So gelingt die digitale Transformation

Im Rahmen einer aktuellen Studie des Digitalverbands Bitkom nannten die befragten Unternehmen als Motive für die Digitalisierung unter anderem Kostenersparnis, höhere Effizienz, Entlastung der Mitarbeiter sowie den Erhalt oder die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Um diese Vorteile zu realisieren, genügt es jedoch nicht, Papierdokumente einfach nur zu scannen. Das volle Potenzial der digitalen Transformation erschließen Unternehmen am besten gemeinsam mit einem erfahrenen Dokumentendienstleister. Dieser sollte folgende Kriterien erfüllen:

•  Hochwertige Digitalisate sicherstellen
  Bei der Digitalisierung von Dokumenten geht es vor allem darum, die gewonnenen elektronischen Daten innerhalb geeigneter Folgeprozesse so zur Verfügung zu stellen, dass Unternehmen ihre Beschäftigten von Routinetätigkeiten entlasten und Kundenanfragen zügig bearbeiten können. Dies gelingt, indem Dokumentendienstleister die Digitalisate mit modernen OCR-Technologien im Volltext auslesen und anschließend indexieren sowie klassifizieren. Das Hinterlegen des Dokumentendatums kann beispielsweise bei der Einhaltung von Fristen, insbesondere Aufbewahrungsfristen, unterstützen. In der Regel verfügen Dokumentendienstleister über entsprechende intelligente Lösungen, welche die Digitalisate automatisiert in wertvolle Assets umwandeln. Dennoch ist es empfehlenswert, das Ergebnis der Prozesse einer visuellen Qualitätsprüfung zu unterziehen. Hierbei sollte der Dokumentendienstleister insbesondere die Vollständigkeit, Lesbarkeit und Ausrichtung der Images kontrollieren und sicherstellen.
• DSGVO einhalten
  Der Schutz personenbezogener Daten hat bei Digitalisierungsprojekten eine hohe Priorität. Scandienstleister sollten deshalb nachweisen können, dass sie über alle Prozessschritte hinweg DSGVO-konform arbeiten. Dies umfasst den Transport der Papierdokumente in feuerfesten, verschlossenen und verplombten Datenschutzbehältern durch GPS-überwachte Fahrzeuge mit unternehmenseigenen Fahrern, die Verarbeitung in geschützten Produktionsstätten, die sichere Einlagerung sowie die anschließende Vernichtung unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards und in Übereinstimmung mit dem Bundesdatenschutzgesetz. Der Transport von Papierakten in Umzugskartons beispielsweise ist nicht nur grob fahrlässig hinsichtlich des Datenschutzes, sondern auch mit einem hohen Risiko verbunden, dass die Dokumente unwiederbringlich verloren gehen – etwa bei einem Unfall oder Diebstahl.
• Persönlichen Ansprechpartner benennen
  Erfahrungsgemäß kommt es bei Digitalisierungsprojekten seitens des Kunden immer wieder zu Rückfragen. Daher ist es essenziell, dass er beim Dienstleister über einen festen, namentlich bekannten Ansprechpartner verfügt, der unmittelbar in das Projekt involviert und zu den vereinbarten Servicezeiten direkt erreichbar ist. Eine zentrale Servicenummer, die im schlimmsten Fall nur in ein Callcenter leitet, ist hier wenig zielführend.
• Kurze Reaktionszeiten und hohe Flexibilität
  Bei der Digitalisierung von Bestandsakten benötigen Auftraggeber häufig zeitnah eine der Akten, die sich gerade beim Dienstleister zur Verarbeitung befinden. Hier sind Flexibilität und Schnelligkeit gefragt. Der Dienstleister sollte in der Lage sein, die betroffene Akte im Verarbeitungsprozess on demand vorzuziehen oder sie – falls nötig – zunächst wieder im Original auszuhändigen.

Fazit
Das erfolgreiche Digitalisieren von Dokumenten ist also deutlich mehr als pures Scannen. Deshalb sollten Unternehmen, aber auch öffentliche Verwaltungen bei der Auswahl eines Dokumentendienstleisters einige Kriterien beachten: Die Einhaltung der DSGVO ist dabei essenziell. Zusätzlich werden die Digitalisate in wertvolle Assets verwandelt und kurzfristige Anforderungen flexibel umgesetzt. Ein persönlicher Ansprechpartner sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Wenn diese Faktoren erfüllt und Auftraggeber bereit sind, in professionelle Leistungen zu investieren, steht einem erfolgreichen Projektverlauf sowie nachhaltigen Vorteilen nichts im Wege.

Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung kennen wir die Details, die über den Erfolg von Digitalisierungsprojekten entscheiden, sehr genau und setzen sie in unseren Prozessen konsequent um. Überzeugen Sie sich selbst und skizzieren Sie uns im Rahmen eines unverbindlichen Beratungstermins Ihre Anforderungen!