Elektronische Personalakten erfolgreich einführen

Personalabteilungen arbeiten mit zahlreichen mitarbeiterbezogenen Dokumenten, die nach Gesetzesvorgabe zum Teil deutlich länger als zehn Jahre aufzubewahren sind. Bei einer papierbasierten Ablage müssen qualifizierte Mitarbeiter einen großen Anteil unqualifizierter Tätigkeiten wie Ablage, Suchen in Aktenordnern usw. vornehmen. Damit werden unnötig Ressourcen gebunden, die effektiver in das Personalmanagement einfließen können. Die Einführung einer elektronischen Personalakte schafft Abhilfe.
Dennoch scheuen viele Unternehmen vor einem Einführungsprojekt zurück, weil sie den Aufwand für die Digitalisierung ihrer Bestandsakten fürchten. Auch führen Datenschutzbedenken, insbesondere des Betriebsrates, häufig zu einem Veto. Ist die Entscheidung für die digitale Personalakte gefallen, geht es darum, das neue System sinnvoll in die vorhandene IT-Landschaft einzubinden. Diese Anleitung soll Unternehmen dabei helfen, eine digitale Personalakte einzuführen.

1. Betriebs- /bzw. Personalrat frühzeitig einbinden
Mit ihm werden gemeinsam die Regelungen innerhalb einer Betriebsvereinbarung in Bezug auf Zugriffsberechtigungen und Datenschutz definiert.

2. An Dienstleister auslagern oder intern digitalisieren?
Entscheidungskriterien hierfür sind – neben der Aktenanzahl –das vorhandene Budget für die Einführung der digitalen Personalakte sowie die verfügbaren internen Ressourcen.

3. Umgang mit Kopien festlegen
In vielen Unternehmen existieren eine Personalakte und zusätzlich eine sogenannte Abrechnungsakte mit allen abrechnungsrelevanten Informationen. Die Dokumente beider Akten sollen später im elektronischen Archiv in einer Akte sichtbar sein. Dabei kommt es häufig vor, dass Dokumente doppelt vorhanden sind (Beispiel: Original des Arbeitsvertrages in der Personalakte, Kopie in der Abrechnungsakte). Im Voraus muss geklärt werden, wie mit diesen doppelten Dokumenten umgegangen wird. Doppelt in der elektronischen Personalakte, Aussortieren durch den Kunden, Aussortieren durch den Dienstleister?

4. Positiv- / Negativlisten definieren
Vor der Bestandsdigitalisierung ist zu klären, ob es sogenannte Positiv-/ Negativlisten gibt. Dokumente, die in einer Negativliste enthalten sind, werden vor der Digitalisierung (meist durch den Dienstleister, selten durch den Kunden) aussortiert. Dies können Abmahnungen sein, die älter als drei Jahre sind, ebenso Original SV-Ausweise, LST-Karten etc. An der Stelle wird auch festgelegt, was mit den Dokumenten passieren soll (Vernichtung oder zurück zum Kunden). In der -Positivliste werden die Dokumente nach der Digitalisierung aussortiert, die im Original vom Kunden aufbewahrt werden müssen/ sollen. Das sind beispielsweise Original-Arbeitsverträge, Urkunden, Darlehensverträge.

5. Erforderliche Scanauflösung ermitteln
Zu 90 % werden die Personalakten in Schwarz-Weiß mit einer Auflösung von 200 dpi (nur bei OCR-Volltexterkennung 300 dpi) gescannt, da das Beleggut der Personalakten größtenteils aus Schwarz-Weiß-Dokumenten besteht. In seltenen Fällen wird alles farbig gescannt. Dabei ist auf die Dateigröße zu achten. Um die Imagegrößen auf ein „normales“ Maß zu bringen, gibt es sogenannte Komprimierungssoftware, die die Größe des Farb-Images auf die Größe eines Schwarz-Weiß-Image bringt. Teilweise werden die Dokumente in Schwarz-Weiß gescannt und Fotos in Farbe. Dies leisten die heute eingesetzten Scanstationen automatisch.

