Warum präzise Ausschreibungen für Scandienstleister entscheidend sind – Empfehlungen aus Bietersicht
Für uns als Scandienstleister ist die Teilnahme an Ausschreibungen eine wichtige Möglichkeit, Aufträge von öffentlichen Einrichtungen zu erhalten. Leider stellen wir aber immer wieder fest, dass viele Ausschreibungen nicht präzise ausgearbeitet sind. Dies führt zu zahlreichen Bieterfragen, die einen unnötigen Mehraufwand auf beiden Seiten verursachen. Zudem sind die eingereichten Angebote aufgrund unklarer Vorgaben oft nur schwer oder gar nicht vergleichbar, was sich auch für den Auftraggeber nachteilig auswirken kann.
Um Ausschreibungen sowohl für Auftraggeber als auch für Bieter effizienter und transparenter zu gestalten, gehen wir im Folgenden auf die wichtigsten Aspekte und typische Stolpersteine ein – ergänzt durch praktische Empfehlungen aus unserer Erfahrung als Scandienstleister.
Typischer Aufbau einer öffentlichen Ausschreibung
Öffentliche Ausschreibungen beinhalten in der Regel:
- eine Leistungsbeschreibung,
- Vertragsbedingungen,
- ein Preisblatt,
- Eignungskriterien (nachzuweisen z. B. durch Referenzen),
- Zuschlagskriterien sowie
- Fristen und weitere formale Vorgaben.
Ungenaue oder falsche Mengenangaben
In den Preisblättern werden die zu verarbeitenden Mengen häufig nicht genau angegeben. Eine Formulierung wie „1.000 Akten“ sagt beispielsweise nichts über das tatsächliche Belegvolumen aus. Bei der Digitalisierung von Bestandsakten sind präzise Angaben zum Volumen der zu verarbeitenden Blätter, Dokumente, ggf. Pläne, gesiegelten oder geösten Unterlagen etc. für die Angebotskalkulation jedoch zwingend erforderlich.
Tipp: Das Blattvolumen lässt sich anhand der Angabe von laufenden Regalmetern, in denen die Akten aufbewahrt werden, ermitteln.
Darüber hinaus werden in Ausschreibungen die Begriffe „Dokument“, „Blatt“, „Seite“ und „Image“ oftmals vermischt oder falsch verwendet. Konkret kann ein Dokument ein oder mehrere Blätter umfassen. Ein Blatt wiederum besteht aus zwei Seiten. Je nachdem, ob Vorder- und Rückseite bedruckt sind, ergibt sich die Zahl der Images (digitalisierte Seiten abzüglich Leerseiten).
Tipp: Dienstleister scannen Blätter im Duplex-Verfahren, also Vorder- und Rückseite, und verwerfen leere Rückseiten anschließend über die Eingabe eines Schwellwertes automatisiert. Daher ist es ratsam, in Ausschreibungen mit der Blattanzahl und einem geschätzten Rückseitenanteil, beispielsweise 10 %, zu kalkulieren.
Beschaffenheit des zu digitalisierenden Beleggutes
Auch Angaben dazu, ob ausschließlich herkömmliche DIN-A4-Blätter oder auch großformatige Pläne und kleinere Quittungen bzw. Kassenzettel zu digitalisieren sind, erleichtern die Kalkulation erheblich. Während DIN-A4-Blätter mit Hochleistungsscannern schnell im Stapel verarbeitet werden können, müssen andere Formate mit speziellen Geräten wie Plan- oder Buchscannern einzeln digitalisiert werden.
Darüber hinaus hat die Papierqualität Einfluss auf die Scanner-Auswahl. Historische Dokumente, Durchschlags- oder Thermofaxpapier erfordern eine besondere Vorgehensweise bei der Aufbereitung und Digitalisierung.
Tipp: Scandienstleister können sich bei einem Besichtigungstermin vor Ort einen guten Überblick über die Qualität der zu digitalisierenden Akten verschaffen. Voraussetzung ist eine repräsentative Aktenauswahl. Ist ein Termin nicht möglich, sind auch Fotos von den Akten und dem Archiv hilfreich.
Digitalisierung und Datenbereitstellung
Die Ausschreibung sollte klar angeben, in welcher Auflösung und ob farbig oder schwarz-weiß gescannt werden soll. Außerdem ist es für Scandienstleister wichtig zu wissen, ob die Digitalisate im Volltext ausgelesen (OCR) werden sollen, wie sie zu indexieren sind und in welches Zielsystem sie übertragen werden. Hierzu gehören auch Informationen darüber, ob und – wenn ja – welche Stammdaten vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden können.
