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Digitale Prozesse – eine Voraussetzung für effizientes Arbeiten im Homeoffice

Arbeiten im Homeoffice setzt sich zunehmend durch. Das ergab eine aktuelle Befragung des Digitalverbandes Bitkom. Ihr zufolge ermöglichen 39 Prozent der Arbeitgeber Mitarbeitern, auch außerhalb ihrer Büroräume zu arbeiten. Eine unabdingbare Voraussetzung für den Erfolg dieser Praxis ist jedoch, dass die jeweiligen Firmen digital aufgestellt sind. Und das beinhaltet eine Menge Aspekte. Denn allein die Tatsache, dass zahlreiche verschiedene Werkzeuge theoretisch abrufbereit sind, genügt nicht.

Zwar gibt es Tools für diverse Einsatzgebiete, die die Arbeit im Homeoffice ermöglichen. Dazu zählen zum Beispiel Cloud-Lösungen für den Datenaustausch sowie Collaboration-Plattformen, Videokonferenzsysteme und Messaging Tools für die Zusammenarbeit. Es gilt jedoch, nicht so viele wie möglich zu verwenden, sondern die passenden. Diese müssen sich in die IT-Landschaft des Unternehmens einfügen, einfach anzuwenden sein und die Anforderungen erfüllen, die im Unternehmen gelten. Davon gibt es sehr gewichtige, zum Beispiel die Datensicherheit.

Darauf müssen Unternehmen achten

So sollte gewährleistet sein, dass Daten nicht nur sicher und DSGVO-konform gespeichert werden, sondern auch, dass sie dementsprechend übertragen werden. Dem Mitarbeiter einen unverschlüsselten USB-Stick mit sensiblen Daten mitnehmen zu lassen, wäre also fatal. Stattdessen ermöglichen Virtual Private Networks ortsunabhängigen, sicheren Zugriff auf das Unternehmensnetz. Damit die berechtigten Mitarbeiter relevante Informationen, wie zu Rechnungen und Akten, möglichst effizient verwenden können, müssen sie natürlich allem voran digital zur Verfügung stehen – und zwar in strukturierter Form (coded oder indexiert mit Metadaten). Dies ist über performante Enterprise-Content-Management Systeme (ECM) möglich. Ebenso sinnvoll kann es sein, auf die Remote-Fähigkeit von Anwendungen zu achten. Es geht also darum, aus der Masse wenige, genau zum Unternehmen und den Aufgaben passende Tools auszuwählen, geeignete Prozesse aufzubauen sowie die Mitarbeiter im Umgang damit zu schulen.
Darüber hinaus ist eine Unternehmenskultur erforderlich, in der Vertrauen und das Teilen von Wissen eine große Rolle spielen. Denn ohne Vertrauen und die Bereitschaft, Wissen an Kollegen im Homeoffice weiterzugeben, funktioniert Homeoffice nicht. Genauso wichtig ist die entsprechende Selbstkompetenz der Mitarbeiter, ihre Arbeit im Homeoffice effizient zu organisieren.

Von den Vorteilen profitieren statt Bedenken tragen

Berücksichtigen Unternehmen jedoch sämtliche Aspekte, müssen sie das Arbeiten von Mitarbeitern zu Hause nicht fürchten – wie es in einigen Unternehmen der Fall ist. Der Bitkom-Umfrage zufolge sind beispielsweise 22 Prozent der Firmen, deren Mitarbeiter nicht im Homeoffice arbeiten, um die Datensicherheit besorgt und 16 Prozent denken, dass die technische Ausstattung zu teuer wäre. Im Gegenteil: Wer über funktionierende digitale Prozesse verfügt, muss sich nicht sorgen, sondern kann von den Vorteilen des Homeoffice profitieren. Und die sind beträchtlich: Arbeiten Mitarbeiter vermehrt im Homeoffice, können Unternehmen Geld sparen. Mitarbeiter fehlen seltener und sind zufriedener, was sich wiederum positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirkt. Darüber hinaus zahlen funktionierende digitale Prozesse, wie sie für das Homeoffice benötigt werden, auch auf weitere Bereiche ein – zum Beispiel dem mobilen Arbeiten generell. Aber das ist ein Thema für sich.

Autor: Bodo Boer, Direktor Vertrieb, TROPPER DATA SERVICE AG

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