6. Digitalisierungsvarianten definieren
Bei der Digitalisierung der Bestandsakten gibt es drei Möglichkeiten:

  • Digitalisierung einer Akte = ein Dokument
    Bei dieser Vorgehensweise werden alle Dokumente in der chronologischen Reihenfolge der bisherigen Ablage gescannt und als ein Dokument (beispielsweise PDF, PDF/A oder Multipage-Tiff) abgelegt. Dabei erfolgt die Indizierung nach Personalnummer, Name und Vorname, evtl. auch Geburtsdatum. Diese Variante ist zwar kostengünstig, erschwert aber die spätere Arbeit innerhalb der elektronischen Personalakte, da durch die komplette Akte (meist zwischen 100 bis 150 Seiten) gescrollt werden muss, um ein bestimmtes Dokument zu finden, selbst wenn die Dokumente mit einem OCR-Volltext erstellt werden. Hinzu kommt, dass die meisten Betriebsräte einen OCR-Volltext in der Betriebsvereinbarung untersagen.
  • Digitalisierung pro Akte nach vorhandener Registerstruktur
    Hierbei wird die derzeit in der physischen Akte vorhandene Registerstruktur (meist 8 bis 10 Register) beibehalten. Ein Register bildet dann ein Dokument. Innerhalb des Dokumentes werden die Seiten in der chronologischen Reihenfolge gescannt. Auch hier erfolgt die Indizierung nach Personalnummer, Name und Vorname, evtl. auch Geburtsdatum. Auch diese Variante ist kostengünstig, erschwert aber ebenfalls die Arbeit innerhalb der elektronischen Personalakte, selbst wenn eine Grobeinteilung nach der vorherigen Registerstruktur erfolgt ist. Des Weiteren erfolgt ein Bruch in der Ablage zu den neu abzulegenden Dokumenten, die direkt einer Dokumentenstruktur zugeordnet werden. Die Dokumente der „Altakte“ werden in einer Registerunterteilung abgelegt, die neuen nach Dokumentenklasse aufgeteilt.
  • Digitalisierung pro Akte mit Klassifizierung nach Dokumentenart
    Diese Variante stellt die Königsdisziplin der Bestandsaktendigitalisierung dar. Hierbei wird die in der physischen Akte vorhandene Registerstruktur aufgelöst und jedes Dokument einer Dokumentenklasse (z. B. Bewerbung, Arbeitsvertrag, Krankenversicherung etc.) zugeordnet. Meist sind dies ca. 60 bis 80 unterschiedliche Dokumentenarten. Jedes Dokument wird nach Personalnummer, Name und Vorname, Geburtsdatum indiziert. Zusätzlich wird empfohlen, jedem Dokument ein Datum, z. B. das der Entstehung, mitzugeben. Damit kann eine Historie über die Dokumente in der elektronischen Personalakte abgebildet werden, wenn mehrere Dokumente einer Klasse vorhanden sind. Alternativ wird als Dokumentendatum ein Default-Datum erfasst (z. B. 01.01.1900). So ist erkennbar, welche Dokumente aus der Bestandsakte kommen und welche Dokumente nach Einführung der elektronischen Personalakte in das Archiv abgelegt wurden. Aus Erfahrungen heraus lässt sich feststellen, dass die etwas teurere Lösung sich sehr schnell amortisiert, da die elektronische Personalakte einheitlich (Altbestand und laufende Dokumente) abgebildet ist und die Mitarbeiter wesentlich effizienter mit der elektronischen Personalakte arbeiten können.

7. Schnittstellen schaffen
Findet die initiale Digitalisierung der Personalakten durch einen Dienstleister statt, so kann dieser in der Regel über Schnittstellen die marktgängigen Archive und damit die elektronische Personalakte befüllen. Voraussetzung hierzu ist eine ausführliche Schnittstellenbeschreibung über den Aufbau des Datensatzes und des Imageformates (PDF, PDF/A oder Tiff). Im Regelfall hat die digitale Personalakte darüber hinaus eine einfache Schnittstelle zur automatischen Übernahme von Massendaten und -dokumenten aus vorhandenen Systemen, etwa dem jeweiligen Abrechnungs- oder Personalmanagementsystem. Über eine integrierte Schaltfläche können Personalsachbearbeiter außerdem aus einer beliebigen Mitarbeiterakte heraus auf Knopfdruck z. B. nach SAP HCM in den Stammdatensatz des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und umgekehrt. Idealerweise bringt die digitale Personalakte auch eine Schnittstelle zu gängigen Bewerbermanagement-Systemen mit. Diese überführt im Einstellungsprozess dann alle Daten und Dokumente des ausgewählten Kandidaten automatisch in eine neue Mitarbeiterakte. Damit vermeidet die Personalabteilung doppelte Datenführung und -pflege.

8. Maßnahmen zu Datensicherheit und -schutz definieren
Bei dem Beleggut der digitalen Akte handelt es sich um sehr vertrauliche personenbezogene Daten, die dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) unterliegen. Wenn die Akten durch einen Dienstleister digitalisiert werden, ist darauf zu achten, dass dieser die Richtlinien des BDSG einhält und die Mitarbeiter entsprechende Verpflichtungen unterschrieben haben. Je nach Branche können weitere Gesetze bzgl. des Datenschutzes greifen. Dies sollte vertraglich geregelt werden. Auf jeden Fall sollte der Dienstleister ein Datenschutz- und Datensicherheitskonzept aushändigen. Der Datenschutz beginnt bereits beim Transport der Akten. Die Akten sollten in feuerfesten, fest verschließ- und verplombbaren Datenschutzkoffern oder -containern abgelegt und dann ohne Zwischenstopp vom Dienstleister direkt in die Produktionsstätte gebracht werden. Bei der Übernahme sollte immer ein Logistikprotokoll unterschrieben werden, das Informationen über die Anzahl der Datenschutzbehältnisse enthält und bestätigt, dass diese verschlossen und versiegelt waren.

Den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten und -dokumente gewährleistet eine elektronische Personalakte durch ein rollenbasiertes Benutzerkonzept. Dieses regelt nicht nur, wer welche Dokumente einsehen darf, sondern auch welche Bearbeitungsmöglichkeiten – beispielsweise Lesen, Bearbeiten oder Drucken – zur Verfügung stehen. Dabei können alle Dokumentzugriffe über die automatische Protokollierung und alle Änderungen über die automatische Versionierung nachvollzogen werden. Die Benutzerrechte verwaltet die Fachabteilung im Idealfall eigenständig, damit kein IT-Administrator Einsicht in das System haben muss. Darüber hinaus sind in der digitalen Personalakte alle Dokumente sicher verschlüsselt und so gegen unberechtigten Zugriff geschützt. Zusätzliche Sicherheit bietet das Löschen von Dokumenten nach dem Vier-Augen-Prinzip und die optionale Verwendung von qualifizierten elektronischen Signaturen.

