Mit Enterprise Content Management steigern Sie Ihre Produktivität

Immer mehr Dokumente und damit immer mehr geschäftsrelevante Informationen – wie können Ihre Mitarbeiter da noch den Überblick behalten? Die Lösung ist die Abbildung und Steuerung Ihrer Informationsprozesse in einem Enterprise-Content-Management (ECM)-System. So lassen sich Informationen strukturiert ablegen, in Geschäftsprozessen nutzen und anschließend revisionssicher archivieren. Unternehmen profitieren unter anderem von Kosteneinsparungen, digitalen und damit schnelleren, konsistenten Abläufen sowie einer ortsunabhängigen Informationsverfügbarkeit. Letzteres ist gerade in Zeiten des Homeoffice und mobilen Arbeitens unabdingbar.

Darüber hinaus bietet die Einführung eines ECM-Systems weitere Vorteile. Beispielsweise können das Unternehmenswissen und etablierte Standards allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden; wertvolles Know-how geht nicht mehr verloren. Auch wir nutzen diese Vorteile und haben mit enaio® von OPTIMAL SYSTEMS ein flexibles und leistungsfähiges ECM-System im Einsatz. Als langjähriger Partner haben wir enaio® bereits bei unseren Kunden implementiert, die so von effizienteren Informationsprozessen und einer höheren Produktivität profitieren.

In einem lesenswerten Kommentar beschreibt Dr. Olaf Holst, Chief Technology Evangelist der Optimal Systems GmbH, warum Unternehmen sich gedanklich von reinen On-Premises-Produkten verabschieden und auf cloudfähige ECM-Lösungen setzen sollten.

Wenn auch Sie sich die Vorteile eines ECM-Systems zunutze machen wollen, nehmen Sie mit uns Kontakt auf!


POST­STELLEN-MANAGEMENT rakete hologram mit händen und person im hintergrund

Telekommunikationsanbieter profitiert von TROPPER Expertise beim Poststellen-Management

Case Studies

Telekommunikations­anbieter profitiert von TROPPER Expertise beim Post­stellen-Management

Der Telekommunikationsmarkt ist hart umkämpft. Zahlreiche Anbieter werben um die Gunst ihrer Kunden. Neben der Qualität und dem Preis-Leistungs-Verhältnis spielt der kundenzentrierte Service eine wichtige Rolle. Erwartet werden schnelle Reaktionszeiten und eine zügige Lösungsfindung bei Kundenanliegen. Mit einem professionellen Poststellen-Management sorgen Unternehmen für eine störungsfreie und zeitnahe Kundenkommunikation.

Deshalb hat sich ein führendes Telekommunikationsunternehmen aus strategischen Gründen dazu entschieden, sein Poststellen-Management an die TROPPER DATA SERVICE AG auszulagern. Der Konzern erhält jedes Jahr mehrere Millionen Kundenschreiben über verschiedene Kommunikationskanäle. Dazu gehören beispielsweise Vertragsänderungen, Aktualisierungen von Adressen oder Bankverbindungen, aber auch Reklamationen und Kündigungen. TROPPER stellt sicher, dass die eingehende analoge Post, E-Mails und Faxe den zuständigen Fachabteilungen zur Verfügung stehen. Die Bearbeitung erfolgte zunächst in der bisherigen Poststelle des Kunden.

Taggleiche Verarbeitung von mehreren tausend Kundenschreiben

Um den hochvolumigen Posteingang wie vereinbart taggleich zu verarbeiten, hat TROPPER die erforderlichen Prozesse in seine eigenen Räumlichkeiten überführt. Außerdem erfolgte bei Projektbeginn eine detaillierte Ist-Analyse mit Empfehlungen zur Prozessoptimierung, die in regelmäßigen Abständen fortgeführt wird.

Der Digitalisierungsprozess verläuft nach einem definierten Qualitätsstandard: Aufbereiten der Papierpost für den Scan-Vorgang, Aussortieren von persönlicher oder vertraulicher Post anhand einer Negativliste, Scannen, Auslesen und inhaltliche Klassifizierung der Vorgänge mithilfe künstlicher Intelligenz. Darüber hinaus übernimmt TROPPER die Verarbeitung der eintreffenden E-Mails bzw. Faxe. Diese durchlaufen analog zur Papierpost die Volltexterkennung und Klassifizierung.

Digitalisierung inklusive Dispatching als Full-Service-Dienstleistung

Ist ein Dokument aufgrund des Inhalts klar zuzuordnen, wird es automatisiert an die zuständige Fachabteilung weitergeleitet. Andernfalls übernehmen die Mitarbeiter das Dispatching. Sie lesen die Dokumente an und leiten sie dann an die jeweils verantwortliche Stelle weiter. So können im Schnitt mehr als 90 % der eingehenden E-Mails automatisch klassifiziert und dunkelverarbeitet werden. Bei handschriftlichen Faxen bzw. der physischen Post liegt die Quote bei etwa 40 %.

