Biotest AG beschleunigt Prozesse in der HR-Abteilung

Die Biotest AG mit Sitz in Dreieich ist ein weltweit tätiger Anbieter von Plasmaproteinprodukten und biotherapeutischen Arzneimitteln. Biotest deckt dabei die gesamte Wertschöpfungskette ab – von der präklinischen und klinischen Entwicklung von neuen Produkten, über die Gewinnung des Blutplasmas als zentralem Ausgangsstoff der Plasmaproteinprodukte sowie die Produktion bis zum Marketing und weltweiten Vertrieb. Am Standort Dreieich sind mehr als 1.000 Mitarbeiter beschäftigt. Die Verwaltung ihrer Personalakten in Papierform erschwerte zunehmend die Arbeit in der HR-Abteilung. Deshalb entschied sich das Unternehmen, die elektronische Personalakte einzuführen. Auf dem Weg dorthin erhielt der Arzneimittelhersteller tatkräftige Unterstützung von der TROPPER DATA SERVICE AG.

Bis Ende 2017 behalf sich die HR-Abteilung von Biotest, die Personalunterlagen chronologisch in Hängeregister abzuheften. In diesen befanden sich typische Dokumente, wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Zertifikate, Stammdaten usw. Dabei erschwerte nicht nur die Menge von etwa 130.000 Blatt das Handling und die Suche nach relevanten Unterlagen, sondern auch die Tatsache, dass keine einheitliche Struktur vorhanden war, nach der die Dokumente abgelegt wurden. Hinzu kam, dass die Akten immer mehr Platz in Anspruch nahmen, so dass sich Biotest entschied, seine Personalakten zu digitalisieren, um sie anschließend elektronisch zu verwalten.

„Mit der Einführung der elektronischen Personalakte haben wir uns zum Ziel gesetzt, eine einheitliche Struktur aufzubauen, die die Ablage erleichtert und dokumentengebundene Prozesse optimiert“, sagt Dr. Christina Zecher, Kompetenzcenter Vergütung, Arbeitszeit, Reporting bei der Biotest AG. „Darüber sollen künftig mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf Akten zugreifen können.“

Damit die Personalakten überhaupt elektronisch verwaltet werden können, war zunächst die Einführung einer entsprechenden Software notwendig. „Wir arbeiten viel mit SAP und wollten deshalb eine Lösung einsetzen, die die elektronischen Personalakten in diese Software integriert“, erläutert Lisa Raasch, SAP Beraterin bei Biotest. Auf Basis eines definierten Kriterienkataloges sondierte das Unternehmen die am Markt verfügbaren Lösungen und entschied sich schließlich für xft personnel file. Der Hersteller, die xft GmbH, empfahl dann auch mehrere Dienstleister, die für die Digitalisierung der Bestandsakten infrage kamen. „Von diesen sowie weiteren bereits für uns tätigen Dienstleistern haben wir entsprechende Angebote angefordert“, sagt Dr. Zecher. „Dabei hat sich die Spreu schnell vom Weizen getrennt, denn nur drei der angeschriebenen Unternehmen hatten Erfahrung bei der Digitalisierung bzw. dem Aufbau von Personalakten und konnten entsprechende Referenzen vorweisen.“

Zu den drei Dienstleistern, die in die engere Wahl gekommen sind, gehörte die TROPPER DATA SERVICE AG mit Sitz im nahe gelegenen Leverkusen. Das Unternehmen hat sich seit seiner Gründung im Jahr 1966 auf Dienstleistungen und Produkte für das Verwaltungs-, Informations- und Dokumenten-Management spezialisiert. Zahlreiche Kunden aus unterschiedlichen Branchen setzen auf die Kompetenz von TROPPER, wenn es um Digitalisierung von Bestandsakten oder von Dokumenten aus dem Tagesgeschäft geht. „Das Angebot von TROPPER war sehr ausführlich und transparent aufgebaut“, sagt Lisa Raasch. „Für uns war ersichtlich, für welche Positionen welche Kosten zustande gekommen sind. Was uns außerdem gefallen hat, war die konkrete Darstellung, wie TROPPER Akten verarbeitet, und welche Prozesse damit einhergehen.“

Biotest entschied sich daraufhin, die Produktion des Dienstleisters in Leverkusen zu besichtigen, und wurde dabei in seinem guten Gefühl bestätigt. Frau Dr. Zecher erinnert sich: „Wir waren unter anderem davon beeindruckt, wie die Mitarbeiter die Dokumente sorgfältig klassifizierten. Die Qualitätssicherung erfolgt manuell und auf Basis der vollständigen Akte. Wenn ein Scan nicht zufriedenstellend dargestellt wird, digitalisiert der Mitarbeiter das Dokument noch einmal mit einem an seinem Arbeitsplatz vorhandenen Tischscanner.“ Demzufolge erteilte Biotest TROPPER den Auftrag, die Personalakten zu digitalisieren und in eine einheitliche Struktur zu überführen.

