Eurowings fliegt papierlos

Die Eurowings Aviation GmbH (kurz EWA) verarbeitet für die gesamte EW Group ihre Eingangsrechnungen elektronisch und profitiert so von schnelleren, effizienteren und nachvollziehbaren Prozessen. Voraussetzung dafür ist die Digitalisierung der dazugehörigen Dokumente. Diese Aufgabe hat das Unternehmen an die TROPPER DATA SERVICE AG ausgelagert. Seit Mitte 2015 sorgt der Dokumentendienstleister dafür, dass die EWA täglich innerhalb weniger Stunden die Rechnungsdokumente in ihrem System direkt zur weiteren Rechnungsprüfung vorfindet.

Dortmund, Düsseldorf und Köln: In diesen drei Städten ist die EW Group vertreten und erhält postalisch und elektronisch etwa 7.000 Rechnungen jeden Monat, Tendenz steigend. 2017 werden es voraussichtlich erstmals insgesamt mehr als 90.000 sein. Hinzu kommen Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Voucher, Kreditkartenabrechnungen usw. Diese müssen digital zum Provider der EW Group LGBS Krakau übermittelt werden, denn hier findet die weitere Verarbeitung statt. Dazu hatte das Unternehmen vor Auslagerung an TROPPER DATA SERVICE einen Mitarbeiter beschäftigt, der täglich die eingehenden Dokumente aufbereitet und gescannt hat.

Aufgrund der Erweiterung und Verlagerung von Verkehrsverbindungen der Lufthansa an die EW Group und den daraus resultierenden Gründungen neuer Gesellschaften, die jeweils über einen eigenen Buchungskreis und Rechnungseingangskanal verfügen, war die Auslagerung an einen Scanprovider alternativlos. Hinzu kam das steigende Volumen der zu verarbeitenden Rechnungen, so dass sich die EWA im Juli 2015 dazu entschieden hat, die Digitalisierung der Dokumente an einen externen Dienstleister zu übergeben. Gesucht wurde ein Dokumentendienstleister, der im Städtedreieck Köln, Düsseldorf und Dortmund angesiedelt ist. „Mit der regionalen Verbundenheit wollten wir sicherstellen, dass eventuell auftretende Probleme schnell auf dem kleinen Dienstweg lösbar sind“, erläutert Thomas Kettendörfer, Senior Manager Providermanagement bei EWA. „Bei der Recherche sind wir auf TROPPER DATA SERVICE mit Sitz in Leverkusen gestoßen und haben uns aufgrund der namhaften Referenzen für eine Zusammenarbeit entschieden. Ein Entschluss, den wir bis heute nicht bereuen.“

Seitdem holt ein Kurierfahrer täglich die eingehende Post von den drei Standorten ab und transportiert sie zur Produktionsstätte nach Leverkusen. „Alles, was die Post uns liefert, wird 1:1 an TROPPER DATA SERVICE weitergeleitet“, sagt Kettendörfer. Hier werden die Dokumente innerhalb weniger Stunden verarbeitet. Der Scandienstleister hat die Aufgabe, die Dokumente aufzubereiten, zu scannen, ins PDF-Format zu wandeln und sie einer Qualitätssicherung zu unterziehen. Dazu erhält das Unternehmen auch die Rechnungen, die die EW Group über verschiedene Mail-Adressen pro Buchungskreis erhält. TROPPER DATA SERVICE stellt sicher, dass jede Rechnung exakt täglich in den unterschiedlichen Buchungskreisen der EW Group vorhanden ist, selbst, wenn ein Lieferant sie sowohl postalisch als auch elektronisch verschickt.

Die digitalisierten Images werden von TROPPER DATA SERVICE über eine verschlüsselte Verbindung nach LGBS Krakau zur Validierung weitergleitet, wo schließlich auch der Import in das SAP-System erfolgt. Die Papierdokumente lagert TROPPER DATA SERVICE ein halbes Jahr ein und vernichtet sie nach Rücksprache mit EWA gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz.

„Wir sind mit der Arbeit, die TROPPER DATA SERVICE für uns leistet, sehr zufrieden“, fasst der Senior Manager zusammen. „Das Unternehmen hat uns mit seinem Know-how hervorragend bei der Umsetzung unterstützt und stellt einen täglichen reibungslosen Ablauf sicher.“ Darüber hinaus lobt er den engen Austausch und die Flexibilität von TROPPER DATA SERVICE bei Prozessänderungen, die schnell umgesetzt werden müssen. Aufkommende Fragen wurden umgehend beantwortet. Seine Kollegen freuen sich darüber, dass sie in der Funktion zur Steuerung und Monitoring der Provider qualifizierteren Tätigkeiten nachgehen können und nicht zusätzlich für die Aufbereitung und das Scanning von Dokumenten verantwortlich sind. „Die Auslagerung dieser Prozesse zur weiteren Digitalisierung ist für uns eine große Arbeitsentlastung, ohne die wir in dieser Form und Geschwindigkeit die weiteren Wachstumsphasen nicht hätten realisieren können“, so Kettendörfer.