitalisieren und b) die heterogenen Inhalte in einer Akte zusammenzufügen. Unternehmen sind somit nicht gezwungen, die Digitalisate verteilt auf ihrem Server zu speichern und sie in unterschiedlichen Dateiverzeichnissen suchen. Ähnliches gilt für Dokumente, die geöst oder gesiegelt sind und deren Siegel im Rahmen der Digitalisierung nicht beschädigt werden darf.
  • Visuelle Qualitätssicherung
    Unabhängig von automatisierten Prozessen ist es bei bestimmten Akten empfehlenswert, als Dienstleister eine visuelle Qualitätssicherung anzubieten. Diese kann vollständig sein, also alle gescannten Seiten einer Akte umfassen oder selektiv erfolgen, das heißt nur bestimmte Dokumentenarten, zum Beispiel Verträge, beinhalten bzw. stichprobenhaft sein. Hierbei ist darauf hinzuweisen, dass die vollständige Qualitätskontrolle – neben der Kontrolle der Lesbarkeit und Darstellung der Images – auch die Vollständigkeit der gescannten Akte prüft. Dies ist insbesondere notwendig, wenn Papierbelege später vernichtet werden sollen.
  • Persönlicher Ansprechpartner
    Erfahrungsgemäß kommt es bei Digitalisierungsprojekten seitens des Auftraggebers immer wieder zu Rückfragen. Hierbei ist es essenziell, dass der Kunde über einen festen, namentlich bekannten Ansprechpartner beim Dienstleister verfügt, der als Leiter unmittelbar in das Projekt involviert ist, und nicht etwa eine zentrale Servicenummer wählen muss, die ihn im schlimmsten Fall in ein Call-Center führt. Wesentlich ist ebenso, dass der Projektleiter zu den vereinbarten Servicezeiten direkt erreichbar ist.

In unserer kleinen Artikelserie haben wir die Kriterien beschrieben, die bei der Auswahl eines Dienstleisters für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt angelegt werden sollten. Selbstverständlich erfüllen wir diese Aspekte und viele weitere, um die Erwartungen unserer Kunden vollständig zu erfüllen. Überzeugen Sie sich selbst davon und skizzieren Sie im Rahmen eines unverbindlichen Beratungstermins Ihre Anforderungen an uns!


Die schnelle Digitalisierung und Datenextraktion. Tropper Data Service AG 32 uai

So gelingt die logistische Zusammenarbeit mit Scandienstleistern im Rahmen von Digitalisierungsprojekten

Nachdem wir im ersten Teil unserer Artikelserie die Anforderungen beleuchtet haben, die ein Scandienstleister bei der Vorbereitung eines Digitalisierungsprojekts erfüllen sollte, geht es in diesem Beitrag um die Logistik. Hierbei stehen Transparenz, Datenschutz und Schnelligkeit im Mittelpunkt.

Folgende Kriterien helfen, einen geeigneten Dienstleister auszuwählen:

  • Aktenregistrierungs-Tool sorgt für Transparenz
    Mit einem solchen Tool checkt der Scandienstleister die Bestandsakten seiner Kunden mittels Barcode beim Abholen aus und dokumentiert so, welche Unterlagen sich gerade beim Dienstleister zur Verarbeitung befinden. Erfolgt nach Ankunft beim Dienstleister ein Check-in, ist der vollständige Eingang in seiner Produktionsstätte lückenlos dokumentiert.
  • DSGVO-konformer Transport
    Der Dienstleister sollte über eine Logistik mit eigenen GPS-getrackten Fahrzeugen sowie über datenschutzkonforme Behältnisse für den Transport der Papierakten verfügen. Einige Unternehmen fordern darüber hinaus exklusive Fahrten, auf denen ausschließlich ihre Dokumente transportiert werden. Auch dies sollte ein Dienstleister gewährleisten können.
  • Schnelle Bearbeitung von Anforderungen
    Bei der Digitalisierung von Bestandsakten kommt es häufig vor, dass Auftraggeber eine Akte zeitnah benötigen, die gerade beim Dienstleister liegt. Hier ist Flexibilität gefordert. Der Dienstleister sollte in der Lage sein, die Akte im Verarbeitungsprozess on demand vorzuziehen oder im Original zunächst wieder auszuhändigen.

Resümee:
Für ein optimales Zusammenspiel zwischen Auftraggeber und Scandienstleister im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts ist es notwendig, dass alle Beteiligten darüber informiert sind, wo sich gerade welche Dokumente befinden. Darüber hinaus spielt der Datenschutz eine wichtige Rolle, den der Scandienstleister mit geeigneten Maßnahmen sicherstellen sollte. Last, but not least ist die Flexibilität des Dienstleisters gefragt, wenn es darum geht, eine Akte bei der Verarbeitung vorzuziehen. Selbstverständlich erfüllen wir auch diese Kriterien und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.


Gebäude der Tropper Data Service AG aus Leverkusen spezialisiert auf Digitales Dokumenten-Management

Digitalisierungsprojekte: Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Laut dem aktuellen Digital Office Index des Branchenverbandes Bitkom haben inzwischen drei Viertel der Unternehmen in Deutschland mindestens eine Anwendung für Enterprise Content Management (ECM) im Einsatz. Damit sie diese für die Verwaltung aller geschäftlichen Dokumente und Inhalte tatsächlich nutzen können, müssen sowohl papierbasierte Bestandsakten als auch die täglich eingehende Briefpost digitalisiert werden. Bei der Auswahl eines geeigneten Scandienstleisters sollten Unternehmen auf einige wesentliche Kriterien zurückgreifen. Diese beleuchten wir in drei aufeinanderfolgenden Beiträgen und starten mit den Anforderungen bei der Vorbereitung eines Digitalisierungsprojekts mit einem Dienstleister.

