Digitaler Posteingang – selber machen oder outsourcen?

Wenn Sie entschieden haben, Ihren Posteingang zu digitalisieren, stehen Sie vor der Wahl, dies in Eigenregie durchzuführen oder an einen Dienstleister outzusourcen. Natürlich lautet unsere Empfehlung, diese Arbeit auszulagern. Warum? Ganz einfach! Die Digitalisierung des Posteingangs ist ein komplexer Prozess, bei dem zahlreiche Aspekte berücksichtigt werden sollten:

  • Wie lassen sich die unterschiedlichen Formate der Poststücke (Dokumente, Briefe, Pläne, Fotos, Belege, Urkunden) am einfachsten digitalisieren?
  • Welche Briefsendungen dürfen geöffnet und welche müssen verschlossen an Empfänger weitergeleitet werden?
  • Was passiert mit den Original-Dokumenten?
  • Wie ist sichergestellt, dass eingehende Rechnungen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verarbeitet werden?

Damit nimmt auch der Aufgabenumfang für die Poststelle zu, was grundsätzlich mehr Ressourcen und Know how erfordert.
Zudem ist die Einführung der Digitalisierung weitaus sinnvoller, wenn damit verbunden der gesamte Prozess – von der Dokumentenentstehung, über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung – optimiert wird.

Auslagern von Poststellen hat zahlreiche Vorteile

Delegieren Sie die Digitalisierung des Posteingangs an einen kompetenten Dienstleister, dann profitieren Sie von seinem Know-how und seinen Erfahrungen. Er verfügt außerdem über das erforderliche skalierbare technische Equipment, so dass er in der Lage ist, schwankende Lasten im Jahresverlauf abzufangen. Sein Know-how kann vor allem dazu beitragen, das Projekt bereits im Vorfeld in die richtigen Bahnen zu lenken. Dazu führen wir beispielsweise gemeinsame Workshops mit unseren Kunden durch, in denen unter anderem die Parameter und Prozesse definiert werden.

Vorteile des Outsourcings:

  • Transparente Abrechnung über Pauschalen (Kostenkontrolle)
  • Zusätzliche Investitionen in Personal sowie in Hard- und Software entfallen
  • Flexible Personaldisposition z. B. in Spitzenzeiten und Sommerlöchern
  • Schnellere Projektrealisierung
  • Fokussierung auf das Kerngeschäft mit optimaler Nutzung vorhandener Ressourcen

Abhängig von den Rahmenbedingungen bieten wir an, die Post bei Ihnen im Haus zu verarbeiten oder aber in einer unserer Produktionsstätten. Entscheiden Sie sich für Ersteres, benötigen wir geeignete Räumlichkeiten. Dabei können Sie uns die erforderliche Hard- und Software zur Verfügung stellen oder wir bringen unser eigenes Equipment mit. Der Vorteil dieses Szenarios sind kurze Wege zwischen Ihrer und unserer Projektleitung. Optional übernehmen wir weitere Services wie z. B. die Hauspostverteilung, den Warenein- und -ausgang oder die Büromittelausgabe.

Alternativ holen wir die Post (mehrmals) täglich bei Ihnen ab, leeren Ihr Postfach oder wir nutzen den Bring- und Abholservice der Post. Damit Ihre Unterlagen sicher in unseren Produktionsstätten ankommen, unterhalten wir einen eigenen Fuhrpark mit Fahrzeugen, die mit GPS-Sendern ausgestattet sind. Die stabilen, feuerfesten Transportkoffer, in denen Ihre Post die Reise zu uns antritt, sind mit Schließmechanismen versehen. Den Prozess der Abholung des Posteingangs bis hin zur Übermittlung der erzeugten Dateien definieren exakt zwischen unseren Kunden und uns vereinbarte Regeln.

Unabhängig davon, für welches Vorgehen Sie sich entscheiden, erfassen wir in einem Service-Level-Agreement (SLA), in welchem Zeitrahmen wir Ihnen die digitalisierten Images über welche Schnittstellen zur Verfügung stellen.

Fazit: Den Posteingang in Eigenregie zu digitalisieren, stellt hohe Anforderungen an das interne Know-how und technische Equipment. Außerdem wächst der Aufwand für die Poststelle, was zusätzliches Personal erfordert. Weiterhin sind Schwankungen im Jahresverlauf, unterschiedliche Servicelevel oder Krankheits- und Urlaubszeiten zu berücksichtigen. So lautet unsere Empfehlung, den Posteingang von einem spezialisierten Dienstleister digitalisieren zu lassen.
Sprechen Sie uns gerne dazu an.


Vom analogen Papier zum digitalen Zwilling

Mit der Digitalisierung ihres Posteingangs können Unternehmen mobile und dezentrale Arbeitsformen umsetzen. Zu den weiteren Vorteilen zählen die effizientere Gestaltung der nachfolgenden Prozesse sowie eine bessere Auskunftsfähigkeit bei Kundenanliegen. Doch welche Schritte gehören eigentlich zu einer digitalen Posteingangsverarbeitung?

Digitaler Posteingang – viel mehr als „Briefe scannen“

Damit Unternehmen vom digitalen Posteingang profitieren, müssen die eingehenden Briefe zunächst sortiert werden. Denn bestimmte Personenkreise wie Vorstände, Personalabteilungen oder Betriebsräte möchten ihre Eingangspost ungeöffnet erhalten. Im Fachjargon ist hierbei von White Lists und Black Lists die Rede, denen die Poststücke anhand von Absender, Empfänger, Typ oder Inhalt (z. B. amtliches Schreiben) zugeordnet werden:

  • White List: Diese Eingangspost kann direkt digitalisiert werden. Die darauffolgende Behandlung ist ausführlich in einer entsprechenden Anweisung wiedergegeben.
  • Black List: Diese Poststücke werden nicht der Regelverarbeitung zugeführt, sondern ungeöffnet an den jeweiligen Empfänger weitergeleitet.

