Datenschutz und Datensicherheit bei Personalakten
Arbeitsverträge, Versicherungspolicen, Sozialversicherungsbescheinigungen, Gehaltsnachweise … In Personalakten sind zahlreiche Unterlagen hinterlegt, die es zu schützen gilt. Doch wie kann hier die digitale Personalakte helfen? Die Antwort darauf liefert dieser Blogbeitrag.
Was ist der Unterschied zwischen Datenschutz und Datensicherheit?
Oftmals werden die Begriffe „Datenschutz“ und „Datensicherheit“ synonym verwendet, was allerdings nicht korrekt ist. Beim Datenschutz geht es insbesondere um die Frage, ob Unternehmen personenbezogene Daten überhaupt ablegen und verarbeiten dürfen – und falls ja, wie.
In Bezug auf die Personalakte hat das Portal datenschutz.org folgende Datenschutzgrundsätze definiert:
- Für die Ablage personenbezogener Daten in der Personalakte bedarf es entweder der Zustimmung des betroffenen Arbeitnehmers oder aber einer gesetzlichen Grundlage, die dies gestattet oder bestimmt.
- Es gilt das Gebot der Datensparsamkeit.
- Die Daten dürfen nur zweckgebunden erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
Hingegen hat die Datensicherheit zum Gegenstand, erhobene Daten zu schützen, und zwar unabhängig von einem etwaigen Personenbezug. Sie erfordert insbesondere Maßnahmen, die vor unbefugter Einsichtnahme, Datenverlust, -zerstörung oder -änderungen schützen.
Wie erfolgt eine datensichere Aufbewahrung von Personalakten?
Das Bundesdatenschutzgesetz, kurz BDSG, unterscheidet nicht, ob Personalakten digital oder papierbasiert aufbewahrt werden. Dem Gesetzgeber geht es vielmehr ausschließlich darum, dass die Datensicherheit gewährleistet wird. Hierbei punktet die digitale Personalakte gegenüber der analogen in vielerlei Hinsicht. So lassen sich analoge Akten nur schwer vor Verlust durch Wasser oder Feuer schützen. Zudem müssen sie als Schutz vor unberechtigtem Zugriff in verschlossenen Räumen bzw. Schränken aufbewahrt werden, was beispielsweise im Homeoffice kaum realisierbar ist.
Dagegen können digitale Personalakten auch remote eingesehen werden, sodass Mitarbeiter aus dem HR-Bereich ihren Aufgaben bequem von zuhause aus nachgehen können. Ein inner- bzw. außerbetrieblicher Transport, der ebenfalls mit einem Verlustrisiko verbunden ist, entfällt. Darüber hinaus sind digitale Daten vor Naturgewalten geschützt, wenn regelmäßig Backups angelegt und extern gelagert werden. Mithilfe von Zugriffsrechten können digitale Personaldaten nur berechtigten Personen zugänglich gemacht werden, meist dem betreffenden Mitarbeiter selbst, seinen Vorgesetzten sowie den jeweiligen HR-Verantwortlichen. Nicht zuletzt ist es empfehlenswert, an diese Personen mit einem präzisen Rollenkonzept bestimmte Rechte zu vergeben, also zu definieren, ob sie die Akte nur einsehen oder Dokumente bearbeiten, hinzufügen oder löschen dürfen.
Wie trägt die digitale Personalakte zu einem effizienteren Arbeiten bei?
Neben der leichteren Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben hat die digitale Personalakte weitere Vorteile, wie schnellere HR-Prozesse, geringere Kosten und weniger Platzbedarf. Konkret reduzieren sich die Bearbeitungszeiten, denn das Zusammensuchen von Dokumenten sowie deren Ablage entfällt. Der Zugriff auf einzelne Bestandteile der Akte wird durch deren einheitliche Struktur zusätzlich beschleunigt. So hat die Personalabteilung mehr Kapazitäten, um sich wichtigen Themen wie dem Recruiting, dem Talentmanagement oder der Mitarbeiterentwicklung zu widmen.
Papierakten in digitale Personalakten migrieren – selber machen oder an einen Dienstleister geben?
Unternehmen, die zu dem Entschluss gekommen sind, ihre analogen Personalakten zu digitalisieren, stehen vor der Frage, ob sie dies selbst vornehmen oder einen Dienstleister damit beauftragen wollen. Allerdings scheitert der Plan, die Akten in Eigenregie zu scannen, meist am fehlenden Personal, da nur ein kleiner Kreis an Mitarbeitern die sensiblen und vertraulichen Dokumente einsehen darf und mit den täglichen Arbeiten beschäftigt ist. Hinzu kommt, dass Unternehmen in der Regel nicht über das notwendige technische Equipment und Know-how verfügen. Daher ist das Auslagern des Digitalisierungsprojekts an einen Dienstleister oft die bessere Wahl. Er sorgt nicht nur für eine schnelle Bereitstellung der digitalen Personalakten, sondern bereitet deren Inhalte auch für eine automatisierte Ablage und automatisierte Prozesse auf. Auch die Klassifizierung der Dokumente, die Erfassung des Dokumentendatums und die Bereinigung der Akten können qualifizierte Dienstleister übernehmen.
