Glückliche Mitarbeiter dank funktionierendem Digital Workplace

Schneller Dokumentenzugriff, schlanke Prozesse, effizientere Kundenkommunikation, geringerer Platzbedarf für Papierarchive – viele Vorteile der Digitalisierung sind bekannt, andere weniger. Zu letzteren zählt die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern. Dabei kann sie in Zeiten des Fachkräftemangels über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.

Unser Direktor Vertrieb, Bodo Boer, beschreibt in einem Beitrag, wie Unternehmen mit einem funktionierenden Digital Workplace Mitarbeiter binden bzw. sie für sich gewinnen können. Wir bedanken uns bei der BIT-Redaktion, dass wir den Beitrag auf unserer Webseite veröffentlichen dürfen.
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Was Digitalisierung wirklich bedeutet – und was nicht

Ein interessanter Tweet verbreitete sich dieser Tage in Windeseile. Er zeigte „den Stand der Digitalisierung in Deutschland zusammengefasst auf einem Bild“. Zu sehen ist der Ausschnitt eines Zeitungsartikels mit der Überschrift „Abituraufgaben kommen erstmals per Stick: Stresstest für die Schuldrucker“. Tatsächlich ist das nicht die Pointe eines Witzes, sondern Realität.

Wie die Stuttgarter Zeitung berichtet, bezweifeln zahlreiche Städte, dass die Schulen die per USB-Stick übermittelten Prüfungsunterlagen zuverlässig ausdrucken können. Die genannten Probleme der Drucker mit USB-Sticks außen vorgelassen, beschreibt der Beitrag außerdem, dass andere Bundesländer die Aufgaben elektronisch übermitteln – diese jedoch ebenfalls ausdrucken.

Oberflächlich gedacht

Auch wenn die digitale Übermittlung immerhin ein Fortschritt gegenüber dem Versenden auf USB-Stick ist, hat diese Verfahrensweise mit Digitalisierung nicht viel zu tun. Vielmehr legt sie ein nicht nur in Schulen verbreitetes Problem offen: dass viele Institutionen und Unternehmen die Digitalisierung noch nicht verstanden haben. Sie betrachten sie allzu oft als Selbstzweck oder „modernen Hype“. Dementsprechend überführen sie Dokumente nur wegen des Digitalisierens an sich in eine virtuelle Variante. Das bedeutet jedoch, dass sie die Vorteile der Digitalisierung bei Weitem nicht ausschöpfen.

Nutzen muss im Zentrum stehen

Tatsächlich greift die Digitalisierung viel weiter – Informationen digital vorzuhalten, um sie automatisiert weiterzuverarbeiten, Prozesse so zu verändern, dass daraus Vorteile für die Zielgruppe (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter) entstehen und zielgerichtet zu nutzen. Mit anderen Worten: die User Experience zu verbessern und Aufgaben, Kommunikation sowie Zugriff auf Informationen besser zu gestalten. So können digital und sinnvoll strukturiert vorliegende Informationen automatisch innerhalb von Minuten weiterverarbeitet sowie einfach und schnell gefunden werden. Das betrifft zum Beispiel elektronische Rechnungen, wie beispielsweise ZUGFeRD, die sich per Schnittstelle ins Buchhaltungssystem übertragen, dann freigeben und direkt verbuchen lassen. Eine zentrale Speicherung mit explizit definierten dezentralen Zugriffsmöglichkeiten stellt sicher, dass sich nicht mehrere Versionen einer Datei oder eines Datensatzes im Umlauf befinden. Anwender arbeiten immer mit der neuesten Version – zum Beispiel Mitarbeiter im Kundenservice. Stehen ihnen die für ihre Aufgaben benötigten Informationen zur Verfügung und wissen sie, wie sie diese nutzen können, versetzt sie dies in die Lage, eine stets aktuelle Auskunft zu erteilen, ob es um den Status einer Bestellung oder um eine Lieferauskunft geht.

Mit anderen Worten: Unternehmen benötigen ein ganzheitliches Konzept. Es reicht nicht aus, vorhandene Prozesse 1:1 in die digitale Welt zu übertragen. Sie müssen neu gedacht und entwickelt werden. Zudem dürfen Unternehmen die Schulung der Mitarbeiter nicht vergessen, damit sie neue Software sowie Arbeitsschritte auch anwenden. Dies kostet zwar Zeit, Aufwand und Geld. Die Investitionen zahlen sich jedoch bei korrekter Umsetzung in Form höherer Kundenzufriedenheit, stärkerer Wettbewerbsfähigkeit oder gesteigerter Effizienz aus – ein Zusammenhang, der eigentlich in der Schule gelehrt werden sollte, statt digitale Dokumente auszudrucken.

