Digitalisierung von Geschäftsprozessen – die wichtigsten Argumente

Unabhängig von der Branche bilden Geschäftsprozesse die Basis jedes Unternehmens. Ausgangspunkt eines solchen Prozesses ist zum Beispiel der Posteingang mit Anfragen, Bestellungen oder Rechnungen. In deren Bearbeitung sind in der Regel mehrere Abteilungen involviert. Der Ablauf ist häufig gleichartig, etwa bei der Freigabe von Rechnungen: Zunächst erhält diese die Buchhaltung, welche die formelle Richtigkeit prüft. Anschließend geht die Rechnung zur Fachabteilung, die wiederum die einzelnen Positionen inhaltlich prüft. Ist dies erfolgt, wandert sie wieder in die Buchhaltung zur Bezahlung und Verbuchung. Geschieht dies alles papierbasiert, ist nur eine sequenzielle Bearbeitung möglich, womit ein hoher Zeitaufwand verbunden ist. Hinzu kommt mangelnde Transparenz, denn es ist den Beteiligten nicht bekannt, welchen Status die jeweilige Rechnung gerade aufweist. Die Problematik potenziert sich mit der Anzahl der eingehenden Dokumente sowie der involvierten Mitarbeiter.

Anders gestaltet sich ein digitaler Geschäftsprozess. Hierzu wird der Posteingang gescannt und dann idealerweise in einem Enterprise-Content-Management-System wie enaio von OPTIMAL SYSTEMS bereitgestellt. Darin ist die Abfolge von Geschäftsprozessen hinterlegt. Im Beispiel der Rechnungseingangsverarbeitung werden die Buchhaltung und die zuständige Fachabteilung zeitgleich über neu vorhandene Dokumente informiert und können parallel auf diese zugreifen und sie bearbeiten. Somit verkürzt sich die Zeit vom Eingang der Rechnung bis zur finalen Bezahlung und Verbuchung rapide. Mögliche Skontooptionen können genutzt werden. Zudem wissen alle Beteiligten, in welchem Bearbeitungsschritt sich die Rechnungen befinden.

Weitere Argumente für die Digitalisierung

Neben der schnelleren Bearbeitung des Posteingangs und einer höheren Transparenz sprechen noch weitere Gründe dafür, sich vom Papier zu verabschieden:

  • Leichtere Einhaltung von Compliance-Vorgaben: Viele Dokumente müssen laut Gesetz über längere Zeit aufbewahrt werden. Bei Rechnungen sind dies beispielsweise zehn Jahre. Bei einem papierbasierten Vorgehen nehmen die Dokumente nicht nur viel Platz in Anspruch. Auch die Übersicht kann schnell verloren gehen, sodass sich die Suche immer zeitaufwendiger gestaltet. Werden hingegen geschäftsrelevante Dokumente digital in einem elektronischen Archiv aufbewahrt, dann stehen sie über die Suchen-Funktion auf Knopfdruck bereit.
  • Schnellere Auskunftsfähigkeit: Kundenanfragen oder Reklamationen können schneller beantwortet werden, da alle dafür erforderlichen Dokumente unmittelbar zur Verfügung stehen. Dies steigert die Kundenzufriedenheit – ein Argument, das vor allem bei hohem Wettbewerbsdruck nicht zu vernachlässigen ist.
  • Geringere Fehlerquote: Liegen Dokumente volltextfähig vor, dann können die darin enthaltenen Informationen in die jeweiligen Anwendungen übernommen werden. Somit müssen beispielsweise Rechnungsnummern oder -beträge nicht mehr von Hand übertragen werden, was Tippfehler praktisch eliminiert. Zudem können die ausgelesenen Werte gegen Stammdaten abgeglichen werden, was die Genauigkeit der Rechnungen erhöht.
  • Höhere Transparenz: In einem Workflow wird jeder Schritt automatisch vom System protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, welcher Mitarbeiter was zu welchem Zeitpunkt genehmigt oder aber abgelehnt hat.

Fazit: Die Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftsprozessen beschleunigt vor allem die Erledigung von Routineaufgaben und spart Ressourcen. Daher ist es lohnenswert, sich von der analogen Welt zu verabschieden und mit der Digitalisierung das Fundament für eine höhere Wettbewerbsfähigkeit zu legen.

Doch Rom wurde nicht an einem Tag erbaut. Starten auch Sie mit einem ersten Prozess und weiten Sie Ihr Digitalisierungsvorhaben sukzessive aus.

Als Digitalisierungsdienstleister und einem Unternehmen, welches das Terrain der Prozessoptimierung beherrscht, können wir Sie dabei ganzheitlich unterstützen. Wir begleiten Sie auf Ihrem Weg und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

by Nicole Gauger

Unter die Haube geschaut: Posteingangsverarbeitung

Dass der digitale Posteingang viel mehr ist als „Briefe scannen“, haben wir in unserem Webinar bereits dargelegt. Heute sprechen wir mit unserem Account-Manager Gerin Mönning darüber, wie Unternehmen das Maximum aus der digitalen Posteingangsverarbeitung herausholen können.

Herr Mönning, welche Technologien sollten bei der Digitalisierung des Posteingangs genutzt werden?
Da sind vor allem die OCR und die Klassifizierung von Dokumenten zu nennen, die die anschließende Bearbeitung beschleunigen. Die Systeme sollten dabei zunächst mithilfe von Originaldokumenten trainiert werden, um die eingehenden Briefe schnell und zuverlässig auslesen bzw. klassifizieren zu können.

Idealerweise erkennt die OCR-Lösung dabei nicht nur, dass es sich bei einem Dokument beispielsweise um einen Vertrag mit der entsprechenden Nummer handelt, sondern liest auch zusätzliche Informationen aus, die dann an die sich anschließenden Lösungen weitergeleitet werden. Wir sprechen hier von einer sogenannten Dunkelverarbeitung, also einem automatisierten Prozess, der kein händisches Eingreifen benötigt.