HR-Abteilungen, die digitale Personalakten richtig einsetzen, bewegen sich rechtlich und organisatorisch auf sicherem Terrain. Zudem lassen sich durch die Automatisierung von Standardprozessen frei werdende Ressourcen für strategische Zwecke nutzen. Eine Checkliste zur Umsetzung digitaler Personalakten haben wir hier für Sie zusammengestellt.
Buchhaltung von Ballast befreien
Zu jedem Jahresbeginn können Buchhaltungsabteilungen Dokumente, deren Aufbewahrungsfristen erreicht wurden, vernichten. In diesem Blogbeitrag fassen wir zusammen, welche Unterlagen das konkret sind und welche Vorteile es hat, wenn diese digital vorliegen und mit Metadaten versehen sind.
Kaufmännische Unterlagen mit Aufbewahrungsfristen
Der Gesetzgeber schreibt für Unternehmen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen vor. So besagt § 147 der Abgabenordnung (AO), dass
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege sowie
- Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Europäischen Union
zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Unternehmen sollten dabei beachten, dass „die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahrs [beginnt], in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind“. Konkret bedeutet dies, dass nunmehr beispielsweise Rechnungen vernichtet werden können, die bis zum 31. Dezember 2012 erstellt bzw. eingegangen sind.
Für folgende Unterlagen gilt lediglich eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren:
- Schriftwechsel und Geschäftsbriefe
- Versicherungspolicen (nach Ablauf)
- Finanzberichte
- Betriebsprüfungsberichte
- Jahresabschlusserklärungen
- Angebote mit Auftragsfolge
- Bankbürgschaften und Darlehensunterlagen
- Exportunterlagen
- Lohnkonten
- Mahnbescheide
- Geschenknachweise
- Kalkulationsunterlagen
Digitale versus analoge Archivierung
Ob Unternehmen diese steuerlich relevanten Unterlagen analog oder digital aufbewahren, ist dem Finanzamt grundsätzlich egal. Allerdings gibt es Dokumente, die aufgrund rechtlicher oder interner Vorschriften dennoch im Original aufbewahrt werden müssen, etwa Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse (§ 257 Abs. 3 Satz 1 HGB, § 147 Abs. 2 Satz 1 AO).
Bei allen anderen buchhaltungsrelevanten Dokumenten ist eine digitale Ablage aus mehreren Gründen vorzuziehen. Im Tagesgeschäft sind dies vor allem ein schnellerer Zugriff, eine höhere Auskunftsbereitschaft, einfachere Mechanismen zur Datensicherung sowie eine größere Sicherheit vor Ausfällen. Darüber hinaus ist aber auch die platzsparendere Aufbewahrung digitaler Dokumente gegenüber papierbasierten ein nicht zu unterschätzendes Argument, wie folgendes Rechenbeispiel zeigt:
Fallen in der Buchhaltung monatlich 1.000 Dokumente an, so sind dies pro Jahr 12.000. Rechnungen umfassen erfahrungsgemäß rund 1,5 Blatt pro Dokument, sodass jährlich 18.000 Papierbögen zusammenkommen, die in 45 Aktenordnern (à 400 Blatt) aufbewahrt werden können. Bei einer zehnjährigen Aufbewahrungsdauer ergeben sich daraus ca. 40 laufende Meter Platzbedarf!
Digitalisierung – deutlich mehr als nur Scannen
Damit Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus den Digitalisaten ziehen können, sollten sie bei deren Verarbeitung ihr besonderes Augenmerk auf jene Punkte richten, die wir in dem Beitrag „Erfolgreiches Digitalisieren von Dokumenten – deutlich mehr als bloßes Scannen“ zusammengefasst haben. Im Zusammenhang mit dem gezielten Löschen von Dokumenten nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist sind hierbei vor allem ihre Klassifizierung sowie das Hinterlegen des Erstelldatums zu nennen. Mit der Klassifizierung nach Dokumentenart lassen sich in einem ECM-System beispielsweise alle Rechnungen anzeigen. Sind diese mit dem Erstelldatum versehen, das dem Scandatum entspricht, können Anwender jene selektieren, deren Aufbewahrungsfrist verstrichen ist, und dann entscheiden, ob sie tatsächlich gelöscht werden sollen. Dieser Prozess nimmt nur wenig Zeit in Anspruch, sollte aber vollständig dokumentiert werden. Damit ist jederzeit nachweisbar, welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt gelöscht wurden und wer dazu die Freigabe erteilt hat.
Was passiert mit den Papierunterlagen nach dem Digitalisieren?
Das Löschen der Digitalisate ist das eine, die Vernichtung der ursprünglichen Papierdokumente das andere. Unternehmen, welche die Digitalisierung ihrer Unterlagen an einen Dienstleister ausgelagert haben, können diesen auch damit beauftragen, die Papierdokumente nach dem Scannen und dem Ablauf einer zu definierenden Aufbewahrungsfrist zu vernichten. Dazu sollten sie sich vom Anbieter nachweisen lassen, dass dies datenschutzkonform erfolgt und er damit höhere Sicherheitsstufen als der eigene Reißwolf einhält.