  • Vereinbarung eines Service Level Agreements (SLA)
    Darin werden der Leistungsumfang, die Reaktionszeiten und der Zeitplan der Verarbeitung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vertraglich vereinbart. Der ausgewählte Dienstleister sollte bereit sein, einen solchen Vertrag zu unterzeichnen.
  • Bereitschaft zu einer Betriebsbesichtigung
    Damit sich Interessenten „live“ davon überzeugen können, dass der Dienstleister ihre Anforderungen erfüllen kann und auch die notwendigen Maßnahmen zur Einhaltung des Datenschutzes ergreift, ist ein Besuch seiner Produktionsstätte ratsam, die der Dienstleister anbieten sollte.
  • Parameter aus Nullserie definieren
    JPEG, PDF oder PDF/A? Gescannte Papierdokumente können je nach Anforderung in verschiedenen Ausgabeformaten, farbig oder schwarz-weiß sowie in unterschiedlich hohen Auflösungen zur Verfügung gestellt werden. Die nötigen Parameter sollten im Rahmen einer sogenannten Nullserie gemeinsam mit den Projektverantwortlichen definiert werden. Dazu erhält der Dienstleister vor Projektbeginn eine Auswahl von Dokumenten zur Verarbeitung. Anschließend wird geprüft, ob die digitalisierten Dokumente in der gewünschten Fachapplikation reibungslos nutzbar sind, und gegebenenfalls nachjustiert. So ist beispielsweise eine hohe Auflösung erforderlich, damit eine OCR-Technologie zuverlässige Ergebnisse liefern kann. In manchen Anwendungsfällen spielt das Thema Farbe eine wichtige Rolle, etwa wenn Abteilungen Dokumente mit Stempeln oder Kommentaren in verschiedenen Farben versehen, wie es bei Bauakten häufig der Fall ist.

Bei Digitalisierungsprojekten entscheiden Details über den Erfolg. Deshalb sind Unternehmen gut beraten, sich ein umfassendes Bild von jenen Dienstleistern zu machen, die sie in die engere Wahl ziehen. Mit uns sind Sie von Anfang an auf der sicheren Seite: Wir analysieren in einem gemeinsamen Initialworkshop die Ausgangssituation, erarbeiten vorab mit Ihnen einen detaillierten Ablaufplan und geben einen transparenten Einblick in unsere Arbeitsweise. Überzeugen Sie sich selbst und nehmen Sie mit uns für ein erstes unverbindliches Beratungsgespräch Kontakt auf!


Tropper Data Service aus Leverkusen im Bereich Digitalisierung und Veredelung von Informationen

TROPPER punktet beim Genossenschaftsverband mit hoher Fachkenntnis und Qualität

Im Rahmen eines HR-IT-Projektes hat die TROPPER DATA SERVICE AG die Personalakten des Genossenschaftsverband – Verband der Regionen e.V. digitalisiert und konnte dabei auf ganzer Linie überzeugen. Denn der Dienstleister hat die Unterlagen nicht nur gescannt, sondern ihnen auch eine einheitliche Struktur verliehen. Seitdem kann der Genossenschaftsverband standortunabhängig auf die Inhalte der Akten zugreifen und Personalangelegenheiten somit effizienter erledigen.

Bis dieses Ziel erreicht war, verstrich allerdings einige Zeit. Zunächst war ein anderer Dienstleister beauftragt worden, die Personalakten zu digitalisieren, lieferte jedoch qualitativ unbefriedigende Scanergebnisse. Hinzu kam, dass der Verband den eigenen Aufwand hinsichtlich der Bereinigung der Akten deutlich unterschätzt hatte. Andreas Menge, Referent Transformation beim Genossenschaftsverband, erläutert: „Da wir aus mehreren Fusionen hervorgegangen sind, waren die Personalakten teilweise unterschiedlich aufgebaut und sollten mit der Digitalisierung in eine einheitliche Struktur gebracht werden.“ Neben den genannten Schwierigkeiten führten personelle Veränderungen im Fachbereich schließlich dazu, dass das Digitalisierungsprojekt zunächst ad acta gelegt wurde.

TROPPER überzeugt von Anfang an mit tiefgreifendem Wissen

Allerdings befand sich der Genossenschaftsverband in der unbefriedigenden Situation, dass seine Personalakten nun hybrid vorlagen – die elektronisch erzeugten Dokumente befanden sich bereits teilweise im d.3-System der d.velop AG und die Papierdokumente noch immer in ihren Ordern. So war an eine Prozessoptimierung nicht zu denken und der Genossenschaftsverband schrieb im vergangenen Jahr das Projekt neu aus. Im Gegensatz zum ersten Versuch sollte aber dieses Mal ein Dienstleister die rund 1.500 Akten mit durchschnittlich etwa 60 Seiten nicht nur digitalisieren, sondern auch in die bereits definierte Zielstruktur überführen. „Wir waren zunächst skeptisch, ob das ein externer Dienstleister überhaupt leisten kann“, so Menge. „Doch unsere Bedenken wurden von TROPPER im Rahmen eines gemeinsamen Workshops aus dem Weg geräumt. Deren Mitarbeiter haben nach Durchsicht der von uns ausgehändigten Musterakten sofort jene Punkte identifiziert, auf die besonders zu achten ist. Wir haben sehr schnell festgestellt, dass sie genau wussten, wovon sie sprechen, und hatten demzufolge ein positives Gefühl, was zur Auftragserteilung beigetragen hat.“

