Webinar: Schluss mit dem Papierchaos – Aktendigitalisierung leicht gemacht
Haben Sie genug von verstaubten Papierarchiven und der langwierigen Suche nach Dokumenten?
In der digitalen Welt von heute ist es entscheidend, physische Dokumente digital zugänglich zu machen, um eine bessere Zusammenarbeit zu gewährleisten und Kosten und Zeit zu sparen.
Heben Sie mit uns Ihr Archivierungsmanagement auf das nächste Level! Dank unserer jahrzehntelangen Erfahrung im Bereich des Scannens und der Archivierung von Aktenbeständen wird die Digitalisierung von Papierarchiven zum Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen.
Unsere Experten Claudia Felten und Bodo Boer zeigen in einem kostenlosen Webinar, wie Sie mit unserer Unterstützung Ihre Unternehmensdokumente sicher und effizient archivieren können. Sie profitieren dabei von mehr Platz sowie geringeren Kosten und erhalten die von Ihnen angeforderten Unterlagen flexibel in kürzester Zeit digital zur Verfügung gestellt.
Im Rahmen des Webinars zeigen wir Ihnen konkrete Lösungsszenarien für Ihr Unternehmen auf und gehen intensiv auf Ihre Fragen ein.
Bitte notieren Sie sich den Termin: Mittwoch, 19. Februar 2025: 14:00 – 15:00 Uhr
Ihre Anmeldung senden Sie bitte an: info@tropper.de. Sie erhalten dann umgehend die Zugangsdaten zum Webinar.
Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!
„Human in the Loop“ beim digitalen Posteingang
Immer mehr Unternehmen digitalisieren ihren Posteingang und haben hierfür Optical-Character-Recognition(OCR)-Technologien sowie Systeme der Künstlichen Intelligenz im Einsatz. Diese werden insbesondere zur automatischen Klassifizierung und Indexierung der Digitalisate genutzt. Doch um eine hohe Datenqualität sicherzustellen, sollten die Ergebnisse von Menschen überprüft werden. Denn validierte und korrekte Daten bilden die Grundlage für einen späteren reibungslosen Prozessablauf.
Definition von „Human in the Loop“
„Human in the Loop“ (HITL) bezeichnet ein Verfahren, bei dem menschliche Akteure gezielt in automatisierte Prozesse eingebunden werden, um deren Effizienz und Ergebnisgenauigkeit zu erhöhen. In der Posteingangsverarbeitung betrifft dies vor allem Prozesse, bei denen OCR- oder KI-Technologien zum Einsatz kommen, wie folgende Praxisbeispiele zeigen.
Praxisbeispiel 1: Qualitätssicherung von OCR-Ergebnissen
Um Dokumente automatisch klassifizieren und indexieren zu können, müssen sie im Volltext ausgelesen werden. Hierbei kommen OCR-Lösungen, beispielsweise von Insiders Technologies, zum Einsatz. Obwohl deren zugrunde liegende Technologien mittlerweile ausgereift sind, ist es bei geschäftskritischen Dokumenten empfehlenswert, in einem weiteren Arbeitsschritt durch qualifizierte Mitarbeiter visuell zu prüfen, ob die ausgelesenen Werte korrekt sind. Die menschliche Korrektur der erfassten Daten trainiert gleichzeitig das OCR-System.
Praxisbeispiel 2: Qualitätssicherung bei KI-gestützter Klassifizierung
Intelligente Klassifizierungsalgorithmen erkennen, um welchen Dokumententyp es sich bei den Digitalisaten handelt, beispielsweise um Bestellungen, Kündigungen oder Kundenschreiben. Auch hier ist eine anschließende Überprüfung durch Menschen ratsam. Denn so kann das Risiko minimiert werden, dass eine KI-Lösung Dokumente als richtig klassifiziert einstuft, obwohl die Klassifizierung tatsächlich nicht korrekt ist (False Positives).
Praxisbeispiel 3: Datenanreicherung bei der automatisierten Indexierung
In vielen Anwendungsszenarien erfolgt die Indexierung der Dokumente anhand eindeutiger Kriterien, wie Kunden- bzw. Lieferantenname oder Versicherungsnummer. Diese Ergebnisse sollten ebenfalls durch Menschen verifiziert werden, die darüber hinaus auf Basis der Indexwerte nötige Informationen ergänzen können. Zu denken ist hier etwa an einen Vorgang, zu dem anhand der Kontaktdaten die Versicherungsnummer herausgesucht und dann dem Sachbearbeiter direkt zur Fallbearbeitung vorgelegt wird.
„Human in the Loop“ ist bei TROPPER Realität
Eine effiziente und hochwertige digitale Posteingangsverarbeitung bedeutet wesentlich mehr als nur das Scannen von Briefen. So unterstützen wir unsere Kunden mit dem Digitalisieren, Klassifizieren und Indexieren von Dokumenten und leisten dabei auch eine gründliche Qualitätssicherung. Zusätzlich entlasten wir kundenseitige Ressourcen, indem wir im Rahmen des Dispatchings beispielsweise Adressen oder Bankverbindungen direkt ändern. Darüber hinaus recherchieren wir anhand ausgelesener Identifikationsnummern Verträge und leiten diese zur abschließenden Sachbearbeitung weiter. Unsere Kunden können wählen, ob wir diese Aufgaben in einer unserer Produktionsstätten oder direkt bei ihnen vor Ort erledigen.