Wenn Sie Ihre kaufmännischen Unterlagen nicht nur digitalisiert, sondern auch mit wertvollen Informationen angereichert erhalten wollen, dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.
Digitale Post: Ausgangspunkt für effiziente Prozesse
Viele Unternehmen erhalten nach wie vor täglich zahlreiche Briefe, die verteilt und verarbeitet werden müssen. Die Basis hierfür schafft die Digitalisierung des Posteingangs. Unternehmen profitieren so vor allem von schnelleren Prozessen, der Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten und mehr Transparenz. In diesem Blogbeitrag erläutern wir die grundsätzlichen Anforderungen für eine effiziente digitale Posteingangsverarbeitung und vermitteln praktische Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung.
Digitaler Posteingang – viel mehr als „Briefe scannen“
Es ist naheliegend, dass bei der Digitalisierung der Eingangspost auf die Poststelle zusätzliche Aufgaben zukommen. Zunächst sortiert sie die Poststücke u. a. nach Empfängergruppen, denn bestimmte Personenkreise, z. B. Vorstände, die Personalabteilung oder Betriebsräte, möchten oder müssen ihre Eingangspost ungeöffnet erhalten. Im Fachjargon unterscheidet man zwischen White List und Black List:
- White List: Entsprechende Poststücke können direkt digitalisiert und anschließend nach ausführlichen Anweisungen bearbeitet werden.
- Black List: Anhand von Absender, Empfänger oder Typ – etwa ein amtliches Schreiben – werden diese Poststücke nicht der Regelverarbeitung zugeführt, sondern erhalten eine dezidiert beschriebene Sonderbehandlung, die auch Versandhinweisen folgt (z. B. „sofort“, „persönlich“).
Anschließend werden die Poststücke aus der White List für das Scannen vorbereitet. Hierzu gehören – neben dem Öffnen der Briefumschläge mit geeigneten Briefschlitzmaschinen – das Auseinanderfalten der Briefe, das Entfernen von Klammern und Heftungen, das Reparieren von Schäden und ggf. das Kopieren bzw. Optimieren schlechter Vorlagen. Diese Tätigkeiten müssen sehr sorgfältig durchgeführt werden, denn nur einwandfreie Dokumentenvorlagen gewährleisten eine hohe Qualität der digitalisierten Images. Im Anschluss werden die Briefe mit geeigneten Scannern digitalisiert. Hierbei kommen – je nach Beleggut und Anforderungen – unterschiedliche Geräte zum Einsatz. DIN A4-Dokumente lassen sich mit Hochleistungsscannern, die als Einzugsscanner konzipiert sind, sehr schnell verarbeiten. Müssen spezielle Anforderungen wie Paginierung oder das Aussortieren von bestimmten Dokumenten berücksichtigt werden, erschwert dies die Scannerauswahl. Enthält der Posteingang auch großformatige Zeichnungen oder geöste Dokumente, beispielsweise Urkunden, dann müssen diese aussortiert und mit speziellen Plan- oder Buchscannern verarbeitet werden. Unternehmen, die die Digitalisierung des Posteingangs an einen Dienstleister auslagern, profitieren davon, dass dieser in ihren Produktionsstätten diese unterschiedlichen Scanner nutzen und sie selbst keine Investitionen in die kostspielige Hardware tätigen müssen.
Diese Schritte bilden allerdings nur den geringsten Teil der Wertschöpfung durch Digitalisierung. Viel mehr noch geht es darum, in den darauffolgenden Prozessen die Digitalisate mit Metadaten (Indexwerten) anzureichern und zu klassifizieren.
- Die Indexierung von Dokumenten erfolgt durch eindeutige Kriterien, die das Dokument beschreiben und dessen Auffinden überhaupt erst ermöglichen. Gängige Attribute sind der Empfänger bzw. die Abteilung, das Eingangsdatum und eine fortlaufende Nummer, mit denen die einzelnen Schriftstücke versehen werden. Die Liste ist beinahe beliebig erweiterbar um zusätzliche organisatorische und technische Attribute.
- Dagegen bedeutet eine Klassifizierung von Dokumenten, ihnen eine Dokumentenart wie beispielsweise Bestellung, Rechnung oder Kundenbeschwerde zuzuweisen. So können die Schriftstücke direkt den jeweiligen Prozessen oder Abteilungen zugeordnet werden.
Damit diese Schritte nicht manuell, sondern automatisiert erfolgen, werden die Dokumente mit einer OCR-Lösung ausgelesen. Auf dieser Basis werden relevante Daten und die Dokumentenart schnell erkannt. Der Einsatz von KI-Software kann hier für eine Prozessbeschleunigung sorgen. Für eine hohe Trefferquote sollten die intelligenten Systeme mit Originaldokumenten antrainiert werden. So ist es heute möglich, den physischen Posteingang weitestgehend automatisiert zu indexieren bzw. zu klassifizieren und zu verarbeiten, wie der Erfahrungsbericht eines Telekommunikationsdienstleisters zeigt. Höhere Automatisierungsquoten lassen sich bei einzelnen Dokumentenarten und durch Optimierung der bestehenden Prozesse durchaus erzielen.
