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Das Dokumentendatum als Dateiattribut beschleunigt Prozesse in HR-Abteilungen

Die digitale Personalakte entlastet HR-Verantwortliche weitestgehend von administrativen Aufgaben, sodass sie mehr Zeit haben, geeignete Mitarbeiter zu finden, sie zu fördern und auch zu binden. Hierfür sollten neben neu angelegten Dokumenten auch die Bestandsunterlagen digitalisiert vorliegen. Um das Potenzial digitaler Personalakten voll ausschöpfen zu können, ist es außerdem unerlässlich, die darin enthaltenen Dokumente zu klassifizieren und mit dem tatsächlichen Dokumentendatum zu versehen.

Was gilt als Dokumentendatum bei Personalunterlagen?

Das Dokumentendatum bei Personalunterlagen gibt an, wann ein Dokument erstellt, unterschrieben oder rechtskräftig wurde. Bei Arbeitsverträgen ist dies beispielsweise das Eintrittsdatum eines Mitarbeiters, bei Lohnjournalen jener Tag, an dem sie generiert wurden.

Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Personalunterlagen beachten

Personalakten müssen laut dem Gesetzgeber über Jahre aufbewahrt werden. Erfolgt dies papierbasiert, geht nicht nur viel Platz verloren. Auch müssen HR-Verantwortliche einen Großteil ihrer Zeit für Verwaltungstätigkeiten ver(sch)wenden. Hierzu gehört unter anderem die Sicherstellung der Aufbewahrungs- und Löschfristen. Konkret gelten folgende Regelungen:

Ist der Zeitpunkt gekommen, zu dem Unterlagen vernichtet werden können oder sogar müssen, gestaltet sich dieser Prozess je nach Aktenführung unterschiedlich, was folgende Gegenüberstellung zweier fiktiver Unternehmen verdeutlicht:

  • Die Meyer Analog GmbH beschäftigt 200 Mitarbeiter und bewahrt deren Personalakten als Papier auf. Jedes Jahr ist die Personalabteilung gefordert, die einzelnen Register der Akten händisch durchzugehen, um Unterlagen, die vernichtet werden sollen, auszusortieren. Optimistisch geschätzt sind dafür pro Personalakte 30 Minuten erforderlich. Das ergibt jährlich 100 Stunden und bei Lohnkosten von 60 € pro Stunde einen finanziellen Aufwand von 6.000 € – die Zeit für das Schreddern der Unterlagen nicht eingerechnet.
  • Die Meyer Digital GmbH beschäftigt ebenfalls 200 Mitarbeiter und hat sich bereits vor längerer Zeit dazu entschieden, ihre Personalakten digitalisiert aufzubewahren. Dabei sind die Digitalisate nach ihrem Typ entsprechend der Dokumentenstruktur der Meyer Digital GmbH wie Arbeitsvertrag, Beitragsabrechnung oder Gehaltsnachweis, klassifiziert und auch mit dem Dokumentendatum versehen. Die Personalverantwortlichen können so mithilfe einer einfachen Suche die zu vernichtenden Unterlagen selektieren und zum Löschen freigeben. Das Ganze ist innerhalb weniger Minuten erledigt.

Dokumentendatum erinnert an Schulungsmaßnahmen und Rezertifizierungen

Wenn bei Nachweisen von Schulungsmaßnahmen oder Zertifikaten das Dokumentendatum hinterlegt ist, haben HR-Verantwortliche jederzeit eine Übersicht darüber, wann diese erneuert werden müssen. Sie können dann die jeweiligen Mitarbeiter daran erinnern und sie rechtzeitig anmelden. Und es geht noch einfacher: Personalmanagement-Lösungen können ausgehend vom Dokumentendatum automatisch Prozesse starten und generieren eigenständig die Erinnerungsschreiben.

Schnellere Suchergebnisse dank des Dokumentendatums erzielen

Die Zufriedenheit der Anwender steigt auch insofern, als sie die Möglichkeit haben, anhand von Datumsangaben oder Zeiträumen zu suchen. Gerade bei vielen Mitarbeitern kann sich die Suche nach Dokumenten, etwa Lohnabrechnungen, aus einem bestimmten Zeitraum mühselig gestalten. In ECM-Systemen lässt sich die Zeitspanne direkt in der Abfrage definieren, sodass Anwender schneller die relevanten Dokumente finden.

Um ganzheitlich von digitalen Personalunterlagen zu profitieren, ist es unerlässlich, sie mit dem tatsächlichen Dokumentendatum zu versehen. Wenn auch Sie diesen Vorteil nutzen wollen, dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme – unabhängig davon, ob Ihre Personalakten noch analog oder bereits digital vorliegen. Übrigens können wir digitale Unterlagen nicht nur um das Dokumentendatum ergänzen, sondern sie auch gleich noch optimieren, etwa klassifizieren oder neu strukturieren.


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degewo AG: Digitalisieren im Großformat

Ob Mietvertrag, Grundbuchauszug oder Handwerkerrechnung: Bei der degewo AG werden Dokumente dank enaio® von OPTIMAL SYSTEMS und den Services von TROPPER fast ausschließlich digital verwaltet. Bei tausenden von Mieteinheiten fällt trotzdem jeden Tag viel Papier auf dem Postweg an. TROPPER DATA SERVICE holt sämtliche Papierdokumente ab,
scannt sie und stellt sie binnen 24 Stunden zur Verfügung.

