laptop mit hand und zahlen bei der elektronischen rechnung und verwaltung

Einladung zum Webinar E-Rechnungspflicht

Im März 2024 haben Bundestag und Bundesrat das Wachstumschancengesetz verabschiedet. Ziel des Gesetzes ist es, Unternehmen steuerlich zu entlasten, sie von bürokratischen Hürden zu befreien und die Rahmenbedingungen für Investitionen und Innovationen zu verbessern. Ein Baustein ist die Einführung der E-Rechnung.

Schon in knapp 6 Monaten ist es soweit!

Ab dem 01. Januar 2025 müssen Unternehmen B2B-Rechnungen elektronisch empfangen und verarbeiten können. Da hiermit eine Reihe von Vorgaben einhergehen, gibt es viele Fragen zur Einführung sowie der organisatorischen und technischen Umsetzung der E-Rechnung.

  • Was bedeutet die E-Rechnungs-Pflicht konkret für mein Unternehmen?
  • Was fällt unter eine E-Rechnung im Rahmen des Wachstumschancengesetz (und was nicht)?
  • Welche Übergangsregelungen gibt es und gelten diese auch für mein Unternehmen?
  • Welche Ausnahmeregelungen gelten?
  • Welche Rechnungsformate sind ab dem 1. Januar 2025 zulässig?
  • Wie funktioniert der elektronische Rechnungsversand und -empfang?
  • Welche Vorteile ergeben sich aus der E-Rechnung und wie kann TROPPER DATA SERVICE uns unterstützen?

Im Rahmen unserer Webinare gehen wir intensiv auf alle Fragen ein und zeigen konkrete Lösungsszenarien für Ihr Unternehmen auf.

Folgende Termine haben wir für Sie reserviert:

  • Mittwoch, 24.Juli 2024: 10:00 - 11:00 Uhr
  • Mittwoch, 07. August 2024: 10:00 - 11:00 Uhr
  • Mittwoch, 16. Oktober 2024: 10:00 - 11:00 Uhr

Wir machen Sie fit für die E-Rechnungspflicht und freuen uns auf Ihre Anmeldung!

Bitte senden Sie uns Ihre Anmeldung an: info@tropper.de. Sie erhalten dann umgehend die Zugangsdaten zum Webinar.

Die Teilnahme an den Webinaren ist kostenlos.


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Hintergründe zur E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 sind B2B-Unternehmen bis auf wenige Ausnahmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Die entsprechenden Hintergründe fassen wir in diesem Beitrag prägnant zusammen.

Wachstumschancengesetz schreibt E-Rechnungen vor

Im März 2024 verabschiedeten Bundestag und Bundesrat das Wachstumschancengesetz, das im Einklang mit der „VAT in the Digital Age“ (ViDA)-Initiative der Europäischen Kommission steht. Ziel des Gesetzes ist, Unternehmen steuerlich zu entlasten, sie von bürokratischen Hürden zu befreien und die Rahmenbedingungen für Investitionen und Innovationen zu verbessern. Ein Beitrag hierzu ist auch die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren und standardisierten Datensatz gem. EN-16931 dar. In Deutschland leisten dies laut Stellungnahme des Bundesministeriums der Finanzen XRechnungen sowie ZUGFeRD-Rechnungen in der jeweils aktuellen Version. Darüber hinaus gibt es in anderen Ländern zahlreiche weitere der Norm entsprechende Formate (z. B. Factur-X und FatturaPA).
Wichtig: Einfache PDF-Dateien auch mit OCR-Texterkennung sind keine elektronischen Rechnungen. EDI-Rechnungen können nach aktuellem Stand bis 31.12.2027 weiterhin gesendet und empfangen werden.

Worin unterscheiden sich die Formate XRechnung und ZUGFeRD?

Eine XRechnung besteht aus einem XML-Datensatz, der die Rechnungsdaten enthält und nicht von Menschen lesbar ist. Zur Prüfung und Freigabe der Rechnung muss diese vom Rechnungsempfänger visualisiert werden, was einen zusätzlichen Schritt erfordert Der Standard wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben.
Hingegen ist ZUGFeRD ein hybrides Format, das in einer PDF/A-3-Datei die strukturierten Rechnungsdaten als XML-Datensatz integriert. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch entwickelt.