Laut Service Level Agreement werden die digitalisierten Briefe und die eingehenden E-Mails bzw. Faxe am selben Arbeitstag an die jeweiligen Adressaten ausgeliefert. Um dies bei der täglichen Menge von mehreren tausend Briefen sicherstellen zu können, sind insgesamt 70 Mitarbeiter von TROPPER für das Poststellen-Management inklusive Dispatching tätig.

Als Full-Service-Dienstleister übernimmt TROPPER auch das physische Posthandling in Form von Botengängen. Konkret bedeutet dies das Verteilen der Hauspost an die jeweiligen Mitarbeiter und Abteilungen.

Der Telekommunikationsanbieter ist mit den Dienstleistungen von TROPPER und der jahrelangen Zusammenarbeit aus mehreren Gründen zufrieden und profitiert unter anderem von:

  • effizientem und flexiblem Arbeiten
  • schnellerer Bearbeitung der eingehenden Post
  • Kostenersparnis
  • kontinuierlicher Prozessoptimierung
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit
  • Planbarkeit der Leistungserbringung


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Digitalisierung hilft Unternehmen durch die Krise

Leverkusen. Corona hat gezeigt, dass es keine Alternative zur Digitalisierung gibt. Unternehmen, die noch mit Papier arbeiten, müssen handeln. Bodo Boer, Direktor Vertrieb der TROPPER DATA SERVICE AG, zeigt dazu in einem Interview Einstiegszenarien auf.

Herr Boer, in den zurückliegenden Monaten hat sich vieles verändert. Unternehmen mussten ihre Mitarbeiter von heute auf morgen ins Homeoffice schicken.

In der Tat. Da waren Organisationen, die schon weitreichend digital aufgestellt waren, klar im Vorteil. Sie konnten mit relativ geringer Vorarbeit leicht in die Homeoffice-Phase einsteigen, da somit ein ortsunabhängiger Zugriff auf geschäftskritische Dokumente möglich ist. Corona hat gezeigt, dass gut vorbereitetes Homeoffice funktioniert, von den Mitarbeitern angenommen wird und für alle Vorteile bietet.

Welche Möglichkeiten haben Unternehmen, die bislang noch nicht in die Digitalisierung investiert haben, schnell auf die neue Situation zu reagieren?

Es gibt durchaus auch schnelle und einfache Einstiegsszenarien für Unternehmen, die unter Zeitdruck starten. Sie sollten zunächst die Dokumente digitalisieren, die für den weiteren Geschäftsbetrieb zwingend erforderlich sind. Dann sollten auch technische Optionen wie Künstliche Intelligenz geprüft werden. Ein weiterer Ansatzpunkt kann sein, von umfangreichen Dokumentenklassen abzusehen oder zu überlegen, wo man auf digitale Einzeldokumente verzichten kann und beispielsweise Akten oder Register als ein PDF zusammengefasst werden können. Es geht in erster Linie darum, dass die Informationen digital vorhanden sind und somit schnell im Homeoffice zur Verfügung stehen.

Können Sie typische Beispiele für geschäftskritische Dokumente nennen?

Das sind zum einen sicherlich der Post- und Rechnungseingang und zum anderen sind das dringend benötigte Bestandakten, wobei letztere von unterschiedlicher Herkunft sind bzw. je nach Branche priorisiert werden. Eine Hausverwaltung benötigt vor allem ihre Mieterakten, während für einen Finanzdienstleister vor allem Kreditakten unentbehrlich sind.

Wie lassen sich denn der Posteingang bzw. die Bestandsakten so indexieren, dass das einerseits schnell geht und sich die Dokumente andererseits gut handeln lassen?

  • Beim Posteingang werden die gescannten Dokumente im einfachsten Fall mit dem Tagesdatum, Empfänger und einer laufenden Nummer indexiert.
  • Bei den Bestandsakten werden alle Dokumente eines Aktenregisters in einer PDF-Datei gespeichert und nach der entsprechenden Akten- bzw. Registerbezeichnung benannt. Ein Mittelweg ist natürlich immer möglich, z. B. für Verträge, die als einzelne Dokumente erfasst und klassifiziert werden.

Und wo können Unternehmen die digitalisierten Dokumente so aufbewahren, dass deren sichere Nutzung im Homeoffice möglich ist?

Da gibt es viele Möglichkeiten. Idealerweise verwalten Unternehmen ihre Dokumente in einem ECM-System mit Workflow-Funktionen. Alternativ und als Einstiegslösung bieten wir mit TDS Archiv eine cloudbasierte Archivsoftware an, die einen ortsunabhängigen Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente ermöglicht. Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen aber auch für Abteilungen ist TDS Archiv geeignet, da die Software direkt und ohne Installationsaufwand eingesetzt werden kann.