Lesen Sie hier den vollständigen Anwenderbericht.


Hände mit Laptop bei der digitalen Transformation

So können Unternehmen die Digitalisierung vorantreiben

Eine kürzlich vom Digitalverband Bitkom veröffentlichte Studie hat ergeben, dass knapp die Hälfte der Unternehmen Probleme haben, die Digitalisierung zu bewältigen. Kompetente Dienstleister können helfen und das Fundament für mehr Wachstum legen.

Ortsunabhängiger Dokumentenzugriff, effizientere Kundenkommunikation und ein geringerer Platzbedarf gegenüber Papierarchiven zählen zu den Vorteilen der Digitalisierung. Aufgrund des hohen Fachkräftemangels sind aber vor allem die schnelleren Prozesse, die für eine digitale Transformation sprechen. Sie sorgen dafür, die vorhandenen Personalressourcen effizienter zu nutzen. Dennoch sind nach wie vor insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der Digitalisierung eher zögerlich. Ihnen fällt vor allem der Einstieg schwer.

Die Verantwortlichen fragen sich oftmals, wo sie am besten anfangen sollen. Ist es vielleicht der Posteingang oder doch eher die sich aneinanderreihenden Ordner mit Bestandsakten? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, da jede Organisation spezifische Gegebenheiten aufweist. So erhalten beispielsweise Telekommunikationsanbieter zahlreiche Kundenschreiben per Post, die zeitnah beantwortet werden müssen. Bei Banken steht oftmals die Bearbeitung von Kreditakten im Vordergrund, während Wohnungsunternehmen die Immobilienakten zu ihrem Alltag zählen. HR-Verantwortliche müssen Personalakten à jour halten, was in einer analogen Welt viel Zeit in Anspruch nimmt.

Externe Berater helfen bei der digitalen Transformation

Der Einstieg in die Digitalisierung kann mithilfe externer Unterstützung leichter fallen. Im Rahmen von Workshops sollten die bis dato analogen Abläufe gemeinsam im Hinblick auf Optimierungsmöglichkeiten durch die Digitalisierung bewertet werden. Bei dieser Bestandsaufnahme können wir aufgrund unserer Erfahrung bereits wertvolle Hinweise zur Umsetzung geben.

Doch nicht nur die Frage, womit Unternehmen beginnen sollten, steht im Raum, sondern auch jene, ob man die Digitalisierung mit eigenen Mitteln bewerkstelligen kann oder sie auslagert. Erfahrungsgemäß mangelt es insbesondere in KMU an den erforderlichen Ressourcen und dem Know-how, so dass es oftmals empfehlenswert ist, Digitalisierungsprojekte an einen Dienstleister zu delegieren. Das betrifft sowohl einmalige Projekte, also beispielsweise das Digitalisieren von Bestandsakten, als auch das Tagesgeschäft wie die Digitalisierung des Posteingangs. Das Auslagern ist häufig insofern sinnvoll, als eine Scandienstleistung heute mehr umfasst als nur den eigentlichen Digitalisierungsprozess, der inzwischen den geringsten Teil der Wertschöpfung ausmacht. Es geht vielmehr darum, die elektronischen Daten innerhalb definierter Folgeprozesse so zur Verfügung zu stellen, dass Unternehmen ihre Beschäftigten von Routinetätigkeiten entlasten und schneller auf Kundenanfragen reagieren können. Gerade dies erfordert spezifisches Wissen, was erfahrene Dokumentendienstleister bieten.

Steht auch Ihr Unternehmen noch am Anfang der digitalen Transformation? Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf! Wir begleiten Sie von Beginn an und stellen so die Weichen für Ihr Vorhaben. Unsere Mitarbeiter verfügen über das notwendige Know-how in puncto Beratung wie auch Umsetzung, ein dezidierter Ansprechpartner steht Ihnen während des gesamten Projektverlaufs zur Verfügung.


Tropper Data Service optimiert Unternehmensprozesse

Jede Rechnung muss aufbewahrt werden

Im sechsten Merksatz des Digitalverbands Bitkom geht es um die unveränderbare Aufbewahrung von Rechnungen. Diese müssen Unternehmen aus umsatzsteuerrechtlicher Sicht mindestens zehn Jahre vorhalten, unabhängig davon, ob sie papierbasiert oder elektronisch vorliegen. Gemeinsam mit unserem Partner OPTIMAL SYSTEMS können wir Unternehmen dabei unterstützen, diese gesetzliche Vorgabe einzuhalten und gleichzeitig den hybriden Rechnungseingang effizient zu managen.

Wann sind Rechnungen unveränderbar bzw. wie wird dies sichergestellt?