Klassifizierung von Personalakten erfordert fachliches Know-how

TROPPER holte daraufhin in vier Chargen die Akten ab und transportierte sie mit eigenen Fahrzeugen und unter Beachtung aller Vorgaben der DSGVO zum sicheren Transport vom Genossenschaftsverband an seinen Produktionsstandort zur Verarbeitung. Um sicherzustellen, dass die digitalisierten Dokumente in den jeweiligen Registern in d.3 korrekt abgelegt werden, wurde jede Unterlage gesichtet und einer der 30 definierten Dokumentenklassen zugeordnet. Für den Fall, dass TROPPER hinsichtlich der Klassifizierung unsicher war, stand die Dokumentenart „Clearing“ zur Verfügung, welche eine Verbandsmitarbeiterin bearbeitete. „Diese hat sich sehr positiv geäußert und mitgeteilt, dass es sich ausschließlich um Dokumente handelte, die nur mit verbandsinternem Wissen zuzuordnen waren“, so Andreas Menge, der ergänzt: „Ansonsten waren sowohl die Qualität der inhaltlichen Aufbereitung als auch die Scan-Qualität seitens TROPPER sehr gut.“

Die klassifizierten PDF-Dateien stellte TROPPER anschließend auf einem eigenen Server für den Genossenschaftsverband bereit, der sie von dort herunterlud und ins d.3-System importierte. „Das waren mehr als 110.000 Dokumente“, erinnert sich Andreas Menge. „Es gab genau ein einziges Dokument, das sich aufgrund eines Fehlers in der Indexdatei nicht importieren ließ und das ich schnell korrigieren konnte. Alle anderen Dokumente waren fehlerfrei verarbeitbar.“

Im Rahmen der Zusammenarbeit kam es vor, dass die HR-Abteilung auf Personalakten zugreifen musste, die gerade zur Verarbeitung bei TROPPER waren. „Auch das hat hervorragend funktioniert“, freut sich Andreas Menge. „Wir haben dann bei TROPPER um bevorzugte Behandlung dieser Akten gebeten und diese standen uns 24 Stunden später elektronisch zur Verfügung.“

Nachdem die Personalakten verarbeitet waren, händigte TROPPER dem Genossenschaftsverband sogenannte Rumpf-Akten mit jenen Dokumenten aus, die er im Original benötigte, etwa Versicherungspolicen. Alle anderen Dokumente wurden vom Dienstleister für ein Jahr eingelagert.

Ziel erreicht

Heute sind die Mitarbeiter aus dem HR-Bereich des Genossenschaftsverbands in der komfortablen Situation, dass sie standortunabhängig auf die Inhalte der Akten zugreifen und Personalangelegenheiten somit effizienter erledigen können. „Damit haben wir unser Ziel erreicht“, betont Andreas Menge.


Hände mit Laptop bei der digitalen Transformation

Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft vorantreiben

Immobilienunternehmen sind gefordert, ihre vorhandenen Ressourcen effizient zu nutzen, um den Fachkräftemangel zu kompensieren. Dies gelingt ihnen, indem sie ihre papierbasierten Daten und Akten in eine digitale Form überführen. Allerdings kommt die Immobilienwirtschaft bei der Digitalisierung im Vergleich zu anderen Branchen nur schleppend voran, wie ein Beitrag von OPTIMAL SYSTEMS darlegt.

Digitale Immobilienakte: Alle Informationen auf einen Blick

Immobilienakten beinhalten unterschiedliche Dokumente: Verträge, Rechnungen, Grundrisse, Korrespondenzen mit Mietern und Eigentümern usw. Werden diese analog aufbewahrt, geht schnell die Übersicht verloren und die zuständigen Sachbearbeiter in Immobilienunternehmen verbringen einen Großteil ihrer Zeit mit der Suche nach den Informationen. Hinzu kommt, dass die Menge an aufzubewahrenden Dokumenten kontinuierlich wächst. Die Folge ist ein wachsender Platzbedarf, der dazu führen kann, dass zusätzlicher Raum angemietet werden muss.

Mit digitalen Immobilienakten lassen sich diese Nachteile eliminieren. Zusätzlich ermöglichen sie ein standortunabhängiges Arbeiten unter anderem im Homeoffice, das seit der Coronapandemie nicht mehr wegzudenken ist. Darüber hinaus ist jederzeit die erforderliche Transparenz bezüglich aller Immobilien gewährleistet, Duplikate von Akten werden vermieden und datenschutzkonforme Löschkonzepte lassen sich leicht etablieren.

Ein weiterer bedeutender Vorteil der digitalen Immobilienakte ist die Möglichkeit, Dokumente in Projektteams auch mit Externen wie Architekten, Bauherren oder Behördenvertretern etc. zu teilen und zu bearbeiten.