Tipp: Je aktueller und umfassender die bereitgestellten Stammdaten sind, desto einfacher und genauer gelingt die Indizierung der Akten.
Bei bestimmten Aktenarten ist es sinnvoll, die gesamte Akte nicht als Ganzes in einer Datei zu speichern, sondern in einzelne Dokumente zu trennen und diese nach Dokumententyp zu klassifizieren. So können Anwender gezielt bestimmte Dokumenttypen schneller finden, und Vorgaben wie Löschfristen oder Zugriffsrechte lassen sich leichter im Archivsystem hinterlegen.
Tipp: Die finale Dokumentenstruktur sollte in der Leistungsbeschreibung aufgeführt werden.
Logistische Aspekte
In der Leistungsbeschreibung sollten auch die örtlichen Gegebenheiten der Archivräume (z. B. Lastenaufzug, Rampen, Stufen, Tür- und Durchgangsbreiten) sowie die Parkmöglichkeiten beschrieben sein. Außerdem dürfen Angaben zum Transport nicht fehlen, etwa wie viele Chargen vorgesehen sind und wer für das Verpacken der Akten zuständig ist. Ebenso sollte in Ausschreibungen definiert sein, ob und – wenn ja – wie lange der Scandienstleister Papierunterlagen nach der Digitalisierung aufbewahren muss, um sie anschließend zu vernichten. Falls bestimmte Dokumente auszusortieren sind und nicht vernichtet werden dürfen (Positivliste), ist dies ebenfalls anzugeben.
Fazit
Je detaillierter Ausschreibungen formuliert sind, desto genauer können Scandienstleister kalkulieren. Das spart Kosten, reduziert Rückfragen von der Bieterseite und sorgt für eine Vergleichbarkeit der Angebote – zum Vorteil aller Beteiligten.
Webinar: Digitalisierung von Bestandsakten bei Behörden
Die Digitalisierung in Behörden in Deutschland bleibt auch 2025 ein zentrales Thema, denn sie ist der Hebel für mehr Effizienz, Transparenz sowie Nähe zu Bürgern und Unternehmen. Um Medienbrüche innerhalb der Prozesse zu eliminieren, empfiehlt es sich, die Bestandsakten zu digitalisieren und so Papierarchive aufzulösen.
Die TROPPER DATA SERVICE AG ist auf die Digitalisierung großvolumiger Aktenmengen spezialisiert.
Wir haben Antworten auf Ihre Fragen rund um die Digitalisierung von Bauakten, Ausländerakten, Steuerakten usw.
Heben Sie mit uns Ihr Digitalisierungsprojekt auf das nächste Level! Dank unserer jahrzehntelangen Erfahrung im Bereich Scannen und Archivieren von Aktenbeständen wird die Digitalisierung von Papierarchiven zum Erfolgsfaktor für Ihre Behörde.
Am 21. Mai 2025 zeigen Ihnen unsere Experten Claudia Felten und Bodo Boer in einem kostenlosen Webinar, wie Sie mit unserer Unterstützung Ihre Aktenarchive sicher und effizient digitalisieren können. Sie profitieren von mehr Platz sowie geringeren Kosten und erhalten die von Ihnen angeforderten Unterlagen in kürzester Zeit digital zur Verfügung gestellt.
Im Rahmen des Webinars zeigen wir Ihnen konkrete Lösungsszenarien für Ihre Behörde auf und gehen intensiv auf Ihre Fragen ein.
Bitte notieren Sie sich den Termin:
Mittwoch, 21. Mai 2025: 13:30 – 14:30 Uhr
Wir machen Sie fit für die Digitalisierung und freuen uns auf Ihre Anmeldung!
Bitte senden Sie Ihre Anmeldung an: anmeldung@tropper.de. Sie erhalten dann umgehend die Zugangsdaten zum Webinar.
Die Teilnahme ist für Sie kostenfrei.
Das Potenzial elektronischer Personalakten voll ausschöpfen
Viele Unternehmen haben ihre Personalakten bereits digitalisiert, um beispielsweise in ihrer HR-Abteilung Prozesse zu optimieren oder einfach nur Platz zu sparen. Hierbei wurden deren Inhalte häufig jeweils in einer PDF-Datei gespeichert. Damit schöpfen sie aber das Potenzial der Digitalisierung nicht aus. Dies gelingt nur mit einer granularen Klassifizierung der Dokumente und dem Hinzufügen des Dokumentendatums. Das erkennen immer mehr Unternehmen, für die wir ihre bereits digitalisierten Personaldokumente entsprechend verarbeiten.