Eine Unveränderbarkeit ist grundsätzlich gegeben, wenn jederzeit auf den Originalzustand der Rechnung rückgeschlossen werden kann. Bei als Papier aufbewahrten Rechnungen ist dies ohne weiteres gewährleistet. Dagegen müssen bei elektronisch gespeicherten Rechnungen entsprechende Vorkehrungen getroffen werden, damit diese nicht nachträglich verändert, sondern revisionssicher aufbewahrt werden. Zu nennen sind dabei organisatorische Maßnahmen, diverse Kontrollmechanismen sowie der Einsatz geeigneter Hard- und Software. Unser Partner OPTIMAL SYSTEMS hilft mit seinem ECM-System enaio® beispielsweise dabei, dass Unternehmen hier auf der sicheren Seite sind. Die Lösung gewährleistet Rechts- und Revisionssicherheit, ist Compliance-konform und sichert die fristgerechte Aufbewahrung von Rechnungen. Dabei kann sie sowohl On-Premise als auch in der Cloud betrieben werden.
Darüber hinaus fordern die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eine Verfahrensdokumentation. Diese beschreibt alle technischen und organisatorischen Prozesse, womit belegt wird, dass Vorschriften zur Erfassung, Aufzeichnung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Rechnungen eingehalten werden.

Wie lässt sich der hybride Rechnungseingang effizient managen?

Nach wie vor erhalten Unternehmen Lieferantenrechnungen über unterschiedliche Kanäle – sei es analog per Post bzw. Telefax oder aber digital per E-Mail. Dienstleister unterstützen ihre Kunden beim Empfang, indem sie die papierenen Rechnungen scannen und dann digital zur Verfügung stellen.
Wir von TROPPER gehen noch einen Schritt weiter und übernehmen die Verarbeitung von Eingangsrechnungen unabhängig davon, ob sie papierbasiert sind oder elektronisch eingehen. Damit fungieren wir als Single Point of Truth und stellen so sicher, dass Unternehmen Rechnungen nicht mehrfach verarbeiten. Dazu digitalisieren wir Papierbelege mit Hochleistungsscannern, elektronisch erhaltene PDF-Rechnungen steuern wir direkt in den Verarbeitungsprozess ein. Unsere Kunden erhalten ihre Lieferantenrechnungen aufbereitet für ihr jeweiliges Zielsystem und können diese einheitlich verarbeiten. Die damit verbundenen Vorteile sind eine hohe Zeitersparnis, größere Transparenz sowie ein schnellerer Zugriff auf die Rechnungen.

Kleine Randnotiz: Der umgekehrte Weg, also digital empfangene Rechnungen auszudrucken und ersatzweise papierbasiert aufzubewahren, ist laut den GoBD übrigens nicht erlaubt. Dies wäre auch wirtschaftlich betrachtet und aus Umweltgründen absurd. Darüber hinaus ist die platzsparendere Aufbewahrung digitaler Dokumente gegenüber papierbasierten nicht zu unterschätzen, wie folgendes Rechenbeispiel zeigt: Fallen in einer Buchhaltung monatlich 1.000 Dokumente an, so sind dies pro Jahr 12.000. Rechnungen umfassen erfahrungsgemäß rund 1,5 Blatt pro Dokument, sodass jährlich 18.000 Papierbögen zusammenkommen, die in 45 Aktenordnern (à 400 Blatt) aufbewahrt werden müssen. Bei einer zehnjährigen Aufbewahrungsdauer ergeben sich daraus ca. 40 laufende Meter Platzbedarf!

Wie lassen sich digital aufbewahrte Rechnungen nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht gezielt löschen?

Damit Rechnungen nach Absolvieren ihres Document Lifecycles gezielt gelöscht werden können, müssen sie als solche klassifiziert in einem ECM-System abgelegt und mit ihrem Erstelldatum versehen sein. So können Unternehmen etwa in enaio® gezielt nach Rechnungen filtern, deren Aufbewahrungsfrist verstrichen ist, um sie dann automatisiert zu löschen oder dann jeweils entscheiden, ob sie tatsächlich gelöscht werden sollen. Dieser Prozess nimmt nur wenig Zeit in Anspruch, sollte aber vollständig dokumentiert werden. Damit ist jederzeit nachweisbar, welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt gelöscht wurden und wer dazu die Freigabe erteilt hat.

Mit unseren Dienstleistungen, unterstützt vom ECM-System enaio®, stellen wir sicher, dass Unternehmen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten effizient nachkommen und gleichzeitig von den Vorteilen einer digitalen Rechnungsverarbeitung profitieren. Wenn auch Sie sich von Aktenbergen in Ihrer Buchhaltung verabschieden und deren Mitarbeiter von monotonen Arbeiten befreien wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.


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Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten

Damit Unternehmen die Vorsteuer aus ihren Eingangsrechnungen geltend machen können, müssen diese gesetzliche Pflichtangaben beinhalten. So fasst es der Digitalverband Bitkom in seinem fünften Merksatz zu elektronischen Rechnungen zusammen. Die Regelung gilt sowohl für Papierrechnungen als auch für elektronisch zugestellte. Dokumentendienstleister können im Auftrag ihrer Kunden prüfen, ob diese Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) in den Rechnungen enthalten sind.

Was gehört zu den Pflichtangaben auf Rechnungen?

Folgende Bestandteile sind anzugeben:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers und -erbringers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
  • Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Art und Umfang der Leistung bzw. der Waren
  • Liefertermin bzw. Zeitpunkt der Leistung
  • Umsatzsteuer bzw. Hinweis auf Befreiung
  • Eventuelle Preisminderungen

Bei elektronischen Rechnungen sorgt unser Partner OPTIMAL SYSTEMS übrigens dafür, dass diese Angaben für das menschliche Auge lesbar sind.