Welche Übergangsregelungen gelten im Rahmen der E-Rechnungspflicht?

Der Gesetzgeber hat für die Ausstellung von E-Rechnungen eine Übergangsfrist von zwei bzw. bei Kleinunternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro von drei Jahren eingeräumt. In diesem Zeitraum sind Rechnungen auf Papier sowie als einfache PDF-Datei mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig. Aber: Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Daher sollten Unternehmen die verbleibende Zeit bis zum Jahresende nutzen, um auf die bevorstehende E-Rechnungspflicht empfängerseitig vorbereitet zu sein.

Wir von TROPPER beraten und unterstützen Sie umfassend bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Dafür übernehmen wir den gesamten Prozess – vom Empfang der Rechnung bzw. der Anbindung an die verschiedensten Portale (wie z. B. Peppol oder Lieferantenportale), über die Validierung der buchungsrelevanten Daten sowie den Abgleich mit Bestellungen und Stammdaten, bis hin zur Konvertierung der Rechnungsdaten in das Zielformat Ihres Folgesystems.

Sind Sie neugierig geworden? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.


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TROPPER DATA SERVICE ist neues Mitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR)

München. Neuzuwachs beim VeR: Mit mehr als 50 Jahren Erfahrung im Bereich der Dokumentenverarbeitung offeriert der Prozessoptimierer TROPPER DATA SERVICE ein skalierbares Full-Service-Angebot rund um die bevorstehende Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Um über aktuelle Gesetzesänderungen stets auf dem aktuellen Stand zu sein, hat sich das Unternehmen nun dem Verband elektronische Rechnung (VeR) angeschlossen. Die Verbandsgemeinschaft wiederum profitiert damit von der langjährigen Expertise in der Prozessoptimierung bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen.

„Mit dem Start der verbindlichen E-Rechnung im B2B-Bereich ab Januar 2025 steigt der Druck auf die knapp 3,5 Millionen deutschen Unternehmen und Selbstständigen, sich entsprechend technisch wie prozessseitig zu rüsten – und das möglichst zeitnah. Als Fachverband der deutschen E-Invoicing-Branche tun wir und unsere Mitglieder daher alles, um möglichst viele Unternehmen rechtzeitig und zukunftssicher auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten. Mit Tropper Data Service begrüßen wir einen weiteren erfahrenen Mitstreiter in unseren Reihen und freuen uns ganz besonders auf die gemeinsame Arbeit in den nächsten Monaten“, erklärt VeR-Vorstandsvorsitzender Ivo Moszynski.

Die TROPPER DATA SERVICE AG hat sich zum Ziel gesetzt, Unternehmen bei der Umstellung auf E-Rechnungen umfassend zu unterstützen. Bodo Boer, Direktor Vertrieb des Dienstleisters, betont: „Mit Umsetzung der E-Rechnungspflicht erhalten Unternehmen ihre Lieferantenrechnungen zwar digital und in einem strukturierten Format. Wer aber glaubt, dass sich dadurch deren Verarbeitung automatisch beschleunigt, täuscht sich.“ So müssen beispielsweise XRechnungen visualisiert und ZUGFeRD-Rechnungen geprüft werden, ob der eingebettete XML-Datensatz mit den Angaben der PDF-Datei übereinstimmt. Vor allem aber sind zahlreiche weitere Schritte erforderlich, um elektronische Rechnungen im Idealfall dunkel zu verarbeiten.

Rundum-Service von TROPPER
Genau hierauf richtet sich das Angebot von TROPPER DATA SERVICE. Der Dokumentendienstleister übernimmt den kompletten Prozess vom Empfang der Rechnung beziehungsweise dem Herunterladen aus unterschiedlichsten Portalen wie etwa Peppol oder Lieferantenportalen über die Validierung buchungsrelevanter Daten sowie den Abgleich mit Bestellungen und Stammdaten bis hin zur Konvertierung der Rechnungsdaten in das entsprechende Zielformat des Folgesystems. Dabei ist das Unternehmen in der Lage, neben XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen auch viele andere länderspezifische Formate zu verarbeiten. Bodo Boer erläutert: „In den europäischen Ländern haben sich mittlerweile diverse Formate etabliert, die jeweils individuell strukturiert sind und über unterschiedliche Portale zur Verfügung gestellt werden. Daher kann die Umstellung auf E-Rechnungen technisch sehr aufwändig sein, wenn Unternehmen dies allein bewerkstelligen.“