Dokumentenklassifizierung schafft Struktur und Übersicht
Elektronische Personalakten ermöglichen ein ortsunabhängiges Arbeiten, da sie – unter den entsprechenden technischen Voraussetzungen – von überall zugänglich sind. Damit Unternehmen auch von weiteren Vorteilen der Digitalisierung profitieren können, empfiehlt es sich, die in den Akten enthaltenen Dokumente ihrer jeweiligen Dokumentenklasse (z. B. Bewerbung, Arbeitsvertrag, Krankenversicherungsunterlagen) zuzuordnen. Die Erfahrung zeigt, dass Personalabteilungen dabei in der Regel mit ca. 60 bis 80 – und teils sogar noch mehr – verschiedenen Dokumententypen arbeiten. Die Vorteile der Klassifizierung sind eine verbesserte Benutzererfahrung, zum Beispiel bei Suchen nach bestimmten Dokumenten und die Möglichkeit, Mitarbeitern einen Einblick in ihre Personalakte zu gewähren, ohne dass vertrauliche Dokumente durch sie einsehbar sind.
Dokumentendatum beschleunigt Prozesse in HR-Abteilungen
Weitere Vorzüge ergeben sich, wenn Personaldokumente zusätzlich mit dem jeweiligen Dokumentendatum versehen werden. Dieses gibt an, wann ein Dokument erstellt, unterzeichnet oder rechtskräftig wurde. Bei Arbeitsverträgen handelt es sich beispielsweise um das Eintrittsdatum des Mitarbeiters, bei Lohnjournalen um den Tag ihrer Erstellung. HR-Verantwortliche können Dokumente so anhand von Datumsangaben suchen und schneller finden. Darüber hinaus ist es möglich, Unterlagen in einem Arbeitsgang nach ihrem Typ sowie ihrem Dokumentendatum effizient zusammenzustellen. Aufbewahrungs- und Löschfristen können so leichter eingehalten werden.
Sind die in elektronischen Personalakten enthaltenen Dokumente klassifiziert und mit einem Dokumentendatum versehen, können HR-Abteilungen ihre Prozesse gezielt steuern und beschleunigen. Es lohnt sich daher, auch bereits digitalisierte Akten durch einen erfahrenen Dienstleister entsprechend aufbereiten zu lassen. Dies kann entweder im Zielsystem des Kunden erfolgen oder offline im Verarbeitungsprozess des Dienstleisters. Weitere Gründe dafür, bestehende digitale Personalakten klassifizieren zu lassen, sind beispielsweise Firmenübernahmen bzw. -zusammenschlüsse oder die Migration auf ein neues HR-System.
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit auch Sie umfassend von den Vorteilen der elektronischen Personalakte profitieren können – unabhängig davon, ob Ihr Aktenbestand noch analog oder bereits digital vorliegt!
TROPPER setzt komplexes Digitalisierungsprojekt für die Landesbank Berlin AG um
Die Landesbank Berlin AG stand vor der Herausforderung, umfangreiche papierbasierte Vertragsunterlagen zu Kreditkarten zu digitalisieren und auf Mikrorollfilmen befindliche Dokumente in PDF-Dateien zu migrieren. Hintergrund war eine Kooperation mit dem ADAC und Amazon, für die der Finanzdienstleister exklusiv Kreditkarten ausstellte. Dazu waren zunächst u.a. mehr als 1,5 Millionen Papierdokumente zu digitalisieren und über 2,7 Millionen Dokumente, die als Bilder auf Mikrorollfilmen vorlagen, in PDF-Dateien umzuwandeln. Die TROPPER DATA SERVICE AG hat das umfangreiche Projekt in der Zeit von Juli 2023 bis August 2024 standortübergreifend erfolgreich umgesetzt.
„Wir haben dazu Angebote von mehreren Dienstleistern eingeholt und uns dann für das Unternehmen TROPPER entschieden“, berichtet Sylvie Eckstein, Gruppenleiterin Produktentwicklung bei der Landesbank Berlin AG. „Zum einen hat uns das Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt, zum anderen haben wir mit TROPPER bereits einen Rahmenvertrag.“ Der Dokumentendienstleister ist schon seit vielen Jahren für das Kreditinstitut tätig und punktet dabei mit hoher Qualität sowie Zuverlässigkeit.
