Nordzucker AG profitiert von digitalen Personalakten gleich mehrfach
Nordzucker zählt zu den weltweit führenden Zuckerherstellern. Der Konzern hat seinen Hauptsitz in Braunschweig und unterhält allein in Deutschland sechs Standorte. Bis Sommer 2023 wurden an jedem der sechs Standorte die Personalakten der dort beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Papierform aufbewahrt. Somit konnte weder zentral noch standortübergreifend direkt darauf zugegriffen werden.
Insgesamt waren über die deutschen Standorte von Nordzucker Personalakten von rund 3.500 aktiven und ehemaligen Mitarbeitern verteilt. „Wir mussten teilweise längere Zeit warten, bis uns ein Kollege die benötigten Akten von einem Besuch des Standorts mitbrachte“, erinnert sich Andrea Sturm-Wolf, HR Business Consultant bei Nordzucker. „Der Versand per Post war aus Datenschutzgründen keine Option.“
Um die Prozesse effizienter zu gestalten, entschied sich Nordzucker, die Personalakten zu digitalisieren. Bei der Suche nach einem geeigneten Scandienstleister fiel die Wahl auf die TROPPER DATA SERVICE AG. „Überzeugt haben uns vor allem die kompetente Beratung, die transparente Darstellung des gesamten Ablaufs sowie die umfangreichen Datenschutzstandards und -maßnahmen“, erläutert Andrea Sturm-Wolf. „Hinzu kam die lückenlose Protokollierung des Aktentransports.“
Zu Projektbeginn führten Nordzucker und TROPPER einen gemeinsamen Workshop durch, bei dem die Rahmenbedingungen definiert wurden. Dazu gehörten unter anderem die Scanparameter und die Dokumentenkategorien für die Klassifizierung. TROPPER digitalisierte zunächst einige Personalakten im Rahmen einer Nullserie und erhielt anschließend die Freigabe für die Verarbeitung aller Unterlagen. Diese holte der Dienstleister aus den sechs deutschen Standorten von Nordzucker ab. In der Produktionsstätte Neuenhagen bei Berlin wurden die Akten datenschutzgerecht aufbereitet und digitalisiert. „TROPPER hatte bereits umfangreiche Erfahrung mit unserer HR-Software PeopleDoc“, so Andrea Sturm-Wolf. „Der Vorteil: Durch eine Schnittstelle konnte TROPPER die Digitalisate direkt hochladen.“
Das Projekt wurde nach sechs Monaten termingerecht abgeschlossen. Anschließend bewahrte TROPPER die Papierakten noch ein Jahr auf. „Bei Unsicherheiten konnten unsere HR-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei TROPPER die Originalakte anfordern“, berichtet Andrea Sturm-Wolf. „Erfreulicherweise hat sich beim Abgleich stets herausgestellt, dass die Digitalisate vollständig waren. Daher konnten wir nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist guten Gewissens die schriftliche Freigabe zur Vernichtung der Papierakten erteilen.“
Heute profitieren die HR-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Nordzucker vor allem vom direkten Zugriff auf Personalunterlagen in PeopleDoc. Das Heraussuchen und Wiedereinsortieren von Personaldokumenten gehört der Vergangenheit an. Zusätzlich kann die zentrale HR-Abteilung die Unterlagen standortübergreifend bei Bedarf gemäß des Berechtigungskonzepts einsehen. Auch das bis dato manuelle Überwachen von Aufbewahrungs- und Löschfristen ist nun durch die erfolgte Klassifizierung und Erfassung des Dokumentendatums automatisiert. Insgesamt hat die Digitalisierung der Akten die Bearbeitung von Personalangelegenheiten deutlich beschleunigt. Angenehmer Nebeneffekt: Aus den Büros sind die Aktenschränke verschwunden. Damit konnte viel Platz gewonnen werden.
„Die Zusammenarbeit mit TROPPER war ausgezeichnet“, fasst Andrea Sturm-Wolf zusammen. „Die dortigen Projektverantwortlichen haben unsere Fragen schnell und kompetent beantwortet. Benötigte Akten, die sich gerade bei TROPPER befanden, wurden priorisiert und uns zeitnah digital zur Verfügung gestellt. Außerdem konnten wir Abstimmungsaufwände durch das Clearing-Tool von TROPPER schnell auf ein Minimum reduzieren.“
Kein Vorsteuerabzug bei Fehlern – BMF definiert neue Anforderungen bei E-Rechnungen
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat kürzlich ein weiteres Schreiben zur E-Rechnungspflicht veröffentlicht. Demnach müssen Unternehmen die Richtigkeit eingehender E-Rechnungen prüfen und sicherstellen. Bei enthaltenen Fehlern können sie den Vorsteuerabzug nicht geltend machen.
Validierung von E-Rechnungen wird notwendig
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Sie müssen dabei sicherstellen, dass die XRechnungen bzw. ZUGFeRD-Rechnungen
- die Anforderungen der Normenreihe EN 16931 formell erfüllen,
- die steuerlich erforderlichen Angaben vollständig und korrekt enthalten und
- die gültigen Geschäftsregeln erfüllen.
Ist das nicht der Fall, droht der Verlust des Vorsteuerabzugs. Daher sind Unternehmen gut beraten, eingehende E-Rechnungen sorgfältig zu validieren.
TROPPER validiert und verarbeitet E-Rechnungen zuverlässig
Wir unterstützen unsere Kunden bei der Eingangsrechnungsverarbeitung mit einem Rundum-Service und übernehmen auf Wunsch den gesamten Prozess. Mit der Lösung smart INVOICE unseres Partners Insiders Technologies visualisieren wir XRechnungen sowie den im ZUGFeRD-Format eingebetteten XML-Datensatz. Anschließend wird – ebenfalls mit smart INVOICE – validiert, ob die Rechnungen formell und inhaltlich korrekt ausgestellt sowie alle Angaben nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes enthalten sind. Optional gleichen wir die Rechnungen zusätzlich mit den dazugehörigen Bestellungen ab. Bei fehlerhaften Rechnungen informieren wir unsere Kunden und übernehmen auf Wunsch die Kommunikation mit den Lieferanten. Abschließend konvertieren wir die Daten korrekt ausgestellter Rechnungen in das Format der eingesetzten ERP- oder Finanzbuchhaltungslösung.