Um sicherzustellen, dass die Digitalisate die erforderliche Qualität aufweisen, sollten sie dann visuell geprüft werden. Zentral sind dabei
- die Lesbarkeit,
- das Erkennen von Leerseiten,
- die richtige Leserichtung und
- die Vollständigkeit.
Deutlich wird somit, dass der Umstieg von einer analogen auf eine digitale Posteingangsverarbeitung ein komplexes Projekt ist, das sorgfältig vorbereitet werden sollte.
Einführung der digitalen Posteingangsverarbeitung
Damit das Vorhaben gelingt, sollten Unternehmen mit der Ist-Analyse ihres Posteingangs und einer Erfassung ihrer Rahmenbedingungen beginnen. Dabei werden Fragen nach der Menge der zu digitalisierenden Dokumente, ihrer Beschaffenheit (Farbe oder Schwarz-Weiß, Formate, Formulare, Handschrift) und ihrer weiteren Bearbeitung beantwortet. In diesem Zusammenhang sind unbedingt alle Kanäle zu berücksichtigen, also auch der Posteingang per E-Mail, Fax oder über das Kontaktformular der Homepage. Analog eingehende Faxe erfordern dieselben Schritte wie die Briefpost. E-Mails oder Nachrichten aus Kontaktformularen gehen zwar bereits digital ein, sollten aber für eine automatisierte Verarbeitung ebenfalls indexiert und klassifiziert werden.
Die so gewonnenen Informationen dienen als Grundlage, um den Prozess der Posteingangsverarbeitung in einem Soll-Konzept neu zu strukturieren. Hier sollten Unternehmen vor allem darüber nachdenken, welche Dokumentenarten besonders zeitkritisch sind. Dies sind beispielsweise Rechnungen, Verträge oder Anträge, für die im Service Level Agreement (SLA) eine maximale Verarbeitungszeit hinterlegt werden sollte.
Darüber hinaus sollte im SLA definiert werden, wie der Auftraggeber die Digitalisate erhält. Der schlankeste Weg ist, dass sie direkt in das Zielsystem importiert werden. Alternativ erhält er sie per E-Mail oder über einen digitalen Postkorb, um sie so zunächst seinen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.
Auf Basis dieser Rahmendaten erfolgt der Roll-out. Dabei ist eine sukzessive Herangehensweise empfehlenswert. So können zunächst beispielsweise nur bestimmte Dokumentenarten oder jene Poststücke, die eine bestimmte Abteilung adressieren, digitalisiert werden. Verläuft der Initialbetrieb erfolgreich, kann das Projekt schrittweise mit weiteren Dokumentarten bzw. Abteilungen ausgerollt werden.
Wichtig ist, Stakeholder wie die Mitarbeiter, den Betriebsrat oder die Geschäftsleitung von Anfang an eng in das Projekt einzubinden.
Vorteile des Auslagerns der Posteingangsverarbeitung
Delegieren Unternehmen die Digitalisierung des Posteingangs an einen kompetenten Dienstleister, dann profitieren sie von seinem Know-how und seinen technischen Möglichkeiten. Er unterstützt bereits bei der Ist-Analyse und optimiert gemeinsam mit den Projektverantwortlichen die Prozesse rund um die digitale Posteingangsverarbeitung. Sein Wissen kann vor allem dazu beitragen, das Projekt bereits im Vorfeld in die richtigen Bahnen zu lenken.
Darüber hinaus unterhält er für die Verarbeitung des Posteingangs die dazu erforderliche Hard- und Software, die skalierbar zum Einsatz kommt und so auch Schwankungen beim Posteingang abfangen kann.
Die Vorteile des Outsourcings auf einen Blick:
- Personal in der Poststelle reduzieren
- Transparente Abrechnung über Pauschalen (Kostenkontrolle)
- Investitionen in Hard- und Software entfallen
- Schnellere Projektrealisierung
- Fokussierung auf das Kerngeschäft mit optimaler Nutzung vorhandener Ressourcen
- Schwankungen abfangen
Anforderungen an einen Dokumentendienstleister
Bei der Digitalisierung des Posteingangs entscheiden Details über den Erfolg. Deshalb sind Unternehmen gut beraten, sich ein umfassendes Bild von jenen Dienstleistern zu machen, die sie in die engere Wahl ziehen, und dabei auf einige wesentliche Kriterien zurückzugreifen:
- Zunächst sollten Unternehmen sich Referenzen vorzeigen lassen, womit ein Dokumentendienstleister seine Expertise nachweisen kann.
- Ein schlüssiges Datenschutzkonzept ist darüber hinaus unabdingbar. Dazu gehört, dass der Dienstleister die ausschließliche Verarbeitung der Dokumente in Deutschland belegt.
- Beim Besuch seiner Produktionsstätte können sich Interessenten „live“ davon überzeugen, dass der Dienstleister ihre Anforderungen erfüllen kann und auch die notwendigen Maßnahmen zur Einhaltung des Datenschutzes ergreift.
