Digitale Immobilienakte: Alle Informationen auf einen Blick
Das Verwalten von Immobilien und der jeweiligen Mieteinheiten ist aufgrund der zahlreichen heterogenen Aufgaben eine Herausforderung für viele Immobilienunternehmen. Die Informationsflut innerhalb einer uneinheitlichen und häufig noch analogen Papierablage verlangsamt die täglichen Arbeitsabläufe.
Wir ebnen Ihnen den Weg hin zu schlankeren Prozessen und einer höheren Effizienz. Der Schlüssel dazu sind digitale Immobilienakten, die sämtliche Daten und Dokumente zu den jeweiligen Objekten bündeln. Dies gewährleistet jederzeit den Überblick über alle Informationen rund um die Immobilien und jeweiligen Wirtschaftseinheiten – schnell, flexibel und zuverlässig.
Die digitale Immobilienakte beinhaltet nicht nur mieterbezogene Dokumente wie Mietverträge, Rechnungen, E-Mails, Grundrisse und Mahnungen, sondern auch Dokumente und Verträge mit Maklern und anderen Partnern.
Häufig lagern alle Dokumente zu den Immobilien noch immer als Papier in Archivräumen. Wer Informationen benötigt, muss die Ordner manuell durchsuchen. Doch deren Vollständigkeit ist nicht durchgehend gewährleistet, und auch ein Schutz vor Feuer oder Wasser besteht nur bedingt. Die digitale Immobilienakte schafft einen sicheren Ort, an dem alle Informationen transparent gebündelt und ortsübergreifend verwaltet werden.
Übersichtlich: Alle Mieter- und Objektdaten auf einen Blick dank der strukturierten Ablage ein- und ausgehender Dokumente
Schnell: Sofortige Auskunftsfähigkeit bei Rückfragen von Behörden, Eigentümern und Dienstleistern
Flexibel: Papierloses Arbeiten an verschiedenen Standorten
Platzsparend: Aktenberge, ade – und mit einem Mausklick Zugriff auf alle Informationen
Rechtssicher: Revisionssichere Ablage und Aufbewahrung nach aktuellen Vorgaben der DSGVO
Flexibles Wohnungs- und Immobilienmanagement von heute
Professionelles Immobilienmanagement erleichtert die Arbeit deutlich. Die umfangreichen Daten, die in der Mieterkommunikation, im Vertrags- und Mahnwesen anfallen, werden in der digitalen Immobilienakte zusammengefasst.
Dafür digitalisiert TROPPER DATA SERVICE sämtliche Informationen vom Post- und Rechnungseingang bis hin zu Mietverträgen und Grundrissen und stellt die Daten den Fachabteilungen oder -anwendungen elektronisch zur Verfügung. Für Dokumente, die Unternehmen per E-Mail erhalten, richten wir einen zentralen Empfang ein, sodass auch diese Informationen in der digitalen Immobilienakte inkludiert sind.
2020
Initialworkshop
In einem gemeinsamen Workshop analysieren wir die Ausgangssituation. Wir überprüfen die bestehende Archivstruktur, richten diese nach den aktuellen Prozessanforderungen aus und definieren ein gemeinsames Ziel. Dabei werden wichtige Parameter wie die künftige Aktenstruktur, Dokumentenkategorien oder eine mögliche datenschutzkonforme Entsorgung bzw. Erhaltung der Papierakten nach Einführung geklärt.
Startschuss für die Projektplanung
Nachdem der Status quo analysiert und das Ziel definiert ist, geht es an die konkrete Projektplanung. In dieser definieren wir einen realistischen Zeitplan mit konkreten Abläufen und Meilensteinen und klären die Investitionsplanung.
Datenschutzgerechter Transport der Dokumente in die TROPPER Produktionsstätte
Die zu verarbeitenden Dokumente werden nach Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes unter anderem mittels GPS-überwachter Transportfahrzeuge zu einer unserer TROPPER-Produktionsstätte transportiert.
Aufbereiten & Scannen
Bevor ein hochwertiger Scan erfolgen kann, werden die zu digitalisierenden Dokumente umfangreich aufbereitet. Der Scanvorgang erfolgt mithilfe modernster Hochleistungsscanner durch unsere erfahrenen Mitarbeiter*innen und zu jeder Zeit unter höchsten Sicherheitsvorkehrungen.
Klassifizierung & Qualitätssicherung
Im nächsten Schritt erfolgen eindeutige und logische Klassifizierungen und Indizierungen der Immobilienakte. Während des gesamten Scanprozesses legen wir besonders großen Wert auf eine gründliche Qualitätskontrolle. Die gescannten Images werden eigenhändig von unseren Mitarbeitern*innen überprüft und mit den Papierunterlagen verglichen.
Import in das Kundenverwaltungssystem
Die digitalen Images und Indexwerte werden gemäß den Kundenanforderungen über eine zertifizierte Schnittstelle bereitgestellt. Aufzubewahrende Papier-Dokumente werden datenschutzkonform an das Finanzinstitut zurückgesandt oder bei TROPPER eingelagert.
TROPPER DATA SERVICE – die Digitalisierungsexperten
Wir, die TROPPER DATA SERVICE AG sind ein führendes Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen für Dokumenten-Management und spezialisiert auf die Digitalisierung und Datenverarbeitung. Seit 2003 digitalisieren wir Immobilienakten und migrieren diese für unsere Kunden in unterschiedlichste IT-Systeme. Kunden profitieren neben individuellen Problemlösungen und einem sehr guten Preis-/Leistungsverhältnis von unserer Flexibilität und der zielführenden Projektausrichtung.
Darüber hinaus garantieren wir unseren Kunden bei allen Schritten des jeweiligen Digitalisierungsprozesses höchsten Datenschutz und Sicherheit durch:
Personalisierte Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und Brandschutzmaßnahmen
Strikte logische und physikalische Trennung der Produktionsnetze von den Verwaltungsnetzen
Orientierung an den vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfohlenen Maßnahmen des IT-Grundschutzes
Verschlüsselte Datenübertragung (VPN, SFTP) und ein zentrales Firewall-Management.
Sparen Sie Zeit & Nerven – durch die Digitalisierung Ihrer Immobilienakten!Toprak Özbey, Vertrieb