Fazit
Das BMF hat die Prozesse zur Verarbeitung von E-Rechnungen weiter konkretisiert. Unabhängig davon sollten Unternehmen die Einführung der E-Rechnung als Chance nutzen, ihre Abläufe weitestgehend zu automatisieren. Dafür müssen jedoch technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sein. Gerne übernehmen wir die gesamte Rechnungsverarbeitung und stellen eine reibungslose Umsetzung sicher. Mithilfe modernster Technologie verarbeiten wir täglich große Mengen von Rechnungen in kürzester Zeit. Alternativ unterstützen wir Sie bei der Einführung einer intelligenten Lösung zur Verarbeitung eingehender Rechnungen. So reduzieren unsere Kunden ihre Prozessdurchlaufzeiten signifikant und sparen Ressourcen.
Vereinbaren Sie mit uns einen Termin für eine kostenlose Erstberatung! Dabei beleuchten wir Ihre individuellen Anforderungen und decken Optimierungspotenziale innerhalb Ihrer Prozesse auf.
Mit digitalen Immobilienakten effizienter arbeiten
In Wohnungsunternehmen, Immobilien- und Hausverwaltungen entstehen täglich viele Dokumente. Dazu zählen Mietverträge, Handwerkerrechnungen, Protokolle und Korrespondenzen mit Eigentümern und Mietern. Werden diese Unterlagen auf Papier aufbewahrt, besteht ein hohes Risiko für Verlust oder Beschädigung. Papier erschwert zudem die Arbeit und senkt die Effizienz. Deshalb ist es sinnvoll, Dokumente zu digitalisieren und in digitalen Akten zu bündeln.
Digitale Immobilienakte: Kosten senken und effizient verwalten
In der Immobilienwirtschaft gibt es verschiedene Aktenarten. Dazu gehören die klassische Immobilienakte, Wirtschaftseinheits-, Baugenehmigungs- und Mieterakten. Liegen diese digital in einem ECM-System vor, können Mitarbeiter ortsunabhängig auf die benötigten Dokumente zugreifen. Rückfragen lassen sich schnell und kompetent beantworten. Das ECM-System regelt, wer Zugriff auf welche Akten hat. Digitale Akten erhöhen außerdem die Transparenz und sparen Platz für die Archivierung. So können Immobilien und Mieteinheiten effizienter und kostengünstiger verwaltet werden.
Immobilienakten als digitale Assets
Es reicht nicht, Dokumente nur zu scannen. Erst durchsuchbare, indexierte und klassifizierte Dateien bringen echten Mehrwert. Bei der Indexierung werden eindeutige Kriterien vergeben, etwa Objektnummer oder Vertragsnummer. Die Klassifizierung ordnet die Dokumentenart zu, zum Beispiel Mietvertrag oder Grundbuchauszug. Mit dem Erstellungsdatum lassen sich Löschfristen zuverlässig einhalten. Für Mietverträge beträgt die Löschfrist nach Ende des Mietverhältnisses sechs Jahre.
KI für digitale Immobilienakten
Die Digitalisierung spart Zeit und Platz. Sie ist auch die Basis für den Einsatz von KI. Immobilienunternehmen können Prozesse automatisieren und ihre Mitarbeiter entlasten. KI-Modelle
- überwachen Fristen und informieren rechtzeitig über deren Ablauf,
- helfen bei der Suche nach Unterlagen und
- können Dokumente automatisch klassifizieren und Daten prüfen, die per OCR ausgelesen wurden.
Digitalisierung: Eigenleistung oder Dienstleister?
Wer Papierakten digitalisieren möchte, steht vor der Entscheidung: selbst durchführen oder Dienstleister beauftragen? Die Eigenumsetzung bringt oft nicht die erhoffte Einsparung. Die Vorbereitung einer Akte dauert bis zu 45 Minuten. Es werden spezielle Scanner benötigt, die nach der Migration meist nicht mehr gebraucht werden. Alte Dokumente sind oft schwer lesbar und erfordern einen aufwendigen Scan-Prozess. Nach dem Scannen müssen die Digitalisate ausgelesen, indexiert und klassifiziert werden. Bei großen Mengen gelingt das nur mit passender Software. Ein erfahrener Dienstleister kann das Projekt effizient umsetzen und bietet feste Ansprechpartner für Rückfragen. Nach Projektende werden die Akten auf Wunsch gelagert und später datenschutzkonform vernichtet.
Datenschutz beim Digitalisieren
Immobilienakten enthalten viele persönliche Daten. Deshalb sind strenge Maßnahmen nötig, um diese zu schützen. Dazu gehören:
- Transport in verschlossenen Datenschutzkoffern mit GPS-Überwachung
- Lückenlose Dokumentation des Aktentransports
- Zutrittskontrolle und Videoüberwachung in der Produktion
- Getrennte Server und gesichertes Netzwerk
- Redundante Speicherung im eigenen Rechenzentrum
- Datenübertragung über SFTP
- Alarmanlage mit Wachdienstanbindung
Eingangspost digitalisieren
Auch die Digitalisierung der Eingangspost lohnt sich. Sie ergänzt die Immobilienakte und beschleunigt die Verarbeitung von Rechnungen und Schreiben. Ein externer Dienstleister kann die Post schnell und kostengünstig digitalisieren. So können sich die Mitarbeiter auf die Verwaltung und Betreuung der Immobilien konzentrieren. Auch die Verarbeitung von E-Mails wird übernommen. Das entlastet die Mitarbeiter im Alltag.
Fazit
Digitale Immobilienakten, digitaler Posteingang und automatische E-Mail-Verarbeitung beschleunigen die täglichen Prozesse. Sie sparen Ressourcen, die für die persönliche Kundenbetreuung genutzt werden können. Wer umfassend von der Digitalisierung profitieren möchte, sollte mit uns Kontakt aufnehmen.