- Wesentlich ist auch die Bereitschaft, ein Service Level Agreement (SLA) zu unterzeichnen, in dem der Leistungsumfang, die Reaktionszeiten und der Zeitplan der Verarbeitung des Posteingangs vertraglich vereinbart sind.
- Eine fachkundige Betreuung sollte während der Zusammenarbeit gewährleistet sein, indem der Dienstleister seinen Kunden kompetente und jederzeit erreichbare Ansprechpartner zuweist.
- Der Dienstleister sollte sämtliche Kanäle des hybriden Posteingangs zusammenführen können, also nicht nur die Papierpost, sondern auch E-Mails, Telefaxe oder Anfragen über Kontaktformulare und Apps.
- Damit der Dokumentendienstleister den Posteingang schnell digitalisieren kann, ist es zwar von Vorteil, wenn er in räumlicher Nähe zu seinen Kunden sitzt. So ist sichergestellt, dass er die Briefpost zeitnah abholen kann. Alternativ besteht aber auch die Möglichkeit, dass der Auftraggeber ein Postfach in unmittelbarer Nähe des Dienstleisters einrichtet. Nicht zuletzt zeichnen ein DSGVO-konformer Transport mit eigenen GPS-getrackten Fahrzeugen sowie datenschutzkonforme Behältnisse für den Transport der Briefpost einen professionellen Dienstleister aus.
Fazit
Die Einführung einer digitalen Posteingangsverarbeitung bedeutet mehr, als lediglich einen Scanner zu bedienen. Schließlich geht es nicht nur darum, Papierdokumente zu digitalisieren, sondern sie in wertvolle Assets zu verwandeln. Nur so lässt sich der Posteingang innerhalb der Folgeprozesse automatisiert verarbeiten. Hier können Dokumentendienstleister weitreichend unterstützen, sodass Unternehmen ihre Beschäftigten von Routinetätigkeiten entlasten, Kundenanfragen schneller beantworten und – last, but not least – Platz für die Aufbewahrung von Papierdokumenten einsparen.
TROPPER optimiert Posteingangsverarbeitung bei der Bayer Direct Services GmbH
Die Bayer Direct Services GmbH, eine Tochtergesellschaft der Bayer AG, hat die Digitalisierung ihres Posteingangs an die TROPPER DATA SERVICE AG ausgelagert. Seitdem profitiert das Unternehmen vor allem von einer zuverlässigeren Postzustellung an seine Abteilungen und von einer höheren Mitarbeitereffizienz.
Der Bayer-Konzern unterhält weltweit insgesamt sieben Service-Center, die insbesondere Tätigkeiten im HR-Bereich, in dem Accounting, Source to Pay und Order to Cash übernehmen. In Deutschland ist dies die Bayer Direct Services GmbH mit Sitz in Leverkusen, die monatlich etwa 2.500 Briefe mit circa 7.000 Seiten erhält. Dazu gehören Personaldokumente wie Prüfungsunterlagen oder Einstellungs- bzw. Aufhebungsverträge, Fortbildungs- und Zeitmanagementunterlagen.
Bis Ende 2021 lasen die zuständigen Mitarbeiter die eingehenden Briefe quer, um sie dann den zuständigen Abteilungen zuzuordnen. Dabei kam es immer wieder zu Irrläufern, welche die Postbearbeitung verzögerten. Ein weiterer Nachteil dieser Vorgehensweise war, dass die Abteilungen die Briefe aus der Poststelle abholen mussten, was unnötig Zeit kostete. Darüber hinaus digitalisierten die Verantwortlichen in den Abteilungen die Briefe dann in sehr unterschiedlicher Qualität. „Diese Missstände wollten wir beheben und haben uns entschieden, den Posteingang von einem externen Dienstleister digitalisieren zu lassen“, berichtet Projektleiter Ömer Istanbullu, Mitglied des Teams Business Support bei der Bayer Direct Services GmbH, und ergänzt: „Da der Bayer-Konzern bereits in vielen Bereichen vom Digitalisierungs-Know-how der TROPPER DATA SERVICE AG profitiert, haben wir uns dann auch schnell dazu entschieden, dieses Projekt mit diesem Unternehmen zu realisieren.“
Seit Januar 2022 digitalisiert TROPPER nun tagesaktuell den Posteingang der Bayer Direct Services GmbH. Dazu holt der Dokumentendienstleister deren Post täglich bei der Chemion Logistik im Chempark Leverkusen sowie aus einem Gebäude von Bayer Direct Services in datenschutzkonformen Behältern ab und transportiert sie anschließend in seine Produktionsstätte. Hier werden zunächst jene Briefe, die als „persönlich“ oder „vertraulich“ gekennzeichnet sind oder die gemäß der Dokumententypenliste nicht gescannt werden dürfen, aussortiert. Die aussortierten Briefe werden nicht verarbeitet, sondern von TROPPER am Folgetag dem Kunden wieder übergeben. Auch Verträge, die zu unterschreiben sind, erhält Bayer Direct Services am Folgetag in Papierform.