Wie lautet ihre abschließende Empfehlung?

Für Bereiche, die schnell ins Homeoffice müssen oder sollen, eignet sich der oben beschriebene Schnellstart. Für alle anderen Segmente empfiehlt sich eine ECM-Strategie, die sämtliche Komponenten berücksichtigt, um dokumentengesteuerte Prozesse zu beschleunigen. In beiden Fällen sollte auf professionelle Unterstützung zurückgegriffen werden. Wir als BPO-Dienstleister unterstützen hier gerne und können auf vielfältige Erfahrungen aus vorangegangenen Projekten zurückgreifen und Einspar- und Optimierungsmöglichkeiten aufzeigen.

Über die TROPPER DATA SERVICE AG

Die TROPPER DATA SERVICE AG hat sich seit ihrer Firmengründung im Jahr 1966 auf Dienstleistungen und Produkte für das Input- und Dokumenten-Management spezialisiert. Das Unternehmen gestaltet, integriert und pflegt komplexe Dokumenten-Management-Systeme und migriert Daten und Systeme. Ein weiterer Schwerpunkt sind Outsourcing-Dienstleistungen für die Datenkonvertierung und -archivierung sowie Business Process Services für Banken und Versicherungen. Hierfür ist TROPPER DATA SERVICE mit mehr als 300 qualifizierten Mitarbeitern einer der größten Dienstleister in Deutschland. Der Firmensitz ist Leverkusen mit einer weiteren Niederlassung in Neuenhagen/Berlin und Geschäftsstellen in Ratingen und Dresden. Zu den Kunden von TROPPER DATA SERVICE zählen Industrieunternehmen, Banken und Versicherungen sowie Behörden von Bund, Ländern und Kommunen.

Ihre Redaktionskontakte:
TROPPER DATA SERVICE AG
Dirk Wilbertz
Marie-Curie-Str. 6
51377 Leverkusen
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mann und frau am laptop von tropper data service ag leverkusen besprechen digitale personalakten

TROPPER digitalisiert die Personalakten des WDR

Case Studies

TROPPER digitalisiert die Personalakten des WDR

Der Westdeutsche Rundfunk (WDR) ist, gemessen an der Mitarbeiterzahl, das größte öffentlich-rechtliche Medienunternehmen in Deutschland und eines der größten Europas. Demzufolge hat es zahlreiche Personalakten zu verwalten und zu archivieren. Konkret sind es 10.000, gefüllt mit Bewerbungsunterlagen, Zeugnissen, Bescheinigungen, Versicherungspolicen usw. Bis 2017 bewahrte der WDR seine Personalakten papierbasiert auf. Das war nicht nur platzintensiv, sondern erschwerte vor allem der HR-Abteilung die Arbeit. Deshalb entschloss sich der WDR, seine Personalakten zu digitalisieren, und profitierte von dieser Entscheidung gleich mehrfach.

In insgesamt zehn rotierbaren Paternosterschränken mit mehr als 13 Etagen waren die Personalakten beim WDR in Köln alphabetisch sortiert eingelagert. Diese Aufbewahrung hatte erhebliche administrative Aufwände zur Folge. So mussten Mitarbeiter ihren Schreibtisch verlassen, um an die Unterlagen zu gelangen. Zudem wurde ein Platzhalter hinterlegt, wenn eine Akte entnommen wurde, damit ersichtlich war, bei welchem/r Mitarbeiter*in sich diese befanden. Dies führte in Einzelfällen dazu, dass Akten nicht auffindbar waren und hierdurch ein entsprechender Suchaufwand entstand. Die Rückführung der Akten in die Schränke erfolgte schließlich über zwei Mitarbeiter*innen der Registratur.

Lieber in die digitale Personalakte anstatt in alte Schränke investieren

„Diese Vorgehensweise war natürlich nicht sehr effizient und uns seit Längerem ein Dorn im Auge“, sagt Dietmar Neuland, Fachgruppenleiter Personal und Abrechnung beim WDR. „Hinzu kam, dass die Papierunterlagen im Fall eines Wasserschadens hätten beschädigt werden können.“ Aufgrund des Alters mehrten sich technische Probleme bei den Paternosterschränken und es zeichneten sich umfangreichere Reparaturen ab. Statt das Geld jedoch in die erforderlichen Reparaturen der in die Jahre gekommenen Schränke zu stecken, entschieden die Verantwortlichen beim WDR, das Papierarchiv gegen ein elektronisches Archiv mit fortschrittlicher HR-Software auszutauschen. Damit wollten sie vor allem eine dezentrale Nutzung der Akten vom Schreibtisch aus ermöglichen und das zeitaufwendige Suchen in Papierakten ausschließen. „Außerdem können die Akten dann über entsprechende Maßnahmen verlustsicher aufbewahrt werden“, sagt Georg Rosen, EDV-Koordinator der Abteilung Personal beim WDR. „Ein weiteres Argument für uns war, dass wir über definierbare Rechte den Zugriff auf die Akten genauer steuern können.“