9. Entsorgung der Papierakten regeln
In den meisten Fällen werden die Dokumente beim Dienstleister für einen gewissen Zeitraum (meist drei Monate) unter datenschutzrechtlichen Bedingungen zwischengelagert und anschließend nach Erteilung einer Vernichtungsfreigabe nach BDSG Sicherheitsstufe 3 oder 4 vernichtet. Alternativ können die alten Papierakten den jeweiligen Mitarbeitern ausgehändigt und so die Vernichtungskosten gespart werden.


Von den Vorteilen der elektronischen Personalakte profitieren

Unternehmen scheuen oft die Einführung einer elektronischen Personalakte, weil sie den Aufwand für die Digitalisierung ihrer Bestandsakten fürchten. Folgende Argumente unterstützen Personalabteilungen bei der internen Überzeugungsarbeit, z.B. gegenüber dem Management, dem Betriebsrat oder der IT-Abteilung.

Professionelle Digitalisierung durch einen Dienstleister bietet Vorteile.

  1. Monetärer Nutzen: Die Digitalisierung einer Personalakte kostet je nach Variante zwischen 8 und 15 Euro bei einer durchschnittlichen Blattanzahl von ca. 100 Blatt. Dies ist ein Richtwert, der für die Budgetplanung angesetzt werden kann. Bei einer Gegenüberstellung zu den jetzigen Kosten ist zu berücksichtigen, welchen Aufwand es bedeutet, die physische Akte aus dem Archiv zu nehmen, Dokumente abzulegen und die Akte zu pflegen. Auch der Suchaufwand ist sehr hoch, vor allem wenn Dokumente falsch abgelegt sind oder gar in einer anderen Personalakte abgeheftet wurden. Diese Dokumente sind so gut wie nicht mehr zu finden. Für die Digitalisierung der meist großen Papierbestände ist keine Hard- /Softwarebeschaffung seitens des Kunden erforderlich. Ebenso entfällt die kostenintensive Bereitstellung von Personal für die Aufgabenerfüllung.
  2. Zeitlicher Nutzen: Ein Dienstleister kann ca. 500 bis 1.000 Personalakten innerhalb einer Woche komplett verarbeiten. Wenn ein Unternehmen dies selbst tun würde, weil ein Scanner bereits im Hause ist, dauert es erheblich länger, da die Scanner nicht den Hochleistungsscannern eines Dienstleisters gleichgestellt sind. Des Weiteren ist zu berücksichtigen, dass die Zuordnung der Dokumentenklassen durch Mitarbeiter des Unternehmens erfolgt. Dies ist meist nicht gewünscht bzw. ganz auszuschließen, da die Mitarbeiter dann auf alle personenbezogenen Informationen der Personalabteilung Zugriff haben. Professionelle Dienstleister verfügen über geschultes Personal und hochwertige Scanner- und Softwareumgebungen; sie sind daher in der Lage, größte Aktenbestände innerhalb kurzer Zeit qualitativ anspruchsvoll nach den Vorgaben des Kunden zu verarbeiten und so den Einführungsaufwand für die digitale Personalakte zu minimieren.
  3. Qualitativer Nutzen: Ein Dienstleister, der schon sehr viele Personalaktenprojekte realisiert hat, verfügt über entsprechendes Fachpersonal für die Klassifizierung. Des Weiteren erfolgen in allen Prozessschritten Qualitätskontrollen bis hin zu Sichtkontrollen von 100 %. Dabei wird das eingescannte Image 1:1 mit dem Original verglichen. Bei diesem Prozessschritt kommen Doppelblatteinzüge, die Scanner nicht erkennen, zum Vorschein. Auch schlecht lesbare Images können einem Rescan zugeführt werden. Professionelle Dienstleister verfügen über große Erfahrung bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten; sie können daher anspruchsvolle Indizierungsanforderungen, z.B. durch automatisierte Klassifizierungsmethoden und/oder die Zurverfügungstellung des „Intelligent Content Finder“ (ICF) erfüllen. Das Personal des Dienstleisters ist „neutral“ gegenüber den Akteninhalten und hat keinen Bezug zu dem Mitarbeiter, dessen Akte verarbeitet wird.

Die elektronische Personalakte rechnet sich.