Webinar: Intelligente Posteingangsbearbeitung
Die Zahl der Briefe, die in Deutschland versendet werden, sinkt kontinuierlich. Damit sehen sich Unternehmen mit einem ansteigenden Aufkommen elektronischer Nachrichten über unterschiedliche Kanäle konfrontiert.
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Cargill Deutschland steigert mit digitalen Personalakten deutlich die Effizienz seiner HR-Abteilung
Cargill produziert und liefert weltweit Produkte und Dienstleistungen in den Bereichen Nahrungsmittel, Landwirtschaft, Finanzen und technische Industrie. In Deutschland beschäftigt das US-amerikanische Familienunternehmen rund 1.900 Mitarbeitende an 13 Standorten. Bis Ende des vergangenen Jahres wurden deren Personalakten ausschließlich in Papierform geführt und in Aktenschränken aufbewahrt. Das beanspruchte nicht nur viel Platz, sondern verursachte vor allem einen immensen Verwaltungsaufwand.
Papierakten drückten auf die Effizienz
Während der Corona-Pandemie begann Cargill damit, Dokumente für die Personalakte, sowohl in Papier als auch digital abzulegen, damit die Mitarbeitenden im Homeoffice darauf zugreifen konnten. „Unsere HR-Abteilung umfasst 20 Beschäftigte, die mit den Personalakten arbeiten. Auch unsere Rechtsabteilung benötigt immer wieder Unterlagen aus den Akten, beispielsweise Arbeitsverträge“, erklärt Steffi Madzak, HR Solutions Operations Lead der Cargill Holding (Germany) GmbH. „Das bedeutet, dass eine Person aus meinem Team nahezu ausschließlich damit beschäftigt war, Dokumente aus den Papierakten herauszusuchen, einzuscannen und an Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice oder an einem unserer Standorte in Deutschland weiterzuleiten.“ Um die Effizienz der HR-Abteilung zu steigern und standortunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen, initiierte Steffi Madzak nach ihrem Eintritt bei Cargill das Projekt „Digitalisierung der Personalakten“. Dabei erhielt sie sowohl von ihren Kolleginnen und Kollegen als auch von der Geschäftsleitung volle Unterstützung.
Dieses Vorhaben mit Bordmitteln umzusetzen, war für Cargill aus Ressourcengründen keine Option. Deshalb suchte das Unternehmen einen erfahrenen Partner, der in der Lage war, die 1.900 Personalakten professionell zu digitalisieren. Die HR-Expertin wandte sich unter anderem an die ADP Employer Services GmbH, deren Software PAISY zur Lohn- und Gehaltsabrechnung bei Cargill im Einsatz ist und überdies die Möglichkeit bietet, Personalakten digital zu archivieren. „Da fielen mir 20 Steine vom Herzen“, so Steffi Madzak schmunzelnd. „So mussten wir unsere IT-Abteilung nicht einbinden, was die Umsetzung unseres Vorhabens aus technischer Sicht deutlich vereinfachte.“
TROPPER überzeugte mit seiner Kompetenz
ADP empfahl schließlich aufgrund positiver Erfahrungen in zahlreichen gemeinsamen Kundenprojekten die TROPPER DATA SERVICE AG, woraufhin Cargill Kontakt mit dem Dokumentendienstleister aufnahm. Im Rahmen der ersten Gespräche überzeugte TROPPER bereits mit seiner Expertise und seinem langjährigen Know-how in der Digitalisierung von Personalakten und erhielt somit im Dezember den Auftrag.
Zu Projektbeginn führten Cargill und TROPPER einen gemeinsamen eintägigen Workshop durch, bei dem die Rahmenbedingungen definiert wurden. Dazu gehörten unter anderem
- die Kategorien, nach denen die Dokumente klassifiziert werden sollten,
- die künftige Aktenstruktur,
- die nicht zu digitalisierenden Dokumente (Negativliste) sowie
- die Dokumente, die Cargill nach der Digitalisierung im Original (Positivliste) benötigt.
Auch der Betriebsrat von Cargill nahm an diesem Workshop teil. Er überzeugte sich von den umfassenden Datenschutzmaßnahmen des Dokumentendienstleisters und genehmigte folglich die Digitalisierung der Personalakten.
TROPPER digitalisierte daraufhin zehn Personalakten im Rahmen einer Nullserie und erhielt anschließend die Freigabe für die Verarbeitung der Personalakten. Anschließend transportierte der Scandienstleister die 1.900 Personalakten in zwei Chargen vom Cargill-Sitz in Düsseldorf zu seinem Produktionsstandort – sicher verplombt in Datenschutzkoffern sowie mit eigenen Fahrern und GPS-überwachten Fahrzeugen. Dokumente, die Cargill wieder im Original benötigte, etwa Arbeitsverträge, Kündigungen oder Aufhebungsvereinbarungen, erhielt das Unternehmen nach der Digitalisierung auf demselben Weg zurück. Die übrigen Unterlagen bewahrte TROPPER noch ein halbes Jahr lang auf und vernichtete sie nach Freigabe datenschutzkonform.
Kurze Reaktionszeiten
Während des Projektverlaufs benötigte Cargill gelegentlich Akten, die sich gerade bei TROPPER in der Verarbeitung befanden. „Diese haben wir dann angefordert und innerhalb von weniger als 24 Stunden digital erhalten“, berichtet Steffi Madzak. „Überhaupt war die Reaktionszeit seitens TROPPER sehr kurz. Unsere Fragen wurden zügig und fachkundig beantwortet. Auch die Termine wurden alle eingehalten. Das hat einfach Spaß gemacht!“ Lediglich am Projektanfang bedurfte es einer zusätzlichen Abstimmung hinsichtlich der Klassifizierung englischsprachiger Dokumente. Diese wurden vom Scandienstleister über sein eigenes Clearing-Tool hochgeladen und von Cargill mit der jeweils passenden Dokumentenart gekennzeichnet. So hat sich der Abstimmungsbedarf im Projektverlauf sukzessiv reduziert.