Um einen geeigneten Dienstleister zu finden, der die vorhandenen Akten digitalisierte, startete die öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalt eine Ausschreibung. Gleichzeitig hat der WDR den Personalrat und seine Datenschutzbeauftragte über sein Vorhaben informiert. Beide Institutionen waren in den Entscheidungsprozess direkt eingebunden. Die Wahl fiel auf die TROPPER DATA SERVICE AG mit Sitz in Leverkusen. Dietmar Neuland erläutert: „Das Unternehmen überzeugte uns nicht nur durch sein Preis-Leistungs-Verhältnis, sondern erfüllte sämtliche Anforderungen, z. B. die des Datenschutzes.“

Dokumentenklassifizierung bietet weitere Vorteile

Mit der Digitalisierung sollten gleichzeitig die in den Akten enthaltenen Informationen transparenter aufbereitet und schneller zugänglich sein. So beschloss der WDR, die Personalakten in 15 Register einzuteilen. Innerhalb eines Registers erfolgte dann weiterhin die Klassifizierung nach Dokumentenarten. Ein Beispiel hierfür ist das Register ‚Mitarbeiterprofil‘ mit den Dokumentenarten Qualifizierungen, Beurteilungen und Zeugnisse. Über die Vergabe von Rechten wird dann definiert, wer welche Kategorie einsehen kann.

Das Projekt startete mit einer sogenannten Null-Serie, die dem Test des definierten Verarbeitungsprozesses dient. Nachdem diese erfolgreich verlief, wurden sämtliche Personalakten durch TROPPER verarbeitet. Dafür transportierte der Dienstleister die Akten in Datenschutzkoffern chargenweise mit einer eigenen Logistik von Köln zu seinem Produktionsstandort nach Leverkusen. Hier erfolgten die Digitalisierung und Klassifizierung der Dokumente, die dann farbig im PDF/A-Format abgespeichert wurden. Diese stellt TROPPER anschließend über eine sichere SFTP-Verbindung auf dem Server beim WDR bereit. In einer Clearing-Stelle wurde die Klassifizierung derjenigen Akten abgestimmt, die nicht eindeutig klassifiziert werden konnten. Die Rundfunkanstalt importierte die Dateien in die entsprechenden Register in die XFT-Software, die voll in SAP integriert ist. Wenn der WDR auf eine Akte zugreifen musste, die sich gerade bei TROPPER befand, hat der Dienstleister diese innerhalb der laufenden Digitalisierung vorgezogen. Bei eiligen Anfragen, die nicht bis zur Einspielung warten konnten, brachte ein Kurier von TROPPER die Akte in die Rundfunkanstalt oder ein WDR-Mitarbeiter holte sie in der Produktionsstätte des Dienstleisters ab. „Das war eben der Vorteil der kurzen Wege“, so Georg Rosen.

Etwa 95 % der papierbasierten Personalakten bewahrt TROPPER für den WDR vereinbarungsgemäß zwei Jahre auf und vernichtet sie dann datenschutzkonform. Die restlichen Dokumente forderte der WDR im Original zurück. „Zum einen müssen wir Dokumente, die im Rahmen von arbeitsgerichtlichen Verfahren beweisdienlich sind, sowie Versicherungspolicen rund um die Altersversorgung im Original vorliegen haben, zum anderen handelt es sich um Unterlagen, die für unser historisches Archiv relevant sind, wie beispielsweise Dokumente über unsere Intendanten/innen“, erläutert Dietmar Neuland.

Termin eingehalten

TROPPER konnte pünktlich im Dezember 2018 sämtliche Personalakten dem WDR digitalisiert zur Verfügung stellen. Die Verantwortlichen beim WDR zeigten sich mit dem Projektverlauf zufrieden: „Unsere Erwartungen wurden erfüllt. Die Fehlerquote war sehr gering im Verhältnis zu der großen Dokumentenmenge“, so Georg Rosen und fügt hinzu: „Wenn wir eine Akte angefordert haben, die sich gerade bei TROPPER befand, dann erhielten wir sie in kürzester Zeit. Darüber hinaus hat das Unternehmen auch Dokumente auf qualitativ schlechtem Papier sehr sorgfältig verarbeitet, sodass wir keinen Schwund festgestellt haben.“ Die im Rahmen des Alltagsgeschäfts neu hinzukommenden Dokumente werden vom WDR selbst gescannt, entweder von der Sachbearbeitung oder bei größeren Mengen über die Registratur.