Wenn auch Sie von unseren umfassenden Dienstleistungen profitieren und Ihren Posteingang ressourcenschonend und effizient verarbeiten möchten, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Dresden-IT setzt bei Digitalisierungsprojekten umfassend auf TROPPER
Die Dresden-IT GmbH konnte 2023 laut ihrem Geschäftsbericht einen wertvollen Beitrag zur Digitalisierung in ihrem Unternehmensverbund sowie bei der Landeshauptstadt Dresden leisten. Dabei wurde der Dienstleister seinerseits intensiv von der TROPPER DATA SERVICE AG unterstützt. Beide Unternehmen pflegen bereits seit mehreren Jahren eine enge Partnerschaft.
Wenn es um die Digitalisierung von Bestandsakten, Rechnungen oder des Posteingangs geht, weiß die Dresden-IT mit TROPPER einen zuverlässigen Partner an ihrer Seite. Die Zusammenarbeit beider Unternehmen begann bereits vor mehr als zehn Jahren. „Da TROPPER stets durch Qualität und Zuverlässigkeit überzeugt hat, ist das Unternehmen für uns mittlerweile eine feste Größe bei allen Digitalisierungsprojekten. Von Vorteil ist auch, dass sich eine seiner Geschäftsstellen in unmittelbarer Nähe zu uns befindet und so nur geringe Kosten für den Transport von Papierunterlagen anfallen“, erklärt Michael Peter von der Fachgruppe kVASy-EASY bei der Dresden-IT, die für digitale Lösungen zuständig ist.
Aktuell arbeiten beide Unternehmen in mehreren Projekten zusammen. Dazu gehört seit vergangenem Jahr die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung bei einem in Sachsen ansässigen großen Energieversorger und deren Tochterunternehmen. Dabei digitalisiert TROPPER die analogen Belege und verarbeitet sie gemeinsam mit den per E-Mail eingehenden Rechnungen. Konkret extrahiert der Dienstleister die Rechnungsdaten mit smart INVOICE, einer Lösung aus dem Hause Insiders Technologies, und verifiziert diese anschließend. Zusätzlich werden die Rechnungsdaten mit den Lieferantenstammdaten abgeglichen. Am Ende des Prozesses übergibt TROPPER die validierten Daten inklusive der Digitalisate an den Rechnungseingangs-Workflow, der im SAP-System des Energieversorgers hinterlegt ist. „Mit den von TROPPER ausgelesenen und validierten Daten kann der Energieversorger ihre Eingangsrechnungen jetzt deutlich effizienter verarbeiten“, sagt Michael Peter.
Doch nicht nur die Verarbeitung der Eingangsrechnungen des Versorgungsunternehmens hat die Dresden-IT vertrauensvoll in die Hände von TROPPER gelegt, sondern auch die des Posteingangs. Dabei werden ebenfalls die eingehenden Briefe gescannt. Anschließend liest TROPPER die angegebenen Vertragskontonummern aus und stellt sie zusammen mit den erzeugten PDF-Dateien auf einem SFTP-Server zur Verfügung. Die Dresden IT importiert die Daten anschließend in das Dokumenten-Management-System (DMS) EASY DOCUMENTS. Mit der ausgelesenen Vertragskontonummer kann das Versorgungsunternehmen die Dokumente direkt den jeweiligen Kunden zuordnen und mit entsprechenden Workflows automatisiert bearbeiten.
Ein derzeit in Vorbereitung befindliches Projekt ist die Einführung der digitalen Personalakte bei den Dresdner Verkehrsbetrieben. Auch hier ist TROPPER als Dienstleister bereits gesetzt und wird die in der physischen Akte vorhandene Registerstruktur auflösen. Anschließend werden die Dokumente digitalisiert, nach Dokumententypen klassifiziert sowie mit ihrem jeweiligen Datum versehen.
„Darüber hinaus konnten wir dank TROPPER bereits zahlreiche Kunden von ihren analogen Bestandsakten befreien“, so Michael Peter. „Diese wurden teilweise über 20 Jahre aufbewahrt und benötigten viel Platz.“ Dabei handelte es sich unter anderem um Dokumentationen zu Bauvorhaben oder Stromprojekten. Die Besonderheit war hier, dass die Akten neben herkömmlichen DIN-A4-Dokumenten auch großformatige Pläne enthielten. Diese hat TROPPER mithilfe von Großformatscannern digitalisiert und anschließend mit den übrigen Dokumenten einer Akte als PDF-Datei wieder zusammengeführt.
Auch bei kleineren Projekten, wie der Digitalisierung von Ablesekarten mit Gas- oder Stromzählerständen, unterstützt TROPPER die Dresden-IT.