Sylvie Eckstein ist mit der Zusammenarbeit mit TROPPER aus mehreren Gründen sehr zufrieden. Sie lobt vor allem das methodische Vorgehen und die Flexibilität während der Projektlaufzeit, die hohe Qualität der vom Dienstleister gelieferten Ergebnisse sowie dessen schnelle und kompetente Beantwortung von Fragen.
Frank Steinhausen, Vertriebsleiter Financial Services bei TROPPER abschließend: „Aufgrund des vorgegebenen Zeitfensters und der zu verarbeitenden Mengen haben wir das Projekt deutschlandweit auf unsere Geschäftsstellen verteilt. Nur mit dem so versammelten technischen Equipment und der geballten ‚Manpower‘ konnten wir das ambitionierte Zeitfenster einhalten.“
Webinar: Intelligente Posteingangsbearbeitung
Die Zahl der Briefe, die in Deutschland versendet werden, sinkt kontinuierlich. Damit sehen sich Unternehmen mit einem ansteigenden Aufkommen elektronischer Nachrichten über unterschiedliche Kanäle konfrontiert.
Erhalten auch Sie immer mehr Nachrichten per E-Mail, über WhatsApp, Chats oder Ihre Social-Media-Kanäle?
Die Herausforderung bei der Bearbeitung dieser Nachrichten liegt nicht nur in den hohen Mengen, sondern auch in der Inhaltsvielfalt. So ist eine intelligente Klassifizierung und Priorisierung des hybriden Posteingangs unerlässlich, um die Anfragen schnell an die zuständigen Abteilungen und Sachbearbeiter weiterzuleiten.
Optimieren Sie mit uns Ihr Omnikanal Response Management und kommunizieren Sie in Echtzeit mit Ihren Kunden über alle Kanäle hinweg!
Wie das funktioniert, zeigen Ihnen unsere Experten Claudia Felten und Bodo Boer gemeinsam mit Maria Winkler, Partnermanagerin der Insiders Technologies GmbH, in einem kostenlosen Webinar.
Sie erhalten tiefe Einblicke in smart FLOW, die zentrale Workflow- und Kommunikationsplattform von Insiders Technologies, sowie in unsere umfassenden Services rund um das Outsourcing des Posteingangs. Als Anwender profitieren Sie von einer schnellen, kanalübergreifenden Bearbeitung eingehender Nachrichten sowie von automatisierten Prozessen und können so mit einer hohen Servicequalität bei Ihren Kunden punkten.
Im Rahmen des Webinars zeigen wir Ihnen dazu konkrete Lösungsszenarien auf und beantworten auch gern Ihre Fragen.
Das Webinar findet am Donnerstag, den 3. April 2025 von 11 bis 12 Uhr statt.
Sie sind herzlich eingeladen!
Bitte senden Sie Ihre Anmeldung an anmeldung@tropper.de. Sie erhalten dann umgehend die Zugangsdaten für das Webinar.
Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!
„Human in the Loop“ bei der Verarbeitung elektronischer Nachrichten
Die Zahl der Briefe, die in Deutschland verschickt werden, sinkt kontinuierlich. Waren es im Jahr 2019 noch rund 16 Milliarden, sank die Zahl bis 2023 auf etwa 12,6 Milliarden. Laut der Deutschen Post ist die Digitalisierung der Grund dafür. So sehen sich Unternehmen mit einem steigenden Aufkommen elektronischer Nachrichten über unterschiedliche Kanäle konfrontiert. Einige von ihnen setzen inzwischen KI-Lösungen für die Klassifizierung und das anschließende Routing ein. Um einen reibungslosen Prozessablauf zu gewährleisten, sollten die Ergebnisse jedoch überprüft werden.
Postfächer mit zentralen E-Mail-Adressen wie „vertrag@“ oder „service@“ sind oft ein Sammelbecken für unterschiedlichste Nachrichten. Kunden teilen hier beispielsweise ihre neue Bankverbindung oder Adresse mit oder stellen Fragen zu einer Versicherung bzw. bestehenden Verträgen. Diese zahlreich eingehenden Mitteilungen müssen gesichtet und an die jeweils zuständige Abteilung oder im Idealfall an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden. Das kostet insbesondere in großen Unternehmen viel Zeit. Jedoch erwarten Kunden, dass ihre Anliegen auch bei zahlreich eingehenden Anfragen oder während der Urlaubszeit schnell beantwortet werden.