Heute profitiert die Personalabteilung des WDR vor allem davon, dass sämtliche Akten dezentral zur Verfügung stehen. „Insbesondere in der aktuellen Situation, mit Corona-bedingtem Homeoffice, ist das natürlich ein großer Vorteil, da so die Kollegen*innen weiterhin auf die Dokumente zugreifen können“, sagt Dietmar Neuland. Auch ein paralleles Arbeiten ist mit der digitalen Personalakte möglich, was eine zusätzliche Zeitersparnis bedeutet. Das langwierige Suchen in den Paternosterschränken gehört nunmehr der Vergangenheit an.

Über den WDR

Der Westdeutsche Rundfunk (WDR) ist das öffentlich-rechtliche Medienunternehmen in Nordrhein-Westfalen – gemessen an der Mitarbeiterzahl das größte in Deutschland und eines der größten in Europa. Mit Nachrichten, Informationen und Unterhaltung inspiriert und begeistert der WDR jede Woche 85 Prozent der Bevölkerung in Nordrhein-Westfalen. Als Mitglied der ARD und größter Zulieferer für Das Erste trägt der WDR wesentlich zur Meinungs- und Medienvielfalt in Deutschland bei; federführend für die ARD betreut er zudem phoenix und ONE und leistet für ARTE, 3sat, tagesschau24, funk – das Content-Netzwerk von ARD/ZDF – und den ARD/ZDF-Kinderkanal KiKA wertvolle Beiträge.

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Case Study WDR: Digitalisierung der Produktionsakten

Der Westdeutsche Rundfunk Köln (WDR) lässt bereits seit einigen Jahren im regelmäßigen Turnus seine Produktionsakten sowie seine Verträge mit freien Mitarbeiter*innen digitalisieren und profitiert seitdem von geringeren Aufbewahrungskosten und einer schnelleren Informationsbereitstellung. Anfang 2020 haben wir die Verarbeitung dieser Dokumente übernommen und mit unserer sorgfältigen Arbeitsweise überzeugt.


Frau mit Laptop im digitalen Informationsprozess bei der Recherche

TROPPER überzeugt den WDR mit Sorgfalt und Präzision

Case Studies

TROPPER überzeugt den WDR mit Sorgfalt und Präzision

Der Westdeutsche Rundfunk Köln (WDR) lässt bereits seit einigenJahrenim regelmäßigen Turnus seine Produktionsakten sowie seine Verträge mit freien Mitarbeiter*innen digitalisieren und profitiert seitdem von geringeren Aufbewahrungskosten und einer schnelleren Informationsbereitstellung. Anfang 2020 übernahm die TROPPER DATASERVICE AG die Verarbeitung dieser Dokumente und überzeugte mit ihrersorgfältigenArbeitsweise.Zu jeder Produktion, die der WDRin Auftrag gibt oder ankauft, wird eine Produktionsakte angelegt, die Dokumente wie Verträge, Abrechnungen, Schnittlisten etc. enthält. Außerdem schließt der WDR Verträge mit freien Mitarbeiter*innen, die er insbesondere zur Herstellung von Eigenproduktionen beschäftigt.Allein im Jahr 2014 sammelten sich soAktenim vierstelligen Bereich an.

Argumente für die Digitalisierung

  • Kostengünstigere Aufbewahrung
  • Deutlich bessere Auffindbarkeit, Verfügbarkeit und Bereitstellung von Informationen
  • Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente
  • Digitale Dokumente sind langfristig lesbar / Papierdokumente müssen aufwendig vor Bränden, Wasserschäden geschützt werden

TROPPER beteiligte sich 2019 an dem Angebotsverfahren des WDR und erhielt den Zuschlag aufgrund des guten Preis-Leistungsverhältnisses. „Hinzukam, dass wir mit TROPPER in zwei ähnlichen Projekten, nämlich bei der Digitalisierung unserer Personalakten sowie denen des Datenschutzreferats, gute Erfahrungen gesammelt haben“, erläutert André Schiner, IT-Koordinator der Lizenzabteilung beim WDR

Eine große Charge an Verträgen und Akten termingerecht digitalisiert

Nachdem TROPPER den Zuschlag erhalten hatte, holte der Dokumentendienstleister eine große Charge anProduktionsakten sowie geschlossenen Verträgemit den freien Mitarbeiter*innenbeim WDRab und brachte sie unter Wahrung strengerdatenschutzrechtlicherSicherheitsbestimmungen in seine Produktionsstätte nach Leverkusen. Hier erfolgte dann die Verarbeitung. Als Ausgabeformat wurden volltextfähige und für die Langzeitarchivierung geeignete PDF/A-Dateien definiert, die TROPPER nach vorgegebenen Merkmalen klassifizierte. Zusätzlich hat TROPPER die beiden Datenfelder „Vertrags-und Personalverwaltungsnummer“ in die Dateinamen der PDF-und XML-Dateien integriert, sodass der WDR diesein sein Informationssystem automatisiert importieren konnte. Abschließend übernahm TROPPER die sichere und vorschriftsmäßigeVernichtung der Papierunterlagen nach DIN 66399.