Zur Aufbereitung der in der White List erfassten Post gehört – neben dem Öffnen der Briefumschläge mit geeigneten Briefschlitzmaschinen – das Auseinanderfalten der Briefe, das Entfernen von Klammern und Heftungen, das Reparieren von Schäden und ggf. das Kopieren schlechter Vorlagen. Diese Tätigkeiten erfordern höchste Sorgfalt, denn nur saubere Dokumentenvorlagen gewährleisten eine ausreichende Qualität der digitalisierten Images. Weiterhin ist festzulegen, wie mit Sonderformaten (z. B. ausklappbare Formulare, Plänen oder Ausweisen) verfahren werden soll.

Es ist zu prüfen, ob Dokumente, z. B. eigene Verträge oder Formulare, mit Barcodes (insbesondere QR-Codes), die zusätzliche Parameter beinhalten, versehen werden können. In den Barcodes sind weitere Informationen hinterlegt, beispielsweise die Dokumentenart, Kunden- oder Personalnummern bzw. gegebenenfalls Angaben, ob die Dokumente direkt in ein Archiv-, Enterprise-Content- oder Workflow-System übertragen werden sollen.

Hohe Qualität bei der Erfassung sicherstellen

Nachdem die vorbereitenden Tätigkeiten erledigt sind, erfolgt die Digitalisierung. Dabei gilt die Qualität der digitalen Erfassung der Briefpost als Schlüssel zu einer erfolgreichen Integration in nachgelagerte Prozesse. Die Auswahl geeigneter Scanner und die Auflösung spielen hier eine entscheidende Rolle. In der Regel ist es ausreichend, Dokumente mit einer Auflösung von 200 dpi zu digitalisieren. Sollen sie allerdings per OCR ausgelesen oder Formulare erkannt werden, sind 300 dpi empfehlenswert.

Königsdisziplin: Klassifizieren und Indexieren

Das Potenzial einer digitalisierten Eingangspost kommt vollständig zum Tragen, wenn die Dokumente auch klassifiziert und indexiert werden. Wir setzen dabei auf intelligente, selbstlernende Erkennungssoftware auf Basis der Künstlichen Intelligenz, die benötigte Informationen in den Dokumenten ausliest und verifiziert. Das Ergebnis lässt sich dann zur automatischen Verschlagwortung, zur Volltextrecherche sowie zur Klassifizierung nach einzelnen Dokumentenarten wie Rechnungen, Bestellungen oder Kundenbeschwerden nutzen.

Zur digitalen Posteingangsverarbeitung gehören also sowohl technisches Equipment als auch methodisches Know-how. Denn die Grundregel lautet: Je genauer und sorgfältiger im Posteingang gearbeitet wird, umso besser laufen die nachgelagerten Prozesse. Als professioneller Dienstleister verfügen wir über beides in hohem Maße und zusätzlich über langjährige Erfahrung. Wenn Sie darüber nachdenken, die Digitalisierung Ihres Posteingangs outzusourcen und von den Vorteilen zu profitieren, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.


Digitaler Posteingang als Basis für New Work

Obwohl die Homeoffice-Pflicht seit dem 1. Juli 2021 aufgehoben ist, lag der Anteil der Beschäftigten, die zumindest teilweise zu Hause arbeiten, im August laut Statista bei rund 24 Prozent. Insofern sind Unternehmen weiterhin gefordert, ihren Mitarbeitern einen ortsunabhängigen Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente zu ermöglichen. Dies gilt auch für den täglichen Posteingang, der in der Regel Auslöser für weitere Prozesse ist. Typische Beispiele sind Rechnungen, Bestellungen oder Kundenanfragen.

Es liegt auf der Hand, dass Mitarbeiter im Homeoffice keine Möglichkeit haben, die im Unternehmen eingehende Briefpost einzusehen. Die Weiterleitung über einen Botendienst ist keine praktikable Lösung, da sie zum einen organisatorisch nur schwer zu stemmen ist und zum anderen die Dokumente dann in der Unternehmenszentrale fehlen. Auch die Vorgaben der DSGVO werden verletzt, wenn Briefe mit persönlichen Daten ungesichert auf dem privaten Küchentisch liegen.

Die Frage, die sich also stellt, ist, wie die Post zur Bearbeitung zeitnah ins Homeoffice gelangt und zugleich weiterhin im Unternehmen verfügbar ist. Schließlich warten Kunden ungern auf die Beantwortung ihrer Bestellungen oder Anliegen, und Eingangsrechnungen sollten innerhalb des Zahlungsziels beglichen werden.

Digitaler Posteingang + digitale Ablage = ortsunabhängiger Zugriff

Die Antwort lautet, den Posteingang zu digitalisieren und in einem zentralen Enterprise-Content-Management-System abzulegen. Als Alternative zu einem ECM-System und als Einstiegslösung bietet sich unser TDS Archiv an. Hierbei handelt es sich um eine cloudbasierte Archivsoftware, die einen ortsunabhängigen Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente ermöglicht. Im Vergleich zu herkömmlichen Cloudspeicher-Lösungen wie beispielsweise Dropbox oder SharePoint beinhaltet unser TDS Archiv weitergehende Funktionen. Dazu gehören unter anderem

  • die revisionssichere Archivierung gemäß Anforderungen den GoBD,
  • umfassende Recherchefunktionen,
  • eine flexible Einrichtung beliebiger Aktenstrukturen, z. B. Immobilien- oder Vertragsakten und
  • die Versionshistorie.

Für die Nutzung von TDS Archiv ist lediglich eine Internetverbindung und ein Webbrowser erforderlich. Aufgrund dieses direkten Einsatzes der Software ohne Installationsaufwand ist TDS Archiv vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen, aber auch für einzelne Abteilungen geeignet.