Moderne KI-Technologien können mittlerweile einen erheblichen Anteil der elektronisch eingehenden Mitteilungen automatisch klassifizieren und an die jeweilige Abteilung weiterleiten. Aufgrund der inhaltlichen Vielfalt wird es aber auch weiterhin elektronische Nachrichten geben, deren Anliegen falsch oder gar nicht erkannt wird. Unternehmen sollten sich daher gerade bei hohem Aufkommen elektronischer Nachrichten nicht ausschließlich auf die KI verlassen, sondern deren Ergebnisse durch Menschen verifizieren (Human in the Loop). Dokumentendienstleister können diese Aufgabe übernehmen und somit einen wichtigen Beitrag zur Qualitätssicherung und Kundenzufriedenheit leisten.
Damit Unternehmen die wachsende Zahl elektronischer Nachrichten effizient verarbeiten können, haben wir unsere Dienstleistungen entsprechend erweitert. Hierfür überwachen wir die Postfächer von E-Mails und Social-Media-Kanälen sowie das WhatsApp-Profil unserer Kunden. Die dort eingehenden Nachrichten klassifizieren wir KI-gestützt mit der Technologie unseres Partners Insider Technologies. Sollte die Lösung eine nur geringe Validität bei der Zuordnung signalisieren, überprüfen unsere Mitarbeiter das Ergebnis und leiten die elektronische Nachricht an die zuständige Abteilung zur Bearbeitung weiter. Nachrichten, die die Lösung von Insiders Technologies nicht automatisch klassifizieren kann, werden von uns gelesen, manuell klassifiziert und dann weitergeleitet.
Zusätzlich entlasten wir unsere Kunden im Rahmen des Dispatchings. Wenn der Absender einer Nachricht beispielsweise vergaß, seine Kunden-, Versicherungs- oder Vertragsnummer anzugeben, recherchieren wir diese in den Stammdaten und integrieren sie bei der Weiterleitung, was zu einer Entlastung der Sachbearbeiter führt. Darüber hinaus nehmen wir Änderungen von Adressen oder Bankverbindungen direkt im System des Kunden vor. Wie bei der Bearbeitung des analogen Posteingangs können unsere Kunden wählen, ob wir diese Aufgaben in einer unserer Produktionsstätten oder direkt bei ihnen vor Ort erledigen.
Selbstverständlich bieten wir auch eine Verarbeitung des gesamten hybriden Posteingangs mit Briefen, Telefaxen und elektronischen Nachrichten an. So hat beispielsweise ein führendes Telekommunikationsunternehmen sein Poststellen-Management vollständig an uns ausgelagert und profitiert seit vielen Jahren unter anderem von einer schnelleren Bearbeitung der Eingangspost und einer höheren Kundenzufriedenheit.
Wenn auch Sie Ihre die Verarbeitung elektronischer Nachrichten teilweise oder vollständig auslagern möchten, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Webinar: Schluss mit dem Papierchaos – Aktendigitalisierung leicht gemacht
Haben Sie genug von verstaubten Papierarchiven und der langwierigen Suche nach Dokumenten?
In der digitalen Welt von heute ist es entscheidend, physische Dokumente digital zugänglich zu machen, um eine bessere Zusammenarbeit zu gewährleisten und Kosten und Zeit zu sparen.
Heben Sie mit uns Ihr Archivierungsmanagement auf das nächste Level! Dank unserer jahrzehntelangen Erfahrung im Bereich des Scannens und der Archivierung von Aktenbeständen wird die Digitalisierung von Papierarchiven zum Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen.
Unsere Experten Claudia Felten und Bodo Boer zeigen in einem kostenlosen Webinar, wie Sie mit unserer Unterstützung Ihre Unternehmensdokumente sicher und effizient archivieren können. Sie profitieren dabei von mehr Platz sowie geringeren Kosten und erhalten die von Ihnen angeforderten Unterlagen flexibel in kürzester Zeit digital zur Verfügung gestellt.
Im Rahmen des Webinars zeigen wir Ihnen konkrete Lösungsszenarien für Ihr Unternehmen auf und gehen intensiv auf Ihre Fragen ein.
Bitte notieren Sie sich den Termin: Mittwoch, 19. Februar 2025: 14:00 – 15:00 Uhr
Ihre Anmeldung senden Sie bitte an: info@tropper.de. Sie erhalten dann umgehend die Zugangsdaten zum Webinar.
Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!
„Human in the Loop“ beim digitalen Posteingang
Immer mehr Unternehmen digitalisieren ihren Posteingang und haben hierfür Optical-Character-Recognition(OCR)-Technologien sowie Systeme der Künstlichen Intelligenz im Einsatz. Diese werden insbesondere zur automatischen Klassifizierung und Indexierung der Digitalisate genutzt. Doch um eine hohe Datenqualität sicherzustellen, sollten die Ergebnisse von Menschen überprüft werden. Denn validierte und korrekte Daten bilden die Grundlage für einen späteren reibungslosen Prozessablauf.