„Wir möchten TROPPER bei unseren Digitalisierungsprojekten nicht mehr missen“, betont Michael Peter und ergänzt: „Was vor mehr als zehn Jahren mit einer sporadischen Zusammenarbeit begann, hat sich zu einer festen Partnerschaft entwickelt. Das Unternehmen zeichnet sich durch hohe Zuverlässigkeit und Qualität aus. Darüber hinaus schätzen wir seine Flexibilität, etwa wenn es um die Umsetzung spontaner Projekte geht.“
Über die Dresden-IT GmbH:
Die Dresden-IT GmbH wurde 2001 als Tochtergesellschaft der Technischen Werke Dresden GmbH und der Dresdner Verkehrsbetriebe AG gegründet. Heute ist das Unternehmen als lokaler IT-Dienstleister für die Betriebe und Einrichtungen der Landeshauptstadt Dresden sowie für weitere Geschäftspartner in der Region tätig. Hierzu gehören Schulen, Krankenhäuser, Ver- und Entsorger sowie Verkehrsunternehmen und regional ansässige Dienstleister.
„Human in the Loop“ bei der Rechnungseingangsverarbeitung
Zweifelsohne hat sich die Leistungsfähigkeit von Optical-Character-Recognition(OCR)-Technologien sowie jenen der Künstlichen Intelligenz in den vergangenen Jahren extrem weiterentwickelt. Dennoch sollte man ihnen nicht blind vertrauen, sondern die Ergebnisse durch Menschen überprüfen lassen. Nur wenn von Anfang an eine hohe Datenqualität sichergestellt ist, kann ein reibungsloser Prozessablauf gewährleistet werden. Dies gilt insbesondere für die Rechnungseingangsverarbeitung.
Was bedeutet „Human in the Loop“?
Beim Ansatz von „Human in the Loop“ bleiben Menschen aktiv in automatisierte Prozesse eingebunden, um insbesondere die Ergebnisse des Einsatzes von OCR oder KI zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Die jeweiligen Stärken von intelligenten Algorithmen und Menschen werden geschickt kombiniert, um die Prozessqualität und -effizienz zu erhöhen, wie die folgenden Praxisbeispiele zeigen.
Praxisbeispiel 1: Qualitätssicherung bei der KI-gestützten Verarbeitung von E-Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese werden ihnen in den strukturierten, maschinenlesbaren Formaten XRechnung und ZUGFeRD zur Verfügung gestellt. Somit entfällt das manuelle Erfassen buchungsrelevanter Daten. Gleichwohl sind Unternehmen gefordert, diese Daten auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Bei Rechnungen, für die eine Bestellung vorliegt, können zwar KI-Lösungen diese Validierung automatisiert übernehmen, dennoch sollten Unternehmen zumindest stichprobenartig deren Ergebnisse kontrollieren.
Praxisbeispiel 2: Qualitätssicherung beim Auslesen von Papier- oder PDF-Rechnungen
Unabhängig von der E-Rechnungspflicht bleiben uns bis mindestens Ende 2026 sogenannte „sonstige Rechnungen“ erhalten, also solche, die auf Papier ausgestellt sind oder als PDF-Datei per E-Mail eingehen. Damit diese ebenfalls automatisiert verarbeitet werden können, müssen die buchungsrelevanten Daten mittels OCR ausgelesen werden. Auch hier sollte das Ergebnis manuell geprüft werden – schließlich wäre es fatal, wenn bei einem Rechnungsbetrag aus einer „0“ eine „8“ würde. Die menschliche Korrektur der ausgelesenen Daten trainiert zugleich das OCR-System.
Praxisbeispiel 3: Datenanreicherung in der Rechnungsverarbeitung
Lieferantenrechnungen enthalten unabhängig von ihrem Format in der Regel nicht alle Daten, die für ihre Verarbeitung erforderlich sind. Dazu gehören vor allem interne Daten, wie die Kreditorennummer oder die Kostenstelle. Deren Ergänzung für eine automatisierte Rechnungsverbuchung kann nur manuell zuverlässig erfolgen.
„Human in the Loop“ wird bei TROPPER gelebt
Diese Beispiele zeigen, wie die intelligente Kombination von Mensch und Maschine die Qualität und Effizienz der Rechnungsverarbeitung steigern kann. Mitarbeiter werden von eintönigen Aufgaben, wie dem Abtippen von Rechnungsdaten, befreit und übernehmen vermehrt Kontrollaufgaben. So bleibt ihnen mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
Wir von TROPPER setzen bei der Rechnungseingangsverarbeitung auf die Lösung smart INVOICE unseres Partners Insiders Technologies, die über ausgereifte OCR- und KI-Funktionalitäten verfügt. So können wir Rechnungen unserer Kunden weitgehend automatisiert verarbeiten. Für eine hohe Datenqualität sorgen unsere Mitarbeiter, indem sie Ergebnisse, bei denen die Insiders-Lösung eine Erkenntnisunsicherheit signalisiert, überprüfen und gegebenenfalls korrigieren. Diese Eingriffe werden an die Insiders-Lösung zurückgespielt, sodass sie zukünftig Inhalte noch zuverlässiger ausliest. Darüber hinaus sorgen wir mit der Anreicherung fehlender Daten für eine automatisierte Rechnungsverbuchung
Wenn auch Sie Ihre Rechnungseingangsverarbeitung beschleunigen und gleichzeitig eine hohe Datenqualität sicherstellen wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Mythen und Fakten rund um die E-Rechnungspflicht
Seit Bekanntwerden der E-Rechnungspflicht kursieren unterschiedliche Aussagen darüber, wie Unternehmen die entsprechende Verordnung ab Januar 2025 erfüllen können. Diese sind teilweise falsch und sorgen für Verunsicherung. In diesem Artikel nehmen wir zu den häufigsten Aussagen Stellung.
