David

Ausgabeformate im Vergleich

Auf Datenblättern von Scannern sind als Ausgabeformate in der Regel TIFF und JPG aufgeführt. Diese dienen dem Scandienstleister als Basis für die weitere Verarbeitung bis hin zum Ausgabeformat nach Kundenwunsch.

Eine von den Kunden häufig gestellte Frage ist die nach dem richtigen Bildformat. Letztendlich ist dies oft stark abhängig vom nachgelagerten Archivsystem des Kunden. Trotzdem ist es wichtig zu wissen, welche Formate für die jeweils zu digitalisierenden Unterlagen und Anforderungen des Kunden die beste Wahl sind. Wir haben für Sie in diesem Beitrag drei der gängigsten Ausgabeformate gegenübergestellt und ihre Vor- und Nachteile zusammengefasst.

TIFF
Das Tagged-Image-File-Format wurde bereits Mitte der 1980er Jahre gemeinsam von Microsoft und Aldus (1994 von Adobe übernommen) für die Farbseparation bei gescannten Rastergrafiken entwickelt. Es war bis zum Jahrtausendwechsel das bevorzugte Format, wenn es um die Archivierung gescannter Dokumente ging.

Durch die Kompressionsverfahren CCITT G3 oder G4 können digitalisierte Dateien auf ein Minimum reduziert werden. Allerdings gingen damit vorhandene Farbinformationen verloren. Für Schwarz-Weiß-Dokumente oder Unterlagen, bei denen das Thema Farbe keine Rolle spielt, stellt dies kein Problem dar. Enthalten die zu digitalisierenden Dokumente auch Bilder – beispielsweise Schadensunterlagen bei Versicherungen – können diese aber nicht mehr mit G4 komprimiert werden, so dass zwar farbige Dateien entstehen, diese ab im Vergleich zur G4-Komprimierung sehr groß werden.

Beim TIF-Format besteht zudem die Möglichkeit mehrseitige Dokumente in einem TIF abzulegen. Es handelt sich dann um ein Multitiff in dem durch Vor- und zurückblättern im Dokument navigiert werden kann.

+ kleine Dateigrößen bei Schwarz-Weiß-Bildern
+ mehrseitige Dokumente in einer Datei
– Farbinformationen erzeugen große Dateien
– keine Metadatenunterstützung

JPEG
Das JPEG-Format erblickte Anfang der 1990er Jahre das Licht der Welt. Die Bezeichnung ist auf die Joint Photographic Experts Group zurückzuführen, die das Format zur Kompression von Farbbildern entwickelte. Mittlerweile hat sich die Abkürzung „JPG“ durchgesetzt, was in der Dateiendung deutlich wird.

Es ist ein Bild- und weniger ein Dokumentenformat und kennt beispielsweise keine Seitenlogik. Das bedeutet, dass mehrseitige Dokumente in mehreren, einzelnen JPGs abgelegt sind. Hinzukommt, dass die Komprimierung je nach Konfiguration eigentlich klare Kanten bei Buchstaben verschwimmen lässt, was dazu führt, dass eine Volltexterkennung über OCR schlechtere Ergebnisse liefert. Um diesen Nachteil zu umgehen, müssen die Dokumente während der Verarbeitung beim Scandienstleister verlustfrei erstellt werden oder durch Binarisierung, also der Erzeugung eines TIFFs aus dem JPG, für die OCR-Lesung optimiert werden, wodurch die Dateien deutlich größer werden. Dieser Nachteil ist durch den Scandienstleister vor Übergabe an den Kunden durch eine erneute Komprimierung auszugleichen.

+ kleine Dateigrößen bei Bildern
+ echte Dokumentenwiedergabe da Farbinformationen enthalten sind
– mehrseitige Dokumente werden in mehreren JPGs abgespeichert
– schlechte OCR-Ergebnisse

PDF
Das Portable Document Format hat Adobe entwickelt und 1993 erstmals vorgestellt. Die damalige Intention des Adobe-Gründers John Warnock war, der IT-Welt ein leicht handhabbares Format zur Verfügung zu stellen, das wenig Speicherplatz benötigt und den Dateiaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen erleichtert. Mittlerweile hat sich PDF als Dokumentenformat längst durchgesetzt. Dies liegt auch in der Tatsache begründet, dass Adobe es immer weiterentwickelt hat.