Für die Digitalisierung des Posteingangs sprechen aber noch weitere Argumente als nur das eines räumlich unabhängigen Arbeitens. Dazu gehört beispielsweise, dass Dokumente

  • gleichzeitig von mehreren Personen eingesehen werden können,
  • schneller gefunden werden, wenn sie verschlagwortet oder mit einer OCR-Software ausgelesen sind,
  • mit entsprechenden Workflow-Lösungen digital durch den dazugehörigen Prozess gesteuert werden und
  • platzsparender sowie DSGVO-konform aufbewahrt werden können.

Von diesen Vorteilen profitieren Unternehmen natürlich nicht nur in Homeoffice-Zeiten. Denn digitale Technologien machen die Arbeit generell einfacher. So gaben im Rahmen einer Befragung des Digitalverbands Bitkom 78 % der Teilnehmenden an, dass diese Technologien für sie unerlässlich seien, um ihren Tätigkeiten nachzugehen; 62 % sagten, diese würden sie bei der Arbeit motivieren.

Fazit: Das Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Viele Unternehmen haben die Vorteile inzwischen erkannt und gewähren ihren Beschäftigten zumindest teilweise die Arbeit in den eigenen vier Wänden. Mit der Digitalisierung des Posteingangs und einer zentralen digitalen Aufbewahrung werden wichtige Grundlagen geschaffen, damit New Work tatsächlich funktioniert.

Wie wir Sie dabei unterstützen können, lesen Sie hier.


Mit einem funktionierenden Digital Workplace zu neuen, glücklichen Mitarbeitern

Schneller Dokumentenzugriff, schlanke Prozesse, effizientere Kundenkommunikation, geringerer Platzbedarf für Papierarchive – viele Vorteile der Digitalisierung sind bekannt, andere weniger. Zu letzteren zählt die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern. Dabei kann sie in Zeiten des Fachkräftemangels über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.
Während die geburtenstarken Jahrgänge der Babyboomer nach und nach in Rente gehen, rücken im Arbeitsleben jüngere Generationen nach. Sie sind anders aufgewachsen. Menschen der Generation Y beispielsweise, also diejenigen, die zwischen den frühen 1980er Jahren und Mitte der 1990er Jahre geboren wurden, sind geprägt von materiellem Wohlstand, von Umbrüchen wie den Terroranschlägen am 11. September 2001, der Finanz- und Eurokrise, sowie digitalen Technologien. Sie haben das Internet verinnerlicht, eine hohe digitale Kompetenz und gelernt, alles zu hinterfragen. Selbstverständlich erledigen sie ihre Bankgeschäfte am Smartphone, laden sich Rechnungen aus Onlineportalen herunter und shoppen lieber online auf dem Sofa als in die Stadt zu fahren. Immer wieder neue Technologien bereiten ihnen kein Kopfzerbrechen. Sie nutzen sie intuitiv. Unternehmen, die sich die Fähigkeiten der Generation Y zunutze machen wollen, müssen wissen, dass Vertreter dieser Jahrgänge den Anspruch haben, dass auch ihr Arbeitgeber digital aufgestellt ist.

Was folgende Generationen erwarten

Das bedeutet nicht nur zu verstehen, dass es für die Ypsiloner ein Schritt zurück in die Steinzeit wäre, Aufgaben auf Basis von Papier zu bearbeiten, Anträge analog zu stellen und Formulare händisch zu unterschreiben. Als Menschen, die in ihrer Arbeit Sinn und Freunde finden sowie diese mit ihrem Privatleben in Einklang bringen wollen, legen sie großen Wert auf flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten. Dies setzt neben dem Digital Workplace an sich mobile, anwenderfreundliche und zeitgemäße Lösungen voraus. Doch selbst solche können ihr volles Potenzial nur dann entfalten, wenn die Strukturen und die Unternehmenswerte passen. Um dies zu erreichen, sollten Entscheider die digitale Transformation auch in den unternehmensinternen Prozessen spätestens jetzt in Angriff nehmen und ganzheitlich umsetzen.
Bei der Realisierung einer solchen Strategie sind vor allem kleine sowie mittelständische Unternehmen gefordert. Denn insbesondere sie laufen Gefahr, ihre Chancen zu verspielen und gegenüber größeren Wettbewerbern weiter zurückzufallen, wie eine Umfrage des Digitalverbandes Bitkom zum Stand der Digitalisierung der deutschen Wirtschaft ergab. Ein Ansatz für sie besteht darin, sich das dafür benötigte Know-how über externe Berater ins Haus zu holen.

Digital vorliegende Informationen als Enabler

Mit dem Blick von außen können sowohl eine Bestandsaufnahme als auch die Definition von Zielen oft leichter erfolgen. Immerhin sollte die Digitalisierung kein Selbstzweck sein, sondern Enabler. Es geht darum, gesteckte Ziele zu erreichen, von denen die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern nur eines darstellt. Dieses gilt es, mit den anderen Zielen in Einklang zu bringen. Dementsprechend müssen dann passende Maßnahmen identifiziert und ausgewählt werden. Dazu gehören zum Beispiel die Überführung von Bestandsakten in digital zugängliche Informationen und der schrittweise Aufbau digitaler Prozesse als ein Grundpfeiler einer professionellen Digitalstrategie, die für das ganze Unternehmen gilt und die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle in den Fokus rückt.

In digital vorliegenden und in den passenden Formaten gespeicherten Dokumenten lassen sich Informationen effizient automatisch erschließen und weiterverarbeiten. Dies ermöglicht einfaches, schnelles Teilen, aber auch eine bequeme Suche, über welche sich die benötigten Dokumente innerhalb kürzester Zeit auffinden lassen. Ebenso ist transparentes gemeinsames Bearbeiten unabhängig vom Ort und vom Endgerät möglich – ob es sich um Präsentationen, Bestellungen oder Auswertungen handelt. Dadurch, dass die Informationen zentral vorgehalten werden, kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter stets die aktuellen Daten verwenden.

Mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben

Wichtig ist, die Mitarbeiter in die Gestaltung der neuen Prozesse einzubeziehen. Immerhin sind sie diejenigen, welche die neuen Schritte anwenden und mit den neuen Technologien arbeiten sollen. Das bedeutet unter anderem, auf ihre Bedürfnisse zu schauen und sie in die Transformation einzubeziehen. Gleichzeitig kann mit diesem Weg auch der kulturelle Wandel unterstützt werden – hin zu einer empathischen Führungskultur, flachen Hierarchien und beruflicher Weiterentwicklung.
Fazit: Stellen Unternehmen jetzt die richtigen Weichen, um ihre Digitalstrategie derart zielgerichtet und ganzheitlich umzusetzen, werden Mitarbeiter künftig nicht nur von zeitraubenden administrativen Tätigkeiten entlastet. Sie arbeiten auch gerne mit den eingesetzten neuen Technologien, sodass diese ihr gesamtes Potenzial entfalten können und Unternehmen einen größeren Grad an Effizienz erreichen. Gleichzeitig haben die Mitarbeiter wesentlich mehr Zeit für wertschöpfende sowie sinnstiftende Aufgaben – was nicht nur der Generation Y mit ihren dringend benötigten digitalen Kompetenzen entgegenkommt, sondern allen Beschäftigten und den Firmen selbst.


TROPPER investiert in Nachhaltigkeit

Das Thema Nachhaltigkeit gewinnt immer mehr an Bedeutung. Wir bei TROPPER tragen dem gerne aus Überzeugung Rechnung. Deshalb haben wir jetzt kräftig in die Nutzung alternativer Energiequellen investiert.

„Unsere Mitarbeiter sind ab sofort auch mit drei hybriden Firmenwagen zu unseren Kunden unterwegs“, erläutert unser Direktor Vertrieb, Bodo Boer. Passend dazu haben wir an unserem Firmensitz in Leverkusen eine Ladesäule installiert. Außerdem wurde das Hallendach mit Solarpanels versehen, so dass unser Standort mit Strom aus regenerativen Quellen versorgt wird.

Diese Maßnahmen ergänzen die Nachhaltigkeit der bisherigen Dienstleistungen im Bereich Dokumenten-Management, Input-Management und Automatisierung von Geschäftsprozessen in konsequenter Weise. Denn: „Digitalisierung schont die Umwelt“, sagt Bodo Boer und erklärt: „Sie spart zum Beispiel Papier und ermöglicht die Arbeit aus dem Homeoffice, wodurch Wege zur und von der Arbeit entfallen, klimaschädliche Emissionen reduziert werden und Menschen wertvolle Lebenszeit gewinnen.“


Die Digitalisierung der Personalakte – planen und umsetzen

Online-Vortrag am 28.09.2021

Sie wollen mehr Klarheit und Wissen über die Vorgehensweise bei der Digitalisierung von Personalakten? Dann melden Sie sich zu der HRnetworx WebConference an! Diese findet am 28. September 2021 von 9:00 bis 13:30 Uhr statt.

Dort zeigen unser Account Manager Julian Braun gemeinsam mit unserem Direktor Vertrieb Bodo Boer um 11:00 Uhr auf, welche organisatorischen und technischen Anforderungen beim Digitalisieren von Personalakten zu berücksichtigen sind. Konkret beantworten die beiden Referenten folgende Fragen:

  • Was ist vor der Digitalisierung der Akte zu beachten?
  • Welche Varianten der Digitalisierung gibt es?
  • Wie sieht der Digitalisierungsprozess aus?
  • Was passiert eigentlich danach mit dem Tagesgeschäft?

HR-Abteilungen profitieren von der ortsunabhängigen Bereitstellung digitaler Informationen und von einem schnelleren sowie ortsunabhängigen Zugriff auf die Dokumente der Personalakte. Hierdurch verbessern sich Effizienz und Datensicherheit.

Der Vortrag richtet sich vor allem an Personalleiter, Personalreferenten und Chief Digital Officer.
Sichern Sie sich unter folgendem Link Ihre Teilnahme: https://hrnetworx.com/webco/anmeldung/dig-akte2809

Sehen wir uns am 28. September 2021 um 11:00 Uhr? Wir freuen uns auf Sie!

ZUR ANMELDUNG

Elektronische Personalakten erfolgreich einführen

Personalabteilungen arbeiten mit zahlreichen mitarbeiterbezogenen Dokumenten, die nach Gesetzesvorgabe zum Teil deutlich länger als zehn Jahre aufzubewahren sind. Bei einer papierbasierten Ablage müssen qualifizierte Mitarbeiter einen großen Anteil unqualifizierter Tätigkeiten wie Ablage, Suchen in Aktenordnern usw. vornehmen. Damit werden unnötig Ressourcen gebunden, die effektiver in das Personalmanagement einfließen können. Die Einführung einer elektronischen Personalakte schafft Abhilfe.
Dennoch scheuen viele Unternehmen vor einem Einführungsprojekt zurück, weil sie den Aufwand für die Digitalisierung ihrer Bestandsakten fürchten. Auch führen Datenschutzbedenken, insbesondere des Betriebsrates, häufig zu einem Veto. Ist die Entscheidung für die digitale Personalakte gefallen, geht es darum, das neue System sinnvoll in die vorhandene IT-Landschaft einzubinden. Diese Anleitung soll Unternehmen dabei helfen, eine digitale Personalakte einzuführen.

1. Betriebs- /bzw. Personalrat frühzeitig einbinden
Mit ihm werden gemeinsam die Regelungen innerhalb einer Betriebsvereinbarung in Bezug auf Zugriffsberechtigungen und Datenschutz definiert.

2. An Dienstleister auslagern oder intern digitalisieren?
Entscheidungskriterien hierfür sind – neben der Aktenanzahl –das vorhandene Budget für die Einführung der digitalen Personalakte sowie die verfügbaren internen Ressourcen.