Wie hoch schätzen Sie die Quote der Dunkelverarbeitung bei einer gut angelernten OCR-Lösung?
Unsere Erfahrung aus verschiedenen Projekten lautet, dass sich durchaus bis zu 80 oder 90 Prozent der maschinell erstellten Dokumente so verarbeiten lassen. Insbesondere bei Formularen, die identisch aufgebaut sind, ist das OCR-Ergebnis sehr gut.

Sie sprechen gerade von Formularen. Nun ist es aber auch oft der Fall, dass Unternehmen maschinell erstellte „normale“ Schreiben erhalten. Wie sieht es hier aus?
Gerade dafür ist es wichtig, die OCR-Lösung zu trainieren, sodass sie beispielsweise anhand von Schlagwörtern erkennt, um welchen Dokumententyp es sich handelt. Mittlerweile sind die Technologien so ausgereift, dass wir auch hier eine hohe Trefferquote erreichen. Voraussetzung dafür ist, dass der Posteingangsstempel unbedingt auf einer freien Fläche platziert wird.

Was passiert mit Briefen, die nicht maschinell erkannt werden?
Wir bieten hierfü das sogenannte Dispatching an. Das heißt, dass unsere geschulten Mitarbeiter diese Briefe durchsehen und manuell klassifizieren, um sie dann in die jeweiligen Prozesse zu integrieren. Ein Beispiel dazu lesen Sie hier.

Wie viele Dokumente benötigt denn eine OCR-Anwendung, damit sie gut trainiert werden kann?
Das kommt darauf an, wie homogen bzw. heterogen der Posteingang ist und welche Informationen ausgelesen werden sollen. Durchschnittlich fordern wir bei unseren Kunden zunächst eine repräsentative Anzahl an Dokumenten als Lernmenge an. Wenn die Leseergebnisse noch nicht zufriedenstellend sind, bitten wir um weitere Dokumente. Erst bei Erreichen einer vereinbarten Trefferquote gehen wir in den Live-Betrieb. Im Laufe der Zeit steigert sich die Trefferquote weiter, weil die OCR-Lösung ja auch im Tagesgeschäft kontinuierlich dazulernt.

Kommen wir auf die Dokumentenklassifizierung zu sprechen. Diese Klassifizierung wird auf Basis der OCR-Ergebnisse vorgenommen – ist das korrekt?
Genau. Das Digitalisat wird beispielsweise dem Typ „Rechnung“ oder „Vertrag“ zugewiesen, der in den Metadaten der PDF-Datei hinterlegt wird. Nach Kundenvorgaben werden dann je nach Dokumententyp die gewünschten Informationen ausgelesen, beispielsweise Rechnungs- oder Vertragsnummer, Kundenname bzw. das Datum.

Die Qualitätssicherung hat einen hohen Stellenwert bei der Digitalisierung und soll unter anderem sicherstellen, dass die Dokumente den jeweiligen Prozessen korrekt zugeordnet werden. Wie wird das gemeinhin gehandhabt?
Wir starten grundsätzlich mit einer hundertprozentigen Qualitätssicherung. Wenn es dabei keine Beanstandungen gibt, obliegt es letztendlich dem Kunden, welchen Grad der Qualitätssicherung er im weiteren Projektverlauf wünscht.

Wie gelangen die digitalisierten Dokumente zum Kunden?
Hier bieten wir mehrere Möglichkeiten an. Der Klassiker ist, die Daten per SFTP-Server oder per E-Mail an den Kunden zu schicken. Wir können die Dateien aber auch direkt in die Software, beispielsweise in eine ERP- oder ECM-Lösung, die beim Kunden installiert ist, hochladen. Hierbei sind dann die IT-Abteilungen gefragt, um die Schnittstellen entsprechend offenzulegen.

Fassen wir zusammen: Um das Potenzial einer digitalen Posteingangsverarbeitung auszuschöpfen, sind intelligente Technologien sowie langjähriges Know-how erforderlich. Gern erläutern wir Ihnen, welche Lösungen wir für unterschiedlichste Kundenanforderungen liefern.

by Nicole Gauger

Maßgeschneiderte Posteingangsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile

Mit dem Ausbruch der Pandemie mussten viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken. Damit diese auch dort ihren Posteingang erhalten und bearbeiten können, wurde „auf die Schnelle“ ein Prozess aufgesetzt, um die tägliche Briefpost zu digitalisieren. Einige Firmen etablierten dafür eine eigene Scan-Straße, andere nutzen Anbieter mit Standardprozessen. Da diese Vorgehensweise häufig jedoch nicht individuelle Anforderungen hinsichtlich Bearbeitung, Performance, Bereitstellungszeiten oder Qualität berücksichtigt, konnten die Unternehmen kaum von den Vorteilen einer digitalen Postverarbeitung profitieren. Viele setzen deshalb jetzt Projekte auf, die den Mehrwert eines solchen Vorgehens vollständig ausspielen.

Digitaler Posteingang als Grundlage für ortsunabhängiges Arbeiten

Hybride Arbeitsmodelle, in denen Beschäftigte sowohl in den eigenen vier Wänden als auch im Unternehmen ihrer Arbeit nachgehen, sind mittlerweile selbstverständlich. Die Bedenken, dass mit dem Homeoffice die Produktivität sinken würde, haben zahlreiche Studien widerlegt.

Für Arbeitnehmer ist die Option, zumindest teilweise vom Homeoffice aus tätig zu sein, auch zu einem Kriterium bei der Arbeitgeberauswahl geworden. Damit Unternehmen diese Möglichkeit bieten können, müssen sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen, etwa jene, den täglichen Posteingang zeitnah ortsunabhängig zur Verfügung zu stellen. Entsprechende Prozesse, die 2020 aus der Not geboren wurden, haben sich allerdings im Laufe der Zeit als suboptimal erwiesen.