  1. Monetärer Nutzen: Der Return on Investment der elektronischen Personalakte liegt vor allem in einer qualitativen Verbesserung der Personalarbeit durch ein optimiertes und effizienteres Prozessmanagement. Doch auch finanziell rechnet sich die digitale Personalakte für Unternehmen. Sie bietet das größte Einsparpotenzial, wenn Unternehmen ihre Entgeltabrechnung von Papierbelegen und Postversand auf elektronische Belege und Abruf per Self-Service umstellen. Für die Erstellung und Ablage jedes Entgeltnachweises lassen sich so rund 2 Euro pro Monat einsparen. Ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern realisiert damit eine Ersparnis von 24.000 Euro im Jahr. Wurde bisher ein Lagerraum als Archiv für Alt- und Bestandsakten angemietet, fallen zusätzlich nicht unerhebliche Mietkosten weg. Auch die Papier-, Druck- und Kopierkosten der Personalabteilung reduzieren sich durch elektronische Archivierung erheblich. Die zu tätigende Investition lässt sich zu diesen Einsparungen einfach in Relation setzen und der Break-Even-Point ermitteln – vor allem wenn sich Unternehmen bei der Produktauswahl für eine flexible Standardlösung zum Festpreis entscheiden. Dagegen bergen Entwicklungsprojekte meist ein höheres Investitionsrisiko, weil der nötige Dienstleistungsaufwand oft nicht punktgenau beziffert werden kann.
  2. Zeitlicher Nutzen: Gegenüber Entwicklungsprojekten hat eine flexible Standardlösung auch den Vorteil, dass sie innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit eingeführt ist. Unternehmen profitieren so schnellstmöglich von dem Nutzen der elektronischen Personalakte. Der zeitliche Nutzen lässt sich dabei genauso wie der finanzielle Nutzen anhand einiger Erfahrungswerte nahezu allgemeingültig bewerten: In Unternehmen mit traditionellem Papierarchiv sind Personalsachbearbeiter im Schnitt mehr als einen Tag pro Woche damit beschäftigt, Dokumente abzulegen und danach zu suchen. Demgegenüber lassen sich Dokumente in einer digitalen Personalakte ungefähr vier Mal schneller ablegen und zehn Mal schneller finden. Zusätzlich gewinnen die Personalreferenten Zeit durch den standortübergreifenden Zugriff auf die Mitarbeiterakten sowie die Self-Service-Funktionen für Führungskräfte und Mitarbeiter. Jedem einzelnen steht damit wöchentlich etwa ein frei gewordener Arbeitstag für andere wichtige Aufgaben – z.B. die Personalentwicklung – zur Verfügung. Darüber hinaus verbessern sich die Responsezeiten bei Anfragen durch die betreuten Mitarbeiter oder das Management.
  3. Qualitativer Nutzen: Mit der elektronischen Personalakte sind Personalreferenten auf Knopfdruck jederzeit informiert. Außerdem ist ihre Aktenführung einheitlich und vollständig. Direkt aus Mitarbeiterakten heraus ermöglichen Korrespondenz- und Formularvorlagen im Unternehmensdesign eine schnelle und einheitliche Kommunikation. Darüber hinaus gewährleisten geführte Prozesse und Wiedervorlagen Prozessqualität und Termintreue. Mit dem elektronischen Skillmanagement und einem in die digitale Personalakte integrierten Auswertungsmodul lassen sich die Personalentwicklung und das Controlling deutlich verbessern.

Fazit: Personalabteilungen, die das Optimierungspotenzial ihrer HR-Prozesse mit dem Multitalent „elektronische Personalakte“ voll ausschöpfen, arbeiten nicht nur effizient, sondern auch mit höchst möglicher Servicequalität. Dadurch steigt ihr Ansehen innerhalb des Unternehmens enorm.

Sie wollen erfahren, wie die Einführung der elektronischen Personalakte nachhaltig geplant und ganz konkret umgesetzt werden kann? Dann schauen Sie sich die Aufzeichnung unserer WebSession zu dem Thema an!


Der elektronische Posteingang für Versicherungsunternehmen – Mit digitalen Prozessen den Kundenservice optimieren

In der Versicherungsbranche ist die Digitalisierung längst angekommen. Das Einreichen von Schadensfallmeldungen oder Rechnungen auf elektronischem Weg wie per E-Mail, Apps oder über Online-Portale ist heute selbstverständlich. Doch tatsächlich erhalten Versicherungen immer noch große Mengen an Papierpost. Zehn Millionen Blatt jährlich sind in manchen Unternehmen keine Seltenheit. Das sind durchschnittlich 120 bis 160 kg physische Post pro Tag!

Die eingehende Briefpost und Nachrichten über elektronische Kanäle bilden bei Versicherungen den Startpunkt für die weitere Kommunikation mit dem Kunden. Typische Beispiele sind Schadensfallmeldungen oder Leistungsabrechnungen, deren Bearbeitung Kunden innerhalb kürzester Zeit erwarten.

Das Konzept der digitalen Posteingangsverarbeitung setzt genau hier an. Neben der Digitalisierung der physischen Post, erfolgt zeitgleich die Zusammenführung der Korrespondenz aller Kanäle. Durch die Konsolidierung der Multi-Channel-Kommunikation können Versicherungen ihre Reaktionszeiten bei der Regulierung signifikant optimieren und profitieren außerdem von

  • transparenten, zeitsparenden Prozessen,
  • der Möglichkeit, parallel und standortübergreifend auf Informationen zuzugreifen,
  • einer Ersparnis von Kosten und Ressourcen wie Personal-, Stromkosten oder Miete und
  • dem Wegfall manueller Tätigkeiten.

Neben dem Scannen der Briefe erfolgt die Anreicherung mit zusätzlichen Informationen. Klassifizierungen wie Versicherungsnummer oder Dokumenten-Typen helfen beispielsweise, den Vorgang schneller in die Struktur eines Dokumenten-Management-Systems einzuordnen. Das Auslesen der Daten mittels OCR- bzw. KI-Techniken wiederum spart das händische Übertragen von Informationen in nachfolgende Anwendungen beispielsweise zur Schadens- oder Rechnungsregulierung. Zudem stehen die Dokumente dann volltextfähig zur Verfügung, was das Auffinden von Informationen erheblich vereinfacht. Die Sachbearbeiter und Kundenberater haben damit alle notwendigen Dokumente und Informationen zur Bearbeitung und in der Kommunikation mit dem Kunden schnell zur Hand.

Die TROPPER DATA SERVICE AG übernimmt – neben der Digitalisierung und Weiterleitung des Posteingangs – zudem das gesamte Poststellen-Management. Für große Versicherungskonzerne kann sich dies lohnen, wenn auch physische Aufgaben, wie Botengänge und das Paket-Management, ausgelagert werden sollen.