Digitaler Posteingang ermöglicht professionelles Immobilienmanagement

Neben den Bestandsakten spielt bei Immobilienunternehmen in der Kommunikation mit Eigentümern und Mietern der tägliche Posteingang eine wichtige Rolle. Er ist der Ausgangspunkt von Geschäftsprozessen, in die in der Regel mehrere Abteilungen involviert sind. Liegt der Posteingang analog vor, ist nur eine sequenzielle und damit zeitaufwändige Bearbeitung möglich. Hinzu kommt mangelnde Transparenz, denn den Beteiligten ist nicht bekannt, auf welchem Schreibtisch sich die Schriftstücke gerade befinden.
Ganz anders gestaltet sich ein digitaler Geschäftsprozess. Hierzu wird der Posteingang gescannt und dann idealerweise in einem ECM-System wie enaio von OPTIMAL SYSTEMS, in dem auch die Abfolge von Geschäftsprozessen hinterlegt ist, strukturiert bereitgestellt. So werden beispielsweise bei eingehenden Rechnungen die Buchhaltung und die zuständige Fachabteilung zeitgleich über die neu vorhandenen Dokumente informiert und können parallel auf diese zugreifen und sie bearbeiten. Damit verkürzt sich die Zeit vom Eingang einer Rechnung bis zur finalen Bezahlung und Verbuchung rapide – mögliche Skontooptionen können genutzt werden. Zudem wissen alle Beteiligten, in welchem Status sich die Rechnungen befinden, und deren gesamte Bearbeitung wird compliance-konform dokumentiert.

Durch die Digitalisierung von Immobilienakten und des Posteingangs sparen Immobilienverwalter nicht nur Zeit und Nerven. Sie legen damit gleichzeitig das Fundament für eine höhere Effizienz, haben mehr Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten zur Verfügung und können folglich ihre Attraktivität für Fachkräfte steigern.

Als kompetenter Partner unterstützen wir Sie dabei, ein flexibles Immobilienmanagement umzusetzen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme für ein unverbindliches Beratungsgespräch.


Die schnelle Digitalisierung und Datenextraktion. Tropper Data Service AG 11 uai

TROPPER digitalisiert innerhalb von sieben Monaten 13.000 Kreditakten der Sparkasse Gießen

Die Sparkasse Gießen drückt bei der Bearbeitung von Kreditanträgen aufs Tempo. Hierfür hat der zwischen Frankfurt und Kassel ansässige Finanzdienstleister die TROPPER DATA SERVICE AG damit beauftragt, seine 13.000 Kreditakten von Geschäfts- und Privatkunden des lebenden Geschäfts zu digitalisieren. Auftragsgemäß verarbeitete TROPPER daraufhin insgesamt 3,5 Millionen Blatt in knapp sieben Monaten und lud die Digitalisate in das zentrale Dokumentenarchiv der Finanz Informatik hoch. Seitdem profitieren sowohl die Sachbearbeiter als auch die Berater der Sparkasse unter anderem von einem ortsunabhängigen Zugriff auf die Unterlagen.

Bis zu 900 laufende Meter Regalfläche füllten die Kreditakten bei der Sparkasse Gießen in einem zentralen Papierarchiv, das einer alphabetischen Sortierung folgte. Die Akten waren nach Sachgebieten in Register unterteilt, wie Beschlüsse, Kreditsicherheiten oder wirtschaftliche Verhältnisse. Teilweise waren die Unterlagen geklammert oder geöst, einige waren großformatig – sprich: sperrig –, beispielsweise Baupläne. Benötigten die Sachbearbeiter bestimmte Informationen, mussten sie in den meterlangen Regalen nach der jeweiligen Akte suchen, was viel Zeit kostete. Vor allem aber mussten die Kreditakten bei Bedarf über einen hauseigenen Kurier an die in den Filialen sitzenden Berater geschickt und anschließend wieder in die Zentrale zu einer weiteren Vertragserstellung zurückgesendet werden. „Ein paralleles Arbeiten an einer Akte war undenkbar“, erinnert sich Sabine Heuser, Gruppenleiterin Zentrale Dienste bei der Sparkasse Gießen. „Hinzu kamen der immense Platzbedarf sowie in manchen Fällen auch längere Suchzeiten.“

Um Platz sowie Kosten zu sparen und künftig schneller agieren zu können, entschied sich das Unternehmen, die Digitalisierung der Akten voranzutreiben. Im Rahmen einer Vorstudie wurde das Projekt überprüft und die Vorteile herausgearbeitet. Dabei zeigten sich unter anderem die Vorzüge des mobilen Arbeitens, das mit dem Ausbruch der Pandemie einen völlig neuen Stellenwert erhielt.
Anschließend holte die Sparkasse Gießen mehrere Angebote entsprechender Anbieter ein. Den Zuschlag erhielt TROPPER aufgrund des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses und der positiven Erfahrungen, die das Finanzinstitut bereits bei der Digitalisierung von Personalakten mit dem Dokumentendienstleister gesammelt hatte.

Zu Beginn definierten die Projektbeteiligten im Rahmen eines gemeinsamen Workshops die einzelnen Handlungsschritte und die Art, in der die Dokumente verarbeitet werden sollten. „Dabei konnten wir uns viel von dem Know-how von TROPPER abschauen“, so die Sparkassenbetriebswirtin. Danach ging es an die Umsetzung. TROPPER brachte die Akten mit eigenen Fahrzeugen und unter Beachtung aller Vorgaben zum sicheren Transport der DSGVO von der Sparkasse Gießen in mehreren Chargen an den Produktionsstandort und verarbeitete sie dort. Hierzu gehörte die Klassifizierung der Dokumente, anhand derer sich auch entschied, ob sie farbig oder schwarz-weiß digitalisiert und ggf. mit einer OCR-Lösung im Volltext ausgelesen wurden. Anschließend lud TROPPER die PDF-Dateien sowie die zugehörigen Indexdaten in das zentrale Dokumentenarchiv (ZDA) der Finanz Informatik der Sparkasse hoch und vernichtete die meisten Unterlagen. Dokumente, wie Versicherungspolicen oder Kfz-Briefe, erhielt die Sparkasse im Original zurück.