3. Umgang mit Kopien festlegen
In vielen Unternehmen existieren eine Personalakte und zusätzlich eine sogenannte Abrechnungsakte mit allen abrechnungsrelevanten Informationen. Die Dokumente beider Akten sollen später im elektronischen Archiv in einer Akte sichtbar sein. Dabei kommt es häufig vor, dass Dokumente doppelt vorhanden sind (Beispiel: Original des Arbeitsvertrages in der Personalakte, Kopie in der Abrechnungsakte). Im Voraus muss geklärt werden, wie mit diesen doppelten Dokumenten umgegangen wird. Doppelt in der elektronischen Personalakte, Aussortieren durch den Kunden, Aussortieren durch den Dienstleister?

4. Positiv- / Negativlisten definieren
Vor der Bestandsdigitalisierung ist zu klären, ob es sogenannte Positiv-/ Negativlisten gibt. Dokumente, die in einer Negativliste enthalten sind, werden vor der Digitalisierung (meist durch den Dienstleister, selten durch den Kunden) aussortiert. Dies können Abmahnungen sein, die älter als drei Jahre sind, ebenso Original SV-Ausweise, LST-Karten etc. An der Stelle wird auch festgelegt, was mit den Dokumenten passieren soll (Vernichtung oder zurück zum Kunden). In der -Positivliste werden die Dokumente nach der Digitalisierung aussortiert, die im Original vom Kunden aufbewahrt werden müssen/ sollen. Das sind beispielsweise Original-Arbeitsverträge, Urkunden, Darlehensverträge.

5. Erforderliche Scanauflösung ermitteln
Zu 90 % werden die Personalakten in Schwarz-Weiß mit einer Auflösung von 200 dpi (nur bei OCR-Volltexterkennung 300 dpi) gescannt, da das Beleggut der Personalakten größtenteils aus Schwarz-Weiß-Dokumenten besteht. In seltenen Fällen wird alles farbig gescannt. Dabei ist auf die Dateigröße zu achten. Um die Imagegrößen auf ein „normales“ Maß zu bringen, gibt es sogenannte Komprimierungssoftware, die die Größe des Farb-Images auf die Größe eines Schwarz-Weiß-Image bringt. Teilweise werden die Dokumente in Schwarz-Weiß gescannt und Fotos in Farbe. Dies leisten die heute eingesetzten Scanstationen automatisch.

6. Digitalisierungsvarianten definieren
Bei der Digitalisierung der Bestandsakten gibt es drei Möglichkeiten:

  • Digitalisierung einer Akte = ein Dokument
    Bei dieser Vorgehensweise werden alle Dokumente in der chronologischen Reihenfolge der bisherigen Ablage gescannt und als ein Dokument (beispielsweise PDF, PDF/A oder Multipage-Tiff) abgelegt. Dabei erfolgt die Indizierung nach Personalnummer, Name und Vorname, evtl. auch Geburtsdatum. Diese Variante ist zwar kostengünstig, erschwert aber die spätere Arbeit innerhalb der elektronischen Personalakte, da durch die komplette Akte (meist zwischen 100 bis 150 Seiten) gescrollt werden muss, um ein bestimmtes Dokument zu finden, selbst wenn die Dokumente mit einem OCR-Volltext erstellt werden. Hinzu kommt, dass die meisten Betriebsräte einen OCR-Volltext in der Betriebsvereinbarung untersagen.
  • Digitalisierung pro Akte nach vorhandener Registerstruktur
    Hierbei wird die derzeit in der physischen Akte vorhandene Registerstruktur (meist 8 bis 10 Register) beibehalten. Ein Register bildet dann ein Dokument. Innerhalb des Dokumentes werden die Seiten in der chronologischen Reihenfolge gescannt. Auch hier erfolgt die Indizierung nach Personalnummer, Name und Vorname, evtl. auch Geburtsdatum. Auch diese Variante ist kostengünstig, erschwert aber ebenfalls die Arbeit innerhalb der elektronischen Personalakte, selbst wenn eine Grobeinteilung nach der vorherigen Registerstruktur erfolgt ist. Des Weiteren erfolgt ein Bruch in der Ablage zu den neu abzulegenden Dokumenten, die direkt einer Dokumentenstruktur zugeordnet werden. Die Dokumente der „Altakte“ werden in einer Registerunterteilung abgelegt, die neuen nach Dokumentenklasse aufgeteilt.
  • Digitalisierung pro Akte mit Klassifizierung nach Dokumentenart
    Diese Variante stellt die Königsdisziplin der Bestandsaktendigitalisierung dar. Hierbei wird die in der physischen Akte vorhandene Registerstruktur aufgelöst und jedes Dokument einer Dokumentenklasse (z. B. Bewerbung, Arbeitsvertrag, Krankenversicherung etc.) zugeordnet. Meist sind dies ca. 60 bis 80 unterschiedliche Dokumentenarten. Jedes Dokument wird nach Personalnummer, Name und Vorname, Geburtsdatum indiziert. Zusätzlich wird empfohlen, jedem Dokument ein Datum, z. B. das der Entstehung, mitzugeben. Damit kann eine Historie über die Dokumente in der elektronischen Personalakte abgebildet werden, wenn mehrere Dokumente einer Klasse vorhanden sind. Alternativ wird als Dokumentendatum ein Default-Datum erfasst (z. B. 01.01.1900). So ist erkennbar, welche Dokumente aus der Bestandsakte kommen und welche Dokumente nach Einführung der elektronischen Personalakte in das Archiv abgelegt wurden. Aus Erfahrungen heraus lässt sich feststellen, dass die etwas teurere Lösung sich sehr schnell amortisiert, da die elektronische Personalakte einheitlich (Altbestand und laufende Dokumente) abgebildet ist und die Mitarbeiter wesentlich effizienter mit der elektronischen Personalakte arbeiten können.