Deutliche Effizienzsteigerungen
Nach nur drei Monaten hatte TROPPER alle Personaldokumente digitalisiert und als volltextdurchsuchbare PDF-Dateien über eine Schnittstelle in das ADP-Archiv importiert. Seither greift das HR-Team von Cargill bequem auf die digitalen Personalakten zu. Durch diese Digitalisierung entfällt die zuvor erforderliche Manpower in Form einer Vollzeitstelle für das Heraussuchen, Scannen und Wiedereinsortieren von Personaldokumenten, und auch das manuelle Überwachen von Aufbewahrungs- und Löschfristen gehört der Vergangenheit an.
„Sicherlich ist ein solches Projekt mit zusätzlichem Aufwand verbunden, aber die investierte Mühe lohnt sich allemal. Wir sparen heute viel Zeit und das gesamte HR-Team kann sich um wichtigere Angelegenheiten oder spannende Projekte kümmern, anstatt lästigen Papierkram zu erledigen“, resümiert Steffi Madzak, die von Cargill für die schnelle Umsetzung der digitalen Personalakte für einen Breakthrough-Award nominiert worden ist. „Ohne die Unterstützung von TROPPER wäre das Projekt natürlich nicht so schnell über die Bühne gegangen. Ich kann das Unternehmen uneingeschränkt mit zehn von zehn Punkten nur weiterempfehlen.“
TROPPER eliminiert Papierakten aus der HR-Abteilung von Nemera
Die Nemera Neuenburg GmbH hat mit Unterstützung der TROPPER DATA SERVICE AG ihre HR-Abteilung digital aufgestellt. Seither profitiert das pharmazeutische Unternehmen vor allem von effizienteren Prozessen.
In der Personalabteilung von Nemera befanden sich mehrere Aktenschränke, in denen die Personalakten der 635 aktiven Mitarbeiter mit knapp 24.000 Dokumenten aufbewahrt wurden. Damit verbunden war ein hoher Platzbedarf, zudem konnten die HR-Mitarbeiter nicht vom Homeoffice auf die Personalakten zugreifen.
Mitte 2024 führte das Unternehmen die HR-Lösung Loga3 der P&I Personal & Informatik AG ein. Im Zuge dessen sollten die Personalakten digitalisiert und in dem System hinterlegt werden. Nemera entschied sich, die Digitalisierung der Akten an einen Dienstleister auszulagern. Bei der Suche nach einem geeigneten Projektpartner empfahl eine Mitarbeiterin von Nemera die TROPPER DATA SERVICE AG, da sie bei ihrem vorherigen Arbeitgeber bereits gute Erfahrungen mit dem Digitalisierungsexperten gemacht hatte.
„Daraufhin haben wir uns das Unternehmen genauer angeschaut“, erzählt Kathrin Ehmele, Talent Acquisition Specialist bei Nemera, und ergänzt: „Aufgrund der Referenzen, die der Dokumentendienstleister vorweisen konnte, des ausgewogenen Preis-Leistungs-Verhältnisses und der fundierten Gespräche mit der Key-Account-Managerin Claudia Felten haben wir uns für das Unternehmen als Partner für die Digitalisierung der Personalakten entschieden.“
Nachdem TROPPER die Zusage zum Projekt erhalten hatte, legten die Projektpartner in einem Workshop die Parameter für die Digitalisierung der Personalakten final fest. Daran nahm auch der Betriebsrat von Nemera teil, der sich von der Kompetenz des Dienstleisters und seinen ergriffenen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten umfänglich überzeugen konnte.
Anschließend startete das Projekt mit der Null-Serie und einem technischen Test, mit der die Verarbeitungsprozesse und Datenübertragung überprüft wurden. Nachdem diese erfolgreich abgenommen waren, digitalisierte TROPPER die Personalakten der aktiven Mitarbeiter von Nemera. Dazu transportierte der Dienstleister die Akten mit eigener Logistik von Neuenburg am Rhein zu seinem Produktionsstandort in Neuenhagen bei Berlin. „Aus Gründen des Datenschutzes und der Datensicherheit war uns wichtig, dass die Akten in stabilen, feuerfesten Koffern verschlossen und verplombt transportiert werden und die Fahrzeuge über GPS-Tracker verfügen“, sagt Kathrin Ehmele.
In Neuenhagen angekommen, prüfte TROPPER die Personalakten zunächst anhand einer von Nemera erstellten Lieferliste auf Vollständigkeit. Die Dokumente wurden dann gescannt, in circa 40 Dokumententypen klassifiziert und mit dem entsprechenden Belegdatum versehen. Anschließend erfolgte eine vollständige Qualitätskontrolle der Images und deren Abgleich mit dem physischen Papier, sodass sichergestellt war, dass alle Akten vollständig digital vorhanden waren. TROPPER hat die Dokumente dann noch mit einer OCR-Volltexterkennung versehen und als PDF/A-Dateien einschließlich der Indexdaten im XML-Format für den Import in LOGA3 über eine gesicherte SFTP-Verbindung zum Download bereitgestellt. Die Integration der Digitalisate in die LOGA3 Lösung hat P&I in Abstimmung mit TROPPER übernommen.
Im Projektverlauf kam es gelegentlich vor, dass Nemera eine Personalakte benötigte, die sich gerade bei TROPPER zur Verarbeitung befand. Dies betraf insbesondere die monatlichen Audits, bei denen unter anderem die in den Personalakten abgelegten Einarbeitungspläne überprüft wurden. „Wir haben dann die entsprechenden Akten bei TROPPER angefordert und am selben Tag bzw. spätestens am nächsten Vormittag digital erhalten“, erklärt Kathrin Ehmele.