Auf den Punkt gebracht: Ob kleinerer Spezial oder großer Allround-Versicherer – die digitale Posteingangsverarbeitung verkürzt Reaktionszeiten auf Kundenanliegen und trägt damit erheblich zu einem besseren Kundenservice bei.


mann und frau am laptop von tropper data service ag leverkusen besprechen digitale personalakten

TROPPER sorgt bei TÜV SÜD für mehr Geschwindigkeit bei der Rechnungsverarbeitung

Case Studies

TROPPER sorgt bei TÜV SÜD für mehr Geschwindigkeit bei der Rechnungsverarbeitung

Der TÜV SÜD ist ein international führender Anbieter technischer Dienstleistungen mit weltweit mehr als 25.000 Beschäftigten in 1.000 Niederlassungen. Um die Verarbeitung eingehender Rechnungen zu beschleunigen, setzt das Unternehmen seit mehreren Jahren auf die Expertise der TROPPER DATA SERVICE AG. So ist es TÜV SÜD gelungen, die Durchlaufzeit der Rechnungen drastisch zu verkürzen.

Die Prozesse einer manuellen Rechnungsverarbeitung sind ineffizient, Skontoverluste durch zu langsame Freigabe und Buchung nicht selten. Das waren auch die Argumente des TÜV SÜD, eine zeitgemäße, IT-gestützte Lösung für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu etablieren.

Einen Großteil der dazugehörigen Aufgaben übernimmt TROPPER DATA SERVICE. Der Full-Service-Provider digitalisiert täglich die eingehenden Rechnungen, liest sämtliche buchungsrelevanten Daten mit einer KI-Software automatisch aus und gleicht diese mit vorhandenen Bestelldaten ab. Bei einer Konsistenz kann TÜV SÜD die Rechnung „dunkel“, also ohne weiteren manuellen Eingriff, buchen. Bei Abweichungen oberhalb einer definierten Toleranzgrenze durchläuft die Rechnung einen in SAP integrierten Freigabe-Workflow. „Der gesamte Prozess läuft dank der Vorarbeit von TROPPER reibungslos“, sagt Tobias Jördens, Bereichsleiter Haupt- und Kreditorenbuchhaltung bei TÜV SÜD.

TROPPER DATA SERVICE übermittelt TÜV SÜD innerhalb von 24 Stunden die ausgelesenen Rechnungsdaten und das eingescannte Image der Rechnung. „Die schnelle Digitalisierung und präzise Datenextraktion durch TROPPER sorgen im Optimalfall dafür, dass wir Rechnungen am Folgetag ihres Eintreffens buchen können“, so Tobias Jördens.

Mittlerweile sind alle 27 Vertriebsgesellschaften des TÜV SÜD in Deutschland an den Prozess der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung angeschlossen. Zusätzlich erhält TROPPER DATA SERVICE die bereits gescannten Rechnungen von 18 Auslandsgesellschaften und erfasst deren buchungsrelevante Daten. So werden jährlich circa 240.000 Rechnungen verarbeitet. Deren Durchlaufzeit hat sich signifikant reduziert, sodass Skontooptionen genutzt werden. Zudem spart der TÜV SÜD Ressourcen für die Rechnungserfassung. Tobias Jördens abschließend: „Dass TROPPER unsere verschiedenen internationalen Rechnungen verarbeiten kann, ist für uns als global aufgestelltes Unternehmen natürlich ein ganz großer Vorteil.“

Über den TÜV SÜD:
Im Jahr 1866 als Dampfkesselrevisionsverein gegründet, ist der TÜV SÜD heute ein weltweit tätiges Unternehmen. Mehr als 25.000 Mitarbeiter sorgen an über 1.000 Standorten in rund 50 Ländern für die Optimierung von Technik, Systemen und Know-how. Sie leisten damit einen wesentlichen Beitrag, um technische Innovationen wie Industrie 4.0, autonomes Fahren oder erneuerbare Energien sicher und zuverlässig zu machen.


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Tropper Data Service in Leverkusen Laptop im Büro einer Immobilienverwaltung bei der digitalisierung

TROPPER unterstützt die WGLi Wohnungsgenossenschaft Lichtenberg eG bei der Einführung einer digitalen Mieterakte

Case Studies

TROPPER unterstützt die WGLi Wohnungsgenossenschaft Lichtenberg eG bei der Einführung einer digitalen Mieterakte

Die WGLi Wohnungsgenossenschaft Lichtenberg eG bietet attraktiven und preiswerten Wohnraum im Bezirk Lichtenberg mitten in Berlin. Der Gebäudebestand wird von ca. 130 Mitarbeitern betreut; dabei wird jedes Mietverhältnis im Rahmen einer Akte dokumentiert. Mit der Digitalisierung dieser Mieterakten konnte die WGLi das Handling erleichtern, Abläufe beschleunigen und Zugriffszeiten verkürzen. Bei der Planung und Umsetzung des Projekts erhielt die Genossenschaft tatkräftige Unterstützung von der TROPPER DATA SERVICE AG.

Verträge, Meldeprotokolle, Dokumentationen von Versicherungsschäden bzw. Instandsetzungen, Mitgliederunterlagen – Mieterakten sind für Wohnungsgenossenschaften in zahlreichen Geschäftsprozessen unabdingbar. Diese Akten digital statt in Papierform aufzubewahren, hat zahlreiche Vorteile. So ist unter anderem ein unmittelbarer Zugriff parallel von mehreren Arbeitsplätzen möglich. Außerdem können digitale Mieterakten effektiver durchsucht werden, benötigen weniger Platz und beschleunigen die interne Prozessverarbeitung. Zusätzlich wird die Mieterzufriedenheit durch eine verbesserte Auskunftsfähigkeit nachhaltig gesteigert.

