Personalakten der AL-KO KOBER GROUP erfolgreich migriert
Die Bereitschaft und die Fähigkeit zum Wandel, zur Neuausrichtung auf veränderte Kunden- und Marktanforderungen sind die Basis für den weltweiten Erfolg sowie die stabile Marktführerschaft der AL-KO KOBER GROUP. Getreu diesem Motto setzt der global tätige Hersteller in den Bereichen Fahrzeugtechnik, Garten + Hobby, Luft- und Klimatechnik sowie Hauptsponsor des Fußballbundesligisten FC Augsburg mit Stammhaus in Kötz auf digitale Personalakten und die Dienstleistungen der TROPPER DATA SERVICE AG im Bereich des Digitalisierungsmanagements.
Nach der Entscheidung, auf elektronische Personalakten umzusteigen, ging es darum, die in Papierform bestehenden Personalunterlagen zu migrieren. „Im Februar 2013 haben wir uns dazu entschlossen, die Digitalisierung nicht im Hause vorzunehmen, sondern einen Scan-Dienstleister damit zu beauftragen“, sagte Angela Eberle, Teamleiterin Entgeltabrechnung / Personalwesen Deutschland bei der ALOIS KOBER GMBH.
Überzeugend bei der ersten Besichtigung
Die AL-KO KOBER SE suchte einen vertrauenswürdigen, zuverlässigen und kompetenten Dienstleister, um die Arbeit für die fünf in Deutschland ansässigen Firmen der AL-KO KOBER GROUP vornehmen zu lassen. Dabei stieß das Unternehmen schnell auf TROPPER. Dort zählen seit der Gründung die Konvertierung, Verarbeitung und Migration von Daten sowie Dokumenten zu den Kerngeschäftsfeldern, wie Claudia Felten, Account Manager bei TROPPER, bei einer Präsentation im Hause der ALOIS KOBER GMBH verdeutlichte. „Das hat uns gut gefallen und wir sind dann auf das Angebot eingegangen, die Geschäftsstelle des Dienstleisters in München zu besuchen“, erzählt Angela Eberle. Dort konnten sich die Gäste alle einzelnen Arbeitsschritte zeigen lassen und einen Eindruck von den Services der TROPPER DATA SERVICE AG gewinnen. „In unseren Räumen in München werden umfangreichere Projekte vom Aufbereiten über das Scannen bis zur Indizierung und Klassifizierung schnell und komplett realisiert“, erläutert Claudia Felten. Angela Eberle erinnert sich: „Wir waren sehr beeindruckt.“
Die AL-KO KOBER SE beauftragte daraufhin TROPPER mit der Digitalisierung der Bestandsakten. Dabei handelte es sich um klassische Personal-Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge, Schriftverkehr, abrechnungsrelevante Informationen und Bausparverträge. Sie lagen in verschiedenen Formaten vor – von DIN A3 über DIN A4 bis hin zu Post-its. Auch handschriftliche Kommentare waren vorhanden.
Klare Festlegungen im Workshop
Das Handling mit den jeweiligen Dokumenten wurde Ende April in einem Workshop festgelegt. Das Ergebnis war eine Art von Inhaltsverzeichnis mit Festlegungen zu insgesamt 55 Dokumentenarten. Darüber hinaus wurde vereinbart, dass die digitalisierten Dokumente als PDF zurückgeliefert werden. Danach begann die Umsetzung. AL-KO KOBER SE erhielt abschließbare Metallkoffer geliefert, in welche die Mitarbeiter die Bestandsakten datenschutzkonform verpackten. Sie erstellten Lieferlisten mit den jeweiligen Personalnummern als Grundlage für die elektronische Zuordnung. Die Lieferlisten wurden sowohl digital als auch in Papierform an TROPPER übermittelt und die Koffer verschlossen. Danach erfolgte der sichere Transport auf direktem Wege ins Dienstleistungszentrum nach München.
Dort wurden die rund 1700 Personalakten, von denen jede zwischen 80 und 100 Papier-Seiten enthielt, nach und nach gescannt. Die digitalisierten Unterlagen erhielt AL-KO sukzessive per FTP-Übertragung als volltextdurchsuchbare PDF-Dateien zurück. Diese waren mit der entsprechenden Personalnummer, dem Dokumententyp und dem Dokumentendatum klassifiziert und konnten damit in die Personalaktenlösung der xft GmbH übertragen werden.
Resümee
Mit dem Ergebnis der Migration ist das Unternehmen sehr zufrieden, ebenso wie mit der Zusammenarbeit, auch in unvorhersehbaren Situationen. „Während der Digitalisierung hatten wir auch mal den Fall, dass die Akten sich gerade bei TROPPER befanden und damit für uns nicht greifbar waren“, erinnert sich Angela Eberle und sagt: „Wir haben uns dann mit der uns zugeordneten Projektleiterin Bettina Schlicht bei TROPPER in Verbindung gesetzt. Dort wurde dann die benötigte Akte im Verarbeitungsprozess vorgezogen, sodass sie kurz danach digital für uns verfügbar war. Wenn Fragen aufkamen, haben wir jederzeit die Projektleitung erreicht. TROPPER hat stets alles zügig bearbeitet und alle aufgetretenen Fragen beantwortet. Von daher, muss ich sagen, war es eine sehr gute und angenehme Zusammenarbeit“, konstatiert die Teamleiterin.
Selbstverständlich hat TROPPER sämtliche Akten termingerecht digitalisiert und uns die Daten überspielt, sodass die ALOIS KOBER GMBH und die Schwestergesellschaften nun von den Vorteilen der elektronischen Personalakte profitieren können. Neu hinzu kommende Dokumente werden hausintern digitalisiert und dann der jeweiligen Akte hinzugefügt, sodass sie unmittelbar danach zentral zur effizienten Verwaltung zur Verfügung stehen.