Verpflichtende E-Rechnung für B2B-Unternehmen kommt in wenigen Monaten
In vielen europäischen Ländern bereits etabliert, wird auch in Deutschland die elektronische Rechnung schon bald von der digitalen Ausnahme zur verpflichtenden Norm. Und das sprichwörtlich. Denn schon am 1. Januar 2025 startet der mehrstufige Prozess zur Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung für (nahezu) alle B2B-Geschäfte in Deutschland. Bis 2028 soll der Umstellungsprozess dann abgeschlossen und der deutsche B2B-Rechnungsaustausch komplett auf die E-Rechnung umgestellt sein. Damit folgt Deutschland nicht nur den Vorgaben der europäischen ViDA-Initiative – man ist sogar deutlich schneller.

Weitere Informationen zum Expertenverband VeR, seinen Mitgliedern und der E-Rechnung in Deutschland erhalten Sie unter www.verband-e-rechnung.org.


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TROPPER verbannt Papierakten aus der Personalabteilung der Aktion Mensch

Die Aktion Mensch beschäftigt an ihrem Standort in Bonn rund 300 Mitarbeitende, deren Personalakten lange Zeit papierbasiert aufbewahrt wurden. Dies bedeutete einen hohen Platzbedarf und führte zu langen Wege- und Suchzeiten. Hinzu kamen sogenannte redundante Schattenakten, die sich zusätzlich – digital geführt – auf den Laufwerken der HR-Mitarbeitenden befanden.

„Wir wollten schon lange unsere Personalakten digitalisieren, aber immer kam etwas dazwischen“, erzählt Jan Dobrig, HR Business Partner bei der Aktion Mensch. „Als wir dann im Jahr 2021 auf das Personalmanagement-System Personio umgestiegen sind, haben wir dies als Initialzündung genutzt und das Projekt in Angriff genommen.“ Die neue Lösung beinhaltet zahlreiche Funktionen, mit denen beispielsweise Dokumente digital unterschrieben und direkt im System abgelegt werden können. Damit die HR-Verantwortlichen und die Führungskräfte eine vollständige Sicht auf die Personaldokumente haben, sollten neben den nun neu erzeugten Dateien auch die Bestandsunterlagen digitalisiert in Personio vorliegen.

Als die Entscheidung getroffen war, die Personalakten zu digitalisieren, bereitete die Aktion Mensch diese für das Unterfangen vor. Insgesamt handelte es sich um 13.000 Dokumente, die teilweise von Klammern oder Tackernadeln befreit bzw. aus Klarsichthüllen entnommen wurden. Bei der anschließenden Suche nach einem passenden Dienstleister ist die Organisation aufgrund der räumlichen Nähe auf das Unternehmen TROPPER DATA SERVICE AG aufmerksam geworden. „Wir haben uns auch andere Dienstleister angeschaut, doch TROPPER konnte unsere Anforderungen am besten erfüllen und so haben wir uns dann auch für sie entschieden“, erläutert Jan Dobrig, der das Projekt leitete, und fügt hinzu: „Wichtig war uns vor allem, dass jedes Dokument einer PDF-Datei entsprechen sollte, was einen einfachen Import in Personio gewährleistet.“

Projektstart war Ende August 2023. TROPPER stellte der Aktion Mensch Sicherheitsbehälter zur Verfügung, die die Organisation mit den Personalakten befüllte. Diese holte der Dienstleister ab und transportierte sie zum Produktionsstandort nach Leverkusen. Dort wurden die Dokumente gescannt, klassifiziert und als im Volltext durchsuchbare, farbige PDF-Dateien gespeichert. Zudem sorgte TROPPER dafür, dass alle Dateien eindeutig mit der jeweiligen E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden, deren Personalnummer und der Dokumentenkategorie bezeichnet wurden. Sämtliche Dateien konnte die Aktion Mensch anschließend aus einem geschützten Cloud-Bereich herunterladen und problemlos in Personio importieren.