Definition von „Human in the Loop“
„Human in the Loop“ (HITL) bezeichnet ein Verfahren, bei dem menschliche Akteure gezielt in automatisierte Prozesse eingebunden werden, um deren Effizienz und Ergebnisgenauigkeit zu erhöhen. In der Posteingangsverarbeitung betrifft dies vor allem Prozesse, bei denen OCR- oder KI-Technologien zum Einsatz kommen, wie folgende Praxisbeispiele zeigen.
Praxisbeispiel 1: Qualitätssicherung von OCR-Ergebnissen
Um Dokumente automatisch klassifizieren und indexieren zu können, müssen sie im Volltext ausgelesen werden. Hierbei kommen OCR-Lösungen, beispielsweise von Insiders Technologies, zum Einsatz. Obwohl deren zugrunde liegende Technologien mittlerweile ausgereift sind, ist es bei geschäftskritischen Dokumenten empfehlenswert, in einem weiteren Arbeitsschritt durch qualifizierte Mitarbeiter visuell zu prüfen, ob die ausgelesenen Werte korrekt sind. Die menschliche Korrektur der erfassten Daten trainiert gleichzeitig das OCR-System.
Praxisbeispiel 2: Qualitätssicherung bei KI-gestützter Klassifizierung
Intelligente Klassifizierungsalgorithmen erkennen, um welchen Dokumententyp es sich bei den Digitalisaten handelt, beispielsweise um Bestellungen, Kündigungen oder Kundenschreiben. Auch hier ist eine anschließende Überprüfung durch Menschen ratsam. Denn so kann das Risiko minimiert werden, dass eine KI-Lösung Dokumente als richtig klassifiziert einstuft, obwohl die Klassifizierung tatsächlich nicht korrekt ist (False Positives).
Praxisbeispiel 3: Datenanreicherung bei der automatisierten Indexierung
In vielen Anwendungsszenarien erfolgt die Indexierung der Dokumente anhand eindeutiger Kriterien, wie Kunden- bzw. Lieferantenname oder Versicherungsnummer. Diese Ergebnisse sollten ebenfalls durch Menschen verifiziert werden, die darüber hinaus auf Basis der Indexwerte nötige Informationen ergänzen können. Zu denken ist hier etwa an einen Vorgang, zu dem anhand der Kontaktdaten die Versicherungsnummer herausgesucht und dann dem Sachbearbeiter direkt zur Fallbearbeitung vorgelegt wird.
„Human in the Loop“ ist bei TROPPER Realität
Eine effiziente und hochwertige digitale Posteingangsverarbeitung bedeutet wesentlich mehr als nur das Scannen von Briefen. So unterstützen wir unsere Kunden mit dem Digitalisieren, Klassifizieren und Indexieren von Dokumenten und leisten dabei auch eine gründliche Qualitätssicherung. Zusätzlich entlasten wir kundenseitige Ressourcen, indem wir im Rahmen des Dispatchings beispielsweise Adressen oder Bankverbindungen direkt ändern. Darüber hinaus recherchieren wir anhand ausgelesener Identifikationsnummern Verträge und leiten diese zur abschließenden Sachbearbeitung weiter. Unsere Kunden können wählen, ob wir diese Aufgaben in einer unserer Produktionsstätten oder direkt bei ihnen vor Ort erledigen.
Wenn auch Sie von unseren umfassenden Dienstleistungen profitieren und Ihren Posteingang ressourcenschonend und effizient verarbeiten möchten, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Dresden-IT setzt bei Digitalisierungsprojekten umfassend auf TROPPER
Die Dresden-IT GmbH konnte 2023 laut ihrem Geschäftsbericht einen wertvollen Beitrag zur Digitalisierung in ihrem Unternehmensverbund sowie bei der Landeshauptstadt Dresden leisten. Dabei wurde der Dienstleister seinerseits intensiv von der TROPPER DATA SERVICE AG unterstützt. Beide Unternehmen pflegen bereits seit mehreren Jahren eine enge Partnerschaft.