Mythos # 1: „Ab Januar 2025 sind alle deutschen Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und zu verarbeiten.“
Diese Aussage ist gleich aus mehreren Gründen falsch, wie das Bundesfinanzministerium in seinem Entwurfsschreiben vom 14. Juni 2024 zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG aufführt:
- Der Gesetzgeber hat eine mehrstufige Übergangsregelung für Lieferanten definiert. So können alle Unternehmen in Deutschland bis Anfang 2027 Rechnungen als PDF-Datei oder auf Papier ausstellen und versenden, sofern die Kunden dem zugestimmt haben.
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro können sogar noch bis Anfang 2028 Rechnungen als PDF-Datei oder auf Papier an ihre Kunden versenden. Auch hier muss deren Einverständnis vorliegen.
- Rechnungen für Fahrausweise und Kleinbeträge bis 250 Euro sowie Rechnungen an Privatpersonen oder die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.
Unabhängig von diesen Ausnahmen müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dabei unterstützen wir Sie umfassend. Wir übernehmen den gesamten Prozess – vom Empfang der Rechnung bzw. der Anbindung an die verschiedensten Portale (wie Peppol oder Lieferantenportale) über die Validierung der buchungsrelevanten Daten sowie den Abgleich mit Bestellungen und Stammdaten bis hin zur Konvertierung der Rechnungsdaten in das Zielformat Ihres Folgesystems.
Mythos # 2: „Bei ZUGFeRD-Rechnungen stimmt der XML-Datensatz immer mit den Angaben in der PDF-Datei überein.“
Die Praxis zeigt, dass dies oftmals nicht der Fall ist. Bei Abweichungen ist laut dem BMF der XML-Datensatz maßgeblich. Wenn ein Sachbearbeiter die für ihn lesbare PDF-Datei freigibt, obwohl der XML-Datensatz andere Angaben enthält, kann dies zu falschen Buchungen und Zahlungen führen.
Das können Sie mit unserer Hilfe vermeiden, denn wir prüfen bei ZUGFeRD-Rechnungen, ob die eingebetteten XML-Daten mit denen der PDF-Datei übereinstimmen. Gibt es Abweichungen, informieren wir Sie sofort.
Mythos # 3: „E-Rechnungen können zur Bezahlung einfach an die Buchhaltung weitergeleitet werden.“
Grundsätzlich können E-Rechnungen in den strukturierten, maschinenlesbaren Formaten XRechnung und ZUGFeRD schneller verarbeitet werden, da buchungsrelevante Daten nicht manuell erfasst werden müssen. Allerdings ist dies nur die halbe Wahrheit. So sind beispielsweise interne Daten, wie die Kreditorennummer oder die Kostenstelle, nicht in einer Rechnung aufgeführt. Hinzu kommt, dass weiterhin geprüft werden muss, ob die Rechnungen sowohl formell als auch inhaltlich korrekt ausgestellt sind.
Auch hier können wir Sie mit unseren umfassenden Services unterstützen. Dazu reichern wir die Rechnungen zunächst mit fehlenden Daten an und prüfen, ob sie formell die Kriterien von § 14 des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. In einem weiteren Schritt validieren wir dann buchungsrelevante Informationen wie Kreditorenname, Rechnungs- und Leistungsdatum, Betrag und Kontoverbindung, Positionsdaten, Steuersätze, Währung, Zahlungsziel und vieles mehr.
Mythos # 4: „Rechnungen als PDF sind E-Rechnungen.“
Das ist nicht der Fall, auch wenn die PDF-Dateien im Volltext auslesbar sind. Hierbei handelt es sich vielmehr um sogenannte „sonstige Rechnungen“, wozu auch Papierrechnungen gehören.
Mythos # 5: „E-Rechnungen können papierbasiert aufbewahrt werden.“
Nein, denn die GoBD schreiben explizit vor, dass elektronisch ausgestellte und empfangene Rechnungen digital archiviert werden müssen. Daher können Unternehmen diese Belege nicht einfach ausdrucken und in Aktenordnern abheften. Vielmehr sollten sie zur besseren Übersicht, sofern noch nicht vorhanden, ab einem gewissen Volumen die Einführung eines Enterprise-Content-Management(ECM)-Systems in Erwägung ziehen.
Fazit:
Über die E-Rechnungspflicht wird derzeit viel diskutiert und leider verunsichern einige Anbieter Unternehmen mit falschen Aussagen. Unser Tipp: Der Verband elektronische Rechnung (VeR) ist eine kompetente Anlaufstelle, da er das umfassende Wissen spezialisierter E-Invoicing-Dienstleister bündelt. Davon profitieren auch wir als Mitglied und haben unsere Services im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht erweitert. Gern beantworten wir Ihnen im Rahmen eines unverbindlichen Beratungsgesprächs Ihre Fragen. Denn unabhängig von den Herausforderungen, welche die E-Rechnungspflicht mit sich bringt, bietet sie Unternehmen auch eine große Chance, ihre Prozesse rund um die Eingangsrechnungsverarbeitung zu optimieren. Dies kann Ihnen mit uns als Partner an Ihrer Seite gelingen.