Passgenau statt 08/15

So haben einige Unternehmen einen externen Anbieter beauftragt, den Posteingang zu digitalisieren. Aber es geht eben nicht nur darum, einfach Briefe zu scannen. Vorab muss der Posteingang dahingehend sortiert werden, welche Briefe direkt digitalisiert werden können und welche ungeöffnet an den jeweiligen Empfänger weitergeleitet werden müssen (White Lists und Black Lists). Außerdem ist es empfehlenswert, die digitalen Dokumente mit Informationen anzureichern, welche die darauffolgenden Prozesse beschleunigen. Ein weiterer Punkt ist, dass der tägliche Posteingang grundsätzlich kurzfristig dem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden muss, sodass eine zeitnahe Bearbeitung erfolgen kann. Außerdem ist Flexibilität gefragt, etwa eine schnellere Digitalisierung von Briefen, die eine höhere Priorität haben, beispielsweise Kündigungsschreiben. Darüber hinaus sollte eine manuelle Qualitätssicherung erfolgen, die mögliche Fehler frühzeitig erkennt. Dies sorgt für effizientere Folgeprozesse und erhöht die Zufriedenheit der Anwender. Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist, dass Kunden stets einen persönlichen Ansprechpartner haben sollten, um etwaige Fragen schnell klären zu können.

Anbieter, die alle Briefe nach demselben Prinzip verarbeiten, können diesen Service nicht bieten. In der Konsequenz ersetzen die Kunden lediglich Papierdokumente durch im wahrsten Sinne „nichtssagende“ elektronische Dateien. Damit ist nicht garantiert, dass die Post pünktlich die Mitarbeiter im Homeoffice erreicht. Darüber hinaus bleibt das Potenzial einer digitalen Posteingangsverarbeitung weitgehend ungenutzt.

Dazu gehört – neben dem räumlich unabhängigen Arbeiten –, dass Dokumente

  • gleichzeitig von mehreren Personen eingesehen werden können,
  • schneller gefunden werden, wenn sie verschlagwortet oder mit einer OCR-Software ausgelesen sind,
  • mit entsprechenden Workflow-Lösungen digital durch den dazugehörigen Prozess gesteuert werden und
  • platzsparender sowie DSGVO-konform aufbewahrt werden können.

Individuelle Posteingangsverarbeitung nach einem definierten Qualitätsstandard

Wir bei TROPPER arbeiten nicht nach Schema F, sondern erarbeiten mit unseren Kunden in einem gemeinsamen Workshop individuelle Prozesse und Herangehensweisen. Darüber hinaus trainieren wir unsere OCR-Technologien mit Musterdokumenten, klassifizieren die Briefe für die Folgeprozesse und führen Sichtkontrollen durch. Optional übernehmen wir auch das Weiterleiten der eingehenden Post an die zuständige Abteilung bzw. den zuständigen Mitarbeiter. Zudem hat jeder unserer Kunden einen persönlichen Ansprechpartner, der jederzeit kompetent Fragen beantwortet oder kurzfristig anfallende Anforderungen umsetzt. Alle Serviceleistungen, die wir im Rahmen einer digitalen Posteingangsverarbeitung anbieten, können Sie hier nachlesen.

Nicht zuletzt stellen wir mit unserem TDS Archiv eine cloudbasierte Archivsoftware zur Verfügung, die einen ortsunabhängigen Zugriff auf den digitalen Posteingang und andere geschäftsrelevante Dokumente ermöglicht. Für die Nutzung von TDS Archiv sind lediglich eine Internetverbindung und ein Webbrowser erforderlich. Aufgrund dieses direkten Einsatzes der Software ohne Installationsaufwand ist TDS Archiv vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet.

Wenn auch Sie von einer auf Sie zugeschnittenen Posteingangsverarbeitung profitieren wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

by Nicole Gauger

Platz da! – Die elektronische Personalakte macht Furore

Die gesamtwirtschaftlichen Rahmenbedingungen wie der demografische Wandel und der damit verbundene Fachkräftemangel stellen Unternehmen heute vor große Herausforderungen. Wer die neuen Aufgaben der Personalabteilung wie Talentmanagement und Führungskräfteentwicklung vernachlässigt, läuft Gefahr, die Basis des Erfolges zu verlieren: nämlich die Mitarbeiter. Der Fokus sollte deshalb auf der Bindung von Mitarbeitern und deren Förderung liegen. Dazu müssen in der Personalabteilung entsprechende Prozesse optimiert und nicht-wertschöpfende Tätigkeiten wie das Sortieren von Akten oder das Suchen darin auf ein Minimum reduziert werden. Der Schlüssel hierzu ist die elektronische Personalakte.

Deren Vorteile sind offensichtlich: Sämtliche Daten der Mitarbeiter, unabhängig davon, an welchem Standort diese tätig sind, stehen zentral auf Knopfdruck bereit. Dadurch reduzieren sich die Bearbeitungszeiten, denn das Zusammensuchen von Dokumenten sowie deren Ablage entfällt. Der Zugriff auf einzelne Bestandteile der Akte wird durch eine einheitliche Struktur zusätzlich beschleunigt. Über ein entsprechendes Berechtigungssystem sind die Akten vor unbefugtem Zugriff geschützt, sodass Unternehmen die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes erfüllen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Unterlagen platzsparender und sicherer langfristig aufbewahrt werden können als das papierbasierte Pendant.

Organisatorische und technische Voraussetzungen schaffen

Die Entscheidung über die Einführung der elektronischen Personalakte liegt indes nicht nur bei der Personalabteilung. In das Projekt sollten frühzeitig das Management, der Betriebs- und/oder der Personalrat, der Datenschutzbeauftragte und die IT-Abteilung eines Unternehmens eingebunden werden. Gemeinsam mit ihnen werden innerhalb einer Betriebsvereinbarung die Regelungen in Bezug auf Zugriffsberechtigungen und Datenschutz definiert.