Dokumentendienstleister können die Rechnungsprüfung übernehmen

Um sich von der Pflicht zur Rechnungsprüfung zu befreien, können Unternehmen diese Aufgabe an einen Dokumentendienstleister delegieren. Er kontrolliert, ob die oben genannten erforderlichen Angaben enthalten sind, und gleicht die Rechnungsinhalte darüber hinaus gegen Bestell- sowie Lieferantendaten ab.

Auch wir bei TROPPER übernehmen diese Prüfung selbstverständlich auf Kundenwunsch. Dabei können Sie wählen, ob Sie Ihre papierbasierten Rechnungen an ein Postfach liefern lassen, das wir leeren, oder wir die Unterlagen direkt bei Ihnen abholen. Zudem richten wir bei uns ein E-Mail-Postfach ein, sodass wir auch Ihre elektronischen Rechnungen erhalten und verarbeiten können. So fungieren wir als zentrale Sammelstelle für sämtliche Rechnungen – unabhängig davon, ob sie auf Papier ausgestellt oder elektronisch versendet werden.

Unser Service rund um die Rechnungseingangsverarbeitung sorgt somit für Rechtssicherheit und befreit Ihre Mitarbeitenden von lästigen Routineaufgaben.

Wenn auch Sie die Prüfung Ihrer Eingangsrechnungen an uns delegieren wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.


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Rechnungen müssen lesbar sein

Der vierte Merksatz des Digitalverbands Bitkom zu elektronischen Rechnungen besagt, dass umsatzsteuerliche Pflichtangaben in Rechnungen für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden müssen. Bei elektronischen Rechnungen sind dafür geeignete Anzeigeprogramme erforderlich. Unser Partner OPTIMAL SYSTEMS hat deshalb in seinen Enterprise-Content-Management(ECM)-Lösungen passende Viewer, etwa zur Darstellung von PDF-Dateien, integriert.

Welche Informationen müssen Rechnungen beinhalten?

Laut § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) müssen Rechnungen folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers und -erbringers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
  • Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Art und Umfang der Leistung bzw. der Waren
  • Liefertermin bzw. Zeitpunkt der Leistung
  • Umsatzsteuer bzw. Hinweis auf Befreiung
  • Eventuelle Preisminderungen

Dokumentendienstleister können eingehende Rechnungen übrigens gemäß § 14 Absatz 4 des UStG prüfen und sie darüber hinaus gegen Bestell- und Stammdaten abgleichen. Dies sorgt für Rechtssicherheit sowie eine hohe Qualität der übergebenen Daten und ermöglicht sogar eine Dunkelverarbeitung der Eingangsrechnungen.

Wie lässt sich die Lesbarkeit elektronischer Rechnungen sicherstellen?

Damit Sie auch in elektronischen Rechnungen umsatzsteuerliche Pflichtangaben lesen können, legen wir Ihnen die ECM-Lösungen unseres Partners OPTIMAL SYSTEMS ans Herz. Diese beinhalten unterschiedliche Viewer und ermöglichen die Darstellung elektronischer Rechnungen per Web auf dem Smartphone und dem Client.

Weitere Informationen finden Sie hier.


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Elektronische Rechnungen sind technologieneutral

Nachdem unser Beitrag zum ersten Merksatz für elektronische Rechnungen des Digitalverbands Bitkom eine gemeinsame Artikelserie mit OPTIMAL SYSTEMS eröffnet hat, möchten wir uns heute dem zweiten Merksatz widmen. Darin heißt es, dass sowohl für das Format, in dem Rechnungen erstellt werden, als auch für den Weg, auf dem sie übermittelt werden, die Technologieneutralität und Wahlfreiheit gilt.

Standards automatisieren die Rechnungsverarbeitung

Im zweiten Merksatz weist der Bitkom darauf hin, dass „für die Anforderungen der unterschiedlichen Zielgruppen am Markt verschiedene Rechnungsformate existieren, die sowohl strukturiert als auch unstrukturiert ausgestaltet sein können. Als unstrukturiert bezeichnet man eine simple PDF-Rechnung, die in der Praxis oft einer E-Mail angehängt wird. Um jedoch die Daten medienbruchfrei in die Unternehmensprozesse einlesen, prüfen und weiterverarbeiten zu können, bedarf es strukturierter Daten, die meist in Form eines XML-basierten Datensatzes vorliegen.“ Dabei sind die gängigsten Formate in Deutschland die XRechnung und ZUGFeRD, die von unserem Partner OPTIMAL SYSTEMS unterstützt werden. So erkennt deren ECM-Lösung enaio® diese Rechnungen automatisch und liest die eingebetteten XML-Daten aus. Die Vorteile: Es entfallen zahlreiche manuelle Arbeitsschritte, womit laut Bundeswirtschaftsministerium knapp 10 Euro Kosten pro Rechnung eingespart werden können. Zudem hat das Ministerium ermittelt, dass die Bezahlung einer Rechnung, die in einem digitalen Standard versandt wurde, im Durchschnitt 5,3 Tage früher angewiesen wird. Daher profitieren sowohl Kunden als auch Lieferanten davon, wenn Letztere auf die etablierten Standards XRechnung oder ZUGFeRD setzen. Dies ist allerdings nicht immer der Fall.

Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten

Erfreulicherweise verschicken zwar laut Bitkom knapp drei Viertel der Unternehmen in Deutschland mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen bereits digital, sie nutzen dabei allerdings nur selten strukturierte Formate. Somit erhalten Kunden Rechnungen in der Regel als einfache PDF-Dateien in ihr E-Mail-Postfach und müssen dann buchungsrelevante Daten extrahieren, um diese automatisiert zu verarbeiten. Hier können Dokumentendienstleister helfen, indem sie zunächst die Rechnungsdaten mittels Optical-Character-Recognition(OCR)-Technologien auslesen. Dabei prüfen wir zunächst, ob sie die Kriterien gem. § 14 des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Bei fehlenden Angaben erhalten die Kunden von uns das Originaldokument, sodass sie ihren Lieferanten informieren können. In einem weiteren Schritt erfolgt der Abgleich gegen die Stamm- und Bestelldaten. Der Kunde erhält dann die validierte Rechnung inklusive ihrer qualitätsgesicherten Daten im gewünschten Inhouse-Format.

Wir von TROPPER übernehmen bei zahlreichen Kunden die Verarbeitung eingehender Rechnungen unabhängig davon, ob sie papierbasiert sind oder per E-Mail eingehen, ob sie in strukturierter oder unstrukturierter Form vorliegen.

Papierbelege digitalisieren wir mit Hochleistungsscannern, elektronisch erhaltene PDF-Rechnungen steuern wir direkt in den Verarbeitungsprozess ein. Buchungsrelevante Informationen, wie Kreditor, Rechnungs- und Leistungsdatum, Betrag und Kontoverbindung sowie das Zahlungsziel, werden von uns ebenso ausgelesen wie die einzelnen Rechnungspositionen. Optional gleichen wir die Rechnungen mit den dazugehörigen Bestellungen ab. Die ausgelesenen Daten werden von uns sorgfältig validiert, bevor wir sie inklusive der Digitalisate in das Zielsystem des Kunden importieren. Schließlich lagern wir die Papierrechnungen für einen definierten Zeitraum ein und vernichten sie anschließend datenschutzkonform.

Fazit
Viele Unternehmen sind heute mit einem hybriden Rechnungseingang konfrontiert und müssen folglich unterschiedliche Verarbeitungsprozesse vorhalten. Wir von TROPPER sind in der Lage, Eingangsrechnungen für die Zielsysteme unserer Kunden einheitlich aufzubereiten. So entstehen für Unternehmen mit geringem Aufwand und überschaubaren Kosten aus Rechnungen wertvolle Assets.
Sind Sie neugierig geworden? In einem einstündigen kostenlosen Beratungsgespräch erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen Ihre Anforderungen, Prozesse und zukünftigen Projekte.


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Neue Blogserie zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Der Bitkom hat Merksätze für elektronische Rechnungen zusammengestellt, die einen Einblick in die Compliance-Anforderungen bezüglich elektronischer Rechnungen und der angrenzenden Geschäftsprozessen geben. In einer Artikelserie werden wir gemeinsam mit unserem Partner OPTIMAL SYSTEMS auf die wichtigsten dieser Merksätze eingehen. Dabei erhalten Sie einen Eindruck, wie Sie diese Leitlinien mit unseren Services und den Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS erfolgreich umsetzen können.

„Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln“

In diesem Merksatz weist der Digitalverband darauf hin, dass „Rechnungen in Papierform und elektronische Rechnungen umsatzsteuerrechtlich grundsätzlich gleich zu behandeln sind. Diese müssen die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen, insbesondere die Gewährleistung der Kriterien ‚Authentizität‘, ‚Integrität‘ und ‚Lesbarkeit‘.“

Damit papierbasierte und elektronische Rechnungen einheitlich verarbeitet werden können, ist es empfehlenswert, vorhandene Medienbrüche aufzulösen. Denn würden die per Post wie auch per E-Mail eingehenden Rechnungen in ihrem jeweiligen Ursprungsformat vorgehalten, müssten sie auf unterschiedliche Weise – und eben nicht einheitlich – verarbeitet werden. Die damit einhergehenden Prozesse müssten dann sowohl für Papier- als auch für elektronische Rechnungen aufgesetzt werden, was wenig effizient wäre. Hinzu käme eine hybride Aufbewahrung, was das Finden von Rechnungen deutlich erschweren würde.

Dienstleister bieten weitreichende Unterstützung bei der digitalen Rechnungsverarbeitung

Delegieren Unternehmen die digitale Rechnungsverarbeitung an einen spezialisierten Dienstleister, so profitieren sie immens von seinem Know-how und seinen Erfahrungen. Denn er kann nicht nur den eigentlichen Digitalisierungsprozess übernehmen, der inzwischen den geringsten Teil der Wertschöpfung ausmacht. Vielmehr noch kann er dazu beitragen, die elektronischen Daten für die darauffolgenden Prozesse so zur Verfügung zu stellen, dass Beschäftigte von Routinetätigkeiten entlastet und Rechnungen schneller gebucht und bezahlt werden.