Den Aufbau der Akten erarbeiteten Biotest und TROPPER im Rahmen eines Workshops gemeinsam. Insgesamt wurden dabei anhand von Beispielakten 60 Dokumentenarten definiert. Außerdem legten die Projektbeteiligten eine Negativliste fest, also Dokumente, die nicht digitalisiert werden sollten. Hierzu gehörten E-Mail-Korrespondenzen und veraltete Urlaubsanträge bzw. Krankmeldungen.

Nachdem die Rahmendaten samt Terminplan feststanden, ging es um die Umsetzung. TROPPER holte dazu sämtliche Personalakten in Datenschutzkoffern aus Dreieich ab und transportierte sie nach Leverkusen. Hier machten sich die Mitarbeiter an die Arbeit und bereiteten die Dokumente für die Digitalisierung vor, indem sie beispielsweise Klammern entfernten oder kleinere Belege auf DIN-A4-Blätter aufklebten. Nach dem Scannen wurden die Dokumente im PDF/A-Format gespeichert und einer umfassenden Qualitätssicherung unterzogen. Biotest erhielt die Dateien dann über eine sichere sftp-Verbindung in einem Ordnerverzeichnis. Zusätzlich erstellte TROPPER eine Mapping-Liste, in der sämtliche Dateien mit der Personalnummer, dem Datum und der Bezeichnung aufgeführt waren. „Mit dieser Mapping-Liste konnten wir die Dateien dann einfach in xft hochladen“, sagt Lisa Raasch. Benötigte die HR-Abteilung von Biotest während der Digitalisierung eine Akte, schickte der Projektleiter diese innerhalb von 24 Stunden verschlüsselt per E-Mail.

Heute greifen die Mitarbeiter bei Biotest bequem über die Suchmasken in xft auf benötigte Dokumente zu. „Wir haben die Kollegen von Anfang an aktiv in das Projekt eingebunden, sodass sie sich mit der neuen Arbeitsweise identifizieren konnten“, sagt Dr. Zecher. „Sie freuen sich darüber, dass sie nun wesentlich schneller auf notwendige Informationen bei der Bearbeitung zugreifen können.“ So hat Biotest ermittelt, dass das Ablegen von Dokumenten in die Personalakten heute viermal zügiger und das Finden sogar zehnmal schneller vonstattengeht.

Sowohl Lisa Raasch als auch Dr. Christina Zecher waren mit der Zusammenarbeit mit TROPPER sehr zufrieden. „TROPPER legt großen Wert auf kompetente und persönliche Betreuung. Deshalb haben wir uns in jeder Projektphase sehr wohlgefühlt. Außerdem waren wir positiv überrascht, dass uns ein IT-Dienstleister nach unserer Zusammenarbeit für ein Abschlussgespräch persönlich aufgesucht hat“, so Lisa Raasch. Falls sich die Tochtergesellschaften von Biotest ebenfalls dafür entscheiden sollten, ihre Personalakten zu digitalisieren, würden wir diesen ebenfalls an TROPPER empfehlen.

Über die Biotest AG:
Biotest ist ein Anbieter von Plasmaproteinen und biotherapeutischen Arzneimitteln. Mit einer Wertschöpfungskette, die von der vorklinischen und klinischen Entwicklung bis zur weltweiten Vermarktung reicht, hat sich Biotest vorrangig auf die Anwendungsgebiete klinische Immunologie, Hämatologie und Intensiv- und Notfallmedizin spezialisiert. Biotest entwickelt und vermarktet Immunglobuline, Gerinnungsfaktoren und Albumine, die auf Basis menschlichen Blutplasmas produziert werden und bei Erkrankungen des Immunsystems oder der blutbildenden Systeme zum Einsatz kommen. Darüber hinaus entwickelt Biotest monoklonale Antikörper, unter anderem in den Indikationen Blutkrebs und Systemischer Lupus Erythematodes (SLE), die biotechnologisch hergestellt werden. Biotest beschäftigt weltweit mehr als 1.600 Mitarbeiter.