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Die Bayer Euroservices GmbH hat einen hochautomatisierten Prozess zur Verarbeitung der rund 80.000 monatlich in Deutschland eingehenden Rechnungen des Bayer-Konzerns entwickelt. Damit konnte das zu 100 % der Bayer Business Services gehörende Unternehmen die Dauer vom Eingang bis zur finalen Verbuchung auf in der Regel fünf bis sieben Tage reduzieren. Bestandteil dieses transaktional industrialisierten Rechnungswesens sind die Dienstleistungen der TROPPER DATA SERVICE AG. Das Unternehmen digitalisiert sämtliche in Deutschland eingehenden Rechnungen innerhalb von 24 Stunden.

Die Bayer Business Services ist das internationale Kompetenzzentrum des Bayer-Konzerns für IT-basierte Dienstleistungen. Dazu gehört unter anderem auch die Verarbeitung der rund 80.000 monatlich eingehenden Rechnungen für den gesamten Bayer-Konzern. Der zentrale Rechnungseingang befindet sich in Leverkusen. Ende 2011 erfolgte eine Ausschreibung zur Beauftragung eines Dienstleisters zur Digitalisierung der Eingangsrechnungen. Diese Ausschreibung konnte die TROPPER DATA SERVICE AG für sich entscheiden. Das Unternehmen, ebenfalls mit Sitz in Leverkusen, Luftlinie vom Bayer-Konzern etwa vier Kilometer entfernt, versteht sich als qualitativer und hochwertiger Dienstleister im Bereich des Verwaltungs-, Informations- und Dokumenten-Managements. Die Schwerpunkte liegen auf der prozessorientierten Erfassung und Verarbeitung von Daten und Dokumenten. „Dass TROPPER die Ausschreibung gewann, lag nicht nur an dem besten abgegebenen Preis- Leistungsverhältnis, sondern auch an der örtlichen Nähe zum Bayer-Konzern“, erläutert Bernd Sobieraj, Leitung EL-P2P und EL-CS Bayer Business Services – Finance & Accounting Shared Services. „Zusätzlich hat TROPPER einige Mitarbeiter des vorherigen internen Dienstleisters – der Dynevo GmbH – übernommen. Damit war trotz dieses Umbruchs sichergestellt, dass wir weiter auf die Kompetenz dieser Kollegen setzen und sie für uns nutzen können.“

Seitdem holt TROPPER täglich zwei Chargen mit insgesamt etwa 4.000 Rechnungen ab. Dabei handelt es sich sowohl um Rechnungen externer Lieferanten als auch um solche, die sich die zum Bayer-Konzern gehörenden Unternehmen gegenseitig stellen.

Entsprechend des Service Level Agreements (SLA) digitalisiert TROPPER sämtliche Rechnungen innerhalb von 24 Stunden und stellt diese im PDF-Format zur Verfügung. Um dies zu gewährleisten, sind acht bis zehn Mitarbeiter jeweils mit der Verarbeitung einer Charge beschäftigt. Dazu gehören zunächst die vorbereitenden Tätigkeiten, wie die Rechnungen aus den Kuverts zu entnehmen, Kopien oder Werbungen zu eliminieren und die Rechnungen nach bestimmten Vorgaben zu sortieren. Im SLA ist hinterlegt und beschreiben, wie die Rechnungen in Abhängigkeit davon, ob sie einseitig oder mehrseitig sind bzw. Anlagen beinhalten oder nicht, zu verarbeiten sind und dass eine mehrstufige Sortierreihenfolge einzuhalten ist. Im Anschluss werden die Rechnungen mit Barcodes versehen und mit einem Hochleistungsscanner digitalisiert. Der Prozess endet mit einer Qualitätssicherung und der Validierung der erkannten Daten.

Im Anschluss erkennt ein Dienstleister per OCR-Verfahren den Rechnungskopf sowie die einzelnen Zeilen und erfasst somit den Absender, die Bestell- bzw. Rechnungsnummer sowie Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer und sämtliche Unterpositionen. Mit diesen Informationen können die Rechnungen automatisiert den jeweiligen Bestellungen zugeordnet werden. Die ausgelesenen Daten erhält dann die IT-Abteilung von Bayer Euroservices, die diese dann um die Lieferantenstammdaten, wie beispielsweise Kreditorennummer, und die über die Bestellnummer aus dem SAP vorgeschlagene Kontierung ergänzt. Zur Verbuchung erhalten die Sachbearbeiter die ausgelesenen Rechnungsdaten, die Lieferantenstammdaten sowie einen vom SAP automatisiert erstellten Buchungsvorschlag. Stimmen die Bestelldaten mit denen auf der Rechnung überein, werden kleinere Prüfroutinen durchlaufen, bis die Rechnung schließlich final gebucht wird. „Das ist der Idealfall und trifft auf den überwiegenden Teil der Rechnungen zu“, erläutert Sobieraj. „Schwierig wird es, wenn Rechnungen ohne vorhandene Bestellung, sogenannte ‚Non Purchase Order Invoices‘, auflaufen. Diese Ausnahmefälle können natürlich nicht automatisiert verbucht werden.“ Die sonst angesetzten Cent-Beträge für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung potenzieren sich dann laut Sobieraj bis auf das 50-Fache.

Die Bearbeitung dieser Ausnahmefälle, das Exception Handling, erfolgt durch die Bayer Euroservices in Leverkusen. „Wir sind mit dem Service von TROPPER sehr zufrieden“, sagt Sobieraj abschließend. „Auf die Schulnotenskala übertragen bewerten wir diesen mit einer glatten Eins.“

Informationen zu Bayer Business Services
Bayer Business Services ist das internationale Kompetenzzentrum des Bayer-Konzerns für IT-basierte Dienstleistungen. Das Angebot konzentriert sich auf integrierte Services in den Kernbereichen IT-Infrastruktur und -Anwendungen, Einkauf und Logistik, Personal- und Managementdienste sowie Finanz- und Rechnungswesen. Die Leistungsstufen reichen von der Beratung über die Entwicklung und den Betrieb von Systemlösungen bis hin zum Business Process Outsourcing, der Übernahme vollständiger Geschäftsprozesse. Im Geschäftsjahr 2012 erzielte Bayer Business Services mit weltweit 4.900 Mitarbeitern einen Umsatz von über einer Milliarde Euro. Der Hauptsitz des nach ISO 9001:2000 zertifizierten Unternehmens ist in Leverkusen. Weitere Standorte sind in Barcelona (Spanien), Berlin (Deutschland), Danzig (Polen), Hong Kong (China), Manila (Philippinen), Pittsburgh (USA), São Paulo (Brasilien), Shanghai (China) und Singapur.