Wenn es um die Digitalisierung von Bestandsakten, Rechnungen oder des Posteingangs geht, weiß die Dresden-IT mit TROPPER einen zuverlässigen Partner an ihrer Seite. Die Zusammenarbeit beider Unternehmen begann bereits vor mehr als zehn Jahren. „Da TROPPER stets durch Qualität und Zuverlässigkeit überzeugt hat, ist das Unternehmen für uns mittlerweile eine feste Größe bei allen Digitalisierungsprojekten. Von Vorteil ist auch, dass sich eine seiner Geschäftsstellen in unmittelbarer Nähe zu uns befindet und so nur geringe Kosten für den Transport von Papierunterlagen anfallen“, erklärt Michael Peter von der Fachgruppe kVASy-EASY bei der Dresden-IT, die für digitale Lösungen zuständig ist.
Aktuell arbeiten beide Unternehmen in mehreren Projekten zusammen. Dazu gehört seit vergangenem Jahr die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung bei einem in Sachsen ansässigen großen Energieversorger und deren Tochterunternehmen. Dabei digitalisiert TROPPER die analogen Belege und verarbeitet sie gemeinsam mit den per E-Mail eingehenden Rechnungen. Konkret extrahiert der Dienstleister die Rechnungsdaten mit smart INVOICE, einer Lösung aus dem Hause Insiders Technologies, und verifiziert diese anschließend. Zusätzlich werden die Rechnungsdaten mit den Lieferantenstammdaten abgeglichen. Am Ende des Prozesses übergibt TROPPER die validierten Daten inklusive der Digitalisate an den Rechnungseingangs-Workflow, der im SAP-System des Energieversorgers hinterlegt ist. „Mit den von TROPPER ausgelesenen und validierten Daten kann der Energieversorger ihre Eingangsrechnungen jetzt deutlich effizienter verarbeiten“, sagt Michael Peter.
Doch nicht nur die Verarbeitung der Eingangsrechnungen des Versorgungsunternehmens hat die Dresden-IT vertrauensvoll in die Hände von TROPPER gelegt, sondern auch die des Posteingangs. Dabei werden ebenfalls die eingehenden Briefe gescannt. Anschließend liest TROPPER die angegebenen Vertragskontonummern aus und stellt sie zusammen mit den erzeugten PDF-Dateien auf einem SFTP-Server zur Verfügung. Die Dresden IT importiert die Daten anschließend in das Dokumenten-Management-System (DMS) EASY DOCUMENTS. Mit der ausgelesenen Vertragskontonummer kann das Versorgungsunternehmen die Dokumente direkt den jeweiligen Kunden zuordnen und mit entsprechenden Workflows automatisiert bearbeiten.
Ein derzeit in Vorbereitung befindliches Projekt ist die Einführung der digitalen Personalakte bei den Dresdner Verkehrsbetrieben. Auch hier ist TROPPER als Dienstleister bereits gesetzt und wird die in der physischen Akte vorhandene Registerstruktur auflösen. Anschließend werden die Dokumente digitalisiert, nach Dokumententypen klassifiziert sowie mit ihrem jeweiligen Datum versehen.
„Darüber hinaus konnten wir dank TROPPER bereits zahlreiche Kunden von ihren analogen Bestandsakten befreien“, so Michael Peter. „Diese wurden teilweise über 20 Jahre aufbewahrt und benötigten viel Platz.“ Dabei handelte es sich unter anderem um Dokumentationen zu Bauvorhaben oder Stromprojekten. Die Besonderheit war hier, dass die Akten neben herkömmlichen DIN-A4-Dokumenten auch großformatige Pläne enthielten. Diese hat TROPPER mithilfe von Großformatscannern digitalisiert und anschließend mit den übrigen Dokumenten einer Akte als PDF-Datei wieder zusammengeführt.
Auch bei kleineren Projekten, wie der Digitalisierung von Ablesekarten mit Gas- oder Stromzählerständen, unterstützt TROPPER die Dresden-IT.
„Wir möchten TROPPER bei unseren Digitalisierungsprojekten nicht mehr missen“, betont Michael Peter und ergänzt: „Was vor mehr als zehn Jahren mit einer sporadischen Zusammenarbeit begann, hat sich zu einer festen Partnerschaft entwickelt. Das Unternehmen zeichnet sich durch hohe Zuverlässigkeit und Qualität aus. Darüber hinaus schätzen wir seine Flexibilität, etwa wenn es um die Umsetzung spontaner Projekte geht.“
Über die Dresden-IT GmbH:
Die Dresden-IT GmbH wurde 2001 als Tochtergesellschaft der Technischen Werke Dresden GmbH und der Dresdner Verkehrsbetriebe AG gegründet. Heute ist das Unternehmen als lokaler IT-Dienstleister für die Betriebe und Einrichtungen der Landeshauptstadt Dresden sowie für weitere Geschäftspartner in der Region tätig. Hierzu gehören Schulen, Krankenhäuser, Ver- und Entsorger sowie Verkehrsunternehmen und regional ansässige Dienstleister.