Autor: Bodo Boer, Direktor Vertrieb, TROPPER DATA SERVICE AG


Digitale Prozesse – eine Voraussetzung für effizientes Arbeiten im Homeoffice

Arbeiten im Homeoffice setzt sich zunehmend durch. Das ergab eine aktuelle Befragung des Digitalverbandes Bitkom. Ihr zufolge ermöglichen 39 Prozent der Arbeitgeber Mitarbeitern, auch außerhalb ihrer Büroräume zu arbeiten. Eine unabdingbare Voraussetzung für den Erfolg dieser Praxis ist jedoch, dass die jeweiligen Firmen digital aufgestellt sind. Und das beinhaltet eine Menge Aspekte. Denn allein die Tatsache, dass zahlreiche verschiedene Werkzeuge theoretisch abrufbereit sind, genügt nicht.

Zwar gibt es Tools für diverse Einsatzgebiete, die die Arbeit im Homeoffice ermöglichen. Dazu zählen zum Beispiel Cloud-Lösungen für den Datenaustausch sowie Collaboration-Plattformen, Videokonferenzsysteme und Messaging Tools für die Zusammenarbeit. Es gilt jedoch, nicht so viele wie möglich zu verwenden, sondern die passenden. Diese müssen sich in die IT-Landschaft des Unternehmens einfügen, einfach anzuwenden sein und die Anforderungen erfüllen, die im Unternehmen gelten. Davon gibt es sehr gewichtige, zum Beispiel die Datensicherheit.

Darauf müssen Unternehmen achten

So sollte gewährleistet sein, dass Daten nicht nur sicher und DSGVO-konform gespeichert werden, sondern auch, dass sie dementsprechend übertragen werden. Dem Mitarbeiter einen unverschlüsselten USB-Stick mit sensiblen Daten mitnehmen zu lassen, wäre also fatal. Stattdessen ermöglichen Virtual Private Networks ortsunabhängigen, sicheren Zugriff auf das Unternehmensnetz. Damit die berechtigten Mitarbeiter relevante Informationen, wie zu Rechnungen und Akten, möglichst effizient verwenden können, müssen sie natürlich allem voran digital zur Verfügung stehen – und zwar in strukturierter Form (coded oder indexiert mit Metadaten). Dies ist über performante Enterprise-Content-Management Systeme (ECM) möglich. Ebenso sinnvoll kann es sein, auf die Remote-Fähigkeit von Anwendungen zu achten. Es geht also darum, aus der Masse wenige, genau zum Unternehmen und den Aufgaben passende Tools auszuwählen, geeignete Prozesse aufzubauen sowie die Mitarbeiter im Umgang damit zu schulen.
Darüber hinaus ist eine Unternehmenskultur erforderlich, in der Vertrauen und das Teilen von Wissen eine große Rolle spielen. Denn ohne Vertrauen und die Bereitschaft, Wissen an Kollegen im Homeoffice weiterzugeben, funktioniert Homeoffice nicht. Genauso wichtig ist die entsprechende Selbstkompetenz der Mitarbeiter, ihre Arbeit im Homeoffice effizient zu organisieren.

Von den Vorteilen profitieren statt Bedenken tragen

Berücksichtigen Unternehmen jedoch sämtliche Aspekte, müssen sie das Arbeiten von Mitarbeitern zu Hause nicht fürchten – wie es in einigen Unternehmen der Fall ist. Der Bitkom-Umfrage zufolge sind beispielsweise 22 Prozent der Firmen, deren Mitarbeiter nicht im Homeoffice arbeiten, um die Datensicherheit besorgt und 16 Prozent denken, dass die technische Ausstattung zu teuer wäre. Im Gegenteil: Wer über funktionierende digitale Prozesse verfügt, muss sich nicht sorgen, sondern kann von den Vorteilen des Homeoffice profitieren. Und die sind beträchtlich: Arbeiten Mitarbeiter vermehrt im Homeoffice, können Unternehmen Geld sparen. Mitarbeiter fehlen seltener und sind zufriedener, was sich wiederum positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirkt. Darüber hinaus zahlen funktionierende digitale Prozesse, wie sie für das Homeoffice benötigt werden, auch auf weitere Bereiche ein – zum Beispiel dem mobilen Arbeiten generell. Aber das ist ein Thema für sich.