Purchase-to-Pay: Nahtlose Prozesse von der Bestellung bis zur Bezahlung
Vor allem in großen Unternehmen sind zahlreiche Personen und Abteilungen in Purchase-to-Pay(P2P)-Prozesse involviert. Deren manuelle Abwicklung ist mit einem hohen Zeit- und Personalaufwand verbunden sowie einer erhöhten Fehleranfälligkeit. In diesem Beitrag zeigen wir, wie P2P-Prozesse digitalisiert werden können und welche Vorteile damit einhergehen.
Was ist Purchase-to-Pay?
Purchase-to-Pay beschreibt einen Prozess, der von der Beschaffung einer Dienstleistung oder eines Produktes bis hin zur Bezahlung der zugehörigen Rechnung reicht. Er umfasst in der Regel folgende konkrete Schritte:
- Auslöser ist die Bedarfsmeldung.
- Nach deren Freigabe und der Auswahl des geeigneten Lieferanten wird eine Bestellung erstellt und versandt.
- Der Kunde erhält eine Auftragsbestätigung.
- Die bestellte Ware wird vom Auftragnehmer geliefert.
- Der Kunde erhält die entsprechende Rechnung und bezahlt diese nach Prüfung und Freigabe.
Es sind also bei einem P2P-Prozess mindestens der Einkauf, der Wareneingang sowie die Buchhaltung involviert.
Worin liegen die Herausforderungen eines manuellen P2P-Prozesses?
Das klingt zunächst nach einem einfachen Ablauf. Allerdings müssen Unternehmen vor allem sicherstellen, dass
- die Bestellung entsprechend der Auftragsbestätigung vollständig geliefert und
- die Rechnung korrekt ausgestellt wurde.
Erfolgt dies manuell, ist mit einem hohen Zeitaufwand zu kalkulieren. Hinzu kommt, dass die P2P-relevanten Dokumente – also Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine sowie Rechnungen – teils analog und teils digital vorliegen. So mag die Bestellung noch mit einer ERP-Software erstellt worden sein und ist somit digital vorhanden. Hingegen erreicht die Auftragsbestätigung das Unternehmen womöglich per Post oder Fax. Lieferscheine werden meist bei der Anlieferung vom Spediteur in Papierform ausgehändigt oder liegen in dieser Art der Bestellung bei. Bei den Eingangsrechnungen trifft man, bevor die E-Rechnungspflicht ausnahmslos greift, auf Papierbelege, PDF-Dateien, ZUGFeRD- und XRechnungen. Diese Medienbrüche führen zu ineffizienten Prozessen und damit zu weiteren Zeitverlusten sowie zu Fehlern, etwa bei der manuellen Eingabe von Daten.
Wie lassen sich P2P-Prozesse automatisieren?
Für eine zeitsparende Automatisierung gilt es zunächst, die papierbasierten Dokumente zu digitalisieren. So können alle Beteiligten darauf zugreifen, was zusätzlich für Transparenz sorgt. Anschließend geht es darum sicherzustellen, dass die Auftragsbestätigungen mit den Bestellungen übereinstimmen und die Rechnungen gemäß Lieferschein korrekt ausgestellt sind.
Bei beiden Schritten können wir Sie unterstützen. Dazu digitalisieren wir zunächst die noch in Papierform vorliegenden Dokumente. Eingehende XRechnungen werden von uns mit den ausgereiften Lösungen unseres Partners Insiders Technologies als PDF-Datei visualisiert. Bei ZUGFeRD-Rechnungen validieren wir, ob die Daten der eingebetteten XML-Datei mit denen der PDF-Komponente übereinstimmen. Zusätzlich erfassen wir – ebenfalls auf Basis der Insiders-Lösungen – alle in den P2P-relevanten Dokumenten enthaltenen buchungsrelevante Informationen, wie Kreditor, Rechnungs- und Leistungsdatum, Betrag und Kontoverbindung sowie Positionsdaten. Anschließend prüfen wir, ob die Auftragsbestätigungen mit den Lieferscheinen übereinstimmen, und gleichen diese auch mit den zugehörigen Rechnungen ab. Beides erfolgt akribisch bis auf Positionsebene. Angezeigte Abweichungen werden von unseren geschulten Mitarbeitern nochmals geprüft. Stellen wir dabei weiterhin Unstimmigkeiten fest, informieren wir umgehend unseren Kunden. Abschließend konvertieren wir die ausgelesenen Daten in das Format der kundenseitig eingesetzten ERP- oder Finanzbuchhaltungslösung und übertragen die Digitalisate optional in ein ECM-System. Der abschließende Freigabeprozess, die damit verbundene Zahlungsauslösung sowie die Rechnungsbuchung obliegen dem Kunden. Im Idealfall, also bei einer Konsistenz aller Dokumente, kann dies ohne manuelle Eingriffe erfolgen.