Das Projekt war Mitte Dezember 2023 abgeschlossen. Seitdem können die Mitarbeitenden in der Personalabteilung der Aktion Mensch auf die Personalakten oder auch deren einzelne Dokumente direkt in Personio zugreifen. Dabei wird in dem Personalmanagement-System über die Vergabe von Rollen und Rechten definiert, wer welche Unterlagen einsehen darf. „Die Arbeit ist nun viel angenehmer und vor allem auch deutlich effizienter“, so Jan Dobrig. „Die bisherigen Wege- und Suchzeiten sind entfallen und wir können unseren Mitarbeitenden auf Knopfdruck gewünschte Informationen zur Verfügung stellen.“ Im Tagesgeschäft neu entstehende Dokumente werden weitgehend digital angefertigt und gelangen direkt in das Personalmanagement-System. Die wenigen Dokumente, die die Aktion Mensch noch analog erhält, werden in Eigenregie gescannt.

„Die Zusammenarbeit mit TROPPER war sehr unkompliziert und wir standen mit deren Projektleiter in engem Austausch. Detailfragen über die Beschaffenheit der Digitalisate und die Aktenstruktur haben wir im Vorfeld geklärt. So waren die Parameter für ein erfolgreiches Projekt für alle Beteiligten definiert, was auch für einen zügigen Ablauf ohne Zwischenfälle sorgte“, fasst Jan Dobrig zusammen.

Über die Aktion Mensch:
Die Aktion Mensch ist die größte private Förderorganisation im sozialen Bereich in Deutschland. Seit ihrer Gründung im Jahr 1964 hat sie mehr als fünf Milliarden Euro an soziale Projekte weitergegeben. Ziel der Aktion Mensch ist, die Lebensbedingungen von Menschen mit Behinderung, Kindern und Jugendlichen zu verbessern und das selbstverständliche Miteinander in der Gesellschaft zu fördern. Mit den Einnahmen aus ihrer Lotterie unterstützt die Aktion Mensch jeden Monat bis zu 1.000 Projekte. Möglich machen dies rund vier Millionen Lotterieteilnehmer*innen. Zu den Mitgliedern gehören: ZDF, Arbeiterwohlfahrt, Caritas, Deutsches Rotes Kreuz, Diakonie, Paritätischer Gesamtverband und die Zentralwohlfahrtsstelle der Juden in Deutschland. Seit Anfang 2014 ist Rudi Cerne ehrenamtlicher Botschafter der Aktion Mensch.
Weitere Informationen: www.aktion-mensch.de


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Das Dokumentendatum als Dateiattribut beschleunigt Prozesse in HR-Abteilungen

Die digitale Personalakte entlastet HR-Verantwortliche weitestgehend von administrativen Aufgaben, sodass sie mehr Zeit haben, geeignete Mitarbeiter zu finden, sie zu fördern und auch zu binden. Hierfür sollten neben neu angelegten Dokumenten auch die Bestandsunterlagen digitalisiert vorliegen. Um das Potenzial digitaler Personalakten voll ausschöpfen zu können, ist es außerdem unerlässlich, die darin enthaltenen Dokumente zu klassifizieren und mit dem tatsächlichen Dokumentendatum zu versehen.

Was gilt als Dokumentendatum bei Personalunterlagen?

Das Dokumentendatum bei Personalunterlagen gibt an, wann ein Dokument erstellt, unterschrieben oder rechtskräftig wurde. Bei Arbeitsverträgen ist dies beispielsweise das Eintrittsdatum eines Mitarbeiters, bei Lohnjournalen jener Tag, an dem sie generiert wurden.

Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Personalunterlagen beachten

Personalakten müssen laut dem Gesetzgeber über Jahre aufbewahrt werden. Erfolgt dies papierbasiert, geht nicht nur viel Platz verloren. Auch müssen HR-Verantwortliche einen Großteil ihrer Zeit für Verwaltungstätigkeiten ver(sch)wenden. Hierzu gehört unter anderem die Sicherstellung der Aufbewahrungs- und Löschfristen. Konkret gelten folgende Regelungen:

Ist der Zeitpunkt gekommen, zu dem Unterlagen vernichtet werden können oder sogar müssen, gestaltet sich dieser Prozess je nach Aktenführung unterschiedlich, was folgende Gegenüberstellung zweier fiktiver Unternehmen verdeutlicht:

  • Die Meyer Analog GmbH beschäftigt 200 Mitarbeiter und bewahrt deren Personalakten als Papier auf. Jedes Jahr ist die Personalabteilung gefordert, die einzelnen Register der Akten händisch durchzugehen, um Unterlagen, die vernichtet werden sollen, auszusortieren. Optimistisch geschätzt sind dafür pro Personalakte 30 Minuten erforderlich. Das ergibt jährlich 100 Stunden und bei Lohnkosten von 60 € pro Stunde einen finanziellen Aufwand von 6.000 € – die Zeit für das Schreddern der Unterlagen nicht eingerechnet.
  • Die Meyer Digital GmbH beschäftigt ebenfalls 200 Mitarbeiter und hat sich bereits vor längerer Zeit dazu entschieden, ihre Personalakten digitalisiert aufzubewahren. Dabei sind die Digitalisate nach ihrem Typ entsprechend der Dokumentenstruktur der Meyer Digital GmbH wie Arbeitsvertrag, Beitragsabrechnung oder Gehaltsnachweis, klassifiziert und auch mit dem Dokumentendatum versehen. Die Personalverantwortlichen können so mithilfe einer einfachen Suche die zu vernichtenden Unterlagen selektieren und zum Löschen freigeben. Das Ganze ist innerhalb weniger Minuten erledigt.

Dokumentendatum erinnert an Schulungsmaßnahmen und Rezertifizierungen

Wenn bei Nachweisen von Schulungsmaßnahmen oder Zertifikaten das Dokumentendatum hinterlegt ist, haben HR-Verantwortliche jederzeit eine Übersicht darüber, wann diese erneuert werden müssen. Sie können dann die jeweiligen Mitarbeiter daran erinnern und sie rechtzeitig anmelden. Und es geht noch einfacher: Personalmanagement-Lösungen können ausgehend vom Dokumentendatum automatisch Prozesse starten und generieren eigenständig die Erinnerungsschreiben.

Schnellere Suchergebnisse dank des Dokumentendatums erzielen

Die Zufriedenheit der Anwender steigt auch insofern, als sie die Möglichkeit haben, anhand von Datumsangaben oder Zeiträumen zu suchen. Gerade bei vielen Mitarbeitern kann sich die Suche nach Dokumenten, etwa Lohnabrechnungen, aus einem bestimmten Zeitraum mühselig gestalten. In ECM-Systemen lässt sich die Zeitspanne direkt in der Abfrage definieren, sodass Anwender schneller die relevanten Dokumente finden.

Um ganzheitlich von digitalen Personalunterlagen zu profitieren, ist es unerlässlich, sie mit dem tatsächlichen Dokumentendatum zu versehen. Wenn auch Sie diesen Vorteil nutzen wollen, dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme – unabhängig davon, ob Ihre Personalakten noch analog oder bereits digital vorliegen. Übrigens können wir digitale Unterlagen nicht nur um das Dokumentendatum ergänzen, sondern sie auch gleich noch optimieren, etwa klassifizieren oder neu strukturieren.


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degewo AG: Digitalisieren im Großformat

Ob Mietvertrag, Grundbuchauszug oder Handwerkerrechnung: Bei der degewo AG werden Dokumente dank enaio® von OPTIMAL SYSTEMS und den Services von TROPPER fast ausschließlich digital verwaltet. Bei tausenden von Mieteinheiten fällt trotzdem jeden Tag viel Papier auf dem Postweg an. TROPPER DATA SERVICE holt sämtliche Papierdokumente ab,
scannt sie und stellt sie binnen 24 Stunden zur Verfügung.

Lesen Sie hier den vollständigen Anwenderbericht.


Hände mit Laptop bei der digitalen Transformation

So können Unternehmen die Digitalisierung vorantreiben

Eine kürzlich vom Digitalverband Bitkom veröffentlichte Studie hat ergeben, dass knapp die Hälfte der Unternehmen Probleme haben, die Digitalisierung zu bewältigen. Kompetente Dienstleister können helfen und das Fundament für mehr Wachstum legen.

Ortsunabhängiger Dokumentenzugriff, effizientere Kundenkommunikation und ein geringerer Platzbedarf gegenüber Papierarchiven zählen zu den Vorteilen der Digitalisierung. Aufgrund des hohen Fachkräftemangels sind aber vor allem die schnelleren Prozesse, die für eine digitale Transformation sprechen. Sie sorgen dafür, die vorhandenen Personalressourcen effizienter zu nutzen. Dennoch sind nach wie vor insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der Digitalisierung eher zögerlich. Ihnen fällt vor allem der Einstieg schwer.