Darüber hinaus nahm die Sparkasse die Digitalisierung der Kreditakten zum Anlass, diese zu bereinigen. Hierfür erhielt TROPPER eine Negativliste, aus der ersichtlich war, welche Unterlagen nicht mehr digitalisiert werden müssen, sondern direkt vernichtet werden können.

Damit die Projektbeteiligten jederzeit nachvollziehen konnten, in welchem Bearbeitungsstatus sich die Akten befanden, wurden diese mithilfe eines Barcodes, der den Kundennamen, das Geburtsdatum und die Kundennummer beinhaltete, in eine von TROPPER zur Verfügung gestellte Lösung eingecheckt. „Auf diesem Wege wussten wir dann auch, ob wir eine Akte noch im Papierarchiv suchen mussten oder ob sie bereits im ZDA zu finden war“, so Sabine Heuser. „Falls ein Sachbearbeiter oder Berater auf Akten zugreifen musste, die sich gerade in der Verarbeitung befanden, konnten wir TROPPER per gesicherter E-Mail-Kommunikation darüber informieren. Die Dokumente wurden dann vorgezogen und wir konnten darauf spätestens nach zwei Tagen im ZDA zugreifen.“

Heute sind sämtliche Kreditakten bei der Sparkasse Gießen digitalisiert und die Mitarbeiter, die zunächst skeptisch waren, freuen sich, dass sie nun ortsunabhängig auf die Dokumente zugreifen und Kundenanliegen schneller bearbeiten können. Das Hin- und Herschicken zwischen der Zentrale und den Filialen ist mittlerweile Geschichte.

„Die Zusammenarbeit mit TROPPER verlief reibungslos“, so das Fazit von Sabine Heuser. „Unsere Fragen wurden zeitnah beantwortet und die Kommunikationswege waren kurz. Vor allem freute uns, dass wir in den laufenden Digitalisierungsprozess eingebunden waren. So stellte uns TROPPER beispielsweise ein Clearing-Tool zur Verfügung, in dem jene Dokumente hochgeladen wurden, die nicht einwandfrei klassifiziert werden konnten. Darüber fand ein Lernprozess auf beiden Seiten statt, der den Projektverlauf erheblich beschleunigt hat.“

Mit der Digitalisierung der Bestandsakten hat die Sparkasse Gießen auch ihre Folgeprozesse angepasst. „Uns geht es vor allem darum, Medienbrüche zu vermeiden, was bedeutet, dass neu eingehende Unterlagen ebenfalls digitalisiert werden müssen“, erklärt Sabine Heuser. „In diesem Zusammenhang haben wir uns dazu entschieden, den Schritt der Digitalisierung möglichst frühzeitig zu unternehmen.“ Demzufolge hat die Sparkasse Gießen ihre Filialen mit Scannern ausgestattet und digitalisiert so ihre Posteingangsverarbeitung ebenfalls.

Insgesamt profitiert die Sparkasse Gießen mit der Digitalisierung ihrer Kreditakten von einer zügigeren Bearbeitung von Kreditanträgen und kann so ihren Kunden das Geld schneller auszahlen (Stichwort: time-to-cash). Damit erzielt sie ein Wettbewerbsvorteil in Zeiten von gleichartigen Konditionen, die Finanzdienstleister anbieten.


Die schnelle Digitalisierung und Datenextraktion. daten tropper 1024x684 sw uai

Digitalisierung zu Ende gedacht

Dokumente zu digitalisieren, ist das eine – sie anschließend auch effizient zu verwalten, das andere. Denn was nützt es, wenn Dokumente in Form von elektronischen Dateien auf dem Server liegen, sie aber nicht auffindbar sind?

Grundsätzlich profitieren Unternehmen, die ihre Bestandsakten digitalisieren, von einem Platzgewinn. Gerade bei Dokumenten, die wie etwa Rechnungen einer langjährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen, lassen sich so Raumkosten senken. Allerdings sollten Unternehmen auch von weiteren Vorteilen der Digitalisierung partizipieren, die deutlich schwerer wiegen als die reine Platzersparnis.

Dazu gehören zweifelsohne kürzere Suchzeiten für die Mitarbeiter. Statt in meterlangen Regalen den richtigen Ordner zu finden, in dem das relevante Dokument abgelegt ist, kann dieses in Sekunden per Mausklick auf dem Bildschirm angezeigt werden. Allerdings gelingt das nur, wenn die digitalisierten Dokumente auch volltextdurchsuchbar sind. Insofern reicht es also nicht, Dokumente nur zu scannen, sondern sie müssen auch per OCR-Technologie ausgelesen werden. Auch das Indexieren und Klassifizieren hilft, Dokumente schneller wiederzufinden und zu verarbeiten.