Von unserem ganzheitlichen Service bei der Rechnungsverarbeitung profitiert unter anderem der TÜV SÜD. Der Bereichsleiter Haupt- und Kreditorenbuchhaltung, Tobias Jördens, betont: „Die schnelle Digitalisierung und präzise Datenextraktion durch TROPPER sorgt dafür, dass wir Rechnungen häufig bereits am Folgetag ihres Eintreffens buchen können.“
Wenn auch Sie einen automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess etablieren und damit Ihre Mitarbeitenden von repetitiven Aufgaben befreien wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
TROPPER stellt seine Digitalisierungskompetenz bei der Sparkasse Essen erneut unter Beweis
Wenn es um die qualitativ hochwertige und branchenspezifische Aktendigitalisierung im Zusammenhang mit dem zentralen Dokumentenarchiv (ZDA) der Finanz Informatik geht, setzt die Sparkasse Essen auf die TROPPER DATA SERVICE AG. So hat der Dokumentendienstleister bereits deren Kundenkredit-, Abwicklungs- und Personalakten digitalisiert. Kürzlich befreite das Unternehmen das Geldinstitut auch von den papierbasierten Mitarbeiterkreditakten und überzeugte erneut mit Know-how, umfassendem Service und hoher Qualität.
Bereits im Jahr 2016 hatte TROPPER die Unterlagen zum Darlehensbestand der Sparkasse Essen inklusive der Kreditakten mit Beschlüssen, Sicherheiten, Auskünften etc. digitalisiert. Ausgenommen blieben damals aus Datenschutzgründen die Mitarbeiterkreditakten, die weiterhin separat in speziellen Schränken aufbewahrt wurden, zu denen nur wenige Personen einen Schlüssel besaßen. Nachdem der Sparkassenvorstand beschlossen hatte, auch diese Akten zu digitalisieren, wandte sich die Sparkasse Essen erneut an TROPPER. Insgesamt waren es rund 1.700 Akten mit durchschnittlich 300 Blatt, die in der Zentrale 30 Regalmeter in Anspruch nahmen.
„Bei Mitarbeiterdarlehensakten handelt es sich natürlich um besonders sensible Daten und wir mussten sicherstellen, dass diese im ZDA der Finanz Informatik vor unerlaubtem Zugriff geschützt sind“, erläutert Peter Tack aus der Abteilung Projektorganisation der Sparkasse und ergänzt: „Auf Anfrage erhielten wir dazu vom Deutschen Sparkassen- und Giroverband die Information, dass es für Mitarbeiterdarlehen im ZDA vier spezielle Dokumententypen gibt, beispielsweise für Beschlüsse oder die Darlegung der wirtschaftlichen Verhältnisse. Für diese können gezielt Rechte in OSP vergeben werden, um nur bestimmten Mitarbeitern den Zugriff zu gestatten.“
Mit diesem Wissen trat Peter Tack, der das Projekt leitete, an TROPPER heran. Die Projektbeteiligten führten zunächst einen gemeinsamen Workshop durch, in dem die Rahmenbedingungen definiert wurden. Demnach sollte TROPPER das Projekt komplett übernehmen – von der Abholung der Akten über deren Verarbeitung und den Import der Digitalisate in das ZDA bis hin zur datenschutzgerechten Vernichtung der Papierdokumente. Darüber hinaus wurde festgelegt, dass die Unterlagen zu den wirtschaftlichen Verhältnissen, Sicherheiten und Beschlüssen jeweils als PDF-Datei zur Verfügung gestellt und mit dem entsprechenden Dokumententyp klassifiziert werden sollen. Der Schriftverkehr sollte dagegen jeweils in einer Datei zusammengefasst werden. Darüber hinaus wurde vereinbart, dass für den Austausch sensibler Daten ein sicherer Datenraum der Finanz Informatik genutzt werden soll.
Nach Festlegung der Rahmenbedingungen digitalisierte TROPPER zunächst zehn Musterakten in einer Nullserie. Die Sparkasse Essen prüfte diese und gab anschließend aufgrund der einwandfreien Qualität der Digitalisate grünes Licht für die Digitalisierung aller Mitarbeiterkreditakten.
TROPPER holte daraufhin in drei Chargen die Akten bei der Sparkasse Essen ab und transportierte sie in feuerfesten, fest verschlossenen und verplombten Containern zu seinem Produktionsstandort nach Leverkusen. Unterlagen wie Urkunden, die weiterhin in Papierform aufzubewahren sind, gab der Dienstleister zurück. In stets aktuellen Listen konnten die Projektbeteiligten zu jeder Zeit einsehen, welche Akten sich gerade bei TROPPER zur Verarbeitung befanden und welche bereits in das System der Finanz Informatik übertragen worden waren. Dies war vor allem dann hilfreich, wenn Mitarbeiter eine neue Finanzierung beantragten.
„Das kam im Projektverlauf immer mal wieder vor und wir konnten dann schnell ermitteln, wo sich die Akte gerade befand“, erklärt Peter Tack. „Wenn sie bei TROPPER war, haben wir darum gebeten, sie vorzuziehen. Auch das funktionierte reibungslos und spätestens am nächsten Tag hatten wir die Akte im ZDA sicheren Datenraum der Finanz Informatik und konnten damit arbeiten.“
Die Dokumente wurden von Mitarbeitern der TROPPER DATA SERVICE AG klassifiziert, die sowohl über das notwendige bankspezifische Know-how als auch über langjährige Erfahrung im Umgang mit Kreditakten verfügen. Danach erfolgte eine sorgfältige Qualitätssicherung. Anschließend importierte der Dienstleister die Dokumente über eine zertifizierte Schnittstelle in das OSPlus/ZDA der Finanz Informatik. Nach schriftlicher Freigabe durch die Sparkasse wurden die definierten papierbasierten Dokumente gemäß den Vorgaben der DSGVO vernichtet.