Die Verantwortlichen fragen sich oftmals, wo sie am besten anfangen sollen. Ist es vielleicht der Posteingang oder doch eher die sich aneinanderreihenden Ordner mit Bestandsakten? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, da jede Organisation spezifische Gegebenheiten aufweist. So erhalten beispielsweise Telekommunikationsanbieter zahlreiche Kundenschreiben per Post, die zeitnah beantwortet werden müssen. Bei Banken steht oftmals die Bearbeitung von Kreditakten im Vordergrund, während Wohnungsunternehmen die Immobilienakten zu ihrem Alltag zählen. HR-Verantwortliche müssen Personalakten à jour halten, was in einer analogen Welt viel Zeit in Anspruch nimmt.

Externe Berater helfen bei der digitalen Transformation

Der Einstieg in die Digitalisierung kann mithilfe externer Unterstützung leichter fallen. Im Rahmen von Workshops sollten die bis dato analogen Abläufe gemeinsam im Hinblick auf Optimierungsmöglichkeiten durch die Digitalisierung bewertet werden. Bei dieser Bestandsaufnahme können wir aufgrund unserer Erfahrung bereits wertvolle Hinweise zur Umsetzung geben.

Doch nicht nur die Frage, womit Unternehmen beginnen sollten, steht im Raum, sondern auch jene, ob man die Digitalisierung mit eigenen Mitteln bewerkstelligen kann oder sie auslagert. Erfahrungsgemäß mangelt es insbesondere in KMU an den erforderlichen Ressourcen und dem Know-how, so dass es oftmals empfehlenswert ist, Digitalisierungsprojekte an einen Dienstleister zu delegieren. Das betrifft sowohl einmalige Projekte, also beispielsweise das Digitalisieren von Bestandsakten, als auch das Tagesgeschäft wie die Digitalisierung des Posteingangs. Das Auslagern ist häufig insofern sinnvoll, als eine Scandienstleistung heute mehr umfasst als nur den eigentlichen Digitalisierungsprozess, der inzwischen den geringsten Teil der Wertschöpfung ausmacht. Es geht vielmehr darum, die elektronischen Daten innerhalb definierter Folgeprozesse so zur Verfügung zu stellen, dass Unternehmen ihre Beschäftigten von Routinetätigkeiten entlasten und schneller auf Kundenanfragen reagieren können. Gerade dies erfordert spezifisches Wissen, was erfahrene Dokumentendienstleister bieten.

Steht auch Ihr Unternehmen noch am Anfang der digitalen Transformation? Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf! Wir begleiten Sie von Beginn an und stellen so die Weichen für Ihr Vorhaben. Unsere Mitarbeiter verfügen über das notwendige Know-how in puncto Beratung wie auch Umsetzung, ein dezidierter Ansprechpartner steht Ihnen während des gesamten Projektverlaufs zur Verfügung.


Tropper Data Service optimiert Unternehmensprozesse

Jede Rechnung muss aufbewahrt werden

Im sechsten Merksatz des Digitalverbands Bitkom geht es um die unveränderbare Aufbewahrung von Rechnungen. Diese müssen Unternehmen aus umsatzsteuerrechtlicher Sicht mindestens zehn Jahre vorhalten, unabhängig davon, ob sie papierbasiert oder elektronisch vorliegen. Gemeinsam mit unserem Partner OPTIMAL SYSTEMS können wir Unternehmen dabei unterstützen, diese gesetzliche Vorgabe einzuhalten und gleichzeitig den hybriden Rechnungseingang effizient zu managen.

Wann sind Rechnungen unveränderbar bzw. wie wird dies sichergestellt?

