Der Bitkom hat Merksätze für elektronische Rechnungen zusammengestellt, die einen Einblick in die Compliance-Anforderungen bezüglich elektronischer Rechnungen und der angrenzenden Geschäftsprozessen geben. In einer Artikelserie werden wir gemeinsam mit unserem Partner OPTIMAL SYSTEMS auf die wichtigsten dieser Merksätze eingehen. Dabei erhalten Sie einen Eindruck, wie Sie diese Leitlinien mit unseren Services und den Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS erfolgreich umsetzen können.

„Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln“

In diesem Merksatz weist der Digitalverband darauf hin, dass „Rechnungen in Papierform und elektronische Rechnungen umsatzsteuerrechtlich grundsätzlich gleich zu behandeln sind. Diese müssen die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen, insbesondere die Gewährleistung der Kriterien ‚Authentizität‘, ‚Integrität‘ und ‚Lesbarkeit‘.“

Damit papierbasierte und elektronische Rechnungen einheitlich verarbeitet werden können, ist es empfehlenswert, vorhandene Medienbrüche aufzulösen. Denn würden die per Post wie auch per E-Mail eingehenden Rechnungen in ihrem jeweiligen Ursprungsformat vorgehalten, müssten sie auf unterschiedliche Weise – und eben nicht einheitlich – verarbeitet werden. Die damit einhergehenden Prozesse müssten dann sowohl für Papier- als auch für elektronische Rechnungen aufgesetzt werden, was wenig effizient wäre. Hinzu käme eine hybride Aufbewahrung, was das Finden von Rechnungen deutlich erschweren würde.

Dienstleister bieten weitreichende Unterstützung bei der digitalen Rechnungsverarbeitung

Delegieren Unternehmen die digitale Rechnungsverarbeitung an einen spezialisierten Dienstleister, so profitieren sie immens von seinem Know-how und seinen Erfahrungen. Denn er kann nicht nur den eigentlichen Digitalisierungsprozess übernehmen, der inzwischen den geringsten Teil der Wertschöpfung ausmacht. Vielmehr noch kann er dazu beitragen, die elektronischen Daten für die darauffolgenden Prozesse so zur Verfügung zu stellen, dass Beschäftigte von Routinetätigkeiten entlastet und Rechnungen schneller gebucht und bezahlt werden.

Wir von TROPPER sind der Spezialist, wenn es um die Digitalisierung eingehender Rechnungen geht. Dabei übernehmen wir im Rahmen unserer Projekte nicht nur das bloße Scannen, sondern lesen auch buchungsrelevante Daten aus. Hierzu gehören u.a. der Kreditorenname, der Bestellbezug, das Rechnungs- und Leistungsdatum, der Betrag und die Kontoverbindung, einzelne Rechnungspositionen sowie das Zahlungsziel, die in einem XML-Datensatz abgelegt und unseren Kunden zusammen mit dem Digitalisat übergeben werden. Zudem gleichen wir die Rechnungen gegen die dazugehörigen Bestell- und Stammdaten ab. Auch per E-Mail eingehende Rechnungen werden von uns nach diesem Prinzip verarbeitet.

TÜV SÜD erzielt mehr Geschwindigkeit bei der Rechnungsverarbeitung

Jährlich verarbeiten wir im Auftrag unserer Kunden mehr als zwei Millionen Rechnungen. Ein Paradebeispiel ist der TÜV SÜD. Ihm waren die Prozesse einer manuellen Rechnungsverarbeitung zu ineffizient und Skontoverluste durch zu langsame Freigaben und Buchungen waren nicht selten. Folglich galt es, eine zeitgemäße, IT-gestützte Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu etablieren. Die Wahl fiel auf uns. Seither digitalisieren wir täglich die eingehenden Rechnungen, lesen sämtliche buchungsrelevanten Daten automatisch aus und gleichen diese mit vorhandenen Bestelldaten ab. Sind die Informationen konsistent, kann der TÜV SÜD die Rechnung „dunkel“, also ohne weiteren manuellen Eingriff, buchen. Bei Abweichungen oberhalb einer definierten Toleranzgrenze durchläuft die Rechnung einen in SAP integrierten Freigabe-Workflow. „Der gesamte Prozess läuft dank der Vorarbeit von TROPPER reibungslos“, sagt Tobias Jördens, Bereichsleiter Haupt- und Kreditorenbuchhaltung beim TÜV SÜD. Monatlich verarbeiten wir für das Dienstleistungsunternehmen durchschnittlich 20.000 Rechnungen und übermittelt ihm innerhalb von 24 Stunden die ausgelesenen Rechnungsdaten sowie das eingescannte Image der Rechnung. „Die schnelle Digitalisierung und die präzise Datenextraktion durch TROPPER sorgen im Optimalfall dafür, dass wir Rechnungen am Folgetag ihres Eintreffens buchen können“, so Tobias Jördens.

OPTIMAL SYSTEMS steuert die Freigabe elektronischer Rechnungen

Während wir mit unseren Services vor allem die Grundlage für ein elektronisches Rechnungsmanagement schaffen, übernimmt unser Partner OPTIMAL SYSTEMS mit seinen Lösungen insbesondere die Steuerung der Rechnungen. Einer seiner Kunden ist die Mediengruppe Pressedruck, die monatlich mehrere tausend Rechnungen erhält. Während diese früher manuell verarbeitet wurden, laufen die Rechnungsprozesse heute weitgehend digital ab. Ein zentrales Element dabei sind Workflows, die für eine hohe Automatisierung und damit eine Verkürzung von Durchlauf- und Bearbeitungszeiten sorgen. Zum Einsatz kommt dafür eine Rechnungseingangslösung mit Anbindung an SAP, die auf der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS basiert. Die Prüfung, Freigabe, Überwachung und Steuerung des gesamten Rechnungseingangs in SAP erfolgt digital. Dabei sind die lückenlose Dokumentation des Freigabeprozesses und die revisionssichere Archivierung der Rechnung sichergestellt. Zugleich dauert heute die Bearbeitung einer Rechnung durchschnittlich nur noch zwei Tage statt bis zu zwei Wochen bei der manuellen Bearbeitung.

Wenn auch Sie Ihren hybriden Rechnungseingang konsolidieren und von der automatisierten Verarbeitung von Rechnungen profitieren wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.