Von diesen Vorteilen wollte auch die WGLi profitieren und entschied sich deshalb 2020, ihren Bestand von 12.000 Mieterakten mit rund 600.000 Dokumenten zu digitalisieren. „Uns störte vor allem das mühsame Handling der Papierakten“, sagt Norman Mannchen, der für das Bestandsmanagement der WGLi tätig ist. „Die Akten wurden in unserer Poststelle aufbewahrt, von wo sie sich die Mitarbeiter ausgeliehen haben. Auf einer Ausleihliste wurde vermerkt, wo sich die Akte dann jeweils befindet. Besonders zeitraubend war das Prozedere, wenn Akten von unserer Zweigstelle benötigt wurden und dann hin- und hertransportiert werden mussten. 2019 wurden beispielsweise 1.800 Akten aus der Poststelle ausgeliehen, was sehr arbeits- und zeitaufwendig war.“

Um den passenden Digitalisierungspartner zu finden, tauschte sich die WGLi mit anderen Genossenschaften aus, die bereits ihre Mieterakten digitalisiert hatten. Bei diesen Gesprächen erfuhren die Projektverantwortlichen von den durchweg positiven Erfahrungen mit der TROPPER DATA SERVICE AG. Aufgrund dieser Empfehlungen und der regionalen Nähe entschied sich schließlich auch die WGLi für eine Zusammenarbeit mit dem Dokumentendienstleister.

Die Projektbeteiligten legten zunächst fest, dass pro Mieterakte eine durchsuchbare PDF-Datei erstellt wird. Die TROPPER DATA SERVICE AG lud diese nach der Digitalisierung in eine Cloud hoch, von wo wiederum die WGLi die PDFs in ihr Enterprise-Content-Management-System EASY Documents integrierte. Über die eingelegten Deckblätter mit QR-Codes konnten die Akten mit der korrekten Bezeichnung in das ECM-System zugeordnet werden.

„TROPPER hat uns die Akten sehr schnell digitalisiert zur Verfügung gestellt, sodass wir sogar früher als geplant fertig wurden“, freut sich Norman Mannchen. „Die Zusammenarbeit hat wunderbar funktioniert.“

Die Mitarbeiter der WGLi können seitdem über Eingabe des Mieter- bzw. Mitgliedsnamens sowie der Wohnungsbezeichnung direkt auf die Akten zugreifen und haben Einblick in sämtliche Informationen. So lassen sich auch im Vertretungsfall Fragen schnell und kompetent beantworten. Über die in EASY Documents integrierten Workflow-Komponenten werden zudem Vorgänge digital abbildet und somit Prozesse beschleunigt. Darüber hinaus wurde in dem ECM-System eine Aktenstruktur integriert. Neue Dokumente, die im Tagesgeschäft entstehen, digitalisiert die Poststelle der WGLi und der spätere Sachbearbeiter ordnet sie dann entsprechend der Aktenstruktur in EASY Documents ein.

„Die elektronische Mieterakte ist für uns das neue zentrale Werkzeug, das von Sachbearbeitern aus unterschiedlichen Abteilungen genutzt wird. Dazu zählt das Bestandsmanagement, aber auch beispielsweise das Finanz- und das Rechnungswesen, die Mitgliederbetreuung sowie die Rechtsabteilung“, sagt Norman Mannchen. „Das funktioniert auch jetzt, wo ein Teil der Belegschaft mobil arbeitet.“

Über die Zusammenarbeit mit der TROPPER DATA SERVICE AG weiß Norman Mannchen abschließend nur Positives zu berichten: „Wir fühlten uns von der Projektvorbereitung über die Durchführung bis zum Abschluss sehr gut betreut. Jederzeit konnte uns TROPPER offene Fragen unmittelbar und kompetent beantworten. Ein großes Dankeschön an das gesamte TROPPER-Team!“

Über die WGLi:
Die WGLi Wohnungsgenossenschaft Lichtenberg eG wurde 1954 in Berlin gegründet. Sie hat 10.986 Mitglieder und einen Bestand von 112 Wohnbauten in den Wohngebieten Fennpfuhl und Friedrichsfelde-Süd in Berlin-Lichtenberg. In den Gebäuden befinden sich mehr als 10.000 Wohnungen (Stand 31.12.2020).


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Die schnelle Digitalisierung und Datenextraktion. daten tropper 1024x684 sw uai

TROPPER verbannt Papierakten aus den Personalabteilungen der Malteser in Deutschland

Case Studies

TROPPER verbannt Papierakten aus den Personalabteilungen der Malteser in Deutschland

Die Malteser in Deutschland engagieren sich als Hilfsorganisation und karitativer Dienstleister für Menschen in Notlagen – unabhängig von deren Religion, Herkunft oder politischer Überzeugung. Zugleich sind sie einer der großen Arbeitgeber im Gesundheit- und Sozialwesen. Um die Personalprozesse zu optimieren, haben die Malteser mit tatkräftiger Unterstützung der TROPPER DATA SERVICE AG ihre Personalakten digitalisiert.

