Digitale Transformation in der Personalabteilung
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29. Januar 2018

Digitale Transformation in der Personalabteilung

Insbesondere die Änderung der gesamtwirtschaftlichen Rahmenbedingungen, wie der demografische Wandel und der Fachkräftemangel, verlangen neue Schwerpunkte in den Unternehmen. Wer die neuen Aufgaben der Personalabteilung, wie Talentmanagement und Führungskräfteentwicklung vernachlässigt, läuft Gefahr, die Basis des Erfolges zu verlieren: nämlich die Mitarbeiter. Folglich haben sich in den vergangenen Jahren die Aufgaben der Personalabteilung verändert. Der Fokus liegt in der Bindung von Mitarbeitern und deren Förderung. Dazu müssen Prozesse optimiert und der Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten gelegt werden, anstatt die Arbeitszeit für das Sortieren von Akten oder die Suche nach Informationen zu verwenden. Der Schlüssel hierzu ist die digitale Personalakte. Unser Direktor Vertrieb, Bodo Boer, erläutert die Hintergründe.

Personalabteilungen arbeiten mit zahlreichen mitarbeiterbezogenen Dokumenten, die nach Gesetzesvorgabe zum Teil deutlich länger als zehn Jahre aufzubewahren sind. Bei einer papierbasierten Ablage müssen qualifizierte Mitarbeiter einen großen Anteil unqualifizierter Tätigkeiten wie Ablage, Suchen in Aktenordnern usw. vornehmen. Damit werden unnötig Ressourcen gebunden, die effektiver in das Personalmanagement einfließen können.

Digitalisierung löst nicht nur Platzprobleme
Wenn ein Unternehmen seine Personalakten digital verwaltet, stehen sämtliche Daten der Mitarbeiter, unabhängig an welchem Standort sie tätig sind, zentral per Mausklick bereit. Dadurch reduzieren sich die Bearbeitungszeiten, denn das Zusammensuchen von Dokumenten sowie deren Ablage entfallen. Der Zugriff auf einzelne Bestandteile der Akte wird durch eine einheitliche Struktur zusätzlich beschleunigt. Über ein entsprechendes Berechtigungssystem sind sie vor unbefugtem Zugriff geschützt. Damit erfüllen Unternehmen Vorgaben des § 9 Bundesdatenschutzgesetz. Dieser besagt unter anderem, dass personenbezogene Daten so aufbewahrt werden müssen, dass lediglich Mitarbeiter der Personalabteilung sowie der Betriebsrat und der betroffene Mitarbeiter selbst auf sie zugreifen können. Außerdem müssen sie gegen Zerstörung oder Verlust geschützt sein. Darüber hinaus können digitale Unterlagen platzsparender aufbewahrt werden als das papierbasierte Pendant.

Der immer größere Platzbedarf für die Personalakten war für die PFLITSCH GmbH & Co. KG mit Sitz in Hückeswagen ein Argument, die Akten zu digitalisieren. Um Raum zu sparen, behalf sich das Familienunternehmen mit 280 Mitarbeitern damit, die Personalunterlagen in Handmappen statt in Ordnern abzulegen. Doch das reichte nicht aus, um die kontinuierlich steigende Papiermenge aufzubewahren. „Durchschnittlich gehörten zu jeder Akte etwa 100 Dokumente“, sagt Jan Valenthon, Personalleiter bei PFLITSCH. „Allerdings haben wir bei einigen Mitarbeitern schon eine zweite Mappe anlegen müssen, weil die erste bereits komplett befüllt war.“ Darüber hinaus war das aufwändige Papierhandling ein weiterer Grund, digitale Personalakten einzuführen. „Wir mussten jedes Mal zum Schrank gehen, die relevante Akte suchen und nach getaner Arbeit dort wieder reinhängen. Wenn die gewünschte Akte nicht vorhanden war, fragten wir bei den Kollegen nach, wer diese gerade auf dem Schreibtisch hat. Außerdem habe ich mich unwohl gefühlt, wenn ich sensible Personalunterlagen mit ins Home-Office genommen habe“, so Valenthon.

PFLITSCH entschied sich 2016, die digitale Personalakte einzuführen. Da das Volumen der Bestandsakten sehr umfassend war, lagerte das Unternehmen die Digitalisierung an uns aus. Heute greift die HR-Abteilung bei PFLITSCH direkt von der HR-Software auf die Akten des gesamten Personalstamms zu. „Es ist sehr vorteilhaft, direkt vom Arbeitsplatz die Personalakten aufzurufen“, sagt Valenthon. „Wir können nun beispielsweise telefonische Anfragen direkt beantworten und müssen nicht mehr auf einen Rückruf vertrösten, um erst einmal die Akte aus dem Schrank zu holen.“

Standortübergreifender, zeitunabhängiger Zugriff funktioniert nur elektronisch
Auch die Steelcase AG entschied sich für die Einführung der digitalen Personalakte und lagerte die Verarbeitung der Bestandsakten an uns aus. Anlass war der Umzug der Personalabteilung von Rosenheim nach München in das Learning + Innovation Center (LINC). Außerdem haben sich bei dem Büroeinrichtungsanbieter die Rahmenbedingungen dahingehend geändert, dass Mitarbeiter ausländischer Niederlassungen auf die Dokumente der Personalabteilung zugreifen mussten. „Das funktioniert allein aufgrund unterschiedlicher Arbeitszeiten und Zeitzonen nicht, wenn diese papierbasiert vorliegen“, erläutert Daniel Martin, Payroll & Benefit-Specialist bei Steelcase. „Hinzu kamen die Unmengen an Papier, mit denen es mühselig war zu arbeiten.“ Bei der Auswahl eines adäquaten Dienstleisters, der die Dokumente digitalisieren sollte, waren für Daniel Martin unter anderem detaillierte Prozessbeschreibungen und die Sicherheit beim Dokumententransport wichtig. Letztere konnten wir durch feuerfeste Datenschutzkoffer für die Überführung der Papierakten zum Verarbeitungszentrum, eigene GPS-getrackte LKW und exklusive Fahrten, mit denen wir ausschließlich die Dokumente von der Steelcase AG abgeholt haben, garantieren.