Enterprise Content Management als Enabler von mehr Effizienz

Damit Unternehmen ihre Dokumente im Rahmen automatisierter Prozesse verarbeiten können, ist die Einführung eines Enterprise-Content-Management- bzw. Dokumenten-Management-Systems empfehlenswert. Als Single Point of Truth organisieren solche Systeme sämtliche Dateien einheitlich – unabhängig davon, aus welcher Quelle sie stammen: E-Mail-Nachrichten inklusive Attachments, Dokumente, die im eigenen Unternehmen erzeugt werden, oder eben auch gescannte Unterlagen aus dem Posteingang. Somit liegen sämtliche Informationen zentral vor und Mitarbeiter müssen nicht an unterschiedlichen Orten bzw. Systemen nach Informationen suchen.

Mithilfe integrierter Workflow-Funktionen können DMS- bzw. ECM-Lösungen dokumentenbezogene Arbeitsprozesse optimieren und für Transparenz in den Abläufen sorgen. Dank dieser standardisierten Geschäftsprozesse und der damit einhergehenden verkürzten Bearbeitungszeiten erhöht sich die allgemeine Reaktionsfähigkeit und Unternehmen erhalten die nötige Flexibilität, um spontan auf wechselnde Marktgegebenheiten zu reagieren.

Digitalisierung & Einführung von ECM-Systemen aus einer Hand

Um an den genannten Vorteilen zu partizipieren und Mitarbeiter bei zeitfressenden Routinearbeiten im administrativen Bereich zu entlasten, sollten Unternehmen auf einen Partner setzen, der über umfassende Expertise sowohl im Bereich der Digitalisierung von Dokumenten als auch bei der Einführung von ECM-Systemen verfügt.

Wir, die TROPPER DATA SERVICE AG, sind hierauf spezialisiert. Wir beraten unsere Kunden umfassend zu individuellen Möglichkeiten, Voraussetzungen und Investitionen rund um das ECM und verfügen über das erforderliche Know-how sowie das notwendige Equipment, um Dokumente durch Digitalisieren in wertvolle Assets zu verwandeln.

In zahlreichen Projekten haben wir so in unterschiedlichen Unternehmen ganzheitliche Lösungen entwickelt, beispielsweise

  • zur Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen,
  • zum Management der digitalen Personalakte inklusive Workflows zu HR-Vertragsänderungen und AU-Meldungen sowie
  • zur Verwaltung von Verträgen, Angeboten etc. – inklusive der Realisierung von Workflows zur Angebotsfreigabe und im Bestellwesen.

Auf Wunsch können Unternehmen im Rahmen von Business Process Outsourcing ihre administrativen Prozesse komplett an uns auslagern und so ihre wertvollen Ressourcen für das Kerngeschäft nutzen.

Bei welchem Projekt können wir Sie unterstützen? Nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf.


Scandienstleistung ist deutlich mehr als reines Digitalisieren

Papiervorlagen schnell und in hoher Qualität zu digitalisieren, ist mit der heute verfügbaren Scan-Technologie wahrlich keine Raketenwissenschaft. Allerdings geht es nicht nur darum, Papierdokumente zu digitalisieren, sondern es gilt außerdem, sie in ein wertvolles Asset umzuwandeln. Damit dies gelingt, sind neben hochwertigen Scannern vor allem intelligente Software-Lösungen und Know-how erforderlich.

Unternehmen, die hierüber nicht selbst verfügen, sollten Digitalisierungsaufgaben an einen erfahrenen Dokumentendienstleister auslagern. Das betrifft sowohl einmalige Projekte, also beispielsweise das Digitalisieren von Bestandsakten, als auch das Tagesgeschäft wie etwa die Digitalisierung des Posteingangs. Denn eine Scandienstleistung umfasst heute mehr als nur den eigentlichen Digitalisierungsprozess, der inzwischen den geringsten Teil der Wertschöpfung ausmacht. Es geht vielmehr darum, die elektronischen Daten innerhalb geeigneter Folgeprozesse so zur Verfügung zu stellen, dass Unternehmen ihre Beschäftigten von Routinetätigkeiten entlasten und schneller auf Kundenanfragen antworten können. Dies gelingt, indem Dokumentendienstleister die Digitalisate indexieren bzw. klassifizieren und sie somit mit wertvollen Informationen anreichern.

Indexieren versus klassifizieren

Der Unterschied zwischen beiden Disziplinen liegt darin, dass bei der Indexierung eindeutige Kriterien vergeben werden, die das Dokument beschreiben und das Auffinden überhaupt erst ermöglichen. Am Beispiel einer Personalakte sind dies die Personalnummer und das Dokumentendatum. Dagegen wird dem Dokument bei der Klassifizierung die Dokumentenart zugeordnet. In unserem Beispiel könnten Dokumentenarten Arbeitsvertrag, Krankenversicherung oder Bewerbungsunterlagen unterteilt.
Wir haben in diesem Beitrag die unterschiedlichen Strukturen einer Personalakte einander gegenübergestellt.

Bei der Indexierung des Posteingangs können die einzelnen Schriftstücke mit dem Empfänger und einer laufenden Nummer versehen werden. Im Hinblick auf die oben erwähnte Übergabe an nachfolgende Prozesse ist es aber erforderlich, diese ebenfalls mit ihrer Dokumentenart wie beispielsweise Bestellung, Rechnung oder Kundenbeschwerde zu klassifizieren.