Bei der anschließenden Auswahl eines geeigneten elektronischen Archivsystems ist darauf zu achten, dass dieses, wie bereits oben beschrieben, ein Zugriffskonzept beinhaltet, das den Anforderungen des Unternehmens Rechnung trägt. Die Vergabe der Zugriffsrechte sollte nach den Rollen der Beteiligten und den Bearbeitungsvorgängen erfolgen. Um die Vorgaben der Revisionssicherheit zu erfüllen, müssen die Dokumente versioniert und sämtliche Bearbeitungsschritte nachvollziehbar protokolliert werden.

Nachdem diese Voraussetzungen geschaffen sind, ist im nächsten Schritt die Aktenstruktur zu klären. Hierbei lassen sich drei Szenarien unterscheiden:

Variante 1: Digitalisierung nach dem Muster 1 Akte = 1 Dokument
Die Dokumente werden in chronologischer Reihenfolge analog zur physischen Akte gescannt und in einer Datei gespeichert. Die Indizierung sowie der Zugriff erfolgen mit der Personalnummer oder dem Namen des Mitarbeitenden.

Variante 2: Digitalisierung nach vorhandener Registerstruktur
Die vorhandene Registerstruktur der physischen Akte (meist acht bis zehn Register) wird bei der Digitalisierung beibehalten. Dabei entspricht ein Register einer Datei. Auch hierbei basieren die Indizierung sowie der Zugriff auf der Personalnummer bzw. dem Namen des Mitarbeitenden.
Diese beiden Szenarien haben den Vorteil geringer Kosten. Allerdings gestaltet sich das Arbeiten mit diesen digitalen Akten nicht sehr effizient.

Variante 3: Digitalisierung pro Akte mit Klassifizierung nach Dokumentenart
Diese Variante stellt die Königsdisziplin der Bestandsaktendigitalisierung dar. Hierbei wird die in der physischen Akte vorhandene Registerstruktur aufgelöst und jedes Dokument einer Dokumentenklasse (z. B. Bewerbung, Arbeitsvertrag, Krankenversicherung) zugeordnet. Meist ergeben sich dabei ca. 60 bis 80 oder sogar mehr unterschiedliche Dokumentenarten. Jede Akte wird nach Personalnummer, Name und Vorname sowie Geburtsdatum indiziert. Zusätzlich ist es empfehlenswert, jedem Dokument ein Datum, z. B. das bei der Entstehung oder bei der Unterzeichnung, mitzugeben. Damit können Dokumente in der elektronischen Personalakte exakt gesucht und gefunden werden. Erfahrungen zeigen, dass sich diese etwas teurere Lösung sehr schnell amortisiert, da die elektronische Personalakte einheitlich (Altbestand und laufende Dokumente) abgebildet ist und die Personalabteilung wesentlich effizienter mit dieser Aktenstruktur arbeiten kann. Letztendlich nimmt auch die Zufriedenheit der Anwender der elektronischen Personalakte zu.

Auf der sicheren und schnelleren Seite: Digitalisierung outsourcen

Die Akten in Eigenregie zu digitalisieren, scheitert meist am fehlenden technischen Equipment und dem mangelnden Personal, da nur ein sehr kleiner Kreis an Mitarbeitenden die sensiblen und vertraulichen Dokumente einsehen darf. Deshalb ist es empfehlenswert, die Akten über einen externen, professionellen Dienstleister zu digitalisieren. Bei der Auswahl eines geeigneten Scandienstleisters geben folgende Fragen eine Orientierung:

  • Welche Referenzen hat der Dienstleister im Bereich der Personalaktendigitalisierung?
  • Liegt ein schlüssiges Digitalisierungskonzept vor?
  • Existiert ein schlüssiges Datenschutzkonzept? Dieses sollte immer vorab ausgehändigt und ebenso eine Prüfung der Produktionsstätte durchgeführt werden.
  • Werden die digitalisierten Daten verschlüsselt und sicher übertragen?
  • Welche Zertifikate hat der Dienstleister?
  • Wie sicher ist der Transport der Akten organisiert?
  • Sind die Mitarbeiter nach BDSG verpflichtet?

Bleibt nur noch die Frage, was mit den Papierakten nach der Digitalisierung passiert. In den meisten Fällen lagert sie der Dienstleister für einen gewissen Zeitraum (meist drei Monate) gemäß den datenschutzrechtlichen Anforderungen und vernichtet sie anschließend ebenso datenschutzkonform.

Eine erfolgreich eingeführte elektronische Personalakte bringt einen erheblichen Mehrwert ins Unternehmen. Die Vorzüge gegenüber der herkömmlichen, papiergebundenen Aktenhaltung liegen auf der Hand:

  • Mobiler und standortunabhängiger Zugriff auf die Akten
  • Schnell verfügbare Informationen
  • Sicherheit und Zeitgewinn

All dies erleichtert Personalmitarbeitern und Führungskräften im Unternehmen nachhaltig die Arbeit. Damit schaffen die Unternehmen im Personalbereich eine hohe administrative Effizienz, sind gegenüber Herausforderungen wie dem demografischen Wandel und dem Fachkräftemangel gewappnet und präsentieren sich somit dauerhaft wettbewerbsfähig.

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit auch Sie von den Vorteilen der elektronischen Personalakte profitieren können!

by Nicole Gauger

Optimieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung!

Das Prüfen und Freigeben von Eingangsrechnungen gehört nicht zu den beliebtesten Aufgaben. Oft sind mehrere Abteilungen oder Standorte in den Freigabeprozess involviert; es fehlt häufig an Transparenz und Zahlungen werden teilweise verspätet angewiesen, sodass mögliche Skonti nicht genutzt werden.

Befreien Sie Ihre Mitarbeiter von lästigen, zeitaufwendigen Arbeiten rund um die Rechnungseingangsverarbeitung, sodass Sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können! Das gelingt, indem Rechnungen digitalisiert, die darin enthaltenen Daten ausgelesen werden und damit bedarfsgerecht vorliegen. Wir, die TROPPER DATA SERVICE AG, unterstützen Sie bei diesem Vorhaben. Sie profitieren von unserer langjährigen Erfahrung, unseren flexiblen Services und unserer Kompetenz. Wir übernehmen den kompletten Prozess von der Digitalisierung bis hin zur Bereitstellung der ausgelesenen buchungsrelevanten Daten.

