Was Digitalisierung wirklich bedeutet – und was nicht

Ein interessanter Tweet verbreitete sich dieser Tage in Windeseile. Er zeigte „den Stand der Digitalisierung in Deutschland zusammengefasst auf einem Bild“. Zu sehen ist der Ausschnitt eines Zeitungsartikels mit der Überschrift „Abituraufgaben kommen erstmals per Stick: Stresstest für die Schuldrucker“. Tatsächlich ist das nicht die Pointe eines Witzes, sondern Realität.

Wie die Stuttgarter Zeitung berichtet, bezweifeln zahlreiche Städte, dass die Schulen die per USB-Stick übermittelten Prüfungsunterlagen zuverlässig ausdrucken können. Die genannten Probleme der Drucker mit USB-Sticks außen vorgelassen, beschreibt der Beitrag außerdem, dass andere Bundesländer die Aufgaben elektronisch übermitteln – diese jedoch ebenfalls ausdrucken.

Oberflächlich gedacht

Auch wenn die digitale Übermittlung immerhin ein Fortschritt gegenüber dem Versenden auf USB-Stick ist, hat diese Verfahrensweise mit Digitalisierung nicht viel zu tun. Vielmehr legt sie ein nicht nur in Schulen verbreitetes Problem offen: dass viele Institutionen und Unternehmen die Digitalisierung noch nicht verstanden haben. Sie betrachten sie allzu oft als Selbstzweck oder „modernen Hype“. Dementsprechend überführen sie Dokumente nur wegen des Digitalisierens an sich in eine virtuelle Variante. Das bedeutet jedoch, dass sie die Vorteile der Digitalisierung bei Weitem nicht ausschöpfen.

Nutzen muss im Zentrum stehen

Tatsächlich greift die Digitalisierung viel weiter – Informationen digital vorzuhalten, um sie automatisiert weiterzuverarbeiten, Prozesse so zu verändern, dass daraus Vorteile für die Zielgruppe (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter) entstehen und zielgerichtet zu nutzen. Mit anderen Worten: die User Experience zu verbessern und Aufgaben, Kommunikation sowie Zugriff auf Informationen besser zu gestalten. So können digital und sinnvoll strukturiert vorliegende Informationen automatisch innerhalb von Minuten weiterverarbeitet sowie einfach und schnell gefunden werden. Das betrifft zum Beispiel elektronische Rechnungen, wie beispielsweise ZUGFeRD, die sich per Schnittstelle ins Buchhaltungssystem übertragen, dann freigeben und direkt verbuchen lassen. Eine zentrale Speicherung mit explizit definierten dezentralen Zugriffsmöglichkeiten stellt sicher, dass sich nicht mehrere Versionen einer Datei oder eines Datensatzes im Umlauf befinden. Anwender arbeiten immer mit der neuesten Version – zum Beispiel Mitarbeiter im Kundenservice. Stehen ihnen die für ihre Aufgaben benötigten Informationen zur Verfügung und wissen sie, wie sie diese nutzen können, versetzt sie dies in die Lage, eine stets aktuelle Auskunft zu erteilen, ob es um den Status einer Bestellung oder um eine Lieferauskunft geht.

Mit anderen Worten: Unternehmen benötigen ein ganzheitliches Konzept. Es reicht nicht aus, vorhandene Prozesse 1:1 in die digitale Welt zu übertragen. Sie müssen neu gedacht und entwickelt werden. Zudem dürfen Unternehmen die Schulung der Mitarbeiter nicht vergessen, damit sie neue Software sowie Arbeitsschritte auch anwenden. Dies kostet zwar Zeit, Aufwand und Geld. Die Investitionen zahlen sich jedoch bei korrekter Umsetzung in Form höherer Kundenzufriedenheit, stärkerer Wettbewerbsfähigkeit oder gesteigerter Effizienz aus – ein Zusammenhang, der eigentlich in der Schule gelehrt werden sollte, statt digitale Dokumente auszudrucken.

Autor: Bodo Boer, Direktor Vertrieb, TROPPER DATA SERVICE AG