Eine Unveränderbarkeit ist grundsätzlich gegeben, wenn jederzeit auf den Originalzustand der Rechnung rückgeschlossen werden kann. Bei als Papier aufbewahrten Rechnungen ist dies ohne weiteres gewährleistet. Dagegen müssen bei elektronisch gespeicherten Rechnungen entsprechende Vorkehrungen getroffen werden, damit diese nicht nachträglich verändert, sondern revisionssicher aufbewahrt werden. Zu nennen sind dabei organisatorische Maßnahmen, diverse Kontrollmechanismen sowie der Einsatz geeigneter Hard- und Software. Unser Partner OPTIMAL SYSTEMS hilft mit seinem ECM-System enaio® beispielsweise dabei, dass Unternehmen hier auf der sicheren Seite sind. Die Lösung gewährleistet Rechts- und Revisionssicherheit, ist Compliance-konform und sichert die fristgerechte Aufbewahrung von Rechnungen. Dabei kann sie sowohl On-Premise als auch in der Cloud betrieben werden.
Darüber hinaus fordern die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eine Verfahrensdokumentation. Diese beschreibt alle technischen und organisatorischen Prozesse, womit belegt wird, dass Vorschriften zur Erfassung, Aufzeichnung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Rechnungen eingehalten werden.

Wie lässt sich der hybride Rechnungseingang effizient managen?

Nach wie vor erhalten Unternehmen Lieferantenrechnungen über unterschiedliche Kanäle – sei es analog per Post bzw. Telefax oder aber digital per E-Mail. Dienstleister unterstützen ihre Kunden beim Empfang, indem sie die papierenen Rechnungen scannen und dann digital zur Verfügung stellen.
Wir von TROPPER gehen noch einen Schritt weiter und übernehmen die Verarbeitung von Eingangsrechnungen unabhängig davon, ob sie papierbasiert sind oder elektronisch eingehen. Damit fungieren wir als Single Point of Truth und stellen so sicher, dass Unternehmen Rechnungen nicht mehrfach verarbeiten. Dazu digitalisieren wir Papierbelege mit Hochleistungsscannern, elektronisch erhaltene PDF-Rechnungen steuern wir direkt in den Verarbeitungsprozess ein. Unsere Kunden erhalten ihre Lieferantenrechnungen aufbereitet für ihr jeweiliges Zielsystem und können diese einheitlich verarbeiten. Die damit verbundenen Vorteile sind eine hohe Zeitersparnis, größere Transparenz sowie ein schnellerer Zugriff auf die Rechnungen.

Kleine Randnotiz: Der umgekehrte Weg, also digital empfangene Rechnungen auszudrucken und ersatzweise papierbasiert aufzubewahren, ist laut den GoBD übrigens nicht erlaubt. Dies wäre auch wirtschaftlich betrachtet und aus Umweltgründen absurd. Darüber hinaus ist die platzsparendere Aufbewahrung digitaler Dokumente gegenüber papierbasierten nicht zu unterschätzen, wie folgendes Rechenbeispiel zeigt: Fallen in einer Buchhaltung monatlich 1.000 Dokumente an, so sind dies pro Jahr 12.000. Rechnungen umfassen erfahrungsgemäß rund 1,5 Blatt pro Dokument, sodass jährlich 18.000 Papierbögen zusammenkommen, die in 45 Aktenordnern (à 400 Blatt) aufbewahrt werden müssen. Bei einer zehnjährigen Aufbewahrungsdauer ergeben sich daraus ca. 40 laufende Meter Platzbedarf!

Wie lassen sich digital aufbewahrte Rechnungen nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht gezielt löschen?

Damit Rechnungen nach Absolvieren ihres Document Lifecycles gezielt gelöscht werden können, müssen sie als solche klassifiziert in einem ECM-System abgelegt und mit ihrem Erstelldatum versehen sein. So können Unternehmen etwa in enaio® gezielt nach Rechnungen filtern, deren Aufbewahrungsfrist verstrichen ist, um sie dann automatisiert zu löschen oder dann jeweils entscheiden, ob sie tatsächlich gelöscht werden sollen. Dieser Prozess nimmt nur wenig Zeit in Anspruch, sollte aber vollständig dokumentiert werden. Damit ist jederzeit nachweisbar, welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt gelöscht wurden und wer dazu die Freigabe erteilt hat.

Mit unseren Dienstleistungen, unterstützt vom ECM-System enaio®, stellen wir sicher, dass Unternehmen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten effizient nachkommen und gleichzeitig von den Vorteilen einer digitalen Rechnungsverarbeitung profitieren. Wenn auch Sie sich von Aktenbergen in Ihrer Buchhaltung verabschieden und deren Mitarbeiter von monotonen Arbeiten befreien wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.