„Human in the Loop“ bei der Rechnungseingangsverarbeitung
Zweifelsohne hat sich die Leistungsfähigkeit von Optical-Character-Recognition(OCR)-Technologien sowie jenen der Künstlichen Intelligenz in den vergangenen Jahren extrem weiterentwickelt. Dennoch sollte man ihnen nicht blind vertrauen, sondern die Ergebnisse durch Menschen überprüfen lassen. Nur wenn von Anfang an eine hohe Datenqualität sichergestellt ist, kann ein reibungsloser Prozessablauf gewährleistet werden. Dies gilt insbesondere für die Rechnungseingangsverarbeitung.
Was bedeutet „Human in the Loop“?
Beim Ansatz von „Human in the Loop“ bleiben Menschen aktiv in automatisierte Prozesse eingebunden, um insbesondere die Ergebnisse des Einsatzes von OCR oder KI zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Die jeweiligen Stärken von intelligenten Algorithmen und Menschen werden geschickt kombiniert, um die Prozessqualität und -effizienz zu erhöhen, wie die folgenden Praxisbeispiele zeigen.
Praxisbeispiel 1: Qualitätssicherung bei der KI-gestützten Verarbeitung von E-Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese werden ihnen in den strukturierten, maschinenlesbaren Formaten XRechnung und ZUGFeRD zur Verfügung gestellt. Somit entfällt das manuelle Erfassen buchungsrelevanter Daten. Gleichwohl sind Unternehmen gefordert, diese Daten auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Bei Rechnungen, für die eine Bestellung vorliegt, können zwar KI-Lösungen diese Validierung automatisiert übernehmen, dennoch sollten Unternehmen zumindest stichprobenartig deren Ergebnisse kontrollieren.
Praxisbeispiel 2: Qualitätssicherung beim Auslesen von Papier- oder PDF-Rechnungen
Unabhängig von der E-Rechnungspflicht bleiben uns bis mindestens Ende 2026 sogenannte „sonstige Rechnungen“ erhalten, also solche, die auf Papier ausgestellt sind oder als PDF-Datei per E-Mail eingehen. Damit diese ebenfalls automatisiert verarbeitet werden können, müssen die buchungsrelevanten Daten mittels OCR ausgelesen werden. Auch hier sollte das Ergebnis manuell geprüft werden – schließlich wäre es fatal, wenn bei einem Rechnungsbetrag aus einer „0“ eine „8“ würde. Die menschliche Korrektur der ausgelesenen Daten trainiert zugleich das OCR-System.
Praxisbeispiel 3: Datenanreicherung in der Rechnungsverarbeitung
Lieferantenrechnungen enthalten unabhängig von ihrem Format in der Regel nicht alle Daten, die für ihre Verarbeitung erforderlich sind. Dazu gehören vor allem interne Daten, wie die Kreditorennummer oder die Kostenstelle. Deren Ergänzung für eine automatisierte Rechnungsverbuchung kann nur manuell zuverlässig erfolgen.
„Human in the Loop“ wird bei TROPPER gelebt
Diese Beispiele zeigen, wie die intelligente Kombination von Mensch und Maschine die Qualität und Effizienz der Rechnungsverarbeitung steigern kann. Mitarbeiter werden von eintönigen Aufgaben, wie dem Abtippen von Rechnungsdaten, befreit und übernehmen vermehrt Kontrollaufgaben. So bleibt ihnen mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
Wir von TROPPER setzen bei der Rechnungseingangsverarbeitung auf die Lösung smart INVOICE unseres Partners Insiders Technologies, die über ausgereifte OCR- und KI-Funktionalitäten verfügt. So können wir Rechnungen unserer Kunden weitgehend automatisiert verarbeiten. Für eine hohe Datenqualität sorgen unsere Mitarbeiter, indem sie Ergebnisse, bei denen die Insiders-Lösung eine Erkenntnisunsicherheit signalisiert, überprüfen und gegebenenfalls korrigieren. Diese Eingriffe werden an die Insiders-Lösung zurückgespielt, sodass sie zukünftig Inhalte noch zuverlässiger ausliest. Darüber hinaus sorgen wir mit der Anreicherung fehlender Daten für eine automatisierte Rechnungsverbuchung
Wenn auch Sie Ihre Rechnungseingangsverarbeitung beschleunigen und gleichzeitig eine hohe Datenqualität sicherstellen wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.