Die zu digitalisierenden Briefe werden geöffnet und erhalten dann einen Barcode für die weitere Verarbeitung bei TROPPER. Dieser dient auch zur Wiederauffindbarkeit der Originalbelege, sollten diese doch später noch einmal benötigt werden. Anschließend werden die Briefe gescannt und von den TROPPER-Mitarbeitern mittels einer Software klassifiziert. Diese Klassifizierung ermittelt den Dokumententyp und die mit dem jeweiligen Dokumententyp verknüpften E-Mail-Empfänger. Im Zuge der Klassifizierung findet auch eine Qualitätskontrolle der Belege statt. Danach werden PDF-Dateien von jedem Vorgang erzeugt und diese in einer E-Mail als Datei-Anhang an die jeweiligen Kundenadressen versendet.
Ömer Istanbullu fasst zusammen: „Wir erhalten von unseren Kollegen positives Feedback zum neuen Prozessablauf. Sie profitieren von der Arbeitserleichterung, einer geringen Fehlerquote bei der Postzuordnung und minimierten Wegezeiten. Zum erfolgreichen Projektverlauf hat sicherlich auch beigetragen, dass wir unsere Abteilungen von Anfang an eingebunden haben und sie aktiv an der Prozessgestaltung beteiligt waren.“
Bitkom-Studie unterstreicht die Relevanz von Dokumentendienstleistern bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung wie auch im Bestellprozess
Nach einer kürzlich vom Bitkom durchgeführten Befragung verschicken 72 Prozent der Unternehmen in Deutschland mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen digital. Da aber nur eine Minderheit hierbei strukturierte Formate nutzt, können diese digitalen Dokumente nicht automatisiert verarbeitet werden. Außerdem gaben weniger als die Hälfte der Teilnehmer an, dass sie dem Austausch strukturierter elektronischer Belegdaten, etwa aus Bestellungen, Lieferscheinen oder Ausschreibungen, eine hohe Relevanz beimessen. Somit fehlt vielen Unternehmen eine ganzheitliche Sicht auf ihren Beschaffungsprozess. Dokumentendienstleister können dafür sorgen, diese Baustellen zu schließen.
Eingangsrechnungen in wertvolle Assets verwandeln
Grundsätzlich ist es erfreulich, dass Unternehmen Rechnungen zunehmend digital versenden. Wenn aber ein Empfänger diese nur als simple PDF-Dateien, also als digitales Abbild ohne hinterlegte strukturierte Informationen, erhält, hat er lediglich einen geringen Mehrwert. Er kann die Rechnungen zwar elektronisch archivieren und damit Platz sparen, sie jedoch nicht automatisiert verarbeiten. Dafür ist es notwendig, dass die buchungsrelevanten Daten extrahiert werden. Dokumentendienstleister helfen an dieser Stelle, indem sie die Rechnungen mittels Optical-Character-Recognition (OCR)-Technologien auslesen, gegen die Stammdaten validieren und ihren Kunden qualitätsgesichert zur Verfügung stellen. Dabei sind sie in der Lage, sowohl die per E-Mail als auch die per Post eingehenden Rechnungen entgegenzunehmen und für das Zielsystem ihrer Kunden einheitlich aufzubereiten. So entstehen für die Unternehmen wertvolle Assets.
Mehr Transparenz bei Bestellungen
Ein weiterer Punkt, den die Bitkom-Befragung offenbart, ist die Tatsache, dass Bestellungen und Lieferscheine häufig ausschließlich in Papierform vorliegen, was eine Dunkelverarbeitung von Rechnungen unmöglich macht. Darüber hinaus kann der Logistikprozess nicht vollständig digital abgebildet werden. Eine Folge sind unberechtigte Forderungen, beispielsweise wenn ein Lieferant an ein Handelsunternehmen statt der bestellten zehn Paletten Waschmittel nur acht ausliefert. Kann der Einkauf bei der Rechnungsprüfung nicht auf die Lieferscheine zugreifen, wird die unvollständige Lieferung sehr wahrscheinlich nicht erkannt. Daher ist es für Unternehmen empfehlenswert, sämtliche im Beschaffungsprozess anfallenden Dokumente zu digitalisieren und auch auszulesen, was professionelle Dokumentendienstleister zuverlässig erledigen.
Ist auch Ihr Beschaffungsprozess von Medienbrüchen gekennzeichnet bzw. erhalten Sie teilweise noch unstrukturierte Rechnungen? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme. Wir zeigen Ihnen gern, wie wir Sie dabei unterstützen können, Ihre kaufmännischen Dokumente vollständig automatisiert zu verarbeiten.
Webinar zur Whistleblower-Richtlinie und zum Hinweisgeberschutzgesetz
Unser Partner SD Worx, Anbieter von HR- und Payroll-Lösungen, veranstaltet gemeinsam mit der CURACON Rechtsanwaltsgesellschaft am 20. September ab 11.00 Uhr ein Webinar über das kommende Hinweisgeberschutzgesetz, das auf der EU-Whistleblower-Richtlinie basiert. In diesem Webinar geben die Experten Einblicke in das Thema Whistleblowing, zeigen Chancen und Risiken für Unternehmen und Whistleblower auf und geben einen Ausblick auf relevante angrenzende Rechtsgebiete sowie die Einrichtungs- und Betriebspflicht von Meldekanälen.