Ende November 2024 war das Projekt abgeschlossen und Nemera kann seither über die HR-Lösung komfortabel auf die digitalen Personalakten zugreifen. Die papierbasierten Akten archiviert TROPPER noch ein halbes Jahr unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben und wird sie dann nach Erteilung einer schriftlichen Vernichtungsfreigabe von Nemera datenschutzkonform über einen zertifizierten Entsorgungsfachbetrieb nach DIN 66399 Sicherheitsstufe 4 vernichten.
„Die digitale Personalakte hat für uns im HR-Bereich viele Vorteile. Flüchtigkeitsfehler, wie das falsche Einsortieren der Akten oder Nichteinhalten der Chronologie, werden mit der digitalen Akte vermieden“, berichtet Selina Prill, HR-Koordinatorin bei Nemera. „Heute werden uns die Dokumente bei der Suche mit einem Klick chronologisch aufgelistet, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet. Außerdem haben wir in unseren Räumen mehr Platz und können auch aus dem Homeoffice auf die digitalen Personalakten zugreifen.“
„Wir hatten bei TROPPER aufgrund der fundierten Gespräche im Projektvorfeld von Anfang an ein gutes Gefühl, das sich dann immer wieder bestätigt hat. So wurden unsere Fragen schnell und kompetent beantwortet und die digitalisierten Akten waren von hoher Qualität. Daher sind wir mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden“, resümiert Kathrin Ehmele abschließend.
Über Nemera:
Mit einem Umsatz von 640 Millionen Euro und 3.000 Mitarbeitern weltweit ist Nemera einer der führenden globalen Hersteller komplexer Arzneimittelabgabesysteme für die pharmazeutische Industrie. Wir bieten den Patienten ein breites Produktportfolio, das Inhalationsgeräte, Injektionsgeräte, nasale und dermale Pumpen sowie ophthalmologische Abgabegeräte umfasst. Nemera hat durch die Bereitstellung von hochwertigen Entwicklungs-, Industrialisierungs- und Fertigungsdienstleistungen langjährige, starke Beziehungen zu den führenden globalen Pharmaunternehmen aufgebaut. Nemera entwickelt und produziert eigene IP-Produktplattformen, bietet jedoch auch vollständig kundenspezifische Entwicklungen und Auftragsfertigung an. Die Produktionsstätten von Nemera befinden sich in den USA, Frankreich, Deutschland, Brasilien und Polen. Der Hauptsitz und das Innovationszentrum für die frühe Geräteentwicklung befinden sich in Frankreich (Lyon).
TROPPER DATA SERVICE AG stellt mit erweitertem Vorstand und neuem Aufsichtsratsmitglied die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft
Leverkusen. Der Dokumentendienstleister TROPPER DATA SERVICE hat seinen Vorstand um David Ender erweitert. Dieser verantwortet seit dem 19. August 2025 die Geschäftsbereiche Marketing, Vertrieb und Partnermanagement sowie die damit verbundenen Strategien. In dieser Funktion führt David Ender gemeinsam mit dem Vorstandsvorsitzenden Dirk Wilbertz die Geschäfte des Spezialisten für die Digitalisierung und Prozessoptimierung. Darüber hinaus ergänzt Martin Greiwe zeitgleich den Aufsichtsrat der TROPPER DATA SERVICE AG.
David Ender verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung im Vertrieb, Marketing und Partnermanagement sowie in der Entwicklung und im Aufbau neuer Produkte und Geschäftsmodelle. Zu seinen beruflichen Stationen zählen unter anderem die IT-Unternehmen RIGHT POINT, ORACLE und OPTIMAL SYSTEMS. Vor seinem Wechsel in den Vorstand war er bereits Mitglied des Aufsichtsrates der TROPPER DATA SERVICE AG. David Ender betont: „Die TROPPER DATA SERVICE AG steht seit fast 60 Jahren für Qualität, Zuverlässigkeit und absolute Kundenorientierung. Ich danke den Eigentümern und dem Aufsichtsrat für das entgegengebrachte Vertrauen und freue mich, auch künftig meinen Beitrag dazu leisten zu dürfen, die erfolgreiche Entwicklung des Unternehmens weiter voranzutreiben.“
Auch Martin Greiwe bringt langjährige Erfahrung in die Organisation ein. Mit mehr als 30 Jahren im Vertrieb und Management von IT-Unternehmen bereichert er als neues Mitglied den Aufsichtsrat der TROPPER DATA SERVICE AG. Er ist derzeit Vorstandssprecher der d.velop AG und Mitglied des Beirats der ScaleHub GmbH. Zuvor war er mehr als 20 Jahre in leitenden Positionen beim IT-Dienstleister Ratiodata tätig. Martin Greiwe erklärt: „Ich freue mich sehr darauf, mit meiner Expertise den Aufsichtsrat von TROPPER zu unterstützen.“
Über die TROPPER DATA SERVICE AG:
Die TROPPER DATA SERVICE AG hat sich seit ihrer Firmengründung im Jahr 1966 auf Dienstleistungen und Produkte für das Input- und Dokumenten-Management spezialisiert. Das Unternehmen gestaltet, integriert und pflegt komplexe Dokumenten-Management-Systeme und migriert Daten und Systeme. Ein weiterer Schwerpunkt sind Outsourcing-Dienstleistungen für die Datenkonvertierung und -archivierung sowie Business Process Services für Banken und Versicherungen. Hierfür ist TROPPER DATA SERVICE mit mehr als 300 qualifizierten Mitarbeitern einer der größten Dienstleister in Deutschland. Der Firmensitz ist Leverkusen mit einer weiteren Niederlassung in Neuenhagen/Berlin und Geschäftsstellen in Ratingen und Dresden. Zu den Kunden von TROPPER DATA SERVICE zählen Industrieunternehmen, Banken und Versicherungen sowie Behörden von Bund, Ländern und Kommunen.