Bewerbungsunterlagen, Verträge, Formulare, Datenschutzerklärungen sowie Bescheinigungen – Personalabteilungen arbeiten mit zahlreichen mitarbeiterbezogenen Dokumenten. Sind diese papierbasiert abgelegt, nehmen sie nicht nur viel Platz in Anspruch, sondern verhindern vor allem agile Prozesse. Zudem verschwenden qualifizierte Mitarbeiter viel Zeit mit unqualifizierten Tätigkeiten wie Ablage, Suchen in Aktenordnern usw.

Die Malteser haben dieser unbefriedigenden Situation mithilfe von digitalisierten Personalakten ein Ende gesetzt. Die Organisation beschäftigt über 30.000 Mitarbeiter, deren Akten an acht verschiedenen Standorten deutschlandweit von Flensburg bis Freiburg analog aufbewahrt waren. Nina Stephan, die zum Team HR-Prozessmanagement bei den Maltesern gehört und für diesen Teil des Projektes die Planung, Koordination und Durchführung seitens Malteser verantwortete, sagt: „Unser Ziel ist, das Papier aus den HR-Abteilungen weitestgehend zu verbannen und Prozesse digital abzubilden. Dazu sollen Personalunterlagen zentral auf einem Server abgelegt werden, auf den unsere Mitarbeiter von ihren Standorten zugreifen können.“ Die Malteser implementierten dafür Persis, eine Software, die alle notwendigen Funktionen für effiziente HR-Prozesse beinhaltet. Die Digitalisierung der Akten übernahm die TROPPER DATA SERVICE AG.

Seitdem profitieren die Malteser von mehr Platz in ihren Personalabteilungen. Viel entscheidender sei aber, dass sich deren Arbeit nun wesentlich effizienter gestaltet, wie Nina Stephan erläutert: „Die Dokumente sind in der bekannten Aktenstruktur in Persis abgelegt, auf die unsere Mitarbeiter über entsprechende Suchmechanismen schnell zugreifen können.“ Darüber hinaus habe man begonnen, Prozesse agiler zu gestalten. Derzeit wird der Einstellungsworkflow vollständig digital abgebildet. Weitere Vorgänge, wie der Austritt oder ein organisatorischer Wechsel von Mitarbeitern, sollen folgen.

„Wir sind dank TROPPER dem Ziel ‚papierloses Arbeiten‘ einen großen Schritt nähergekommen“, fasst Nina Stephan zusammen. „Die Zusammenarbeit mit TROPPER verlief reibungslos. Vor allem reagierte das Unternehmen sehr schnell, wenn es darum ging, dringend benötigte Personalakten, die sich gerade in Leverkusen befanden, uns innerhalb von 24 Stunden zur Verfügung zu stellen.

Über die Malteser in Deutschland:
Die Malteser in Deutschland sind mit über einer Million Mitgliedern und Förderern einer der großen Hilfsorganisationen und Träger von stationären Einrichtungen des Gesundheits- und Sozialwesens unter dem Schirm des katholischen Malteserordens. In Deutschland engagieren sich rund 52.000 Malteser ehrenamtlich für Menschen in Notlagen – unabhängig von deren Religion, Herkunft oder politischer Überzeugung. Mit 36.500 hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind die Malteser zugleich einer der großen Arbeitgeber im Gesundheits- und Sozialwesen. Überwiegend ehrenamtlich geprägt sind der Zivil- und Katastrophenschutz, die Erste-Hilfe-Ausbildung, die Begleitung von alten, kranken oder benachteiligten Menschen sowie die Jugend- und Auslandsarbeit. Zu den sozialunternehmerischen Diensten gehören Rettungsdienst und Krankentransport, Hausnotruf und Menüservice. Die Malteser betreiben Krankenhäuser, Altenhilfeeinrichtungen, Schulen und soziale Einrichtungen für Jugendliche, Suchtkranke und Asylsuchende.


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Neuer Value Added Service: WebSession-Reihe erfolgreich gestartet

Vor wenigen Tagen fand unsere erste WebSession zur elektronischen Personalakte statt, an der mehr als 65 Interessent:innen teilnahmen. Knapp 75 % der Befragten bewerteten unsere Veranstaltung mit gut bzw. sehr gut. Dies bestätigt uns darin, die Reihe fortzusetzen und weitere WebSessions zu Themen wie „digitaler Posteingang“, „elektronische Rechnungen“, „Enterprise Content Management“ oder „Digitalisierung von Immobilienakten“ zu konzipieren.

Im Rahmen der Online-Veranstaltung wurde auf strategische und praktische Aspekte zur Umsetzung der elektronischen Personalakte eingegangen. Konkret stellten drei Referenten ihre Expertise und Erfahrungen zu den folgenden Themen den Teilnehmer:innen zur Verfügung:

Reiner Kappus, Geschäftsführer von DMS Consulting, ging zunächst auf die Vorteile der digitalen Personalakte ein und beantwortete dann mit konkreten Handlungsempfehlungen die Frage, wie Organisationen den Medienwandel realisieren können.

Unser Key Account Manager Christian Gunkel zeigte auf, welche Voraussetzungen für die Einführung elektronischer Personalakten erfüllt sein sollten. Er erläuterte außerdem die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Aktenstrukturen und beschrieb, wie die TROPPER DATA SERVICE AG Organisationen darin unterstützt, papierbasierte Personalakten zu digitalisieren.

Bodo Boer, unser Direktor Vertrieb, gab schließlich einen Einblick, mit welchen Systemen sich digitale Personalakten verwalten lassen. Hierbei stellte er dar, welche Möglichkeiten Enterprise-Content-Management- und Archiv-Systeme bieten.