Erfolgreicher Projektverlauf

André Schiner fasst zusammen: „Wir haben die digitalisierten Dokumente umfangreich geprüft und konnten keine Fehler oder Unvollständigkeiten feststellen.

Über den WDR

Der Westdeutsche Rundfunk (WDR) ist das öffentlich-rechtliche Medienunternehmen in Nordrhein-Westfalen – gemessen an der Mitarbeiterzahl das größte in Deutschland und eines der größten in Europa. Mit Nachrichten, Informationen und Unterhaltung inspiriert und begeistert der WDR jede Woche 85 Prozent der Bevölkerung in Nordrhein-Westfalen. Als Mitglied der ARD und größter Zulieferer für Das Erste trägt der WDR wesentlich zur Meinungs- und Medienvielfalt in Deutschland bei; federführend für die ARD betreut er zudem phoenix und ONE und leistet für ARTE, 3sat, tagesschau24, funk – das Content-Netzwerk von ARD/ZDF – und den ARD/ZDF-Kinderkanal KiKA wertvolle Beiträge.

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TROPPER veröffentlicht Checkliste zur digitalen Personalakte

Leverkusen. Die TROPPER DATA SERVICE AG gibt Unternehmen und Organisationen kostenlos nützliche Tipps zum Thema Personalakte an die Hand. Die Experten für Input- und Dokumenten-Management haben eine Checkliste erstellt, die dem HR-Management helfen soll, wichtige Aspekte bei der Einführung der digitalen Personalakte zu berücksichtigen.

Die Arbeit lohnt sich. Denn die digitale Personalakte eröffnet Unternehmen und Organisationen erfolgsentscheidende Vorteile. „HR-Abteilungen, die digitale Personalakten richtig einsetzen, bewegen sich rechtlich und organisatorisch auf der sicheren Seite“, sagt Bodo Boer. Zudem können Effizienzpotenziale ausgeschöpft werden, indem durch die Automatisierung von Standardprozessen frei werdende Ressourcen für strategische Zwecke genutzt werden.

Über die TROPPER DATA SERVICE AG:
Die TROPPER DATA SERVICE AG hat sich seit ihrer Firmengründung im Jahr 1966 auf Dienstleistungen und Produkte für das Input- und Dokumenten-Management spezialisiert. Das Unternehmen gestaltet, integriert und pflegt komplexe Dokumenten-Management-Systeme und migriert Daten und Systeme. Ein weiterer Schwerpunkt sind Outsourcing-Dienstleistungen für die Datenkonvertierung und -archivierung sowie Business Process Services für Banken und Versicherungen. Hierfür ist TROPPER DATA SERVICE mit mehr als 300 qualifizierten Mitarbeitern einer der größten Dienstleister in Deutschland. Der Firmensitz ist Leverkusen mit einer weiteren Niederlassung in Neuenhagen/Berlin und Geschäftsstellen in Ratingen und Dresden. Zu den Kunden von TROPPER DATA SERVICE zählen Industrieunternehmen, Banken und Versicherungen sowie Behörden von Bund, Ländern und Kommunen.

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Checkliste: In sechs Schritten zur digitalen Personalakte

Unternehmen sind zunehmend gefordert, ihre Chancen zu nutzen, um die Arbeitswelt produktiv, effizient und werthaltig zu gestalten. Denn mit der digitalen Transformation verändern sich Unternehmensstrukturen und Märkte rasant – und damit auch die Wettbewerbsfähigkeit.

Die Digitalisierung beginnt häufig schon bei grundlegenden Prozessen im Unternehmen. Im Bereich Human Resources beispielsweise können Effizienzpotenziale mit der Einführung der digitalen Personalakte ausgeschöpft werden, indem durch die Automatisierung von Standardprozessen freiwerdende Ressourcen für strategische Zwecke genutzt werden. Hinzu kommen die gesetzlichen Regularien, denen die mitarbeiterbezogenen und damit sensiblen Informationen unterliegen. Mit digitalisierten Personalakten kommen Sie diesen Regularien einfacher nach, beispielsweise was das Einhalten von Aufbewahrungsfristen oder den Schutz personenbezogener Daten betrifft.