7. Schnittstellen schaffen
Findet die initiale Digitalisierung der Personalakten durch einen Dienstleister statt, so kann dieser in der Regel über Schnittstellen die marktgängigen Archive und damit die elektronische Personalakte befüllen. Voraussetzung hierzu ist eine ausführliche Schnittstellenbeschreibung über den Aufbau des Datensatzes und des Imageformates (PDF, PDF/A oder Tiff). Im Regelfall hat die digitale Personalakte darüber hinaus eine einfache Schnittstelle zur automatischen Übernahme von Massendaten und -dokumenten aus vorhandenen Systemen, etwa dem jeweiligen Abrechnungs- oder Personalmanagementsystem. Über eine integrierte Schaltfläche können Personalsachbearbeiter außerdem aus einer beliebigen Mitarbeiterakte heraus auf Knopfdruck z. B. nach SAP HCM in den Stammdatensatz des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und umgekehrt. Idealerweise bringt die digitale Personalakte auch eine Schnittstelle zu gängigen Bewerbermanagement-Systemen mit. Diese überführt im Einstellungsprozess dann alle Daten und Dokumente des ausgewählten Kandidaten automatisch in eine neue Mitarbeiterakte. Damit vermeidet die Personalabteilung doppelte Datenführung und -pflege.

8. Maßnahmen zu Datensicherheit und -schutz definieren
Bei dem Beleggut der digitalen Akte handelt es sich um sehr vertrauliche personenbezogene Daten, die dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) unterliegen. Wenn die Akten durch einen Dienstleister digitalisiert werden, ist darauf zu achten, dass dieser die Richtlinien des BDSG einhält und die Mitarbeiter entsprechende Verpflichtungen unterschrieben haben. Je nach Branche können weitere Gesetze bzgl. des Datenschutzes greifen. Dies sollte vertraglich geregelt werden. Auf jeden Fall sollte der Dienstleister ein Datenschutz- und Datensicherheitskonzept aushändigen. Der Datenschutz beginnt bereits beim Transport der Akten. Die Akten sollten in feuerfesten, fest verschließ- und verplombbaren Datenschutzkoffern oder -containern abgelegt und dann ohne Zwischenstopp vom Dienstleister direkt in die Produktionsstätte gebracht werden. Bei der Übernahme sollte immer ein Logistikprotokoll unterschrieben werden, das Informationen über die Anzahl der Datenschutzbehältnisse enthält und bestätigt, dass diese verschlossen und versiegelt waren.

Den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten und -dokumente gewährleistet eine elektronische Personalakte durch ein rollenbasiertes Benutzerkonzept. Dieses regelt nicht nur, wer welche Dokumente einsehen darf, sondern auch welche Bearbeitungsmöglichkeiten – beispielsweise Lesen, Bearbeiten oder Drucken – zur Verfügung stehen. Dabei können alle Dokumentzugriffe über die automatische Protokollierung und alle Änderungen über die automatische Versionierung nachvollzogen werden. Die Benutzerrechte verwaltet die Fachabteilung im Idealfall eigenständig, damit kein IT-Administrator Einsicht in das System haben muss. Darüber hinaus sind in der digitalen Personalakte alle Dokumente sicher verschlüsselt und so gegen unberechtigten Zugriff geschützt. Zusätzliche Sicherheit bietet das Löschen von Dokumenten nach dem Vier-Augen-Prinzip und die optionale Verwendung von qualifizierten elektronischen Signaturen.

9. Entsorgung der Papierakten regeln
In den meisten Fällen werden die Dokumente beim Dienstleister für einen gewissen Zeitraum (meist drei Monate) unter datenschutzrechtlichen Bedingungen zwischengelagert und anschließend nach Erteilung einer Vernichtungsfreigabe nach BDSG Sicherheitsstufe 3 oder 4 vernichtet. Alternativ können die alten Papierakten den jeweiligen Mitarbeitern ausgehändigt und so die Vernichtungskosten gespart werden.


Von den Vorteilen der elektronischen Personalakte profitieren

Unternehmen scheuen oft die Einführung einer elektronischen Personalakte, weil sie den Aufwand für die Digitalisierung ihrer Bestandsakten fürchten. Folgende Argumente unterstützen Personalabteilungen bei der internen Überzeugungsarbeit, z.B. gegenüber dem Management, dem Betriebsrat oder der IT-Abteilung.

Professionelle Digitalisierung durch einen Dienstleister bietet Vorteile.

  1. Monetärer Nutzen: Die Digitalisierung einer Personalakte kostet je nach Variante zwischen 8 und 15 Euro bei einer durchschnittlichen Blattanzahl von ca. 100 Blatt. Dies ist ein Richtwert, der für die Budgetplanung angesetzt werden kann. Bei einer Gegenüberstellung zu den jetzigen Kosten ist zu berücksichtigen, welchen Aufwand es bedeutet, die physische Akte aus dem Archiv zu nehmen, Dokumente abzulegen und die Akte zu pflegen. Auch der Suchaufwand ist sehr hoch, vor allem wenn Dokumente falsch abgelegt sind oder gar in einer anderen Personalakte abgeheftet wurden. Diese Dokumente sind so gut wie nicht mehr zu finden. Für die Digitalisierung der meist großen Papierbestände ist keine Hard- /Softwarebeschaffung seitens des Kunden erforderlich. Ebenso entfällt die kostenintensive Bereitstellung von Personal für die Aufgabenerfüllung.
  2. Zeitlicher Nutzen: Ein Dienstleister kann ca. 500 bis 1.000 Personalakten innerhalb einer Woche komplett verarbeiten. Wenn ein Unternehmen dies selbst tun würde, weil ein Scanner bereits im Hause ist, dauert es erheblich länger, da die Scanner nicht den Hochleistungsscannern eines Dienstleisters gleichgestellt sind. Des Weiteren ist zu berücksichtigen, dass die Zuordnung der Dokumentenklassen durch Mitarbeiter des Unternehmens erfolgt. Dies ist meist nicht gewünscht bzw. ganz auszuschließen, da die Mitarbeiter dann auf alle personenbezogenen Informationen der Personalabteilung Zugriff haben. Professionelle Dienstleister verfügen über geschultes Personal und hochwertige Scanner- und Softwareumgebungen; sie sind daher in der Lage, größte Aktenbestände innerhalb kurzer Zeit qualitativ anspruchsvoll nach den Vorgaben des Kunden zu verarbeiten und so den Einführungsaufwand für die digitale Personalakte zu minimieren.
  3. Qualitativer Nutzen: Ein Dienstleister, der schon sehr viele Personalaktenprojekte realisiert hat, verfügt über entsprechendes Fachpersonal für die Klassifizierung. Des Weiteren erfolgen in allen Prozessschritten Qualitätskontrollen bis hin zu Sichtkontrollen von 100 %. Dabei wird das eingescannte Image 1:1 mit dem Original verglichen. Bei diesem Prozessschritt kommen Doppelblatteinzüge, die Scanner nicht erkennen, zum Vorschein. Auch schlecht lesbare Images können einem Rescan zugeführt werden. Professionelle Dienstleister verfügen über große Erfahrung bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten; sie können daher anspruchsvolle Indizierungsanforderungen, z.B. durch automatisierte Klassifizierungsmethoden und/oder die Zurverfügungstellung des „Intelligent Content Finder“ (ICF) erfüllen. Das Personal des Dienstleisters ist „neutral“ gegenüber den Akteninhalten und hat keinen Bezug zu dem Mitarbeiter, dessen Akte verarbeitet wird.