Heute profitieren die Mitarbeiter der Sparkasse Essen insbesondere davon, dass alle Dokumente zentral im ZDA vorliegen und sie direkt darauf zugreifen können. Dadurch entfallen Wegezeiten zu den Archivschränken und in der Zentrale konnte zusätzlicher Platz geschaffen werden.
„Wir waren auch bei diesem Projekt mit der Zusammenarbeit mit TROPPER sehr zufrieden. Dabei überzeugte uns vor allem der qualitativ hochwertige Ansatz und würden deshalb das Unternehmen bei jedem weiteren großen Digitalisierungsprojekt erneut beauftragen“, resümiert Peter Tack.
E-Rechnungen im internationalen Kontext
Laut einem Bericht der Europäischen Kommission sind den Mitgliedstaaten im Jahr 2020 Mehrwertsteuereinnahmen in Höhe von 93 Milliarden Euro entgangen – nach vorsichtigen Schätzungen kann ein Viertel davon direkt auf Mehrwertsteuerbetrug im Zusammenhang mit dem innergemeinschaftlichen Handel zurückgeführt werden. Um diese Mehrwertsteuerlücke nachhaltig zu schließen und gleichzeitig das europäische Steuersystem zu modernisieren, hat die Kommission die Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) ins Leben gerufen. Deren wichtigste Maßnahme ist die Einführung eines neuen Steuermeldesystems auf Basis der elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen. Die Frist für die Umsetzung innerhalb Deutschlands ist nach derzeitigem Stand der 1. Januar 2028. Allerdings ist die E-Rechnungspflicht auch auf innergemeinschaftliche Transaktionen innerhalb der EU ausgelegt. Aufgrund unterschiedlicher Rechnungsformate, Übertragungswege und Verordnungen kommen für hiesige international tätige Unternehmen also weitere Herausforderungen hinzu.
E-Invoicing kommt europaweit unterschiedlich gut voran
Bei der Umsetzung der E-Invoicing-Pflicht sind die EU-Mitgliedstaaten unterschiedlich weit, wie die folgenden drei Beispiele zeigen.
- Vorreiter ist Italien. Hier müssen Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2019 zwingend elektronische Rechnungen im Format FatturaPA ausstellen und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.
- In Frankreich müssen ab September 2026 alle Unternehmen in der Lage sein, Rechnungen in elektronischer Form zu empfangen – für große und mittlere Unternehmen besteht zudem eine Ausstellungspflicht. Ab September 2027 sind dann auch KMU und Kleinstunternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Zu den wichtigsten Formaten gehören:
- Factur-X (entspricht dem deutschen ZUGFeRD-Format),
- UBL (Universal Business Language), das auf XML basiert, und
- CII (Cross Industry Invoice), das ebenfalls XML als Grundlage hat.
- In Polen wiederum lautete der ursprüngliche Plan, eine zentrale staatliche Plattform für die Ausstellung und den Empfang elektronischer Rechnungen (KSeF) am 1. Juli 2024 einzuführen, was jedoch aufgrund festgestellter Mängel verschoben wurde. Laut polnischem Finanzministerium soll die elektronische Rechnungsstellung nun ab 2026 schrittweise für alle Unternehmen verpflichtend sein.
Diese drei Beispiele zeigen, dass international agierende Unternehmen ihre Eingangsrechnungen in unterschiedlichen Formaten und auf vielerlei Wegen erhalten, wie folgende Grafik verdeutlicht.
Ganzheitliches Rechnungsmanagement
Bei der Bewältigung der damit verbundenen komplexen Herausforderungen können wir Sie umfassend unterstützen. Dazu kombinieren wir unser fundiertes Know-how und unsere langjährige Erfahrung im Bereich der Rechnungseingangsverarbeitung mit den fortschrittlichen Lösungen unseres Partners Insiders Technologies. Diese Verbindung ermöglicht es uns,
- E-Rechnungen aus Portalen (z. B. Peppol oder Lieferantenportalen) und anderen Kanälen abzuholen,
- alle in Europa gängigen E-Rechnungsformate sowie in den Übergangszeiten einfache PDF-Dateien und Papierrechnungen zu verarbeiten,
- zu XML-Datensätzen einen Sichtbeleg zu erstellen,
- neue Versionen der Rechnungsdatenstandards sowie gesetzliche Änderungen sofort umzusetzen und
- Datensätze in das jeweilige ERP-Format zu konvertieren.
Darüber hinaus beinhaltet unser Service zahlreiche Prozesse, mit denen wir die Rechnungsdaten
- prüfen, validieren und anreichern sowie
- mit den jeweiligen Bestell- und Stammdaten abgleichen.
Dabei verlassen wir uns nicht allein auf ausgereifte KI-Technologien, sondern lassen deren Ergebnisse durch unsere qualifizierten Mitarbeiter (Human in the loop) verifizieren.
Wenn auch Sie im Rahmen der bevorstehenden E-Rechnungspflicht ein ganzheitliches Rechnungsmanagement umsetzen möchten, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme für ein erstes, unverbindliches Beratungsgespräch.