Funktionen, wie das Handling von Metadaten, die Einbindung digitaler Signaturen, integrierte Kompression, sind hinzugekommen und haben die Akzeptanz von PDF gefördert. So können beispielsweise bei einer Rechnung zusätzlich zum Image auch die zugehörigen Rechnungsdaten in der PDF abgelegt werden, was eine Weiterverarbeitung z. B. in Eingangsrechnungsprozessen vereinfacht. Der Markt stellt zahlreiche Lösungen zur Verfügung, um PDF-Dateien zu erzeugen, zu bearbeiten, zu komprimieren usw. Der derzeit aktuelle Stand ist PDF 2.0, der 2017 von der ISO veröffentlicht wurde.

Beispielsweise erstellen wir PDF-Dateien, die als Container für erzeugte TIFF oder JPG verwendet werden. Somit es möglich, in einer PDF-Datei farbige und schwarz-weiße Dokumente abzulegen. Die Erzeugung mehrseitiger Dokumente stellt ebenfalls kein Problem dar.

+ Text und Bild integrierbar
+ mehrseitige Dokumente in einer Datei
+ gute OCR-Ergebnisse, dadurch gegebene Durchsuchbarkeit des Dokumentes
+ Metadatenunterstützung
+ Geringer Speicherbedarf auch bei farbigen Dokumenten

PDF/A
Eine Unterspezifikation von PDF ist PDF/A, der ISO-Standard für die Langzeitarchivierung. Mit diesem Format stellen Sie die Reproduzierbarkeit Ihrer Dateien über Jahrzehnte hinweg sicher. Dies ist teilweise unabdingbar, beispielweise, wenn es um Kreditakten, Konstruktionszeichnungen, Patientenunterlagen oder einfach nur um Rechnungen geht. Um dies zu gewährleisten, sind im Standard bestimmte Vorschriften definiert. Beispielsweise muss eine PDF/A-Datei sämtliche Inhalte bereitstellen, was zu ihrer Darstellung erforderlich ist (z. B. Schriften), und darf nichts beinhalten, was diese Darstellung beeinträchtigen könnte (z. B. Fremdabhängigkeiten).

+ stabiles Langzeitformat
+ mehrseitige Dokumente in einer Datei
+ gute OCR-Ergebnisse, dadurch gegebene Durchsuchbarkeit des Dokumentes
+ kleine Dateigrößen unabhängig vom Inhalt
+ Metadatenunterstützung

Wir empfehlen unseren Kunden, digitalisierte Dokumente im PDF/A-Format abzulegen. TIFF sollte unseres Erachtens noch dann gewählt werden, wenn die Systeme, die die digitalen Images bearbeiten, nur dieses Format akzeptieren. JPEG als Bildformat kommt nur dann infrage, wenn die Farbinformation wichtig ist, die Dokumente sonst aber lediglich als „dumme“ Images abgelegt werden sollen.

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Sie zu den Formaten Fragen haben!

by David

Scanner – welcher ist der Richtige?

Hochleistungsscanner, Desktop-Geräte, Flachbild-Scanner, Multifunktionsgeräte … die Varianten von Geräten zur Digitalisierung sind vielfältig. Dementsprechend ist es manchmal schwierig, den geeigneten Typ für die eigenen Anforderungen auszuwählen. Die folgende Gegenüberstellung soll Ihnen die Auswahl erleichtern.

Grundsätzlich lassen sich Scanner danach unterscheiden, wie viele Seiten sie pro Minute verarbeiten können. So können beispielsweise Hochleistungsscanner, die als Einzugsscanner konzipiert sind, bis zu 430 Seiten pro Minute digitalisieren. Dabei ist zu beachten, dass es sich hierbei um einen theoretischen Wert handelt. Hochleistungsscanner sind in der Lage, sowohl Vorder- und Rückseite in einem Durchlauf (Duplex) zu erfassen als auch Bilder in Schwarz-Weiß, Farbe oder Graustufen zu erzeugen. In der Regel verfügen diese Geräte über einen automatischen Blatteinzug, ultraschallbasierte Sensoren, die einen Doppelblatteinzug zuverlässig erkennen und den Scanprozess automatisch unterbrechen, sowie Funktionen zur Qualitätsverbesserung wie z. B. eine Leerseitenerkennung. Unter anderem bietet Kodak Alaris mit den ibml ImageTrac-Geräten äußerst robuste und leistungsfähige Scanner an. Das sind richtige Arbeitstiere!