Autor: Bodo Boer, Direktor Vertrieb, TROPPER DATA SERVICE AG


Biotest AG beschleunigt Prozesse in der HR-Abteilung

Die Biotest AG mit Sitz in Dreieich ist ein weltweit tätiger Anbieter von Plasmaproteinprodukten und biotherapeutischen Arzneimitteln. Am Standort Dreieich sind mehr als 1.000 Mitarbeiter beschäftigt. Die Verwaltung ihrer Personalakten in Papierform erschwerte zunehmend die Arbeit in der HR-Abteilung. Deshalb entschied sich das Unternehmen, die elektronische Personalakte einzuführen. Auf dem Weg dorthin haben wir den Arzneimittelhersteller tatkräftig unterstützt. Lesen Sie hier den vollständigen Anwenderbericht!


So stellen Sie Ihre Dokumenten-Digitalisierung unter Einhaltung der DSGVO bei einem Dienstleister sicher

Die DSGVO hat im Jahr 2018 Unternehmen viel Arbeit bereitet. Und auch nachdem die Verordnung bereits ein halbes Jahr gültig ist, stellt sich bei den Auftraggebern die Frage, ob und wie sich die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister ändert, der personenbezogene Daten verarbeitet. Im Grunde ändert sich hier nichts, denn die Verantwortung hinsichtlich der Daten liegt weiter beim Auftraggeber. Wie können Sie aber sicherstellen, dass der Dienstleister alle erforderlichen Maßnahmen umgesetzt hat, damit personenbezogene Daten geschützt sind? Oder doch lieber eigene Scanstraßen errichten? Nein! Allerdings müssen Sie als Auftraggeber mit Ihren Dienstleistern entsprechende Vereinbarungen treffen. Würden Sie die personenbezogenen Daten aber hausintern digitalisieren und anschließend vernichten, wäre der Aufwand, den Sie zur Einhaltung der DSGVO betreiben müssen, wahrscheinlich weitaus höher.

Im Artikel 28 der DSGVO heißt es: „Erfolgt eine Verarbeitung im Auftrag eines Verantwortlichen, so arbeitet dieser nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen dieser Verordnung erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet.“ Im Klartext bedeutet dies, dass Sie als Auftraggeber nur externe Dienstleister beauftragen dürfen, bei denen sichergestellt ist, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO erfolgt. Der Dienstleister muss also geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für einen ausreichenden Datenschutz vorweisen. Um dies sicherzustellen, ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVVs) empfehlenswert. In diesem müssen die Vorgaben des Artikels 28 Absatz 3 der DSGVO enthalten sein. Dies sind:

  • Gegenstand und Dauer der Verarbeitung,
  • Art und Zweck der Verarbeitung,
  • Art der personenbezogenen Daten,
  • Kategorien von betroffenen Personen,
  • Pflichten und Rechte des Verantwortlichen.

Im AVV sollte der Dienstleister auch seine technischen und organisatorischen Maßnahmen, kurz TOM, dokumentiert haben. Wir stellen unseren Kunden eine AVV einschließlich TOMs zur Verfügung, die wir mit unserem Datenschutzdienstleister, der auch unser externer Datenschutzbeauftragter ist, erarbeitet haben.

Ein weitaus höherer Aufwand entstünde, wenn Sie selbst personenbezogene Dokumente digitalisieren. Dann ist es Ihre Pflicht, die entsprechenden Maßnahmen zu treffen. Sie müssen dafür sorgen, dass die Papierdokumente sicher aufbewahrt werden und nur zuständige Mitarbeiter darauf zugreifen können. Das Aufbewahren in einem abschließbaren Raum ist dabei die kleinste Vorkehrung. Bei papierhaften Akten besteht auch immer ein Risiko, wenn ein Mitarbeiter diese beispielsweise zum Kunden oder ins Home Office mitnimmt.

Hinzu kommt der Aufwand, solche Scanstraßen erst einmal zu errichten. Dazu bedarf es geeigneter Hard- und Software, es braucht Personal und natürlich eine Menge Know-how, beispielsweise bei der Auswahl passender Geräte und Software, bei der Administration oder der Wartung. Im laufenden Betrieb kommt das Ausfallrisiko ebenso hinzu wie das Abfangen schwankender Auslastungen von Scanstraßen und den Mitarbeitern im Tages- und Jahresverlauf. Außerdem ist es nicht damit getan, die Dokumente zu digitalisieren, sondern in die Prozesse so zu integrieren, dass sie mit maximaler Effizienz verarbeitet werden.