Fazit: HR-Abteilungen, die digitale Personalakten einsetzen, bewegen sich rechtlich und organisatorisch auf der sicheren Seite. Diese Checkliste soll dem HR-Management helfen, wichtige Aspekte bei der Einführung der digitalen Personalakte in deren Organisation zu berücksichtigen.

Stellen Sie ein Digitalisierungs-Team zusammen!

Lassen Sie sich von Ihren IT-KollegInnen unterstützen!
Neben der reinen Digitalisierung geht es darum, das neue System zur Personalaktenverwaltung sinnvoll in Ihre gegenwärtige IT-Landschaft einzubinden. Deshalb sollten Sie auch die IT-Abteilung frühestmöglich mit ins Boot holen, um Anforderungen und Fragen imVorfeld zu klären. So helfen die KollegInnen der IT beispielsweise dabei, notwendige Schnittstellen zu vorhandenen Systemen zu definieren. Idealerweise kann die digitale Personalakte mit gängigen Bewerbermanagement-Systemen direkt verknüpft werden, sodassSie eine doppelte Datenführung und -pflege vermeiden. Oder es wird geprüft, ob ein einfacher Wechsel zwischen der Personalakte und dem Stammdatensatz des Mitarbeiters im Verwaltungssystem möglich ist.

Externer Dienstleister oder Durchführung mit eigener Mannschaft?
Ob die vorhandenen Akten intern digitalisiert oder das Projekt an einen externen Dienstleister delegiert wird, hängt von der Menge, den verfügbaren Ressourcen sowie der gewünschten anschließenden Nutzung der Akten und damit von der digitalen Aufbereitung ab.Wenn Sie über das notwendige Equipment an Hard-und Software verfügen und sich bereits durch vorherige Projekte das erforderliche Know-how angeeignet haben, spricht nichts dagegen, dass Sie auch Ihre Personalakten mit eigenen Mitteln digitalisieren. Andernfalls ist es empfehlenswert, diese Aufgabe an einen Dienstleister outzusourcen. Entscheiden Sie sich für Letzteres, dann sollten Sie Ihren neuen Partner frühzeitig einbinden. Sein Erfahrungsschatz hilft dabei, das Projekt professionell aufzusetzen.

Binden Sie Ihren Betriebs-und Personalrat frühzeitig ein!
Die Entscheidung über die Einführung der digitalen Personalakte liegt nicht nur bei der HR-Abteilung. In das Projekt sollten Sie frühzeitig den Betriebs-und/oder den Personalrat einbinden. So lassen sich etwaige Vorbehalte rechtzeitig aus dem Weg räumen und Regelungen innerhalb einer Betriebsvereinbarung in Bezug auf Zugriffsberechtigungen sowie Datenschutz vorzeitig definieren. Wird der Betriebsrat nicht involviert, kann dies zur Folge haben, dass er aufgrund der Verletzung seiner Mitbestimmungsrechte einen Anspruch auf Unterlassung geltend macht.

Für welchen Verwendungszweck sollen die Akten aufbereitet werden?

Es gibt drei Möglichkeiten der digitalen Aufbereitung von Personalakten: die Digitalisierung der Akte in nur einem Dokument, nach vorhandener Registerstruktur oder mit Klassifizierung nach Dokumentenart. Welche Variante für Sie infrage kommt, lässt sich leicht aus dem Verwendungszweck der Akten ableiten.Für aktiv und regelmäßig genutzte Personalakten empfiehlt sich die Digitalisierung nach Dokumentenart. Hierbei wird die in der physischen Akte vorhandene Registerstruktur aufgelöst und jedes Dokument einer Klasse der elektronischen Personalakte zugeordnet (z. B. Bewerbung, Arbeitsvertrag, Krankenversicherung etc.). Die Indizierung erfolgt pro Dokument nach Personalnummer, Name und Vorname sowie Geburtsdatum. Die Digitalisierung der Akte in einem Dokument oder nach vorhandener Registerstruktur eignet sich zum Beispiel für Altakten, die nicht mehr bearbeitet werden müssen. Hier geht es in erster Linie um die Einhaltung der Vorgaben für die Aufbewahrung und weniger um ein komfortables und zügiges Handling, wie es bei aktiv genutzten Personalakten von Bedeutung ist.

Welche digitale Qualität ist für das gescannte Dokument erforderlich?

Ist die Form der elektronischen Personalakte definiert, wird im nächsten Schritt die Beschaffenheit der digitalen Dokumentenaufbereitung festgelegt. Auch diese orientiert sich am zukünftigen Handling der Akte. Hierbei geht es darum zu klären, in welcher Auflösung die Dokumente (200 oder 300 dpi) gescannt werden sollen. Dies hängt unter anderem davon ab, ob die Dokumente später ausgedruckt werden müssen oder im Volltext durchsuchbar sein sollen. Die Frage, ob die Dokumente farbig oder schwarz-weiß gescannt werden sollen, hängt vom vorhandenen Speicherplatz und der Bandbreite der genutzten Datenleitung ab.