Die elektronische Personalakte rechnet sich.

  1. Monetärer Nutzen: Der Return on Investment der elektronischen Personalakte liegt vor allem in einer qualitativen Verbesserung der Personalarbeit durch ein optimiertes und effizienteres Prozessmanagement. Doch auch finanziell rechnet sich die digitale Personalakte für Unternehmen. Sie bietet das größte Einsparpotenzial, wenn Unternehmen ihre Entgeltabrechnung von Papierbelegen und Postversand auf elektronische Belege und Abruf per Self-Service umstellen. Für die Erstellung und Ablage jedes Entgeltnachweises lassen sich so rund 2 Euro pro Monat einsparen. Ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern realisiert damit eine Ersparnis von 24.000 Euro im Jahr. Wurde bisher ein Lagerraum als Archiv für Alt- und Bestandsakten angemietet, fallen zusätzlich nicht unerhebliche Mietkosten weg. Auch die Papier-, Druck- und Kopierkosten der Personalabteilung reduzieren sich durch elektronische Archivierung erheblich. Die zu tätigende Investition lässt sich zu diesen Einsparungen einfach in Relation setzen und der Break-Even-Point ermitteln – vor allem wenn sich Unternehmen bei der Produktauswahl für eine flexible Standardlösung zum Festpreis entscheiden. Dagegen bergen Entwicklungsprojekte meist ein höheres Investitionsrisiko, weil der nötige Dienstleistungsaufwand oft nicht punktgenau beziffert werden kann.
  2. Zeitlicher Nutzen: Gegenüber Entwicklungsprojekten hat eine flexible Standardlösung auch den Vorteil, dass sie innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit eingeführt ist. Unternehmen profitieren so schnellstmöglich von dem Nutzen der elektronischen Personalakte. Der zeitliche Nutzen lässt sich dabei genauso wie der finanzielle Nutzen anhand einiger Erfahrungswerte nahezu allgemeingültig bewerten: In Unternehmen mit traditionellem Papierarchiv sind Personalsachbearbeiter im Schnitt mehr als einen Tag pro Woche damit beschäftigt, Dokumente abzulegen und danach zu suchen. Demgegenüber lassen sich Dokumente in einer digitalen Personalakte ungefähr vier Mal schneller ablegen und zehn Mal schneller finden. Zusätzlich gewinnen die Personalreferenten Zeit durch den standortübergreifenden Zugriff auf die Mitarbeiterakten sowie die Self-Service-Funktionen für Führungskräfte und Mitarbeiter. Jedem einzelnen steht damit wöchentlich etwa ein frei gewordener Arbeitstag für andere wichtige Aufgaben – z.B. die Personalentwicklung – zur Verfügung. Darüber hinaus verbessern sich die Responsezeiten bei Anfragen durch die betreuten Mitarbeiter oder das Management.
  3. Qualitativer Nutzen: Mit der elektronischen Personalakte sind Personalreferenten auf Knopfdruck jederzeit informiert. Außerdem ist ihre Aktenführung einheitlich und vollständig. Direkt aus Mitarbeiterakten heraus ermöglichen Korrespondenz- und Formularvorlagen im Unternehmensdesign eine schnelle und einheitliche Kommunikation. Darüber hinaus gewährleisten geführte Prozesse und Wiedervorlagen Prozessqualität und Termintreue. Mit dem elektronischen Skillmanagement und einem in die digitale Personalakte integrierten Auswertungsmodul lassen sich die Personalentwicklung und das Controlling deutlich verbessern.

Fazit: Personalabteilungen, die das Optimierungspotenzial ihrer HR-Prozesse mit dem Multitalent „elektronische Personalakte“ voll ausschöpfen, arbeiten nicht nur effizient, sondern auch mit höchst möglicher Servicequalität. Dadurch steigt ihr Ansehen innerhalb des Unternehmens enorm.

Sie wollen erfahren, wie die Einführung der elektronischen Personalakte nachhaltig geplant und ganz konkret umgesetzt werden kann? Dann schauen Sie sich die Aufzeichnung unserer WebSession zu dem Thema an!


Der elektronische Posteingang für Versicherungsunternehmen – Mit digitalen Prozessen den Kundenservice optimieren

In der Versicherungsbranche ist die Digitalisierung längst angekommen. Das Einreichen von Schadensfallmeldungen oder Rechnungen auf elektronischem Weg wie per E-Mail, Apps oder über Online-Portale ist heute selbstverständlich. Doch tatsächlich erhalten Versicherungen immer noch große Mengen an Papierpost. Zehn Millionen Blatt jährlich sind in manchen Unternehmen keine Seltenheit. Das sind durchschnittlich 120 bis 160 kg physische Post pro Tag!

