Nordzucker AG profitiert von digitalen Personalakten gleich mehrfach

Nordzucker zählt zu den weltweit führenden Zuckerherstellern. Der Konzern hat seinen Hauptsitz in Braunschweig und unterhält allein in Deutschland sechs Standorte. Bis Sommer 2023 wurden an jedem der sechs Standorte die Personalakten der dort beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Papierform aufbewahrt. Somit konnte weder zentral noch standortübergreifend direkt darauf zugegriffen werden.

Insgesamt waren über die deutschen Standorte von Nordzucker Personalakten von rund 3.500 aktiven und ehemaligen Mitarbeitern verteilt. „Wir mussten teilweise längere Zeit warten, bis uns ein Kollege die benötigten Akten von einem Besuch des Standorts mitbrachte“, erinnert sich Andrea Sturm-Wolf, HR Business Consultant bei Nordzucker. „Der Versand per Post war aus Datenschutzgründen keine Option.“

Um die Prozesse effizienter zu gestalten, entschied sich Nordzucker, die Personalakten zu digitalisieren. Bei der Suche nach einem geeigneten Scandienstleister fiel die Wahl auf die TROPPER DATA SERVICE AG. „Überzeugt haben uns vor allem die kompetente Beratung, die transparente Darstellung des gesamten Ablaufs sowie die umfangreichen Datenschutzstandards und -maßnahmen“, erläutert Andrea Sturm-Wolf. „Hinzu kam die lückenlose Protokollierung des Aktentransports.“

Zu Projektbeginn führten Nordzucker und TROPPER einen gemeinsamen Workshop durch, bei dem die Rahmenbedingungen definiert wurden. Dazu gehörten unter anderem die Scanparameter und die Dokumentenkategorien für die Klassifizierung. TROPPER digitalisierte zunächst einige Personalakten im Rahmen einer Nullserie und erhielt anschließend die Freigabe für die Verarbeitung aller Unterlagen. Diese holte der Dienstleister aus den sechs deutschen Standorten von Nordzucker ab. In der Produktionsstätte Neuenhagen bei Berlin wurden die Akten datenschutzgerecht aufbereitet und digitalisiert. „TROPPER hatte bereits umfangreiche Erfahrung mit unserer HR-Software PeopleDoc“, so Andrea Sturm-Wolf. „Der Vorteil: Durch eine Schnittstelle konnte TROPPER die Digitalisate direkt hochladen.“

Das Projekt wurde nach sechs Monaten termingerecht abgeschlossen. Anschließend bewahrte TROPPER die Papierakten noch ein Jahr auf. „Bei Unsicherheiten konnten unsere HR-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei TROPPER die Originalakte anfordern“, berichtet Andrea Sturm-Wolf. „Erfreulicherweise hat sich beim Abgleich stets herausgestellt, dass die Digitalisate vollständig waren. Daher konnten wir nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist guten Gewissens die schriftliche Freigabe zur Vernichtung der Papierakten erteilen.“

Heute profitieren die HR-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Nordzucker vor allem vom direkten Zugriff auf Personalunterlagen in PeopleDoc. Das Heraussuchen und Wiedereinsortieren von Personaldokumenten gehört der Vergangenheit an. Zusätzlich kann die zentrale HR-Abteilung die Unterlagen standortübergreifend bei Bedarf gemäß des Berechtigungskonzepts einsehen. Auch das bis dato manuelle Überwachen von Aufbewahrungs- und Löschfristen ist nun durch die erfolgte Klassifizierung und Erfassung des Dokumentendatums automatisiert. Insgesamt hat die Digitalisierung der Akten die Bearbeitung von Personalangelegenheiten deutlich beschleunigt. Angenehmer Nebeneffekt: Aus den Büros sind die Aktenschränke verschwunden. Damit konnte viel Platz gewonnen werden.

„Die Zusammenarbeit mit TROPPER war ausgezeichnet“, fasst Andrea Sturm-Wolf zusammen. „Die dortigen Projektverantwortlichen haben unsere Fragen schnell und kompetent beantwortet. Benötigte Akten, die sich gerade bei TROPPER befanden, wurden priorisiert und uns zeitnah digital zur Verfügung gestellt. Außerdem konnten wir Abstimmungsaufwände durch das Clearing-Tool von TROPPER schnell auf ein Minimum reduzieren.“