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So gelingt die digitale Transformation
Im Rahmen einer aktuellen Studie des Digitalverbands Bitkom nannten die befragten Unternehmen als Motive für die Digitalisierung unter anderem Kostenersparnis, höhere Effizienz, Entlastung der Mitarbeiter sowie den Erhalt oder die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Um diese Vorteile zu realisieren, genügt es jedoch nicht, Papierdokumente einfach nur zu scannen. Das volle Potenzial der digitalen Transformation erschließen Unternehmen am besten gemeinsam mit einem erfahrenen Dokumentendienstleister. Dieser sollte folgende Kriterien erfüllen:
- Hochwertige Digitalisate sicherstellen
Bei der Digitalisierung von Dokumenten geht es vor allem darum, die gewonnenen elektronischen Daten innerhalb geeigneter Folgeprozesse so zur Verfügung zu stellen, dass Unternehmen ihre Beschäftigten von Routinetätigkeiten entlasten und Kundenanfragen zügig bearbeiten können. Dies gelingt, indem Dokumentendienstleister die Digitalisate mit modernen OCR-Technologien im Volltext auslesen und anschließend indexieren sowie klassifizieren. Das Hinterlegen des Dokumentendatums kann beispielsweise bei der Einhaltung von Fristen, insbesondere Aufbewahrungsfristen, unterstützen. In der Regel verfügen Dokumentendienstleister über entsprechende intelligente Lösungen, welche die Digitalisate automatisiert in wertvolle Assets umwandeln. Dennoch ist es empfehlenswert, das Ergebnis der Prozesse einer visuellen Qualitätsprüfung zu unterziehen. Hierbei sollte der Dokumentendienstleister insbesondere die Vollständigkeit, Lesbarkeit und Ausrichtung der Images kontrollieren und sicherstellen. - DSGVO einhalten
Der Schutz personenbezogener Daten hat bei Digitalisierungsprojekten eine hohe Priorität. Scandienstleister sollten deshalb nachweisen können, dass sie über alle Prozessschritte hinweg DSGVO-konform arbeiten. Dies umfasst den Transport der Papierdokumente in feuerfesten, verschlossenen und verplombten Datenschutzbehältern durch GPS-überwachte Fahrzeuge mit unternehmenseigenen Fahrern, die Verarbeitung in geschützten Produktionsstätten, die sichere Einlagerung sowie die anschließende Vernichtung unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards und in Übereinstimmung mit dem Bundesdatenschutzgesetz. Der Transport von Papierakten in Umzugskartons beispielsweise ist nicht nur grob fahrlässig hinsichtlich des Datenschutzes, sondern auch mit einem hohen Risiko verbunden, dass die Dokumente unwiederbringlich verloren gehen – etwa bei einem Unfall oder Diebstahl. - Persönlichen Ansprechpartner benennen
Erfahrungsgemäß kommt es bei Digitalisierungsprojekten seitens des Kunden immer wieder zu Rückfragen. Daher ist es essenziell, dass er beim Dienstleister über einen festen, namentlich bekannten Ansprechpartner verfügt, der unmittelbar in das Projekt involviert und zu den vereinbarten Servicezeiten direkt erreichbar ist. Eine zentrale Servicenummer, die im schlimmsten Fall nur in ein Callcenter leitet, ist hier wenig zielführend. - Kurze Reaktionszeiten und hohe Flexibilität
Bei der Digitalisierung von Bestandsakten benötigen Auftraggeber häufig zeitnah eine der Akten, die sich gerade beim Dienstleister zur Verarbeitung befinden. Hier sind Flexibilität und Schnelligkeit gefragt. Der Dienstleister sollte in der Lage sein, die betroffene Akte im Verarbeitungsprozess on demand vorzuziehen oder sie – falls nötig – zunächst wieder im Original auszuhändigen.
Fazit
Das erfolgreiche Digitalisieren von Dokumenten ist also deutlich mehr als pures Scannen. Deshalb sollten Unternehmen, aber auch öffentliche Verwaltungen bei der Auswahl eines Dokumentendienstleisters einige Kriterien beachten: Die Einhaltung der DSGVO ist dabei essenziell. Zusätzlich werden die Digitalisate in wertvolle Assets verwandelt und kurzfristige Anforderungen flexibel umgesetzt. Ein persönlicher Ansprechpartner sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Wenn diese Faktoren erfüllt und Auftraggeber bereit sind, in professionelle Leistungen zu investieren, steht einem erfolgreichen Projektverlauf sowie nachhaltigen Vorteilen nichts im Wege.
Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung kennen wir die Details, die über den Erfolg von Digitalisierungsprojekten entscheiden, sehr genau und setzen sie in unseren Prozessen konsequent um. Überzeugen Sie sich selbst und skizzieren Sie uns im Rahmen eines unverbindlichen Beratungstermins Ihre Anforderungen!
TROPPER verbannt Papierakten aus der Personalabteilung von Lotto Baden-Württemberg
Die Staatliche Toto-Lotto GmbH Baden-Württemberg (kurz: Lotto Baden-Württemberg) hat die TROPPER DATA SERVICE AG im Frühjahr 2025 damit beauftragt, die Personalakten ihrer rund 300 Mitarbeitenden zu digitalisieren. Das Projekt ging – nicht zuletzt dank sorgfältiger Vorbereitung – reibungslos und schnell über die Bühne.
Um die Arbeit im Homeoffice während der Corona-Pandemie innerhalb der Personalabteilung zu ermöglichen, hat Lotto Baden-Württemberg Personaldokumente gescannt und auf einem Serverlaufwerk abgelegt. Das Arbeiten von zu Hause aus ist bei dem Unternehmen immer noch eine Option. Deshalb entschied sich das Unternehmen schließlich, sämtliche Personalakten vollständig zu digitalisieren und in das HR-Archivsystem von d.velop abzulegen. „So können wir ortsunabhängig auf alle Personalakten zugreifen. Weitere Argumente für unser Vorhaben waren die Einhaltung von Löschfristen, eine revisionssichere Aufbewahrung, Platzersparnis und eine effizientere Arbeitsweise“, erläutert Natalja Pruntsch aus der Personalabteilung von Lotto Baden-Württemberg.