Als Dokumenten-Dienstleister haben wir bereits zahlreiche Unternehmen bei Digitalisierungsvorhaben unterstützt. Damit verfügen wir über umfangreiche Erfahrung bei der Implementierung und Umsetzung solcher Digitalisierungsprojekte, die wir gerne an Sie weitergeben. Das Thema Datenschutz ist für uns nicht erst seit der DSGVO gelebte Praxis. So arbeiten wir beispielsweise seit Jahren nach den Richtlinien des Bundesdatenschutzgesetzes und sind mit dem Umgang sensibler Informationen (z. B. Personalakten, Kreditakten, Daten zur Sozialversicherung) vertraut. Als ein nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziertes Unternehmen sind für uns zudem ein ausgereiftes Qualitätsmanagement und transparente Prozesse selbstverständlich.

Besuchen Sie doch einmal eine unserer Produktionsstätten und wir zeigen Ihnen, wie gewissenhaft wir mit den Dokumenten unserer Kunden umgehen! So haben Sie anschließend ein gutes Gefühl, dass Ihre Daten bei uns in guten Händen sind.


Ausgabeformate im Vergleich

Auf Datenblättern von Scannern sind als Ausgabeformate in der Regel TIFF und JPG aufgeführt. Diese dienen dem Scandienstleister als Basis für die weitere Verarbeitung bis hin zum Ausgabeformat nach Kundenwunsch.

Eine von den Kunden häufig gestellte Frage ist die nach dem richtigen Bildformat. Letztendlich ist dies oft stark abhängig vom nachgelagerten Archivsystem des Kunden. Trotzdem ist es wichtig zu wissen, welche Formate für die jeweils zu digitalisierenden Unterlagen und Anforderungen des Kunden die beste Wahl sind. Wir haben für Sie in diesem Beitrag drei der gängigsten Ausgabeformate gegenübergestellt und ihre Vor- und Nachteile zusammengefasst.

TIFF
Das Tagged-Image-File-Format wurde bereits Mitte der 1980er Jahre gemeinsam von Microsoft und Aldus (1994 von Adobe übernommen) für die Farbseparation bei gescannten Rastergrafiken entwickelt. Es war bis zum Jahrtausendwechsel das bevorzugte Format, wenn es um die Archivierung gescannter Dokumente ging.

Durch die Kompressionsverfahren CCITT G3 oder G4 können digitalisierte Dateien auf ein Minimum reduziert werden. Allerdings gingen damit vorhandene Farbinformationen verloren. Für Schwarz-Weiß-Dokumente oder Unterlagen, bei denen das Thema Farbe keine Rolle spielt, stellt dies kein Problem dar. Enthalten die zu digitalisierenden Dokumente auch Bilder – beispielsweise Schadensunterlagen bei Versicherungen – können diese aber nicht mehr mit G4 komprimiert werden, so dass zwar farbige Dateien entstehen, diese ab im Vergleich zur G4-Komprimierung sehr groß werden.

Beim TIF-Format besteht zudem die Möglichkeit mehrseitige Dokumente in einem TIF abzulegen. Es handelt sich dann um ein Multitiff in dem durch Vor- und zurückblättern im Dokument navigiert werden kann.

+ kleine Dateigrößen bei Schwarz-Weiß-Bildern
+ mehrseitige Dokumente in einer Datei
– Farbinformationen erzeugen große Dateien
– keine Metadatenunterstützung

JPEG
Das JPEG-Format erblickte Anfang der 1990er Jahre das Licht der Welt. Die Bezeichnung ist auf die Joint Photographic Experts Group zurückzuführen, die das Format zur Kompression von Farbbildern entwickelte. Mittlerweile hat sich die Abkürzung „JPG“ durchgesetzt, was in der Dateiendung deutlich wird.

Es ist ein Bild- und weniger ein Dokumentenformat und kennt beispielsweise keine Seitenlogik. Das bedeutet, dass mehrseitige Dokumente in mehreren, einzelnen JPGs abgelegt sind. Hinzukommt, dass die Komprimierung je nach Konfiguration eigentlich klare Kanten bei Buchstaben verschwimmen lässt, was dazu führt, dass eine Volltexterkennung über OCR schlechtere Ergebnisse liefert. Um diesen Nachteil zu umgehen, müssen die Dokumente während der Verarbeitung beim Scandienstleister verlustfrei erstellt werden oder durch Binarisierung, also der Erzeugung eines TIFFs aus dem JPG, für die OCR-Lesung optimiert werden, wodurch die Dateien deutlich größer werden. Dieser Nachteil ist durch den Scandienstleister vor Übergabe an den Kunden durch eine erneute Komprimierung auszugleichen.

