TROPPER verbannt Papierakten aus der Personalabteilung von Lotto Baden-Württemberg

Die Staatliche Toto-Lotto GmbH Baden-Württemberg (kurz: Lotto Baden-Württemberg) hat die TROPPER DATA SERVICE AG im Frühjahr 2025 damit beauftragt, die Personalakten ihrer rund 300 Mitarbeitenden zu digitalisieren. Das Projekt ging – nicht zuletzt dank sorgfältiger Vorbereitung – reibungslos und schnell über die Bühne.

Um die Arbeit im Homeoffice während der Corona-Pandemie innerhalb der Personalabteilung zu ermöglichen, hat Lotto Baden-Württemberg Personaldokumente gescannt und auf einem Serverlaufwerk abgelegt. Das Arbeiten von zu Hause aus ist bei dem Unternehmen immer noch eine Option. Deshalb entschied sich das Unternehmen schließlich, sämtliche Personalakten vollständig zu digitalisieren und in das HR-Archivsystem von d.velop abzulegen. „So können wir ortsunabhängig auf alle Personalakten zugreifen. Weitere Argumente für unser Vorhaben waren die Einhaltung von Löschfristen, eine revisionssichere Aufbewahrung, Platzersparnis und eine effizientere Arbeitsweise“, erläutert Natalja Pruntsch aus der Personalabteilung von Lotto Baden-Württemberg.

Eine Umsetzung des Projektes in Eigenregie kam für Lotto Baden-Württemberg aufgrund mangelnder Kapazitäten und fehlenden Know-hows nicht in Frage. „Bei der Suche nach einem passenden Dienstleister erhielten wir von einer Kollegin den Tipp, TROPPER in Betracht zu ziehen. Sie hatte bereits bei ihrem vorherigen Arbeitgeber positive Erfahrungen mit dem Unternehmen bei der Digitalisierung von Personalakten gemacht“, berichtet Marene Schulze, ebenfalls eine Mitarbeiterin der Personalabteilung. „Aufgrund der vorhandenen Referenzen und der auf der Website beschriebenen Herangehensweise haben wir uns dann auch für TROPPER entschieden.“

Fundierte Vorbereitung als Schlüssel zum Erfolg
Zu Beginn der Zusammenarbeit fand ein halbtägiger Workshop statt, in dem die Beteiligten die Rahmenbedingungen für das Projekt festlegten. Dabei wurde gemeinsam definiert, in welche Arten die Dokumente zu klassifizieren sind. „Hierfür erhielten wir von TROPPER im Vorfeld Beispiele und konnten so gemeinsam bestimmen, wie die verschiedenen Dokumenten klassifiziert werden sollten“, so Natalja Pruntsch. „Dabei profitierten wir von den Erfahrungen der Firma TROPPER, und deren Ansprechpartnerin Claudia Felten hat uns auch intensiv beraten.“ Im Ergebnis wurden mehr als 50 Dokumentenarten identifiziert.

Darüber hinaus haben die Projektbeteiligten im Rahmen des Workshops festgelegt, welche Dokumente im Original an Lotto Baden-Württemberg nach der Digitalisierung zurückgeliefert werden (Positivliste) – beispielsweise Arbeitsverträge oder Urkunden – bzw. welche TROPPER nach einer Aufbewahrungszeit von sechs Monaten und Erteilung einer Vernichtungsfreigabe vernichten soll.

Außerdem erläuterte der Scandienstleister detailliert den Verarbeitungsprozess und die getroffenen Datenschutzmaßnahmen. „Dieses Setup war transparent aufgebaut und für uns äußerst hilfreich“, so Natalja Pruntsch. „Wir fühlten uns sehr gut abgeholt und wussten genau, was mit unseren Akten innerhalb des Projektes passieren wird.“

Marene Schulze ergänzt: „Gerade bei der Digitalisierung von Personalakten spielt das Thema Datenschutz natürlich eine ganz große Rolle. Immerhin reden wir hier von sehr sensiblen, personenbezogenen Daten. Die von TROPPER ergriffenen Maßnahmen haben uns absolut überzeugt.“ So transportiert der Scandienstleister die zu digitalisierenden Akten in feuerfesten, verschlossenen und verplombten Datenschutzkoffern sowie mit eigenen Fahrern und GPS-getrackten Fahrzeugen zu seinen Produktionsstätten. Ein Registrierungs-Tool dokumentiert lückenlos, welche Akten abgeholt werden und bei TROPPER eingehen. Die Verarbeitung der Dokumente erfolgt in den Produktionsstätten unter höchsten Sicherheitsstandards und in Übereinstimmung mit dem Bundesdatenschutzgesetz. Hierzu gehören die Zutrittskontrolle der Mitarbeiter mittels Ausweisleser für die einzelnen Bereichen der Produktion, die Videoüberwachung des gesamten Gebäudes sowie eine Alarmanlage, die bei einem Wachdienstunternehmen aufgeschaltet ist.

Im Rahmen des Workshops sichtete TROPPER zudem die Personalakten. Trotz der unterschiedlichen Beschaffenheit und Strukturen der Akten, die teilweise historisch gewachsen sind, waren seitens Lotto Baden-Württemberg keinerlei Vorarbeiten erforderlich. Nach dem Workshop digitalisierte TROPPER zunächst einige Personalakten aus bestimmten Kategorien in einer Nullserie. Um eine große Bandbreite für die Dokumentenklassifizierung zu haben, wurden hierfür bestimmte Akten gewählt, etwa die von langjährigen Mitarbeitern, Führungskräften, Mitarbeitern in Elternzeit und Auszubildene. Dabei wurden kleinere Unstimmigkeiten im Rahmen der Nullserie schnell geklärt, sodass das Projekt zügig starten konnte. Bereits nach drei Wochen stellte TROPPER alle Personalakten von Lotto Baden-Württemberg als PDF/A-Dateien mit integriertem Volltext zur Verfügung, die anschließend von einem Beratungsunternehmen in das Zielsystem – das DMS des Herstellers d.velop – überführt wurden. Die im Original aussortierten Dokumente der Positivliste, beispielsweise Arbeitsverträge, erhielt Lotto Baden-Württemberg auf demselben sicheren Weg zurück, auf dem auch die Akten abgeholt worden waren: in datenschutzkonformen Behältnissen und mit dem TROPPER-eigenen Kurierdienst. Alle übrigen Papierdokumente bewahrt der Scandienstleister sechs Monate lang auf und vernichtet sie dann nach Erteilung einer Vernichtungsfreigabe ebenfalls datenschutzkonform.

Seit Mai 2025 arbeitet Lotto Baden-Württemberg nun vollständig mit digitalen Personalakten und profitiert bereits von spürbaren Verbesserungen, insbesondere einer effizienteren Arbeitsweise. Die im Tagesgeschäft neu hinzukommenden Dokumente liegen in der Regel bereits digital vor oder werden von der Personalabteilung gescannt und in das DMS hochgeladen.

„Die Zusammenarbeit mit TROPPER gestaltete sich zu jeder Zeit unkompliziert“, resümiert Natalja Pruntsch, und Marene Schulze ergänzt: „Fragen wurden stets schnell und kompetent beantwortet und die gesamte Abwicklung funktionierte reibungslos und innerhalb des vereinbarten Zeitplans. Vor allem der initiale Workshop war sehr wertvoll – die darin investierte Zeit hat sich im Projektverlauf mehrfach ausgezahlt.“