Eine Umsetzung des Projektes in Eigenregie kam für Lotto Baden-Württemberg aufgrund mangelnder Kapazitäten und fehlenden Know-hows nicht in Frage. „Bei der Suche nach einem passenden Dienstleister erhielten wir von einer Kollegin den Tipp, TROPPER in Betracht zu ziehen. Sie hatte bereits bei ihrem vorherigen Arbeitgeber positive Erfahrungen mit dem Unternehmen bei der Digitalisierung von Personalakten gemacht“, berichtet Marene Schulze, ebenfalls eine Mitarbeiterin der Personalabteilung. „Aufgrund der vorhandenen Referenzen und der auf der Website beschriebenen Herangehensweise haben wir uns dann auch für TROPPER entschieden.“
Fundierte Vorbereitung als Schlüssel zum Erfolg
Zu Beginn der Zusammenarbeit fand ein halbtägiger Workshop statt, in dem die Beteiligten die Rahmenbedingungen für das Projekt festlegten. Dabei wurde gemeinsam definiert, in welche Arten die Dokumente zu klassifizieren sind. „Hierfür erhielten wir von TROPPER im Vorfeld Beispiele und konnten so gemeinsam bestimmen, wie die verschiedenen Dokumenten klassifiziert werden sollten“, so Natalja Pruntsch. „Dabei profitierten wir von den Erfahrungen der Firma TROPPER, und deren Ansprechpartnerin Claudia Felten hat uns auch intensiv beraten.“ Im Ergebnis wurden mehr als 50 Dokumentenarten identifiziert.
Darüber hinaus haben die Projektbeteiligten im Rahmen des Workshops festgelegt, welche Dokumente im Original an Lotto Baden-Württemberg nach der Digitalisierung zurückgeliefert werden (Positivliste) – beispielsweise Arbeitsverträge oder Urkunden – bzw. welche TROPPER nach einer Aufbewahrungszeit von sechs Monaten und Erteilung einer Vernichtungsfreigabe vernichten soll.
Außerdem erläuterte der Scandienstleister detailliert den Verarbeitungsprozess und die getroffenen Datenschutzmaßnahmen. „Dieses Setup war transparent aufgebaut und für uns äußerst hilfreich“, so Natalja Pruntsch. „Wir fühlten uns sehr gut abgeholt und wussten genau, was mit unseren Akten innerhalb des Projektes passieren wird.“
Marene Schulze ergänzt: „Gerade bei der Digitalisierung von Personalakten spielt das Thema Datenschutz natürlich eine ganz große Rolle. Immerhin reden wir hier von sehr sensiblen, personenbezogenen Daten. Die von TROPPER ergriffenen Maßnahmen haben uns absolut überzeugt.“ So transportiert der Scandienstleister die zu digitalisierenden Akten in feuerfesten, verschlossenen und verplombten Datenschutzkoffern sowie mit eigenen Fahrern und GPS-getrackten Fahrzeugen zu seinen Produktionsstätten. Ein Registrierungs-Tool dokumentiert lückenlos, welche Akten abgeholt werden und bei TROPPER eingehen. Die Verarbeitung der Dokumente erfolgt in den Produktionsstätten unter höchsten Sicherheitsstandards und in Übereinstimmung mit dem Bundesdatenschutzgesetz. Hierzu gehören die Zutrittskontrolle der Mitarbeiter mittels Ausweisleser für die einzelnen Bereichen der Produktion, die Videoüberwachung des gesamten Gebäudes sowie eine Alarmanlage, die bei einem Wachdienstunternehmen aufgeschaltet ist.
Im Rahmen des Workshops sichtete TROPPER zudem die Personalakten. Trotz der unterschiedlichen Beschaffenheit und Strukturen der Akten, die teilweise historisch gewachsen sind, waren seitens Lotto Baden-Württemberg keinerlei Vorarbeiten erforderlich. Nach dem Workshop digitalisierte TROPPER zunächst einige Personalakten aus bestimmten Kategorien in einer Nullserie. Um eine große Bandbreite für die Dokumentenklassifizierung zu haben, wurden hierfür bestimmte Akten gewählt, etwa die von langjährigen Mitarbeitern, Führungskräften, Mitarbeitern in Elternzeit und Auszubildene. Dabei wurden kleinere Unstimmigkeiten im Rahmen der Nullserie schnell geklärt, sodass das Projekt zügig starten konnte. Bereits nach drei Wochen stellte TROPPER alle Personalakten von Lotto Baden-Württemberg als PDF/A-Dateien mit integriertem Volltext zur Verfügung, die anschließend von einem Beratungsunternehmen in das Zielsystem – das DMS des Herstellers d.velop – überführt wurden. Die im Original aussortierten Dokumente der Positivliste, beispielsweise Arbeitsverträge, erhielt Lotto Baden-Württemberg auf demselben sicheren Weg zurück, auf dem auch die Akten abgeholt worden waren: in datenschutzkonformen Behältnissen und mit dem TROPPER-eigenen Kurierdienst. Alle übrigen Papierdokumente bewahrt der Scandienstleister sechs Monate lang auf und vernichtet sie dann nach Erteilung einer Vernichtungsfreigabe ebenfalls datenschutzkonform.
Seit Mai 2025 arbeitet Lotto Baden-Württemberg nun vollständig mit digitalen Personalakten und profitiert bereits von spürbaren Verbesserungen, insbesondere einer effizienteren Arbeitsweise. Die im Tagesgeschäft neu hinzukommenden Dokumente liegen in der Regel bereits digital vor oder werden von der Personalabteilung gescannt und in das DMS hochgeladen.