+ kleine Dateigrößen bei Bildern
+ echte Dokumentenwiedergabe da Farbinformationen enthalten sind
– mehrseitige Dokumente werden in mehreren JPGs abgespeichert
– schlechte OCR-Ergebnisse

PDF
Das Portable Document Format hat Adobe entwickelt und 1993 erstmals vorgestellt. Die damalige Intention des Adobe-Gründers John Warnock war, der IT-Welt ein leicht handhabbares Format zur Verfügung zu stellen, das wenig Speicherplatz benötigt und den Dateiaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen erleichtert. Mittlerweile hat sich PDF als Dokumentenformat längst durchgesetzt. Dies liegt auch in der Tatsache begründet, dass Adobe es immer weiterentwickelt hat.

Funktionen, wie das Handling von Metadaten, die Einbindung digitaler Signaturen, integrierte Kompression, sind hinzugekommen und haben die Akzeptanz von PDF gefördert. So können beispielsweise bei einer Rechnung zusätzlich zum Image auch die zugehörigen Rechnungsdaten in der PDF abgelegt werden, was eine Weiterverarbeitung z. B. in Eingangsrechnungsprozessen vereinfacht. Der Markt stellt zahlreiche Lösungen zur Verfügung, um PDF-Dateien zu erzeugen, zu bearbeiten, zu komprimieren usw. Der derzeit aktuelle Stand ist PDF 2.0, der 2017 von der ISO veröffentlicht wurde.

Beispielsweise erstellen wir PDF-Dateien, die als Container für erzeugte TIFF oder JPG verwendet werden. Somit es möglich, in einer PDF-Datei farbige und schwarz-weiße Dokumente abzulegen. Die Erzeugung mehrseitiger Dokumente stellt ebenfalls kein Problem dar.

+ Text und Bild integrierbar
+ mehrseitige Dokumente in einer Datei
+ gute OCR-Ergebnisse, dadurch gegebene Durchsuchbarkeit des Dokumentes
+ Metadatenunterstützung
+ Geringer Speicherbedarf auch bei farbigen Dokumenten

PDF/A
Eine Unterspezifikation von PDF ist PDF/A, der ISO-Standard für die Langzeitarchivierung. Mit diesem Format stellen Sie die Reproduzierbarkeit Ihrer Dateien über Jahrzehnte hinweg sicher. Dies ist teilweise unabdingbar, beispielweise, wenn es um Kreditakten, Konstruktionszeichnungen, Patientenunterlagen oder einfach nur um Rechnungen geht. Um dies zu gewährleisten, sind im Standard bestimmte Vorschriften definiert. Beispielsweise muss eine PDF/A-Datei sämtliche Inhalte bereitstellen, was zu ihrer Darstellung erforderlich ist (z. B. Schriften), und darf nichts beinhalten, was diese Darstellung beeinträchtigen könnte (z. B. Fremdabhängigkeiten).

+ stabiles Langzeitformat
+ mehrseitige Dokumente in einer Datei
+ gute OCR-Ergebnisse, dadurch gegebene Durchsuchbarkeit des Dokumentes
+ kleine Dateigrößen unabhängig vom Inhalt
+ Metadatenunterstützung

Wir empfehlen unseren Kunden, digitalisierte Dokumente im PDF/A-Format abzulegen. TIFF sollte unseres Erachtens noch dann gewählt werden, wenn die Systeme, die die digitalen Images bearbeiten, nur dieses Format akzeptieren. JPEG als Bildformat kommt nur dann infrage, wenn die Farbinformation wichtig ist, die Dokumente sonst aber lediglich als „dumme“ Images abgelegt werden sollen.

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Sie zu den Formaten Fragen haben!


Puzzleteil „Digitalisierung der Eingangspost“

Zahlreiche Unternehmen haben ihre Bestandsakten digitalisiert, damit sie diese platzsparend archivieren können und ihre Mitarbeiter einen schnellen, standortunabhängigen Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen haben. Diese Vorteile lassen sich auch auf den Posteingang adaptieren und so gleichzeitig Medienbrüche vermeiden. Dabei ist eine gründliche Vorbereitung das A und O für einen erfolgreichen Projektverlauf.

Unser Direktor Vertrieb, Bodo Boer, gibt in einem Artikel, der im Postmaster-Magazin erschienen ist, Handlungsempfehlungen. Wir bedanken uns bei der Redaktion, dass wir den Beitrag auf unserer Webseite veröffentlichen dürfen.

Lesen Sie HIER den vollständigen Beitrag!


Scanner – welcher ist der Richtige?

Hochleistungsscanner, Desktop-Geräte, Flachbild-Scanner, Multifunktionsgeräte … die Varianten von Geräten zur Digitalisierung sind vielfältig. Dementsprechend ist es manchmal schwierig, den geeigneten Typ für die eigenen Anforderungen auszuwählen. Die folgende Gegenüberstellung soll Ihnen die Auswahl erleichtern.