Wir von TROPPER sind der Spezialist, wenn es um die Digitalisierung eingehender Rechnungen geht. Dabei übernehmen wir im Rahmen unserer Projekte nicht nur das bloße Scannen, sondern lesen auch buchungsrelevante Daten aus. Hierzu gehören u.a. der Kreditorenname, der Bestellbezug, das Rechnungs- und Leistungsdatum, der Betrag und die Kontoverbindung, einzelne Rechnungspositionen sowie das Zahlungsziel, die in einem XML-Datensatz abgelegt und unseren Kunden zusammen mit dem Digitalisat übergeben werden. Zudem gleichen wir die Rechnungen gegen die dazugehörigen Bestell- und Stammdaten ab. Auch per E-Mail eingehende Rechnungen werden von uns nach diesem Prinzip verarbeitet.

TÜV SÜD erzielt mehr Geschwindigkeit bei der Rechnungsverarbeitung

Jährlich verarbeiten wir im Auftrag unserer Kunden mehr als zwei Millionen Rechnungen. Ein Paradebeispiel ist der TÜV SÜD. Ihm waren die Prozesse einer manuellen Rechnungsverarbeitung zu ineffizient und Skontoverluste durch zu langsame Freigaben und Buchungen waren nicht selten. Folglich galt es, eine zeitgemäße, IT-gestützte Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu etablieren. Die Wahl fiel auf uns. Seither digitalisieren wir täglich die eingehenden Rechnungen, lesen sämtliche buchungsrelevanten Daten automatisch aus und gleichen diese mit vorhandenen Bestelldaten ab. Sind die Informationen konsistent, kann der TÜV SÜD die Rechnung „dunkel“, also ohne weiteren manuellen Eingriff, buchen. Bei Abweichungen oberhalb einer definierten Toleranzgrenze durchläuft die Rechnung einen in SAP integrierten Freigabe-Workflow. „Der gesamte Prozess läuft dank der Vorarbeit von TROPPER reibungslos“, sagt Tobias Jördens, Bereichsleiter Haupt- und Kreditorenbuchhaltung beim TÜV SÜD. Monatlich verarbeiten wir für das Dienstleistungsunternehmen durchschnittlich 20.000 Rechnungen und übermittelt ihm innerhalb von 24 Stunden die ausgelesenen Rechnungsdaten sowie das eingescannte Image der Rechnung. „Die schnelle Digitalisierung und die präzise Datenextraktion durch TROPPER sorgen im Optimalfall dafür, dass wir Rechnungen am Folgetag ihres Eintreffens buchen können“, so Tobias Jördens.

OPTIMAL SYSTEMS steuert die Freigabe elektronischer Rechnungen

Während wir mit unseren Services vor allem die Grundlage für ein elektronisches Rechnungsmanagement schaffen, übernimmt unser Partner OPTIMAL SYSTEMS mit seinen Lösungen insbesondere die Steuerung der Rechnungen. Einer seiner Kunden ist die Mediengruppe Pressedruck, die monatlich mehrere tausend Rechnungen erhält. Während diese früher manuell verarbeitet wurden, laufen die Rechnungsprozesse heute weitgehend digital ab. Ein zentrales Element dabei sind Workflows, die für eine hohe Automatisierung und damit eine Verkürzung von Durchlauf- und Bearbeitungszeiten sorgen. Zum Einsatz kommt dafür eine Rechnungseingangslösung mit Anbindung an SAP, die auf der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS basiert. Die Prüfung, Freigabe, Überwachung und Steuerung des gesamten Rechnungseingangs in SAP erfolgt digital. Dabei sind die lückenlose Dokumentation des Freigabeprozesses und die revisionssichere Archivierung der Rechnung sichergestellt. Zugleich dauert heute die Bearbeitung einer Rechnung durchschnittlich nur noch zwei Tage statt bis zu zwei Wochen bei der manuellen Bearbeitung.

Wenn auch Sie Ihren hybriden Rechnungseingang konsolidieren und von der automatisierten Verarbeitung von Rechnungen profitieren wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.


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Elektronische Personalakten gewinnen zunehmend an Bedeutung

Personalabteilungen nehmen heute vor allem aufgrund des Fachkräftemangels eine wichtigere Rolle denn je in Unternehmen ein. Ihre Hauptaufgabe ist es, geeignete Mitarbeiter zu finden, sie zu fördern und auch zu binden. Damit HR-Verantwortliche den damit verknüpften Tätigkeiten bestmöglich nachgehen können, sollten sie von administrativen Aufgaben weitgehend entlastet werden. Hierbei kann die elektronische Personalakte helfen, wie unsere Leiterin Personal, Simone Kropmanns, erläutert.