„Die Zusammenarbeit mit TROPPER gestaltete sich zu jeder Zeit unkompliziert“, resümiert Natalja Pruntsch, und Marene Schulze ergänzt: „Fragen wurden stets schnell und kompetent beantwortet und die gesamte Abwicklung funktionierte reibungslos und innerhalb des vereinbarten Zeitplans. Vor allem der initiale Workshop war sehr wertvoll – die darin investierte Zeit hat sich im Projektverlauf mehrfach ausgezahlt.“
Creditplus Bank beschleunigt mit TROPPER Auszahlungsprozess um 25 Prozent
Die Creditplus Bank AG mit Sitz in Stuttgart arbeitet bereits seit mehreren Jahren mit TROPPER zusammen. Der Dokumentendienstleister hat zunächst Kreditanträge inklusive dazugehöriger Unterlagen nach der Sachbearbeitung digitalisiert und der Creditplus Bank zur Verfügung gestellt (Stichwort: spätes Scannen). Diese Herangehensweise sorgte zwar für eine elektronische Archivierung der Dokumente, konnte allerdings das Papier nicht aus dem Bearbeitungsprozess eliminieren. Um nun den Auszahlungsprozess weitgehend zu automatisieren, entschied sich der Finanzdienstleister im Dezember 2018 dazu, Kreditanträge inklusive der dazugehörigen Unterlagen sofort nach Eingang zu digitalisieren – und nicht erst am Ende des Prozesses (Stichwort: frühes Scannen). Auch hierbei setzt die Creditplus Bank auf die Expertise von TROPPER.
Papier als Bremsklotz bei der Sachbearbeitung
Bevor die Creditplus Bank diesen Wechsel vollzog, unterhielt jeder Standort eine eigene Poststelle. Diese hat die eingehenden Briefe geöffnet, sortiert und geprüft, ob es sich um Neuanträge oder um Dokumente zu bestehenden Anträgen handelt. Anschließend wurden die Dokumente händisch an die zuständigen Abteilungen zur weiteren Bearbeitung übergeben. Erst nach Auszahlung des Kredits erhielt TROPPER die Unterlagen zur Digitalisierung.
„Der gesamte Bearbeitungsprozess basierte also weiterhin auf Papier, was zahlreiche Nachteile hatte“, sagt Dennis Winkler, Leiter Zentrale Auszahlung bei der Creditplus Bank. „So gaben unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rahmen einer Befragung beispielsweise an, dass sie Verträge mehrfach in die Hand nehmen müssten, ihnen einfach die Transparenz fehle oder aber Dokumente keinem Antrag zuzuordnen seien.“
Traten Kunden zudem unmittelbar nach der Auszahlung nochmals an die Bank heran, um beispielsweise die Kreditsumme zu erhöhen, konnten die Sachbearbeiter nur dann auf die Dokumente zugreifen, wenn diese dem jeweiligen Sachbearbeiter noch vorlagen oder aber bereits durch TROPPER digitalisiert wurden und im zentralen Archivsystem hinterlegt waren.
Aus diesen Gründen hat sich der Finanzdienstleister entschieden, Kreditanträge und die von den Kunden eingereichten Unterlagen vor der Sachbearbeitung durch TROPPER digitalisieren zu lassen und damit auch den Auszahlungsprozess zu beschleunigen.
TROPPER verarbeitet 1.500 Dokumente pro Tag
Um sicherzustellen, dass TROPPER ausschließlich jenen Posteingang erhält, der mit dem Auszahlungsprozess im Zusammenhang steht, verwendet die Creditplus Bank in der Kommunikation rund um die Kreditvergabe ein Postfach, das von TROPPER geleert wird. Der Dienstleister digitalisiert unter Verwendung der neuesten OCR- bzw. KI-Technologien die dort eingehenden Dokumente und bearbeitet sie anschließend manuell nach. Hierbei setzt TROPPER auf die Expertise aus 20-jähriger Erfahrung im Bankenumfeld. TROPPER verarbeitet und überträgt stündlich die Dokumente in das Archivsystem d.3 der Creditplus Bank, sodass am frühen Nachmittag desselben Arbeitstags alle Dokumente komplett übergeben wurden. Auf diese greift dann das auf Open Source basierende Workflow-Management-System Activiti zu. Darin sind Algorithmen zur Genehmigung von Krediten hinterlegt, die selbstständig entscheiden, ob die vom Kunden eingereichten Unterlagen automatisch oder aber manuell geprüft werden müssen. Die stündliche Übertragung der Dokumente durch TROPPER gewährleistet eine kontinuierliche Versorgung der nachgelagerten Prozesse der Bank wie Antragsprüfung, -genehmigung und Auszahlung.
Neben dem analogen Posteingang indiziert und verarbeitet TROPPER auch die eingehenden E-Mails samt Anhänge. Dazu werden die E-Mails an den Dienstleister weitergeleitet, der die Anhänge sichtet und anschließend indiziert in d.3 hochlädt. So ist sichergestellt, dass sämtliche Unterlagen zu einem Kreditantrag im d.3-System von den Sachbearbeitern der Creditplus Bank zusammenhängend abgerufen werden können – unabhängig davon, ob sie postalisch oder per E-Mail eingehen.
Umstieg auf frühes Scannen hat sich in mehrfacher Hinsicht gelohnt
„Der Wechsel vom späten zum frühen Scannen war aus mehreren Gründen absolut richtig“, zeigt sich Dennis Winkler zufrieden. „Wir sparen nicht nur die Poststellen an unseren Standorten ein, sondern vor allem sehr viel Zeit, weil alle Dokumente digital vorhanden sind und die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter direkt darauf zugreifen können. Das gelingt sogar aus dem Homeoffice. Zudem ist transparent nachvollziehbar, welche Dokumente zu welchem Antrag gehören. Auch das Suchen nach Unterlagen entfällt. Insgesamt konnten wir die Auszahlungsgeschwindigkeit von Krediten um etwa 25 Prozent steigern.“
Über die Creditplus Bank AG:
Die Creditplus Bank AG mit Sitz in Stuttgart hat mehr als 550.000 Kundinnen und Kunden. Die Bank hat 20 Filialen und beschäftigt mehr als 700 Mitarbeitende. Das Unternehmen gehört über die französische Konsumfinanzierungsgruppe CA Consumer Finance S.A. zum Crédit-Agricole-Konzern, der in 19 Ländern vertreten ist.