Grundsätzlich lassen sich Scanner danach unterscheiden, wie viele Seiten sie pro Minute verarbeiten können. So können beispielsweise Hochleistungsscanner, die als Einzugsscanner konzipiert sind, bis zu 430 Seiten pro Minute digitalisieren. Dabei ist zu beachten, dass es sich hierbei um einen theoretischen Wert handelt. Hochleistungsscanner sind in der Lage, sowohl Vorder- und Rückseite in einem Durchlauf (Duplex) zu erfassen als auch Bilder in Schwarz-Weiß, Farbe oder Graustufen zu erzeugen. In der Regel verfügen diese Geräte über einen automatischen Blatteinzug, ultraschallbasierte Sensoren, die einen Doppelblatteinzug zuverlässig erkennen und den Scanprozess automatisch unterbrechen, sowie Funktionen zur Qualitätsverbesserung wie z. B. eine Leerseitenerkennung. Unter anderem bietet Kodak Alaris mit den ibml ImageTrac-Geräten äußerst robuste und leistungsfähige Scanner an. Das sind richtige Arbeitstiere!

Fällt das zu digitalisierende Dokumentenvolumen geringer aus, empfiehlt sich der Einsatz von Produktionsscannern. Sie digitalisieren zwischen 150 und 210 Seiten pro Minute. Auch sie verfügen über Produkteigenschaften wie automatischer Blatteinzug, ultraschallbasierte Sensoren sowie Funktionen zur Qualitätsverbesserung wie z. B. eine Leerseitenerkennung. Kodak Alaris bietet mit der i4000-Serie Großformatscanner an, die erweiterte Erfassungsanwendungen unterstützen, und mit der i5000-Serie Desktop- bzw. Boden-Großformatscanner für den Dauerbetrieb.

Während Hochleistungs- bzw. Produktionsscanner für die zentrale Digitalisierung, beispielsweise in Poststellen, ausgelegt sind, eignen sich Abteilungsscanner für die gemeinsame Nutzung mehrerer Personen. Sie verarbeiten 50 bis 100 Seiten pro Minute und beanspruchen – im Vergleich zu ihren großen „Brüdern“, den Hochleistungs- bzw. Produktionsscannern – weniger Platz.

Eine besondere Spezies sind Buchscanner, die sich nicht nur für das Digitalisieren von Büchern eignen, sondern auch zum Scannen von geösten Dokumenten, beispielsweise notariellen Urkunden. Dabei werden die Dokumente einfach von oben fotografiert. Der Vorteil, im Gegensatz zu Flachbett-Scannern, ist, dass der Benutzer das Dokument nicht jedes Mal neu ausrichten muss, wenn eine Seite digitalisiert ist. Diese Scanner sind natürlich nicht für große Mengen gedacht, sondern eben nur für zusammenhängende Dokumente.

Multifunktionsgeräte, mit denen Anwender zusätzlich kopieren und drucken können, sind nach unserer Erfahrung keine Alternative für Stand-alone-Geräte, aber eine Ergänzung. Sie eignen sich dann, wenn nur hin und wieder etwas gescannt werden muss, jedoch  nicht für die Verarbeitung täglich anfallender Dokumente, die zeitnah digital zur Verfügung stehen müssen. Dafür sind sie einfach nicht konzipiert.

Sie sollten aber nicht nur die Menge an zu verarbeitenden Seiten als Entscheidungskriterium bei der Scanner-Auswahl heranziehen. Wichtig ist beispielsweise auch die Bildqualität, die sich in der Auflösung niederschlägt. Sollen die Dokumente nach dem Scannen nur digital zur Verfügung stehen, reichen 200 dpi aus. Geht es Ihnen aber auch darum, dass die Dokumenteninhalte zuverlässig erkannt und ausgelesen werden, empfiehlt sich eine Auflösung von 300 dpi. Allerdings sollte dabei berücksichtig werden, dass sich dann die Dateigröße verdoppelt. Dann und beim Farb-Scannen kommt die Komprimierung der digitalen Images zum Tragen.

Der Markt stellt hierfür spezielle Erkennungssoftware zur Verfügung, deren Leistungsumfang unterschiedlich ist. Dieser reicht von einer OCR-Auslesung zur Verschlagwortung der Dokumente oder zu Zwecken einer Volltextrecherche bis hin zur Klassifizierung nach einzelnen Dokumentenarten. Einige Scanner-Anbieter, wie beispielsweise Kodak Alaris, haben in ihrem Produktportfolio entsprechende Erfassungs-Software im Angebot. Darüber hinaus gibt es auch Hersteller leistungsstarker Software-Lösungen, die auf KI beruhen. Hierzu gehört beispielsweise unser Partner Insiders Technologies. Wollen Sie eine Lösung eines Drittanbieters nutzen, sollten Sie vorab das Zusammenspiel von Hard- und Software prüfen.