Vorteile einer automatisierten Rechnungsverarbeitung:

  • schnell: Durch die zügige Bearbeitung schöpfen Sie Skonti optimal aus. Je nach Berechtigung haben Sie permanenten Zugriff auf die Unterlagen.
  • automatisiert: Stimmen Rechnungs- mit Bestelldaten bis zu einer definierten Höhe überein, lassen sich Rechnungen sogar „dunkel“, also ohne zusätzliche Freigaberoutinen verbuchen.
  • flexibel: Im Freigabeprozess greifen Sie von verschiedenen Standorten und Abteilungen auf die Rechnungen zu.
  • platzsparend: Die Rechnungen können elektronisch archiviert werden.
  • kostensparend: Sie sparen Ressourcen für die Rechnungserfassung.
  • transparent: Die entstehenden Kosten sind über einen fest vereinbarten Belegpreis jederzeit nachvollziehbar.
  • übersichtlich: Rechnungen aus verschiedenen Eingangskanälen wie z. B. Papier, E-Mail, EDI können in einer Anwendung geprüft und freigegeben werden.

So funktioniert die Rechnungseingangs­verarbeitung

Wir starten mit einem gemeinsamen Workshop, in dem wir mit Ihnen die organisatorischen und technischen Projektdetails klären: Wie schnell benötigen Sie die digitalisierten Rechnungen? Sind Spezialfälle zu berücksichtigen? Welche Stamm- oder Bewegungsdaten stehen zum Abgleich Ihrer Rechnungen zur Verfügung? In welchem Format sollen die Rechnungsdaten übergeben werden? Auf Basis der Workshop-Ergebnisse stimmen wir ein Service-Level-Agreement sowie die Prozesse mit Ihnen ab, sodass Ihrer digitalen Rechnungsverarbeitung nichts mehr im Wege steht.

Sie können Ihre papierbasierten Rechnungen an ein Postfach liefern lassen, welches wir leeren oder wir holen die Unterlagen direkt bei Ihnen ab. Darüber hinaus richten wir ein E-Mail-Postfach ein, sodass Sie auch Ihre elektronischen Rechnungen an uns weiterleiten können.

Die Papierbelege digitalisieren wir mit Hochleistungsscannern, elektronisch erhaltene PDF-Rechnungen steuern wir direkt in den Verarbeitungsprozess ein. Buchungsrelevante Informationen wie Kreditorenbezeichnung, Rechnungs- und Leistungsdatum, Betrag und Kontoverbindung sowie Zahlungsziele werden von uns ebenso ausgelesen wie die einzelnen Rechnungspositionen. Optional gleichen wir die Rechnungen mit den dazugehörigen Bestellungen ab.

Weiterhin prüfen wir, ob die eingehenden Rechnungen die Kriterien des § 14 des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Bei fehlenden Angaben schicken wir Ihnen das Originaldokument, sodass Sie Ihren Lieferanten informieren können. Bevor Sie die ausgelesenen Daten inklusive der Digitalisate erhalten, validieren wir diese sorgfältig.

Schließlich lagern wir die Papierrechnungen für einen fest definierten Zeitraum ein und lassen sie anschließend datenschutzgerecht vernichten.

Profitieren Sie von einer optimierten Rechnungsverarbeitung!

by Nicole Gauger

Digitaler Posteingang – selber machen oder outsourcen?

Wenn Sie entschieden haben, Ihren Posteingang zu digitalisieren, stehen Sie vor der Wahl, dies in Eigenregie durchzuführen oder an einen Dienstleister outzusourcen. Natürlich lautet unsere Empfehlung, diese Arbeit auszulagern. Warum? Ganz einfach! Die Digitalisierung des Posteingangs ist ein komplexer Prozess, bei dem zahlreiche Aspekte berücksichtigt werden sollten:

  • Wie lassen sich die unterschiedlichen Formate der Poststücke (Dokumente, Briefe, Pläne, Fotos, Belege, Urkunden) am einfachsten digitalisieren?
  • Welche Briefsendungen dürfen geöffnet und welche müssen verschlossen an Empfänger weitergeleitet werden?
  • Was passiert mit den Original-Dokumenten?
  • Wie ist sichergestellt, dass eingehende Rechnungen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verarbeitet werden?

Damit nimmt auch der Aufgabenumfang für die Poststelle zu, was grundsätzlich mehr Ressourcen und Know how erfordert.
Zudem ist die Einführung der Digitalisierung weitaus sinnvoller, wenn damit verbunden der gesamte Prozess – von der Dokumentenentstehung, über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung – optimiert wird.

Auslagern von Poststellen hat zahlreiche Vorteile

Delegieren Sie die Digitalisierung des Posteingangs an einen kompetenten Dienstleister, dann profitieren Sie von seinem Know-how und seinen Erfahrungen. Er verfügt außerdem über das erforderliche skalierbare technische Equipment, so dass er in der Lage ist, schwankende Lasten im Jahresverlauf abzufangen. Sein Know-how kann vor allem dazu beitragen, das Projekt bereits im Vorfeld in die richtigen Bahnen zu lenken. Dazu führen wir beispielsweise gemeinsame Workshops mit unseren Kunden durch, in denen unter anderem die Parameter und Prozesse definiert werden.

Vorteile des Outsourcings:

  • Transparente Abrechnung über Pauschalen (Kostenkontrolle)
  • Zusätzliche Investitionen in Personal sowie in Hard- und Software entfallen
  • Flexible Personaldisposition z. B. in Spitzenzeiten und Sommerlöchern
  • Schnellere Projektrealisierung
  • Fokussierung auf das Kerngeschäft mit optimaler Nutzung vorhandener Ressourcen

Abhängig von den Rahmenbedingungen bieten wir an, die Post bei Ihnen im Haus zu verarbeiten oder aber in einer unserer Produktionsstätten. Entscheiden Sie sich für Ersteres, benötigen wir geeignete Räumlichkeiten. Dabei können Sie uns die erforderliche Hard- und Software zur Verfügung stellen oder wir bringen unser eigenes Equipment mit. Der Vorteil dieses Szenarios sind kurze Wege zwischen Ihrer und unserer Projektleitung. Optional übernehmen wir weitere Services wie z. B. die Hauspostverteilung, den Warenein- und -ausgang oder die Büromittelausgabe.