Mit diesen Vorträgen ist es uns gelungen, zahlreiche Fragen rund um die elektronische Personalakte anschaulich zu beantworten.

Bereits im April werden wir unsere WebSession-Reihe fortsetzen und Sie rechtzeitig über den Termin sowie das Thema informieren. Wir freuen uns wieder über zahlreiche Teilnahmen!


hände und laptop beim digi­talen Poststellen­­management

Kurzfristig umgesetzt: TROPPER ermöglicht Bayer Pensions reibungsloses Arbeiten im Homeoffice

Case Studies

Kurzfristig umgesetzt: TROPPER ermöglicht Bayer Pensions reibungsloses Arbeiten im Homeoffice

Die Digitalisierung des täglichen Posteingangs in Unternehmen hat viele Vorteile. Dazu zählen ein schnellerer Zugriff und damit eine beschleunigte Bearbeitung, die Integration der Dokumente in die Bestandsakten und die Verfügbarkeit für alle Mitarbeiter. In der momentanen Homeoffice-Situation wiegen diese Argumente besonders schwer. Anlass genug für die Pensions-Organisation der Bayer AG, die Posteingangsdigitalisierung mit Unterstützung der TROPPER DATA SERVICE AG erfolgreich umzusetzen.

Bayer Pensions betreut die betriebliche Altersversorgung (bAV) für den Bayer-Konzern, die Bayer-Pensionskasse, die Rheinische Pensionskasse und für ehemalige Gesellschaften des Bayer-Konzerns. Die Betreuung umfasst mehr als 59.000 aktive und 37.000 ausgeschiedene Mitarbeiter sowie ca. 70.000 Rentner. „Während aktive Kollegen die Möglichkeit wahrnehmen, mit uns digital in Kontakt zu treten, ist das bei den bereits im Ruhestand befindlichen oft noch nicht der Fall“, sagt Regine Didden, Teamleiterin Pensions der Bayer Direct Services GmbH. „Von daher erhalten wir täglich zahlreiche Anträge, Formulare und andere Anliegen per Post.“

Das monatliche Volumen umfasst etwa 2.400 Dokumente. Bisher verbrachten etwa sechs Mitarbeiter täglich jeweils eine halbe Stunde ausschließlich damit, die Post zu sortieren und zu verteilen. Deshalb hatte die Pensions-Abteilung bereits seit längerer Zeit über eine Digitalisierung des Posteingangs nachgedacht. Der alles beschleunigende Auslöser war dann die Corona-Pandemie und damit die Notwendigkeit, die Mitarbeiter schnellstmöglich ins Homeoffice zu schicken. „Mit der Posteingangsdigitalisierung stellen wir sicher, dass unser Team auch von zuhause seiner Arbeit nachgehen kann“, so Barbara Hallmann, Head of Pensions Process Consulting bei der Bayer AG.

Die Auswahl eines passenden Scandienstleisters fiel nicht schwer, denn die TROPPER DATA SERVICE AG realisierte bereits seit 2005 zahlreiche Digitalisierungsprojekte innerhalb des Bayer-Konzerns zu dessen größter Zufriedenheit. Im Rahmen eines Workshops wurden die Rahmenbedingungen, Anforderungen und der Projektablauf besprochen, der dann in kürzester Zeit umgesetzt wurde. Der TROPPER-eigene Kurier holt täglich die Post ab und bringt sie in den nur wenige Kilometer entfernten Produktionsstandort. Hier werden die Briefe aufbereitet, klassifiziert, digitalisiert und qualitätsgesichert.

Noch am selben Tag lädt TROPPER DATA SERVICE die digitalisierten Dokumente über eine verschlüsselte Datenverbindung auf dem Server von Bayer hoch. In der Nacht legt dann eine Jobroutine die PDFs abhängig von den Kategorien in den jeweils zuständigen Workplaces ab. Mitarbeiter des Pensions-Teams können dann morgens den Posteingang des jeweiligen Vortages bearbeiten. „Das funktioniert reibungslos“, sagt Regine Didden. „Vor allem hat uns wieder einmal die hohe Qualität der von TROPPER verarbeiteten Dokumente in unserer Dienstleisterauswahl bestätigt.“

Ein weiterer Vorteil: Das Pensions-Team hat bereits 2006 die elektronische bAV-Akte eingeführt, sodass die Bayer-Mitarbeiter auch im Homeoffice auf diese zugreifen und Dokumente aus dem Posteingang dort ablegen können. „Außerdem steht der gesamte Posteingang zentral zur Verfügung“, so Barbara Hallmann.

Die Frage, ob die Pensions-Organisation nach der Corona-Pandemie auf den digitalen Posteingang wieder verzichten will, beantwortet Regine Didden mit einem klaren „Nein“. „Wir werden das Rad nicht zurückdrehen, denn es ist davon auszugehen, dass sich unsere Arbeitsweise nachhaltig ändern wird. Ein Teil unserer Mitarbeiter wird zumindest zeitweise weiter von zuhause agieren, was mit dem digitalen Posteingang auch problemlos möglich ist.“

Aufgrund der zuverlässigen, hochwertigen Arbeit von TROPPER DATA SERVICE plant der HR-Bereich von Bayer, den Service auf weitere Teams auszuweiten. „Die Zusammenarbeit mit TROPPER ist sehr gut und unkompliziert“, fasst Barbara Hallmann zusammen und ergänzt: „Dazu gehört auch der Umgang miteinander und der verbindliche Austausch zwischen uns und den Projektverantwortlichen bei TROPPER.“


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