Dank der digital vorliegenden Personalakten ist das HR-Team von Steelcase heute in der Lage, standort- und zeitunabhängig auf die Dokumente zuzugreifen. Außerdem gestalten sich die Prozesse effizienter und transparenter. Ein weiterer Nebeneffekt war der reduzierte Raumbedarf. „Unser neuer Unternehmenssitz befindet sich in zentraler Lage von München mit entsprechend hohen Mietpreisen“, so Daniel Martin. „Wir konnten durch den Wegfall der Papierakten enorm viel Archivplatz einsparen, aus dem wir Raum für Arbeitsplätze schaffen konnten. Das alleine hat das Projekt bereits rentabel gemacht.“

Digitalisierung auszulagern bietet Vorteile
Wie beschrieben, haben sich sowohl PFLITSCH als auch Steelcase dazu entschieden, einen Dienstleister mit der Verarbeitung ihrer Bestandakten zu beauftragen. Dies ist in den meisten Fällen auch sinnvoller, statt die Arbeit in Eigenregie vorzunehmen. Hierzu fehlt es in der Regel an technischem Equipment und Personal, da nur ein sehr kleiner Kreis an Mitarbeitern die sensiblen und vertraulichen Dokumente einsehen darf. Ein Dienstleister kann ca. 500 bis 1.000 Personalakten innerhalb einer Woche komplett verarbeiten, ein Volumen, das nur mit einer ausgefeilten Logistik und entsprechenden Hochleistungsscannern realisierbar ist. Dabei sollte der Scandienstleister folgende Anforderungen erfüllen:

  • Wie viele Referenzen hat der Dienstleister im Bereich der Personalaktendigitalisierung?
  • Liegt ein schlüssiges Digitalisierungskonzept vor?
  • Liegt ein schlüssiges Datenschutzkonzept vor? Dies sollte immer vorher ausgehändigt werden und eine Prüfung der Produktionsstätte durchgeführt werden.
  • Werden die digitalisierten Daten verschlüsselt und sicher übertragen?
  • Welche Zertifikate hat der Dienstleister?
  • Wie sicher ist der Transport der Akten organisiert?
  • Sind die Mitarbeiter dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verpflichtet?

Ein weitaus größerer Vorteil, die Digitalisierung von Bestandsakten an einen Dienstleister zu delegieren, besteht darin, dass Personalverantwortliche von deren Know-how profitieren. Dies ist insbesondere bei der Klassifizierung der Dokumentenarten bzw. bei der Struktur der künftigen Personalakte sinnvoll. Grob lassen sich drei Szenarien unterscheiden. Entweder werden die Dokumente in der chronologischen Reihenfolge der bisherigen Ablage gescannt und in einer Datei abgelegt (eine Akte = ein Dokument) oder es wird bei der Digitalisierung die derzeit in der physischen Akte vorhandene Registerstruktur beibehalten. In einem dritten Szenario erfolgt die Digitalisierung jeder Akte mit der gleichzeitigen Klassifizierung nach Dokumentenart. Hierbei wird die in der physischen Akte vorhandene Registerstruktur aufgelöst und jedes Dokument klassifiziert (z. B. Bewerbung, Arbeitsvertrag, Krankenversicherung etc.). Jedes Dokument wird zusätzlich nach Personalnummer, Name und Vorname sowie Geburtsdatum indiziert. Erfahrungsgemäß amortisiert sich diese initial etwas aufwändigere Lösung schnell, da die elektronische Personalakte einheitlich abgebildet ist und die Mitarbeiter wesentlich effizienter damit arbeiten können.

Fazit:
Personalabteilungen, die das Optimierungspotenzial ihrer HR-Prozesse mit dem Multitalent „elektronische Personalakte“ voll ausschöpfen, schaffen Nutzen, Mehrwert und Zeitersparnis im Unternehmen:

  • Mobiler und standortunabhängiger Zugriff auf die Akten
  • Schnell verfügbare Informationen
  • Sicherheit und Zeitgewinn

All dies erleichtert Personalmitarbeitern und Führungskräften im Unternehmen nachhaltig die Arbeit. Damit sind die Unternehmen dauerhaft wettbewerbsfähig, schaffen eine administrative Effizienz geschaffen und sind somit langfristig Herausforderungen wie dem demografischen Wandel und dem Fachkräftemangel gewachsen.

Dieser Artikel ist in der wissensmanagement – dem Magazin für Führungskräfte – Ausgabe 01/2018 erschienen. Wir bedanken uns beim Herausgeber, Büro für Medien Oliver Lehnert e.K., für die freundliche Genehmigung, den Artikel auf unserer Webseite zu veröffentlichen.