Alternativ holen wir die Post (mehrmals) täglich bei Ihnen ab, leeren Ihr Postfach oder wir nutzen den Bring- und Abholservice der Post. Damit Ihre Unterlagen sicher in unseren Produktionsstätten ankommen, unterhalten wir einen eigenen Fuhrpark mit Fahrzeugen, die mit GPS-Sendern ausgestattet sind. Die stabilen, feuerfesten Transportkoffer, in denen Ihre Post die Reise zu uns antritt, sind mit Schließmechanismen versehen. Den Prozess der Abholung des Posteingangs bis hin zur Übermittlung der erzeugten Dateien definieren exakt zwischen unseren Kunden und uns vereinbarte Regeln.

Unabhängig davon, für welches Vorgehen Sie sich entscheiden, erfassen wir in einem Service-Level-Agreement (SLA), in welchem Zeitrahmen wir Ihnen die digitalisierten Images über welche Schnittstellen zur Verfügung stellen.

Fazit: Den Posteingang in Eigenregie zu digitalisieren, stellt hohe Anforderungen an das interne Know-how und technische Equipment. Außerdem wächst der Aufwand für die Poststelle, was zusätzliches Personal erfordert. Weiterhin sind Schwankungen im Jahresverlauf, unterschiedliche Servicelevel oder Krankheits- und Urlaubszeiten zu berücksichtigen. So lautet unsere Empfehlung, den Posteingang von einem spezialisierten Dienstleister digitalisieren zu lassen.
Sprechen Sie uns gerne dazu an.

by Nicole Gauger

Vom analogen Papier zum digitalen Zwilling

Mit der Digitalisierung ihres Posteingangs können Unternehmen mobile und dezentrale Arbeitsformen umsetzen. Zu den weiteren Vorteilen zählen die effizientere Gestaltung der nachfolgenden Prozesse sowie eine bessere Auskunftsfähigkeit bei Kundenanliegen. Doch welche Schritte gehören eigentlich zu einer digitalen Posteingangsverarbeitung?

Digitaler Posteingang – viel mehr als „Briefe scannen“

Damit Unternehmen vom digitalen Posteingang profitieren, müssen die eingehenden Briefe zunächst sortiert werden. Denn bestimmte Personenkreise wie Vorstände, Personalabteilungen oder Betriebsräte möchten ihre Eingangspost ungeöffnet erhalten. Im Fachjargon ist hierbei von White Lists und Black Lists die Rede, denen die Poststücke anhand von Absender, Empfänger, Typ oder Inhalt (z. B. amtliches Schreiben) zugeordnet werden:

  • White List: Diese Eingangspost kann direkt digitalisiert werden. Die darauffolgende Behandlung ist ausführlich in einer entsprechenden Anweisung wiedergegeben.
  • Black List: Diese Poststücke werden nicht der Regelverarbeitung zugeführt, sondern ungeöffnet an den jeweiligen Empfänger weitergeleitet.

Zur Aufbereitung der in der White List erfassten Post gehört – neben dem Öffnen der Briefumschläge mit geeigneten Briefschlitzmaschinen – das Auseinanderfalten der Briefe, das Entfernen von Klammern und Heftungen, das Reparieren von Schäden und ggf. das Kopieren schlechter Vorlagen. Diese Tätigkeiten erfordern höchste Sorgfalt, denn nur saubere Dokumentenvorlagen gewährleisten eine ausreichende Qualität der digitalisierten Images. Weiterhin ist festzulegen, wie mit Sonderformaten (z. B. ausklappbare Formulare, Plänen oder Ausweisen) verfahren werden soll.

Es ist zu prüfen, ob Dokumente, z. B. eigene Verträge oder Formulare, mit Barcodes (insbesondere QR-Codes), die zusätzliche Parameter beinhalten, versehen werden können. In den Barcodes sind weitere Informationen hinterlegt, beispielsweise die Dokumentenart, Kunden- oder Personalnummern bzw. gegebenenfalls Angaben, ob die Dokumente direkt in ein Archiv-, Enterprise-Content- oder Workflow-System übertragen werden sollen.

Hohe Qualität bei der Erfassung sicherstellen

Nachdem die vorbereitenden Tätigkeiten erledigt sind, erfolgt die Digitalisierung. Dabei gilt die Qualität der digitalen Erfassung der Briefpost als Schlüssel zu einer erfolgreichen Integration in nachgelagerte Prozesse. Die Auswahl geeigneter Scanner und die Auflösung spielen hier eine entscheidende Rolle. In der Regel ist es ausreichend, Dokumente mit einer Auflösung von 200 dpi zu digitalisieren. Sollen sie allerdings per OCR ausgelesen oder Formulare erkannt werden, sind 300 dpi empfehlenswert.

Königsdisziplin: Klassifizieren und Indexieren

Das Potenzial einer digitalisierten Eingangspost kommt vollständig zum Tragen, wenn die Dokumente auch klassifiziert und indexiert werden. Wir setzen dabei auf intelligente, selbstlernende Erkennungssoftware auf Basis der Künstlichen Intelligenz, die benötigte Informationen in den Dokumenten ausliest und verifiziert. Das Ergebnis lässt sich dann zur automatischen Verschlagwortung, zur Volltextrecherche sowie zur Klassifizierung nach einzelnen Dokumentenarten wie Rechnungen, Bestellungen oder Kundenbeschwerden nutzen.