Elektronische Personalakten ermöglichen einen ortsunabhängigen Zugriff

Die Zeiten, in denen Personalakten eher stiefmütterlich behandelt und deren Wichtigkeit unterschätzt wurden, sind vorbei. Dazu trug unter anderem die Corona-Pandemie bei, in deren Verlauf zahlreiche HR-Mitarbeiter im Homeoffice ihren Tätigkeiten nachgingen. Das Problem dabei war, dass sie keinen Zugriff auf die Personalakten hatten, wenn diese lediglich als Papier vorlagen. Sie einfach mit ins Homeoffice zu nehmen, ist vor allem aus Datenschutzsicht äußerst bedenklich. So stellten viele Unternehmen auf digitale Personalakten um. Und damit sind wir bereits bei deren erstem Vorteil: Sie ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten, da man auf sie – unter den entsprechenden technischen Voraussetzungen – von überall zugreifen kann.

Elektronische Personalakten vereinfachen den Datenschutz

Darüber hinaus lassen sich elektronische Personalakten besser schützen als papierbasierte. Letztere müssen in verschlossenen Räumlichkeiten oder Schränken aufbewahrt werden, damit nur berechtigte Personen sie einsehen können. Dagegen können in entsprechenden Software-Lösungen Rechte granular vergeben werden, wer auf welche elektronischen Personalakten zugreifen darf.

Elektronische Personalakten beschleunigen die Bereitstellung von Unterlagen

Benötigt ein Arbeitnehmer ein Dokument aus der Personalabteilung, etwa die Teilnahmebescheinigung zu einer Weiterbildung, dann kann der Sachbearbeiter diese bequem in der digitalen Personalakte suchen und ihm auch digital zur Verfügung stellen. Bei einer papierbasierten Aktenhaltung dagegen muss das Dokument aufwändig in Ordnern gesucht und kopiert werden, was deutlich länger dauert. Ein anderes Beispiel ist die Lohnabrechnung, die Personalabteilungen entweder selbst erstellen oder vom Steuerberater digital erhalten. Die elektronische Personalakte ermöglicht es, die Abrechnungen dann einfach digital an die Mitarbeiter weiterzuleiten und in den jeweiligen Akten zu speichern. Der analoge Weg wäre mit einem wesentlich höheren Aufwand verbunden: Abrechnungen ausdrucken, kuvertieren, kopieren und ablegen. Dank Self-Services-Möglichkeiten können Mitarbeiter Urlaubsanträge digital einreichen und dabei direkt einsehen, ob es Überschneidungen mit Kollegen gibt. Auch das Hochladen wichtiger Unterlagen, wie abfotografierte Heiratsurkunden oder Mitteilungen über eine neue Adresse bzw. Bankverbindung verringern den administrativen Aufwand in der Personalabteilung.

Elektronische Personalakten sparen Platz

Personalabteilungen müssen nicht nur die Unterlagen der aktiven Mitarbeiter, sondern auch die der ausgeschiedenen Beschäftigten aufbewahren – letztere für mindestens zehn Jahre. Auf diese Weise kann in personalintensiven Unternehmen eine große Zahl von Dokumenten zusammenkommen. Erfolgt die Aufbewahrung digital, so spart das einiges an Papier und Regalmetern.
Unabhängig davon müssen Unternehmen aber besonders wichtige Unterlagen wie Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben zusätzlich in Papierform aufbewahren, da das Gesetz für diese noch die Schriftform vorsieht. Ausnahme sind elektronische signierte Arbeitsverträge, die nicht ausgedruckt, sondern lediglich digital aufbewahrt werden müssen.

Digitalisierung hält endgültig Einzug in Personalabteilungen

Übrigens forciert auch die Politik die Digitalisierung im Personalwesen. So müssen seit dem 1. Januar 2023 Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ihrer Beschäftigten elektronisch bei den Krankenkassen abfragen. Die Papiermeldung entfällt grundsätzlich. Zudem sieht der Gesetzgeber vor, dass Arbeitgeber ab dem Jahr 2026 bestimmte begleitende und erläuternde Unterlagen zum Entgelt nur noch in elektronischer Form aufbewahren müssen.

Da die Einführung einer elektronischen Personalakte mit einem gewissen Aufwand und organisatorischen Umstrukturierungen verbunden ist, lautet unsere Empfehlung, sie zeitnah anzugehen. Apropos Aufwand: Dieser sollte – möchte ein Unternehmen das Vorhaben in Eigenregie durchführen – nicht unterschätzt werden. So ist es nicht zielführend, Personalunterlagen einfach nur zu scannen und dann die PDF-Dateien auf dem Server abzulegen. Mit einer solchen Herangehensweise würde die Effizienz in Personalabteilungen nur marginal steigen und die Zufriedenheit der Anwender abnehmen. Um hingegen das volle Potenzial elektronischer Personalakten auszuschöpfen, sollten die Dokumente indexiert und klassifiziert und möglichst im Volltext durchsuchbar sein. Hierfür ist es empfehlenswert, einen kompetenten Dienstleister mit der Digitalisierung und Klassifizierung der Personalunterlagen zu beauftragen.

Wir von TROPPER haben bereits zahlreiche Unternehmen bei der Einführung elektronischer Personalakten erfolgreich unterstützt. Unsere Kunden profitieren insbesondere von unserer Erfahrung, unserem Know-how und unserem ganzheitlichen Service – vom Initialworkshop über die Verarbeitung der Dokumente inklusive Qualitätssicherung bis hin zur datenschutzkonformen Lagerung bzw. Vernichtung der papierenen Akten. Darüber hinaus sorgen wir dafür, dass die elektronischen Personalakten über entsprechende Schnittstellen zuverlässig in unterschiedlichste Zielsysteme gelangen.