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Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten

Damit Unternehmen die Vorsteuer aus ihren Eingangsrechnungen geltend machen können, müssen diese gesetzliche Pflichtangaben beinhalten. So fasst es der Digitalverband Bitkom in seinem fünften Merksatz zu elektronischen Rechnungen zusammen. Die Regelung gilt sowohl für Papierrechnungen als auch für elektronisch zugestellte. Dokumentendienstleister können im Auftrag ihrer Kunden prüfen, ob diese Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) in den Rechnungen enthalten sind.

Was gehört zu den Pflichtangaben auf Rechnungen?

Folgende Bestandteile sind anzugeben:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers und -erbringers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
  • Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Art und Umfang der Leistung bzw. der Waren
  • Liefertermin bzw. Zeitpunkt der Leistung
  • Umsatzsteuer bzw. Hinweis auf Befreiung
  • Eventuelle Preisminderungen

Bei elektronischen Rechnungen sorgt unser Partner OPTIMAL SYSTEMS übrigens dafür, dass diese Angaben für das menschliche Auge lesbar sind.

Dokumentendienstleister können die Rechnungsprüfung übernehmen

Um sich von der Pflicht zur Rechnungsprüfung zu befreien, können Unternehmen diese Aufgabe an einen Dokumentendienstleister delegieren. Er kontrolliert, ob die oben genannten erforderlichen Angaben enthalten sind, und gleicht die Rechnungsinhalte darüber hinaus gegen Bestell- sowie Lieferantendaten ab.

Auch wir bei TROPPER übernehmen diese Prüfung selbstverständlich auf Kundenwunsch. Dabei können Sie wählen, ob Sie Ihre papierbasierten Rechnungen an ein Postfach liefern lassen, das wir leeren, oder wir die Unterlagen direkt bei Ihnen abholen. Zudem richten wir bei uns ein E-Mail-Postfach ein, sodass wir auch Ihre elektronischen Rechnungen erhalten und verarbeiten können. So fungieren wir als zentrale Sammelstelle für sämtliche Rechnungen – unabhängig davon, ob sie auf Papier ausgestellt oder elektronisch versendet werden.

Unser Service rund um die Rechnungseingangsverarbeitung sorgt somit für Rechtssicherheit und befreit Ihre Mitarbeitenden von lästigen Routineaufgaben.

Wenn auch Sie die Prüfung Ihrer Eingangsrechnungen an uns delegieren wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.


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Rechnungen müssen lesbar sein

Der vierte Merksatz des Digitalverbands Bitkom zu elektronischen Rechnungen besagt, dass umsatzsteuerliche Pflichtangaben in Rechnungen für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden müssen. Bei elektronischen Rechnungen sind dafür geeignete Anzeigeprogramme erforderlich. Unser Partner OPTIMAL SYSTEMS hat deshalb in seinen Enterprise-Content-Management(ECM)-Lösungen passende Viewer, etwa zur Darstellung von PDF-Dateien, integriert.

Welche Informationen müssen Rechnungen beinhalten?

Laut § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) müssen Rechnungen folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers und -erbringers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
  • Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Art und Umfang der Leistung bzw. der Waren
  • Liefertermin bzw. Zeitpunkt der Leistung
  • Umsatzsteuer bzw. Hinweis auf Befreiung
  • Eventuelle Preisminderungen

Dokumentendienstleister können eingehende Rechnungen übrigens gemäß § 14 Absatz 4 des UStG prüfen und sie darüber hinaus gegen Bestell- und Stammdaten abgleichen. Dies sorgt für Rechtssicherheit sowie eine hohe Qualität der übergebenen Daten und ermöglicht sogar eine Dunkelverarbeitung der Eingangsrechnungen.

Wie lässt sich die Lesbarkeit elektronischer Rechnungen sicherstellen?

Damit Sie auch in elektronischen Rechnungen umsatzsteuerliche Pflichtangaben lesen können, legen wir Ihnen die ECM-Lösungen unseres Partners OPTIMAL SYSTEMS ans Herz. Diese beinhalten unterschiedliche Viewer und ermöglichen die Darstellung elektronischer Rechnungen per Web auf dem Smartphone und dem Client.

Weitere Informationen finden Sie hier.