Zur digitalen Posteingangsverarbeitung gehören also sowohl technisches Equipment als auch methodisches Know-how. Denn die Grundregel lautet: Je genauer und sorgfältiger im Posteingang gearbeitet wird, umso besser laufen die nachgelagerten Prozesse. Als professioneller Dienstleister verfügen wir über beides in hohem Maße und zusätzlich über langjährige Erfahrung. Wenn Sie darüber nachdenken, die Digitalisierung Ihres Posteingangs outzusourcen und von den Vorteilen zu profitieren, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

by Nicole Gauger

Digitaler Posteingang als Basis für New Work

Obwohl die Homeoffice-Pflicht seit dem 1. Juli 2021 aufgehoben ist, lag der Anteil der Beschäftigten, die zumindest teilweise zu Hause arbeiten, im August laut Statista bei rund 24 Prozent. Insofern sind Unternehmen weiterhin gefordert, ihren Mitarbeitern einen ortsunabhängigen Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente zu ermöglichen. Dies gilt auch für den täglichen Posteingang, der in der Regel Auslöser für weitere Prozesse ist. Typische Beispiele sind Rechnungen, Bestellungen oder Kundenanfragen.

Es liegt auf der Hand, dass Mitarbeiter im Homeoffice keine Möglichkeit haben, die im Unternehmen eingehende Briefpost einzusehen. Die Weiterleitung über einen Botendienst ist keine praktikable Lösung, da sie zum einen organisatorisch nur schwer zu stemmen ist und zum anderen die Dokumente dann in der Unternehmenszentrale fehlen. Auch die Vorgaben der DSGVO werden verletzt, wenn Briefe mit persönlichen Daten ungesichert auf dem privaten Küchentisch liegen.

Die Frage, die sich also stellt, ist, wie die Post zur Bearbeitung zeitnah ins Homeoffice gelangt und zugleich weiterhin im Unternehmen verfügbar ist. Schließlich warten Kunden ungern auf die Beantwortung ihrer Bestellungen oder Anliegen, und Eingangsrechnungen sollten innerhalb des Zahlungsziels beglichen werden.

Digitaler Posteingang + digitale Ablage = ortsunabhängiger Zugriff

Die Antwort lautet, den Posteingang zu digitalisieren und in einem zentralen Enterprise-Content-Management-System abzulegen. Als Alternative zu einem ECM-System und als Einstiegslösung bietet sich unser TDS Archiv an. Hierbei handelt es sich um eine cloudbasierte Archivsoftware, die einen ortsunabhängigen Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente ermöglicht. Im Vergleich zu herkömmlichen Cloudspeicher-Lösungen wie beispielsweise Dropbox oder SharePoint beinhaltet unser TDS Archiv weitergehende Funktionen. Dazu gehören unter anderem

  • die revisionssichere Archivierung gemäß Anforderungen den GoBD,
  • umfassende Recherchefunktionen,
  • eine flexible Einrichtung beliebiger Aktenstrukturen, z. B. Immobilien- oder Vertragsakten und
  • die Versionshistorie.

Für die Nutzung von TDS Archiv ist lediglich eine Internetverbindung und ein Webbrowser erforderlich. Aufgrund dieses direkten Einsatzes der Software ohne Installationsaufwand ist TDS Archiv vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen, aber auch für einzelne Abteilungen geeignet.

Für die Digitalisierung des Posteingangs sprechen aber noch weitere Argumente als nur das eines räumlich unabhängigen Arbeitens. Dazu gehört beispielsweise, dass Dokumente

  • gleichzeitig von mehreren Personen eingesehen werden können,
  • schneller gefunden werden, wenn sie verschlagwortet oder mit einer OCR-Software ausgelesen sind,
  • mit entsprechenden Workflow-Lösungen digital durch den dazugehörigen Prozess gesteuert werden und
  • platzsparender sowie DSGVO-konform aufbewahrt werden können.

Von diesen Vorteilen profitieren Unternehmen natürlich nicht nur in Homeoffice-Zeiten. Denn digitale Technologien machen die Arbeit generell einfacher. So gaben im Rahmen einer Befragung des Digitalverbands Bitkom 78 % der Teilnehmenden an, dass diese Technologien für sie unerlässlich seien, um ihren Tätigkeiten nachzugehen; 62 % sagten, diese würden sie bei der Arbeit motivieren.

Fazit: Das Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Viele Unternehmen haben die Vorteile inzwischen erkannt und gewähren ihren Beschäftigten zumindest teilweise die Arbeit in den eigenen vier Wänden. Mit der Digitalisierung des Posteingangs und einer zentralen digitalen Aufbewahrung werden wichtige Grundlagen geschaffen, damit New Work tatsächlich funktioniert.

Wie wir Sie dabei unterstützen können, lesen Sie hier.

by Nicole Gauger

Mit einem funktionierenden Digital Workplace zu neuen, glücklichen Mitarbeitern

Schneller Dokumentenzugriff, schlanke Prozesse, effizientere Kundenkommunikation, geringerer Platzbedarf für Papierarchive – viele Vorteile der Digitalisierung sind bekannt, andere weniger. Zu letzteren zählt die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern. Dabei kann sie in Zeiten des Fachkräftemangels über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.
Während die geburtenstarken Jahrgänge der Babyboomer nach und nach in Rente gehen, rücken im Arbeitsleben jüngere Generationen nach. Sie sind anders aufgewachsen. Menschen der Generation Y beispielsweise, also diejenigen, die zwischen den frühen 1980er Jahren und Mitte der 1990er Jahre geboren wurden, sind geprägt von materiellem Wohlstand, von Umbrüchen wie den Terroranschlägen am 11. September 2001, der Finanz- und Eurokrise, sowie digitalen Technologien. Sie haben das Internet verinnerlicht, eine hohe digitale Kompetenz und gelernt, alles zu hinterfragen. Selbstverständlich erledigen sie ihre Bankgeschäfte am Smartphone, laden sich Rechnungen aus Onlineportalen herunter und shoppen lieber online auf dem Sofa als in die Stadt zu fahren. Immer wieder neue Technologien bereiten ihnen kein Kopfzerbrechen. Sie nutzen sie intuitiv. Unternehmen, die sich die Fähigkeiten der Generation Y zunutze machen wollen, müssen wissen, dass Vertreter dieser Jahrgänge den Anspruch haben, dass auch ihr Arbeitgeber digital aufgestellt ist.