Den hybriden Rechnungsempfang managen
Mit Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht am 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Was in der Theorie zunächst einfach klingt, bringt in der Praxis eine ganze Reihe von Aspekten mit sich, die dabei beachtet werden müssen. Insbesondere aufgrund der Tatsache, dass der Gesetzgeber für den Versand von E-Rechnungen Übergangsfristen von zwei bzw. drei Jahren eingeräumt hat.
Papierbelege, PDF-Dateien, ZUGFeRD- und XRechnungen empfangen
Es ist davon auszugehen, dass nicht alle Unternehmen zum Stichtag 1. Januar 2025 ihre Ausgangsrechnungen als XRechnung und im ZUGFeRD-Format versenden. Kunden stehen somit vor der Herausforderung, unterschiedlichste Formate empfangen und verarbeiten zu müssen. Unser Dienstleistungsportfolio bietet hierfür die passende Unterstützung.
- Mit unseren Hochleistungsscannern digitalisieren wir die Papierrechnungen.
- Elektronisch zugestellte Eingangsrechnungen erhalten wir über ein E-Mail-Postfach.
- Sofern Lieferanten elektronische Rechnungen über ein Portal, z. B. Peppol, zur Verfügung stellen, holen wir diese von dort ab.
- Buchungsrelevante Informationen – wie Kreditor, Rechnungs- und Leistungsdatum, Betrag und Kontoverbindung, Positionsdaten, Steuersätze, Währung, Zahlungsziel und vieles mehr – werden von uns ausgelesen.
- Mithilfe der Insiders-Lösung smart INVOICE visualisieren wir eingehende XRechnungen als PDF.
- Bei ZUGFeRD-Rechnungen prüfen wir, ob der eingebettete XML-Datensatz mit den Daten der PDF-Datei übereinstimmt.
- Die eingehenden Rechnungen werden dann formell nach den Kriterien des Umsatzsteuergesetzes geprüft.
- Anschließend folgt die Validierung der ausgelesenen buchungsrelevanten Daten sowie optional deren Abgleich mit den Stammdaten.
- Falls die Bestelleingänge noch in Papierform vorliegen, digitalisieren wir diese auf Wunsch ebenfalls und gleichen sie mit den entsprechenden Rechnungen ab.
- Die validierten Rechnungsdaten konvertieren wir in das Format der kundenseitig eingesetzten ERP- oder Finanzbuchhaltungslösung, reichern diese um zusätzliche Informationen an und übertragen diese inklusive der digitalen Rechnungen in das Archivsystem des Kunden.
Die bevorstehende E-Rechnungspflicht stellt für Unternehmen eine große Herausforderung dar, weil sie dann mit unterschiedlichsten Rechnungsformaten konfrontiert sein werden. Wir zentralisieren für unsere Kunden den hybriden Rechnungseingang und verarbeiten die Belege unabhängig von ihrem Format. Dabei sind wir in der Lage, neben ZUGFeRD- und XRechnungen auch viele weitere länderspezifische Formate zu verarbeiten.
Nehmen Sie schon heute mit uns Kontakt auf, um bestens für die kommende E-Rechnungspflicht gerüstet zu sein.
Einladung zum Webinar E-Rechnungspflicht
Im März 2024 haben Bundestag und Bundesrat das Wachstumschancengesetz verabschiedet. Ziel des Gesetzes ist es, Unternehmen steuerlich zu entlasten, sie von bürokratischen Hürden zu befreien und die Rahmenbedingungen für Investitionen und Innovationen zu verbessern. Ein Baustein ist die Einführung der E-Rechnung.
Schon in knapp 6 Monaten ist es soweit!
Ab dem 01. Januar 2025 müssen Unternehmen B2B-Rechnungen elektronisch empfangen und verarbeiten können. Da hiermit eine Reihe von Vorgaben einhergehen, gibt es viele Fragen zur Einführung sowie der organisatorischen und technischen Umsetzung der E-Rechnung.
- Was bedeutet die E-Rechnungs-Pflicht konkret für mein Unternehmen?
- Was fällt unter eine E-Rechnung im Rahmen des Wachstumschancengesetz (und was nicht)?
- Welche Übergangsregelungen gibt es und gelten diese auch für mein Unternehmen?
- Welche Ausnahmeregelungen gelten?
- Welche Rechnungsformate sind ab dem 1. Januar 2025 zulässig?
- Wie funktioniert der elektronische Rechnungsversand und -empfang?
- Welche Vorteile ergeben sich aus der E-Rechnung und wie kann TROPPER DATA SERVICE uns unterstützen?
Im Rahmen unserer Webinare gehen wir intensiv auf alle Fragen ein und zeigen konkrete Lösungsszenarien für Ihr Unternehmen auf.
Folgende Termine haben wir für Sie reserviert:
- Mittwoch, 24.Juli 2024: 10:00 - 11:00 Uhr
- Mittwoch, 07. August 2024: 10:00 - 11:00 Uhr
- Dienstag, 15. Oktober 2024: 10:00 - 11:00 Uhr
Wir machen Sie fit für die E-Rechnungspflicht und freuen uns auf Ihre Anmeldung!
Bitte senden Sie uns Ihre Anmeldung an: info@tropper.de. Sie erhalten dann umgehend die Zugangsdaten zum Webinar.
Die Teilnahme an den Webinaren ist kostenlos.