Die eingehende Briefpost und Nachrichten über elektronische Kanäle bilden bei Versicherungen den Startpunkt für die weitere Kommunikation mit dem Kunden. Typische Beispiele sind Schadensfallmeldungen oder Leistungsabrechnungen, deren Bearbeitung Kunden innerhalb kürzester Zeit erwarten.

Das Konzept der digitalen Posteingangsverarbeitung setzt genau hier an. Neben der Digitalisierung der physischen Post, erfolgt zeitgleich die Zusammenführung der Korrespondenz aller Kanäle. Durch die Konsolidierung der Multi-Channel-Kommunikation können Versicherungen ihre Reaktionszeiten bei der Regulierung signifikant optimieren und profitieren außerdem von

  • transparenten, zeitsparenden Prozessen,
  • der Möglichkeit, parallel und standortübergreifend auf Informationen zuzugreifen,
  • einer Ersparnis von Kosten und Ressourcen wie Personal-, Stromkosten oder Miete und
  • dem Wegfall manueller Tätigkeiten.

Neben dem Scannen der Briefe erfolgt die Anreicherung mit zusätzlichen Informationen. Klassifizierungen wie Versicherungsnummer oder Dokumenten-Typen helfen beispielsweise, den Vorgang schneller in die Struktur eines Dokumenten-Management-Systems einzuordnen. Das Auslesen der Daten mittels OCR- bzw. KI-Techniken wiederum spart das händische Übertragen von Informationen in nachfolgende Anwendungen beispielsweise zur Schadens- oder Rechnungsregulierung. Zudem stehen die Dokumente dann volltextfähig zur Verfügung, was das Auffinden von Informationen erheblich vereinfacht. Die Sachbearbeiter und Kundenberater haben damit alle notwendigen Dokumente und Informationen zur Bearbeitung und in der Kommunikation mit dem Kunden schnell zur Hand.

Die TROPPER DATA SERVICE AG übernimmt – neben der Digitalisierung und Weiterleitung des Posteingangs – zudem das gesamte Poststellen-Management. Für große Versicherungskonzerne kann sich dies lohnen, wenn auch physische Aufgaben, wie Botengänge und das Paket-Management, ausgelagert werden sollen.

Auf den Punkt gebracht: Ob kleinerer Spezial oder großer Allround-Versicherer – die digitale Posteingangsverarbeitung verkürzt Reaktionszeiten auf Kundenanliegen und trägt damit erheblich zu einem besseren Kundenservice bei.


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TROPPER sorgt bei TÜV SÜD für mehr Geschwindigkeit bei der Rechnungsverarbeitung

Case Studies

TROPPER sorgt bei TÜV SÜD für mehr Geschwindigkeit bei der Rechnungsverarbeitung

Der TÜV SÜD ist ein international führender Anbieter technischer Dienstleistungen mit weltweit mehr als 25.000 Beschäftigten in 1.000 Niederlassungen. Um die Verarbeitung eingehender Rechnungen zu beschleunigen, setzt das Unternehmen seit mehreren Jahren auf die Expertise der TROPPER DATA SERVICE AG. So ist es TÜV SÜD gelungen, die Durchlaufzeit der Rechnungen drastisch zu verkürzen.

Die Prozesse einer manuellen Rechnungsverarbeitung sind ineffizient, Skontoverluste durch zu langsame Freigabe und Buchung nicht selten. Das waren auch die Argumente des TÜV SÜD, eine zeitgemäße, IT-gestützte Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu etablieren.

Einen Großteil der dazugehörigen Aufgaben übernimmt TROPPER DATA SERVICE. Der Full-Service-Provider digitalisiert täglich die eingehenden Rechnungen, liest sämtliche buchungsrelevanten Daten mit einer KI-Software automatisch aus und gleicht diese mit vorhandenen Bestelldaten ab. Bei einer Konsistenz kann TÜV SÜD die Rechnung „dunkel“, also ohne weiteren manuellen Eingriff, buchen. Bei Abweichungen oberhalb einer definierten Toleranzgrenze durchläuft die Rechnung einen in SAP integrierten Freigabe-Workflow. „Der gesamte Prozess läuft dank der Vorarbeit von TROPPER reibungslos“, sagt Tobias Jördens, Bereichsleiter Haupt- und Kreditorenbuchhaltung bei TÜV SÜD.

TROPPER DATA SERVICE übermittelt TÜV SÜD innerhalb von 24 Stunden die ausgelesenen Rechnungsdaten und das eingescannte Image der Rechnung. „Die schnelle Digitalisierung und präzise Datenextraktion durch TROPPER sorgen im Optimalfall dafür, dass wir Rechnungen am Folgetag ihres Eintreffens buchen können“, so Tobias Jördens.

Mittlerweile sind alle 27 Vertriebsgesellschaften des TÜV SÜD in Deutschland an den Prozess der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung angeschlossen. Zusätzlich erhält TROPPER DATA SERVICE die bereits gescannten Rechnungen von 18 Auslandsgesellschaften und erfasst deren buchungsrelevante Daten. So werden jährlich circa 240.000 Rechnungen verarbeitet. Deren Durchlaufzeit hat sich signifikant reduziert, sodass Skontooptionen genutzt werden. Zudem spart der TÜV SÜD Ressourcen für die Rechnungserfassung. Tobias Jördens abschließend: „Dass TROPPER unsere verschiedenen internationalen Rechnungen verarbeiten kann, ist für uns als global aufgestelltes Unternehmen natürlich ein ganz großer Vorteil.“

Über den TÜV SÜD:
Im Jahr 1866 als Dampfkesselrevisionsverein gegründet, ist der TÜV SÜD heute ein weltweit tätiges Unternehmen. Mehr als 25.000 Mitarbeiter sorgen an über 1.000 Standorten in rund 50 Ländern für die Optimierung von Technik, Systemen und Know-how. Sie leisten damit einen wesentlichen Beitrag, um technische Innovationen wie Industrie 4.0, autonomes Fahren oder erneuerbare Energien sicher und zuverlässig zu machen.


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