Was folgende Generationen erwarten

Das bedeutet nicht nur zu verstehen, dass es für die Ypsiloner ein Schritt zurück in die Steinzeit wäre, Aufgaben auf Basis von Papier zu bearbeiten, Anträge analog zu stellen und Formulare händisch zu unterschreiben. Als Menschen, die in ihrer Arbeit Sinn und Freunde finden sowie diese mit ihrem Privatleben in Einklang bringen wollen, legen sie großen Wert auf flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten. Dies setzt neben dem Digital Workplace an sich mobile, anwenderfreundliche und zeitgemäße Lösungen voraus. Doch selbst solche können ihr volles Potenzial nur dann entfalten, wenn die Strukturen und die Unternehmenswerte passen. Um dies zu erreichen, sollten Entscheider die digitale Transformation auch in den unternehmensinternen Prozessen spätestens jetzt in Angriff nehmen und ganzheitlich umsetzen.
Bei der Realisierung einer solchen Strategie sind vor allem kleine sowie mittelständische Unternehmen gefordert. Denn insbesondere sie laufen Gefahr, ihre Chancen zu verspielen und gegenüber größeren Wettbewerbern weiter zurückzufallen, wie eine Umfrage des Digitalverbandes Bitkom zum Stand der Digitalisierung der deutschen Wirtschaft ergab. Ein Ansatz für sie besteht darin, sich das dafür benötigte Know-how über externe Berater ins Haus zu holen.

Digital vorliegende Informationen als Enabler

Mit dem Blick von außen können sowohl eine Bestandsaufnahme als auch die Definition von Zielen oft leichter erfolgen. Immerhin sollte die Digitalisierung kein Selbstzweck sein, sondern Enabler. Es geht darum, gesteckte Ziele zu erreichen, von denen die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern nur eines darstellt. Dieses gilt es, mit den anderen Zielen in Einklang zu bringen. Dementsprechend müssen dann passende Maßnahmen identifiziert und ausgewählt werden. Dazu gehören zum Beispiel die Überführung von Bestandsakten in digital zugängliche Informationen und der schrittweise Aufbau digitaler Prozesse als ein Grundpfeiler einer professionellen Digitalstrategie, die für das ganze Unternehmen gilt und die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle in den Fokus rückt.

In digital vorliegenden und in den passenden Formaten gespeicherten Dokumenten lassen sich Informationen effizient automatisch erschließen und weiterverarbeiten. Dies ermöglicht einfaches, schnelles Teilen, aber auch eine bequeme Suche, über welche sich die benötigten Dokumente innerhalb kürzester Zeit auffinden lassen. Ebenso ist transparentes gemeinsames Bearbeiten unabhängig vom Ort und vom Endgerät möglich – ob es sich um Präsentationen, Bestellungen oder Auswertungen handelt. Dadurch, dass die Informationen zentral vorgehalten werden, kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter stets die aktuellen Daten verwenden.

Mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben

Wichtig ist, die Mitarbeiter in die Gestaltung der neuen Prozesse einzubeziehen. Immerhin sind sie diejenigen, welche die neuen Schritte anwenden und mit den neuen Technologien arbeiten sollen. Das bedeutet unter anderem, auf ihre Bedürfnisse zu schauen und sie in die Transformation einzubeziehen. Gleichzeitig kann mit diesem Weg auch der kulturelle Wandel unterstützt werden – hin zu einer empathischen Führungskultur, flachen Hierarchien und beruflicher Weiterentwicklung.
Fazit: Stellen Unternehmen jetzt die richtigen Weichen, um ihre Digitalstrategie derart zielgerichtet und ganzheitlich umzusetzen, werden Mitarbeiter künftig nicht nur von zeitraubenden administrativen Tätigkeiten entlastet. Sie arbeiten auch gerne mit den eingesetzten neuen Technologien, sodass diese ihr gesamtes Potenzial entfalten können und Unternehmen einen größeren Grad an Effizienz erreichen. Gleichzeitig haben die Mitarbeiter wesentlich mehr Zeit für wertschöpfende sowie sinnstiftende Aufgaben – was nicht nur der Generation Y mit ihren dringend benötigten digitalen Kompetenzen entgegenkommt, sondern allen Beschäftigten und den Firmen selbst.

by Nicole Gauger

TROPPER investiert in Nachhaltigkeit

Das Thema Nachhaltigkeit gewinnt immer mehr an Bedeutung. Wir bei TROPPER tragen dem gerne aus Überzeugung Rechnung. Deshalb haben wir jetzt kräftig in die Nutzung alternativer Energiequellen investiert.

„Unsere Mitarbeiter sind ab sofort auch mit drei hybriden Firmenwagen zu unseren Kunden unterwegs“, erläutert unser Direktor Vertrieb, Bodo Boer. Passend dazu haben wir an unserem Firmensitz in Leverkusen eine Ladesäule installiert. Außerdem wurde das Hallendach mit Solarpanels versehen, so dass unser Standort mit Strom aus regenerativen Quellen versorgt wird.

Diese Maßnahmen ergänzen die Nachhaltigkeit der bisherigen Dienstleistungen im Bereich Dokumenten-Management, Input-Management und Automatisierung von Geschäftsprozessen in konsequenter Weise. Denn: „Digitalisierung schont die Umwelt“, sagt Bodo Boer und erklärt: „Sie spart zum Beispiel Papier und ermöglicht die Arbeit aus dem Homeoffice, wodurch Wege zur und von der Arbeit entfallen, klimaschädliche Emissionen reduziert werden und Menschen wertvolle Lebenszeit gewinnen.“

by Nicole Gauger