Ein geeigneter Scanner ist Voraussetzung, um Dokumente effizient zu erfassen und damit Prozesse künftig zu digitalisieren. Er ist allerdings nur der Anfang auf dem Weg in Richtung digitale Transformation. Der gesamte Prozess inklusive der Tätigkeiten, wie die Dokumentenaufbereitung, das Scannen als solches (Sortierung, Einsatz von Barcodes oder Trennblätter usw.) und die weiteren Verarbeitungsschritte mit den digitalen Images bzw. der gewonnenen Daten, müssen wohlüberlegt und definiert sein. Hierzu gehören beispielsweise auch Fragen, wie Dokumente an nachgelagerte DMS-, ERP- oder CRM-Systeme übergeben werden können, welche Metadaten bzw. Dokumentenklassen dabei genutzt werden sollen oder wie extrahierte Daten an weiterverarbeitende Software-Lösungen übermittelt werden können.

Wir beraten Sie gern, wenn es darum geht, Ihr Unternehmen für die Digitalisierung fit zu machen. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf!


TROPPER blickt auf erfolgreiche Fachtagung „Treffpunkt HR“ zurück

Leverkusen. Die TROPPER DATA SERVICE AG präsentierte im Rahmen ihrer Fachtagung „Treffpunkt HR“ kürzlich gemeinsam mit Partnern und Kunden aktuelle Aspekte des Personalmanagements. Mehr als 50 Teilnehmer folgten den Vorträgen und lobten insbesondere die Mischung aus Theorie, Praxis und den Ausblick auf zukünftige Entwicklungen.

 

„Mit dem zunehmenden Fachkräftemangel sind Personalabteilungen gefordert, effizienter zu arbeiten, sodass sie sich verstärkt um Mitarbeitergewinnung und -entwicklung kümmern können“, sagt Bodo Boer, Direktor Vertrieb der TROPPER DATA SERVICE AG. „Im Rahmen unserer Fachtagung haben wir den Teilnehmern dazu unterschiedliche Ansätze gezeigt, wie sie ihre Mitarbeiter von administrativen Tätigkeiten entlasten können, damit diese mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben haben.“

Dazu gehört die Einführung von elektronischen Personalakten, ein Bereich, in dem TROPPER viel Know-how und Erfahrung mitbringt. Wie ein Unternehmen ein solches Projekt erfolgreich bewerkstelligen kann, zeigte Jan Valenthon, Personalleiter der PFLITSCH GmbH & Co. KG, im Rahmen eines Anwendervortrags anhand eigener Erfahrungen auf. Außerdem stellte Michael Müller, Geschäftsführer der Travel Management Consulting GmbH, Möglichkeiten vor, wie ein automatisiertes und transparentes Reisekostenmanagement funktionieren kann. Sigurd Seifert, Director Marketing & Business Development der SD Worx GmbH, wägte in seinem Vortrag Chancen und Risiken einer cloudbasierten HR-Arbeit ab. Anschließend erörterte Andreas Eisemann, Vice President Sales der softgarden e-recruiting GmbH, wie mobiles Recruiting und Prozessgeschwindigkeit mit den besten Bewerbern in Zusammenhang stehen. Zum Ende der Veranstaltung führten Dr. Rainer Czech und Nadine Klein von der Insiders Technologies GmbH vor, wie moderne Kommunikation in der Personalabteilung mit Mobile Solutions und Mitarbeiter-Apps funktionieren kann.

„Wir haben uns insbesondere darüber gefreut, dass die Teilnehmer die Chance intensiv nutzten, Fragen an die Experten zu stellen und die vorgestellten Ansätze untereinander zu diskutieren“, sagt Bodo Boer. „Im Nachgang haben wir viel positives Feedback erhalten, sodass wir dieses Veranstaltungsformat im nächsten Jahr fortsetzen.“

Über die TROPPER DATA SERVICE AG:
Die TROPPER DATA SERVICE AG hat sich seit ihrer Firmengründung im Jahr 1966 auf Dienstleistungen und Produkte für das Verwaltungs-, Informations- und Dokumenten-Management spezialisiert. Das Unternehmen gestaltet, integriert und pflegt komplexe Dokumenten-Management-Systeme und migriert Daten und Systeme. Ein weiterer Schwerpunkt sind Outsourcing-Dienstleistungen für die Datenkonvertierung und -archivierung sowie Business Process Services für Banken und Versicherungen. Hierfür ist TROPPER DATA SERVICE mit mehr als 300 qualifizierten Mitarbeitern einer der größten Dienstleister in Deutschland. Der Firmensitz ist Leverkusen; eine Niederlassung befindet sich in Neuenhagen/Berlin. Weitere Geschäftsstellen sind in Ratingen und Dresden angesiedelt. Zu den Kunden von TROPPER DATA SERVICE zählen Industrieunternehmen, Banken und Versicherungen sowie Behörden von Bund, Ländern und Kommunen.

