Digitale Immobilienakte: alle Informationen auf einen Blick
Das Verwalten von Immobilien und den jeweiligen Mieteinheiten ist aufgrund der vielfältigen, heterogenen Aufgaben eine Herausforderung für viele Immobilienunternehmen. Kommen dann der Austausch mit Maklern, Handwerkern und Banken hinzu, steigen die Anforderungen spürbar. Die Informationsflut innerhalb eines uneinheitlichen und häufig noch analogen Dokumenten-Managements kann die täglichen Arbeitsabläufe unnötig verkomplizieren.
Die TROPPER DATA SERVICE AG bietet die optimale Lösung mit der digitalen Immobilienakte: In ihr werden sämtliche Dokumente und Daten zu den jeweiligen Immobilienobjekten gebündelt. Das gewährleistet jederzeit den Überblick über alle Informationen rund um Gebäude und Mietverhältnisse – schnell, flexibel und zuverlässig.
Die digitale Immobilienakte beinhaltet im Gegensatz zur reinen Mieterakte eine ganze Reihe weiterer Informationen. Dokumente, die den Mieter betreffen wie Mietverträge, Rechnungen, E-Mails, Grundrisse und Mahnungen werden ebenso für die digitale Immobilienakte aufbereitet wie Daten von Maklern und anderen Partnern.
Mit der digitalen Immobilienakte ist jederzeit die nötige Transparenz über alle Immobilien gewährleistet.
Oftmals lagern alle Dokumente zu den Immobilien in Archivräumen. Wer Informationen braucht, muss die Ordner manuell durchsuchen. Ob die Papierakten immer vollständig sind, ist nicht gewährleistet. Vor Feuer oder Wasser sind sie nicht immer geschützt. Die digitale Immobilienakte schafft einen Ort, an dem alle Informationen transparent gebündelt und ortsübergreifend verwaltet werden.
Übersichtlich: Alle Mieter- und Objektakten auf einem Blick dank der strukturierten Ablage ein- und ausgehender Dokumente
Schnell: Bei Neuvermietungen oder Fragen von Mietern und Maklern kann sofort Auskunft gegeben werden
Flexibel: Papierlose Arbeit an verschiedenen Standorten
Platzsparend: Aktenberge adé – mit einem Mausklick Zugriff auf alle Informationen
Rechtssicher: Gewährleistung einer revisionssicheren Ablage und Aufbewahrung nach §9 BDSG
Flexibles Wohnungs- und Immobilienmanagement von Heute
Professionelles Immobilienmanagement erleichtert die Arbeit deutlich. Die umfangreichen Daten, die in der Mieterkommunikation, im Vertrags- und Mahnwesen anfallen, werden in der digitalen Immobilienakte zusammengefasst.
Dafür digitalisiert TROPPER DATA SERVICE sämtliche Informationen vom Post- und Rechnungseingang bis hin zu Mietverträgen und Grundrissen und stellt die Daten den Fachabteilungen oder -anwendungen elektronisch zur Verfügung. Für Dokumente, die Unternehmen per E-Mail erhalten, richten wir einen zentralen Empfang ein, sodass auch diese Informationen in der digitalen Immobilienakte inkludiert sind.
2020
Initialworkshop
In einem gemeinsamen Workshop analysieren wir die Ausgangssituation. Wir überprüfen die bestehende Archivstruktur, richten diese nach den aktuellen Prozessanforderungen aus und definieren ein gemeinsames Ziel. Dabei werden wichtige Parameter wie die künftige Aktenstruktur, Dokumentenkategorien oder eine mögliche datenschutzkonforme Entsorgung bzw. Erhaltung der Papierakten nach Einführung geklärt.
Startschuss für die Projektplanung
Nachdem der Status quo analysiert und das Ziel definiert ist, geht es an die konkrete Projektplanung. In dieser definieren wir einen realistischen Zeitplan mit konkreten Abläufen und Meilensteinen und klären die Investitionsplanung.
Datenschutzgerechter Transport der Dokumente in die TROPPER Produktionsstätte
Die zu verarbeitenden Dokumente werden nach Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes unter anderem mittels GPS-überwachter Transportfahrzeuge zu einer unserer TROPPER-Produktionsstätte transportiert.
Aufbereiten & Scannen
Bevor ein hochwertiger Scan erfolgen kann, werden die zu digitalisierenden Dokumente umfangreich aufbereitet. Der Scanvorgang erfolgt mithilfe modernster Hochleistungsscanner durch unsere erfahrenen Mitarbeiter*innen und zu jeder Zeit unter höchsten Sicherheitsvorkehrungen.
Klassifizierung & Qualitätssicherung
Im nächsten Schritt erfolgen eindeutige und logische Klassifizierungen und Indizierungen der Immobilienakte. Während des gesamten Scanprozesses legen wir besonders großen Wert auf eine gründliche Qualitätskontrolle. Die gescannten Images werden eigenhändig von unseren Mitarbeitern*innen überprüft und mit den Papierunterlagen verglichen.
Import in das Kundenverwaltungssystem
Die digitalen Images und Indexwerte werden gemäß den Kundenanforderungen über eine zertifizierte Schnittstelle bereitgestellt. Aufzubewahrende Papier-Dokumente werden datenschutzkonform an das Finanzinstitut zurückgesandt oder bei TROPPER eingelagert.
TROPPER DATA SERVICE – die Digitalisierungsexperten
Wir, die TROPPER DATA SERVICE AG sind ein führendes Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen für Dokumenten-Management und spezialisiert auf die Digitalisierung und Datenverarbeitung. Seit 2003 digitalisieren wir Immobilienakten und migrieren diese für unsere Kunden in unterschiedlichste IT-Systeme. Kunden profitieren neben individuellen Problemlösungen und einem sehr guten Preis-/Leistungsverhältnis von unserer Flexibilität und der zielführenden Projektausrichtung.
Darüber hinaus garantieren wir unseren Kunden bei allen Schritten des jeweiligen Digitalisierungsprozesses höchsten Datenschutz und Sicherheit durch:
Personalisierte Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und Brandschutzmaßnahmen
Strikte logische und physikalische Trennung der Produktionsnetze von den Verwaltungsnetzen
Orientierung an den vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfohlenen Maßnahmen des IT-Grundschutzes
Verschlüsselte Datenübertragung (VPN, SFTP) und ein zentrales Firewall-Management.
Sparen Sie Zeit & Nerven – durch die Digitalisierung Ihrer Immobilienakten!Christian Gunkel, Key Account Manager