OCR- und KI-Technologien erweitern den puren Scanprozess

Um Dokumente nicht händisch indexieren bzw. klassifizieren zu müssen, werden sie zunächst mit einer OCR-Lösung ausgelesen. Auf dieser Basis lässt sich dann anhand von Klassifizierungsregeln erkennen, um welche Dokumentenart es sich handelt. Für eine hohe Trefferquote sollten die intelligenten Systeme mithilfe von Originaldokumenten trainiert werden. So ist es durchaus möglich, bis zu 90 Prozent der maschinell erstellten Dokumente automatisiert zu verarbeiten. Dazu lesen Sie hier den Erfahrungsbericht eines Telekommunikationsdienstleisters.

Qualitätssicherung besitzt bei der Digitalisierung einen hohen Stellenwert

Unabhängig von der heutigen enormen Leistungsfähigkeit der Technologien sollte gerade zu Projektbeginn in einem separaten Arbeitsschritt geprüft werden, ob die Dokumente richtig indexiert bzw. klassifiziert worden sind. Diese vollständige Qualitätssicherung kann anschließend in Abstimmung mit dem Kunden sukzessive reduziert werden, da die Systeme mit jedem neu zu verarbeitenden Dokument dazulernen und so die Fehlerquote kontinuierlich sinkt.

Das Scannen von Dokumenten bietet also einen Mehrwert, der weit über die Digitalisierung von Papierbelegen hinausgeht. Vielmehr bildet es die Grundlage, elektronische Daten so weiterzuverarbeiten, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter von Routinetätigkeiten entlasten und sich wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und die zunehmenden Erwartungen ihrer Kunden an die Auskunftsbereitschaft erfüllen können. Dabei gewinnt das intelligente Auslesen von Dokumenten und deren Klassifizierung zunehmend an Bedeutung. Letztere ist sowohl im Tagesgeschäft als auch bei der Digitalisierung von Bestandsakten überaus sinnvoll, denn sie bildet die Grundlage für eine automatisierte Ablage und automatisierte Prozesse.
Vor diesem Hintergrund lohnt es sich, in die langfristige Zusammenarbeit mit kompetenten Dokumentendienstleistern, die diese Herausforderung bereits vielfach angenommen und bewältigt haben, zu investieren. Je eher Unternehmen diese Anbieter in die Projektplanung einbeziehen, desto umfassender können sie von deren Know-how profitieren – beispielsweise, wenn es darum geht, Prozesse aufzusetzen, zu verfeinern und ggf. auszuweiten. Die Erfahrung zeigt, dass vor allem gemeinsame Workshops hilfreich sind, in denen zu Projektbeginn die Rahmenbedingungen definiert, die Ist-Situation analysiert und darauf basierend ein umsetzbares Soll-Konzept entwickelt wird.


Frühes versus spätes Scannen

Organisationen, die ihren Posteingang digitalisieren wollen, stehen vor der Frage, ob sie diesen früh oder spät scannen. „Früh“ bedeutet hierbei, dass die Dokumente bereits vor ihrer Bearbeitung digitalisiert werden, während das späte Scannen erst im Anschluss daran stattfindet. Wir stellen beide Optionen einander gegenüber.

Spätes Scannen

Wie bereits erläutert, findet beim späten Scannen die Digitalisierung des Posteingangs erst statt, nachdem dieser bearbeitet wurde. Das Ziel dabei ist der direkte, ortsunabhängige Zugriff auf die digitalen Dokumente. Die händische Suche in Aktenordnern entfällt, wodurch Zeit gespart wird. Als weiterer Vorteil erfordern elektronisch archivierte Dokumente kaum Platz für ihre Aufbewahrung – der dicke Aktenschrank verschwindet.

Frühes Scannen

Beim frühen Scannen hingegen werden die Dokumente unmittelbar nach ihrem Eintreffen digitalisiert. Dies ist Voraussetzung für eine automatisierte Arbeitsverteilung und ermöglicht beispielsweise auch das Einbinden von Stellvertretern, wenn sich der zuständige Mitarbeiter gerade im Urlaub befindet oder krankheitsbedingt ausfällt. Alle involvierten Personen können auf die Dokumente zugreifen und bei Anfragen sofort reagieren. Der größte Vorteil dieser Herangehensweise ist aber, dass die Prozesse von Anfang an die Vorteile der Digitalisierung nutzen können und damit schneller ablaufen. Die Creditplus Bank etwa stellte vom späten auf frühes Scannen um und konnte damit den Auszahlungsprozess von Krediten um 25 Prozent beschleunigen.

Schlussfolgerung
Die Digitalisierung des Posteingangs ist in jedem Fall vorteilhaft. Das späte Scannen sorgt dafür, dass alle Dokumente platzsparend archiviert werden und Mitarbeiter hierauf ortsunabhängig zugreifen können. Dies ist bei geschäftsunkritischen Dokumenten ausreichend. Wenn es jedoch darum geht, die dem Posteingang nachgelagerten Prozesse zu automatisieren und damit zu beschleunigen, dann ist das frühe Scannen die erste Wahl.

Lassen Sie uns gemeinsam schauen, welche Herangehensweise bei der Digitalisierung des Posteingangs für Sie am effizientesten ist. Oder aber Sie starten mit dem späten Scannen, das im Vergleich zum frühen Scannen kostengünstiger ist, um zunächst an den Vorteilen digitaler Dokumente zu partizipieren. Daran anschließend können wir anhand Ihrer Erfahrungswerte überlegen, ob und – wenn ja – welche eingehenden Briefe frühzeitig digitalisiert vorliegen sollten. Als erfahrener Dienstleister können wir Sie dabei unterstützen und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.