Ihre Redaktionskontakte:
TROPPER DATA SERVICE AG
Dirk Wilbertz
Marie-Curie-Str. 6
51377 Leverkusen
Telefon: 0214 4049-0
info@tropper.de

good news! GmbH
Nicole Gauger
Kolberger Str. 36
23617 Stockelsdorf
Telefon: 0451 88199-12
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TROPPER zeigt die Zukunft des Personalwesens

Leverkusen. Cloud-Lösungen halten Einzug in den Alltag von Personalabteilungen, elektronische Personalakten sind längst nichts Neues mehr und Bewerber werden heute bevorzugt per E-Recruiting gesucht. Über diese und weitere neue Technologien im HR-Umfeld informiert die TROPPER DATA SERVICE AG Personalverantwortliche auf ihrer Fachtagung „Treffpunkt HR“ am 8. Oktober 2018 in der BayArena in Leverkusen.

Die TROPPER DATA SERVICE AG ist eines der größten deutschen Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen im digitalen Informations- und Dokumentenmanagement und hat in der Vergangenheit zahlreiche Projekte im HR-Umfeld umgesetzt. Dazu gehören vor allem die Einrichtung elektronischer Personalakten und die damit einhergehende Digitalisierung von Papierakten. Die Fachtagung im Oktober wird daher wörtlich ein „Treffpunkt HR“: Spezialisten aus allen Bereichen des HR-Managements zeigen dort die Zukunft im Personalmanagement auf.

HR-Trends, technologische Neuheiten und Praxisbeispiele auf der Fachtagung „Treffpunkt HR“ in Leverkusen

So erläutert Michael Müller, Geschäftsführer der Travel Management Consulting GmbH, wie Unternehmen ein automatisiertes und transparentes Reisekostenmanagement aufsetzen können. Sigurd Seifert, Director Marketing & Business Development der SD Worx GmbH, wägt Chancen und Risiken einer cloudbasierter HR-Arbeit gegeneinander ab und Jan Valenthon, Personalleiter der PFLITSCH GmbH & Co. KG, beschreibt praxisnah die Einführung einer elektronischen Personalakte bei dem Hersteller von Elektronikbauteilen aus Hückeswagen.
Anschließend erörtert Andreas Eisemann, Vice President Sales der softgarden e-recruiting GmbH, wie mobiles Recruiting und Prozessgeschwindigkeit mit den besten Mitarbeitern in Zusammenhang stehen. Zum Ende der Veranstaltung stellen Dr. Rainer Czech und Nadine Klein von der Insiders Technologies GmbH dar, wie moderne Kommunikation in der Personalabteilung mit Mobile Solutions und Mitarbeiter-App funktionieren kann.
Die Fachtagung am 8. Oktober 2018 in der BayArena beginnt um 12.00 Uhr und endet gegen 16.00 Uhr. Die Teilnahme ist kostenlos. Das Anmeldeformular und weitere Informationen stehen unter https://www.bvmw.de/veranstaltungen/detaildoo/26087 zur Verfügung bzw. können per E-Mail an fachtagung@tropper.de angefordert werden.

Über die TROPPER DATA SERVICE AG:
Die TROPPER DATA SERVICE AG hat sich seit ihrer Firmengründung im Jahr 1966 auf Dienstleistungen und Produkte für das Verwaltungs-, Informations- und Dokumenten-Management spezialisiert. Das Unternehmen gestaltet, integriert und pflegt komplexe Dokumenten-Management-Systeme und migriert Daten und Systeme. Ein weiterer Schwerpunkt sind Outsourcing-Dienstleistungen für die Datenkonvertierung und -archivierung sowie Business Process Services für Banken und Versicherungen. Hierfür ist TROPPER DATA SERVICE mit mehr als 300 qualifizierten Mitarbeitern einer der größten Dienstleister in Deutschland. Der Firmensitz ist Leverkusen; eine Niederlassung befindet sich in Neuenhagen/Berlin. Weitere Geschäftsstellen sind in Ratingen und Dresden angesiedelt. Zu den Kunden von TROPPER DATA SERVICE zählen Industrieunternehmen, Banken und Versicherungen sowie Behörden von Bund, Ländern und Kommunen.

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