Weitere Informationen und eine Anmeldemöglichkeit finden Sie hier: https://www.sdworx.de/de-de/blog/arbeitsrecht/die-whistleblower-richtlinie-der-eu-was-versteckt-sich-dahinter
Erfolgreiches Digitalisieren von Dokumenten – deutlich mehr als bloßes Scannen
In zwei Artikeln haben wir uns bereits mit den Anforderungen beschäftigt, die sich im Rahmen der Vorbereitung eines Digitalisierungsprojekts sowie für eine reibungslose Logistik zwischen Unternehmen und Scandienstleister an Letzteren stellen. In diesem Beitrag geht es nunmehr um die Verarbeitung von Dokumenten. Hierauf sollten Unternehmen ihr besonderes Augenmerk richten, schließlich steht und fällt die weitere Nutzung der digitalen Dokumente mit ihrer Verarbeitungsqualität.
Konkret sind nach unserer Erfahrung folgende Punkte wichtig:
- Dokumentendatum hinterlegen
Zahlreiche Dokumente unterliegen Fristen, nach denen sie gelöscht werden müssen bzw. dürfen, wie beispielsweise Rechnungen oder Dokumente aus der Personalakte. Deshalb sollten Dienstleister die gescannten Dokumente mit einem Datum versehen, das ECM-Systeme wie enaio von OPTIMAL SYSTEMS nutzen, um Anwendern abhängig vom Typ jene Dokumente anzuzeigen, deren Aufbewahrungsfrist verstrichen ist. Der Anwender entscheidet dann, ob das Dokument tatsächlich gelöscht werden soll. - Automatisierte Verarbeitung
Damit Bestandsakten oder die tägliche Briefpost digitalisiert und in der vertraglich vorgegebenen Qualität zügig verarbeitet werden, sollten Unternehmen sich für einen Dienstleister entscheiden, der in seinen innerbetrieblichen Prozessen über einen hohen Automatisierungsgrad verfügt. - Zusammenfügen von Dokumenten in einer Akte
Insbesondere Bau- oder Immobilienakten beinhalten häufig neben Verträgen und Rechnungen auch großformatige Pläne und Grundrisse. Dienstleister sollten in der Lage sein, diese a) mit geeigneten Scannern zu digitalisieren und b) die heterogenen Inhalte in einer Akte zusammenzufügen. Unternehmen sind somit nicht gezwungen, die Digitalisate verteilt auf ihrem Server zu speichern und sie in unterschiedlichen Dateiverzeichnissen suchen. Ähnliches gilt für Dokumente, die geöst oder gesiegelt sind und deren Siegel im Rahmen der Digitalisierung nicht beschädigt werden darf. - Visuelle Qualitätssicherung
Unabhängig von automatisierten Prozessen ist es bei bestimmten Akten empfehlenswert, als Dienstleister eine visuelle Qualitätssicherung anzubieten. Diese kann vollständig sein, also alle gescannten Seiten einer Akte umfassen oder selektiv erfolgen, das heißt nur bestimmte Dokumentenarten, zum Beispiel Verträge, beinhalten bzw. stichprobenhaft sein. Hierbei ist darauf hinzuweisen, dass die vollständige Qualitätskontrolle – neben der Kontrolle der Lesbarkeit und Darstellung der Images – auch die Vollständigkeit der gescannten Akte prüft. Dies ist insbesondere notwendig, wenn Papierbelege später vernichtet werden sollen. - Persönlicher Ansprechpartner
Erfahrungsgemäß kommt es bei Digitalisierungsprojekten seitens des Auftraggebers immer wieder zu Rückfragen. Hierbei ist es essenziell, dass der Kunde über einen festen, namentlich bekannten Ansprechpartner beim Dienstleister verfügt, der als Leiter unmittelbar in das Projekt involviert ist, und nicht etwa eine zentrale Servicenummer wählen muss, die ihn im schlimmsten Fall in ein Call-Center führt. Wesentlich ist ebenso, dass der Projektleiter zu den vereinbarten Servicezeiten direkt erreichbar ist.
In unserer kleinen Artikelserie haben wir die Kriterien beschrieben, die bei der Auswahl eines Dienstleisters für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt angelegt werden sollten. Selbstverständlich erfüllen wir diese Aspekte und viele weitere, um die Erwartungen unserer Kunden vollständig zu erfüllen. Überzeugen Sie sich selbst davon und skizzieren Sie im Rahmen eines unverbindlichen Beratungstermins Ihre Anforderungen an uns!
So gelingt die logistische Zusammenarbeit mit Scandienstleistern im Rahmen von Digitalisierungsprojekten
Nachdem wir im ersten Teil unserer Artikelserie die Anforderungen beleuchtet haben, die ein Scandienstleister bei der Vorbereitung eines Digitalisierungsprojekts erfüllen sollte, geht es in diesem Beitrag um die Logistik. Hierbei stehen Transparenz, Datenschutz und Schnelligkeit im Mittelpunkt.