MACH und TROPPER vereinbaren Kooperation

Leverkusen/Lübeck. Der E-Government-Spezialist MACH und der Dokumentendienstleister TROPPER DATA SERVICE sind ab sofort Partner. Damit wollen beide Unternehmen ihren Kunden einen individuellen Mehrwehrt bieten. Während MACH mit intelligenter Beratung und Software öffentliche Verwaltungen bei der Digitalisierung unterstützt, übernimmt TROPPER die ganzheitliche Verarbeitung von Dokumenten. Ein Schwerpunkt der Zusammenarbeit beider Unternehmen bildet die Umsetzung elektronischer Akten.

Mit der E-Akte bietet MACH eine Lösung zur zentralen Schriftgutverwaltung an, die speziell auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung ausgerichtet ist. Mit dieser haben alle Mitarbeiter:innen, dank webbasiertem Lösungsansatz jederzeit einen ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente und Dateien. Dabei erfüllt die MACH E-Akte die im Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit festgelegten rechtlichen, fachlichen und funktionalen Anforderungen. Diese Lösung wird durch die kompetenten Dokumenten-Services von TROPPER ergänzt. Hierzu gehören vor allem die Digitalisierung von Bestandsakten und das Klassifizieren und Indexieren der darin enthaltenen Dokumente sowie die Extraktion von Informationen aus den Dokumenten. TROPPER unterhält in Deutschland fünf Standorte und verfügt über ein tiefes Verständnis aus mehr als 50 Jahren Erfahrung in der Digitalisierung.

„Mit der TROPPER AG setzen wir auf einen Full-Service-Anbieter, der viel Erfahrung bei der Aktendigitalisierung mitbringt – die beeindruckende Projektanzahl spricht für sich. Auch in der öffentlichen Verwaltung machte sich TROPPER zuletzt einen Namen. Wir freuen uns, unseren Kunden durch die Partnerschaft ein umfangreicheres Lösungsangebot im Bereich der Aktendigitalisierung anbieten zu können“, sagt Fiona Klein, Partnermanagerin MACH AG.

Bodo Boer, Direktor Vertrieb bei der TROPPER DATA SERVICE AG, ergänzt: „Die MACH AG hat in ihrer Unternehmensgeschichte bereits zahlreiche öffentliche Verwaltungen bei ihren Digitalisierungsvorhaben durch kompetente Beratung und leistungsstarke Software-Lösungen unterstützt. Wir freuen uns auf gemeinsame Projekte und die Option, unser Know-how im Bereich der Dokumentenverarbeitung noch breiter in den öffentlichen Bereich einzubringen.“

Über die MACH AG:
Digitalisierung von Papier-Akten, mehr Transparenz im Finanzhaushalt oder moderne Personalprozesse – die MACH AG unterstützt seit 1985 öffentliche Verwaltungen bei Digitalisierungsvorhaben. Das Unternehmen zählt ca. 400 Angestellte an sechs Standorten. Wir leben den Anspruch, digital zu denken und menschlich zu handeln. Mit Expertise und eigener Software stärken wir nachhaltig unsere Kunden – und damit Deutschland. Mehr als 100.000 Nutzer:innen in Bundes- und Landesbehörden, Kommunen, Kirchenverwaltungen, Lehr- und Forschungseinrichtungen sowie Nicht-Regierungsorganisationen vertrauen heute auf unsere Lösungen. Dabei profitieren die Einrichtungen von unserem ganzheitlichen Ansatz. Denn Software, Beratung und Betrieb kommen bei MACH aus einer Hand. So macht Verwaltung Zukunft.

Redaktionskontakt:
MACH AG
Sandra Obendorf
Wielandstraße 14
23558 Lübeck
Tel.: 0451 – 70 64 70
E-Mail: presse@mach.de
www.mach.de

Über die TROPPER DATA SERVICE AG:
Die TROPPER DATA SERVICE AG hat sich seit ihrer Firmengründung im Jahr 1966 auf Dienstleistungen und Produkte für das Input- und Dokumenten-Management spezialisiert. Das Unternehmen gestaltet, integriert und pflegt komplexe Dokumenten-Management-Systeme und migriert Daten und Systeme. Ein weiterer Schwerpunkt sind Outsourcing-Dienstleistungen für die Datenkonvertierung und -archivierung sowie Business Process Services für Banken und Versicherungen. Hierfür ist TROPPER DATA SERVICE mit mehr als 300 qualifizierten Mitarbeitern einer der größten Dienstleister in Deutschland. Der Firmensitz ist Leverkusen mit einer weiteren Niederlassung in Neuenhagen/Berlin und Geschäftsstellen in Ratingen und Dresden. Zu den Kunden von TROPPER DATA SERVICE zählen Industrieunternehmen, Banken und Versicherungen sowie Behörden von Bund, Ländern und Kommunen.

Ihre Redaktionskontakte:
TROPPER DATA SERVICE AG
Dirk Wilbertz
Marie-Curie-Str. 6
51377 Leverkusen
Telefon: 0214 4049-0
E-Mail: info@tropper.de
www.tropper.de

good news! GmbH
Nicole Gauger
Kolberger Str. 36
23617 Stockelsdorf
Telefon: 0451 88199-12
E-Mail: nicole@goodnews.de
www.goodnews.de