Fällt das zu digitalisierende Dokumentenvolumen geringer aus, empfiehlt sich der Einsatz von Produktionsscannern. Sie digitalisieren zwischen 150 und 210 Seiten pro Minute. Auch sie verfügen über Produkteigenschaften wie automatischer Blatteinzug, ultraschallbasierte Sensoren sowie Funktionen zur Qualitätsverbesserung wie z. B. eine Leerseitenerkennung. Kodak Alaris bietet mit der i4000-Serie Großformatscanner an, die erweiterte Erfassungsanwendungen unterstützen, und mit der i5000-Serie Desktop- bzw. Boden-Großformatscanner für den Dauerbetrieb.

Während Hochleistungs- bzw. Produktionsscanner für die zentrale Digitalisierung, beispielsweise in Poststellen, ausgelegt sind, eignen sich Abteilungsscanner für die gemeinsame Nutzung mehrerer Personen. Sie verarbeiten 50 bis 100 Seiten pro Minute und beanspruchen – im Vergleich zu ihren großen „Brüdern“, den Hochleistungs- bzw. Produktionsscannern – weniger Platz.

Eine besondere Spezies sind Buchscanner, die sich nicht nur für das Digitalisieren von Büchern eignen, sondern auch zum Scannen von geösten Dokumenten, beispielsweise notariellen Urkunden. Dabei werden die Dokumente einfach von oben fotografiert. Der Vorteil, im Gegensatz zu Flachbett-Scannern, ist, dass der Benutzer das Dokument nicht jedes Mal neu ausrichten muss, wenn eine Seite digitalisiert ist. Diese Scanner sind natürlich nicht für große Mengen gedacht, sondern eben nur für zusammenhängende Dokumente.

Multifunktionsgeräte, mit denen Anwender zusätzlich kopieren und drucken können, sind nach unserer Erfahrung keine Alternative für Stand-alone-Geräte, aber eine Ergänzung. Sie eignen sich dann, wenn nur hin und wieder etwas gescannt werden muss, jedoch  nicht für die Verarbeitung täglich anfallender Dokumente, die zeitnah digital zur Verfügung stehen müssen. Dafür sind sie einfach nicht konzipiert.

Sie sollten aber nicht nur die Menge an zu verarbeitenden Seiten als Entscheidungskriterium bei der Scanner-Auswahl heranziehen. Wichtig ist beispielsweise auch die Bildqualität, die sich in der Auflösung niederschlägt. Sollen die Dokumente nach dem Scannen nur digital zur Verfügung stehen, reichen 200 dpi aus. Geht es Ihnen aber auch darum, dass die Dokumenteninhalte zuverlässig erkannt und ausgelesen werden, empfiehlt sich eine Auflösung von 300 dpi. Allerdings sollte dabei berücksichtig werden, dass sich dann die Dateigröße verdoppelt. Dann und beim Farb-Scannen kommt die Komprimierung der digitalen Images zum Tragen.

Der Markt stellt hierfür spezielle Erkennungssoftware zur Verfügung, deren Leistungsumfang unterschiedlich ist. Dieser reicht von einer OCR-Auslesung zur Verschlagwortung der Dokumente oder zu Zwecken einer Volltextrecherche bis hin zur Klassifizierung nach einzelnen Dokumentenarten. Einige Scanner-Anbieter, wie beispielsweise Kodak Alaris, haben in ihrem Produktportfolio entsprechende Erfassungs-Software im Angebot. Darüber hinaus gibt es auch Hersteller leistungsstarker Software-Lösungen, die auf KI beruhen. Hierzu gehört beispielsweise unser Partner Insiders Technologies. Wollen Sie eine Lösung eines Drittanbieters nutzen, sollten Sie vorab das Zusammenspiel von Hard- und Software prüfen.

Ein geeigneter Scanner ist Voraussetzung, um Dokumente effizient zu erfassen und damit Prozesse künftig zu digitalisieren. Er ist allerdings nur der Anfang auf dem Weg in Richtung digitale Transformation. Der gesamte Prozess inklusive der Tätigkeiten, wie die Dokumentenaufbereitung, das Scannen als solches (Sortierung, Einsatz von Barcodes oder Trennblätter usw.) und die weiteren Verarbeitungsschritte mit den digitalen Images bzw. der gewonnenen Daten, müssen wohlüberlegt und definiert sein. Hierzu gehören beispielsweise auch Fragen, wie Dokumente an nachgelagerte DMS-, ERP- oder CRM-Systeme übergeben werden können, welche Metadaten bzw. Dokumentenklassen dabei genutzt werden sollen oder wie extrahierte Daten an weiterverarbeitende Software-Lösungen übermittelt werden können.

Wir beraten Sie gern, wenn es darum geht, Ihr Unternehmen für die Digitalisierung fit zu machen. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf!

by David