Folgende Kriterien helfen, einen geeigneten Dienstleister auszuwählen:
- Aktenregistrierungs-Tool sorgt für Transparenz
Mit einem solchen Tool checkt der Scandienstleister die Bestandsakten seiner Kunden mittels Barcode beim Abholen aus und dokumentiert so, welche Unterlagen sich gerade beim Dienstleister zur Verarbeitung befinden. Erfolgt nach Ankunft beim Dienstleister ein Check-in, ist der vollständige Eingang in seiner Produktionsstätte lückenlos dokumentiert. - DSGVO-konformer Transport
Der Dienstleister sollte über eine Logistik mit eigenen GPS-getrackten Fahrzeugen sowie über datenschutzkonforme Behältnisse für den Transport der Papierakten verfügen. Einige Unternehmen fordern darüber hinaus exklusive Fahrten, auf denen ausschließlich ihre Dokumente transportiert werden. Auch dies sollte ein Dienstleister gewährleisten können. - Schnelle Bearbeitung von Anforderungen
Bei der Digitalisierung von Bestandsakten kommt es häufig vor, dass Auftraggeber eine Akte zeitnah benötigen, die gerade beim Dienstleister liegt. Hier ist Flexibilität gefordert. Der Dienstleister sollte in der Lage sein, die Akte im Verarbeitungsprozess on demand vorzuziehen oder im Original zunächst wieder auszuhändigen.
Resümee:
Für ein optimales Zusammenspiel zwischen Auftraggeber und Scandienstleister im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts ist es notwendig, dass alle Beteiligten darüber informiert sind, wo sich gerade welche Dokumente befinden. Darüber hinaus spielt der Datenschutz eine wichtige Rolle, den der Scandienstleister mit geeigneten Maßnahmen sicherstellen sollte. Last, but not least ist die Flexibilität des Dienstleisters gefragt, wenn es darum geht, eine Akte bei der Verarbeitung vorzuziehen. Selbstverständlich erfüllen wir auch diese Kriterien und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Digitalisierungsprojekte: Gute Vorbereitung ist die halbe Miete
Laut dem aktuellen Digital Office Index des Branchenverbandes Bitkom haben inzwischen drei Viertel der Unternehmen in Deutschland mindestens eine Anwendung für Enterprise Content Management (ECM) im Einsatz. Damit sie diese für die Verwaltung aller geschäftlichen Dokumente und Inhalte tatsächlich nutzen können, müssen sowohl papierbasierte Bestandsakten als auch die täglich eingehende Briefpost digitalisiert werden. Bei der Auswahl eines geeigneten Scandienstleisters sollten Unternehmen auf einige wesentliche Kriterien zurückgreifen. Diese beleuchten wir in drei aufeinanderfolgenden Beiträgen und starten mit den Anforderungen bei der Vorbereitung eines Digitalisierungsprojekts mit einem Dienstleister.
- Vereinbarung eines Service Level Agreements (SLA)
Darin werden der Leistungsumfang, die Reaktionszeiten und der Zeitplan der Verarbeitung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vertraglich vereinbart. Der ausgewählte Dienstleister sollte bereit sein, einen solchen Vertrag zu unterzeichnen. - Bereitschaft zu einer Betriebsbesichtigung
Damit sich Interessenten „live“ davon überzeugen können, dass der Dienstleister ihre Anforderungen erfüllen kann und auch die notwendigen Maßnahmen zur Einhaltung des Datenschutzes ergreift, ist ein Besuch seiner Produktionsstätte ratsam, die der Dienstleister anbieten sollte. - Parameter aus Nullserie definieren
JPEG, PDF oder PDF/A? Gescannte Papierdokumente können je nach Anforderung in verschiedenen Ausgabeformaten, farbig oder schwarz-weiß sowie in unterschiedlich hohen Auflösungen zur Verfügung gestellt werden. Die nötigen Parameter sollten im Rahmen einer sogenannten Nullserie gemeinsam mit den Projektverantwortlichen definiert werden. Dazu erhält der Dienstleister vor Projektbeginn eine Auswahl von Dokumenten zur Verarbeitung. Anschließend wird geprüft, ob die digitalisierten Dokumente in der gewünschten Fachapplikation reibungslos nutzbar sind, und gegebenenfalls nachjustiert. So ist beispielsweise eine hohe Auflösung erforderlich, damit eine OCR-Technologie zuverlässige Ergebnisse liefern kann. In manchen Anwendungsfällen spielt das Thema Farbe eine wichtige Rolle, etwa wenn Abteilungen Dokumente mit Stempeln oder Kommentaren in verschiedenen Farben versehen, wie es bei Bauakten häufig der Fall ist.
Bei Digitalisierungsprojekten entscheiden Details über den Erfolg. Deshalb sind Unternehmen gut beraten, sich ein umfassendes Bild von jenen Dienstleistern zu machen, die sie in die engere Wahl ziehen. Mit uns sind Sie von Anfang an auf der sicheren Seite: Wir analysieren in einem gemeinsamen Initialworkshop die Ausgangssituation, erarbeiten vorab mit Ihnen einen detaillierten Ablaufplan und geben einen transparenten Einblick in unsere Arbeitsweise. Überzeugen Sie sich selbst und nehmen Sie mit uns für ein erstes unverbindliches Beratungsgespräch Kontakt auf!