Wie ist die Verfahrensweise mit doppelten, alten oder originalen Dokumenten?

Oftmals sind Dokumente mehrfach, beispielsweise in der Personal-und in der Abrechnungsakte, vorhanden. Hier stellt sich die Frage, wie sich diese Dokumente zusammenführen lassen. Ein zusätzlicher Aspekt ist der Umgang mit Dokumenten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Auch die weitere Verwendung von Originaldokumenten sollten Sie genau definieren. Was wird aussortiert, was wird vernichtet und was muss separat aufbewahrt werden?Um diese Aspekte zu klären, eignet sich das Anlegen sogenannter Positiv-und Negativlisten. Sämtliche Dokumentenarten, die Sie vor dem Scanvorgang aussortieren können, hinterlegen Sie in der Negativliste. Originale von Sozialversicherungsausweisen oder Lohnsteuerkarten sind typische Beispiele. Hier legen Sie zudem fest, ob die Dokumente aufbewahrt oder vernichtet werden. In der Positivliste sind die Dokumente aufgeführt, die nach dem Scannen im Original aufgehoben werden. Das sind beispielsweise Original-Arbeitsverträge, Urkunden oder Darlehensverträge.

Definieren Sie Maßnahmen zum Schutz und zur Sicherheit von Daten!

Bei Personalakten handelt es sich vor allem um vertrauliche personenbezogene Daten. Wenn ein Dienstleister diese Akten für Sie verarbeitet, dann achten Sie darauf, dass dieser die in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) aufgeführten Vorgaben einhält und seine Mitarbeiter entsprechende Verpflichtungen unterschrieben haben. Damit die Digitalisierung unter Einhaltung der DSGVO sichergestellt ist, müssen Sie außerdem mit Ihrem Dienstleister einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Haben Sie sich dazu entschieden, die personenbezogenen Dokumente selbst zu digitalisieren, sind Sie dazu verpflichtet, die entsprechenden Datenschutzmaßnahmen hausintern umzusetzen. Sie müssen dafür sorgen, dass die Papierdokumente geschützt aufbewahrt werden und nur berechtigte Mitarbeiter darauf zugreifen können. Je nach Branche können weitere gesetzliche Vorschriften bezüglich des Datenschutzes greifen. Auch hier sollten Sie, wenn ein externer Dienstleister beauftragt wird, über schriftliche Vereinbarungen auf Nummer sicher gehen bzw. intern für notwendige Vorkehrungen sorgen.

Regeln Sie die Entsorgung der Papierakten!

Entscheiden Sie sich dafür, Dokumente bei einem externen Dienstleister zu verarbeiten, dann bewahrt er diese in den meisten Fällen für einen definierten Zeitraum (meist drei Monate) unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben auf. Nachdem Sie die Freigabe erteilt haben, vernichtet er die Dokumente DSGVO-konform. Alternativ können Sie vereinbaren, dass Sie einige Dokumentenarten, wie Verträge oder Versicherungsunterlagen, im Original zurückerhalten.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Checkliste bei der Einführung einer digitalen Personalakte weiterhilft. Wie immer steckt der Teufel im Detail. BeiFragen oder Anmerkungen steht Ihnen unser Team jederzeit gerne zur Verfügung.


Dokumentendienstleister generieren weiterhin einen Mehrwert

Rechnungen gehen zunehmend per E-Mail ein, Versicherungen, Energieversorger und andere Unternehmen kommunizieren mit ihren Kunden online via Apps und stellen ihren Kunden auf Portalen Verträge oder andere Dokumente zum Download zur Verfügung… Die Liste, die zeigt, dass der Papieranteil in Büros zurückgeht, lässt sich fortsetzen.

Unabhängig davon ist es weiterhin sinnvoll, einen Dokumentendienstleister zu beauftragen, um die Prozess-Effizienz zu steigern, Mitarbeiter zu entlasten und Kosten zu sparen. Das belegt unser Direktor Vertrieb, Bodo Boer, anhand von praktischen Beispielen in einem Beitrag, der im DOK.magazin, Ausgabe 03/2020 erschienen ist und den Sie HIER lesen können.


Mit digitalen Lösungen der Konkurrenz trotzen

Immer mehr Filialbanken bauen ihr Online-Angebot aus und setzen vermehrt auf die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung.

Unser Direktor Vertrieb, Bodo Boer, erläutert, wie wir Banken mit unseren Dienstleistungen dabei unterstützen, dieses Vorhaben erfolgreich umzusetzen. Lesen Sie hier den vollständigen Artikel.