Wenn auch Sie sich von Ihren papierbasierten Personalakten befreien und damit Ihre Personalabteilung von administrativen Tätigkeiten entlasten wollen, dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.


Hände mit Laptop bei der digitalen Transformation

Qualitätssicherung bei Digitalisierungsprojekten

Unabhängig vom öffentlichkeitswirksamen Erscheinen von ChatGPT existieren bereits seit längerem Lösungen, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) basieren. Mit deren Einsatz werden Prozesse weitgehend automatisiert und händisches Eingreifen minimiert. Ein Beispiel ist die Klassifizierung von Dokumenten. Allerdings sollte man sich dabei nicht darauf verlassen, dass die KI stets korrekt arbeitet.

OCR- und KI-Technologien erweitern den Scanprozess

Als Dokumentendienstleister setzen wir auf intelligente Technologien, die bei der Indexierung und Klassifizierung von Unterlagen unterstützen. Dazu werden die Dokumente zunächst gescannt und ihre Images mit einer OCR-Lösung ausgelesen. Anhand ihres Ergebnisses können dann intelligente Klassifizierungsalgorithmen erkennen, um welche Dokumentenart es sich handelt. So gelingt es uns, eine Vielzahl der maschinell erstellten Dokumente automatisiert zu verarbeiten. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Papierdokumente strukturiert sind, wie es beispielsweise bei Formularen oder Rechnungen der Fall ist und die Inhalte deshalb zuverlässig ausgelesen und richtig klassifiziert werden können.

Visuelle Qualitätssicherung

Unabhängig von der Leistungsfähigkeit der Technologien ist es zumindest bei bestimmten Dokumententypen empfehlenswert, in einem weiteren Arbeitsschritt durch qualifizierte Mitarbeiter visuell zu prüfen, ob die ausgelesenen Werte bzw. die maschinell vorgenommenen Klassifikationen korrekt sind. Dies gilt etwa, wenn Kunden ihre von uns verarbeiteten Eingangsrechnungen „dunkel“ verarbeiten möchten. Gerade zu Projektbeginn empfehlen wir hier eine umfassende Qualitätssicherung. Hierzu vereinbaren wir mit unseren Kunden, welche Felder stets zu prüfen sind und welche dann kontrolliert werden sollen, wenn die OCR-Software bezüglich der Korrektheit unsicher ist bzw. wenn ein vereinbarter Gütegrad unterschritten wird. Diese Qualitätssicherung kann in Abstimmung mit dem Kunden schließlich sukzessive reduziert werden, da die Systeme mit jedem neu zu verarbeitenden Dokument dazulernen und so die Fehlerquote kontinuierlich sinkt.

Zudem minimiert eine visuelle Qualitätssicherung das Risiko, dass eine KI-Lösung Dokumente als korrekt klassifiziert einschätzt, obwohl die Klassifizierung tatsächlich nicht korrekt ist (False Positive).

Bei anderen Dokumenten ist die visuelle Qualitätskontrolle von weniger großer Bedeutung. Hier kann es – auch aus Budgetgründen – sinnvoll sein, diese nur stichprobenartig vorzunehmen. Gerade bei jenen Dokumenten, die lediglich aus Platzgründen digitalisiert werden sollen und auf die nur noch selten zugegriffen wird, ist es nicht entscheidend, ob alle Seiten richtig herum gedreht sind. Müssen dann Mitarbeiter ein Dokument einmal selbst drehen, ist dies erheblich günstiger als eine vollständige Qualitätskontrolle.
Geht es hingegen um die Digitalisierung des Tagesgeschäfts, so empfehlen wir dringend, diese auf Vollständigkeit und korrekte Klassifizierung und Indizierung prüfen zu lassen. Dies ist insbesondere dann notwendig, wenn Papierbelege vernichtet werden sollen (ersetzendes Scannen).

Letzten Endes obliegt dem Kunden die Entscheidung, ob er eine vollständige, stichprobenartige oder gar keine Qualitätskontrolle wünscht. Hierzu beraten wir natürlich vor Projektbeginn im Rahmen eines gemeinsamen Workshops.

Kurzum, berücksichtigen Sie in Ihrem Digitalisierungsprojekt auch das Thema Qualitätssicherung und setzen Sie auf die Erfahrungen eines Dienstleisters, der flexibel auf Ihren Bedarf eingehen kann. Bei geschäftskritischen Dokumenten sollte zwingend gewährleistet sein, dass Ihre Digitalisate dem Originaldokument entsprechen sowie vollständig und auch lesbar sind. Zum anderen ist sicherzustellen, dass die ausgelesenen Daten korrekt und Ihre Dokumente richtig kategorisiert sind. Auch für die Akzeptanz und Zufriedenheit der Anwender ist die richtige Ausrichtung geschäftskritischer Dokumente am Bildschirm von enormer Bedeutung. Bei anderen Dokumenten steht das Kosten-Nutzen-Verhältnis im Fokus. Doch ganz gleich, für welchen Weg Sie sich entscheiden: Bei uns sind Ihre Dokumente in guten Händen – versprochen! Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.