Mythen und Fakten rund um die E-Rechnungspflicht

Obwohl die E-Rechnungspflicht bereits seit dem 1. Januar 2025 gültig ist, kursieren immer noch unterschiedliche Aussagen darüber, wie Unternehmen die entsprechende Verordnung erfüllen können. Diese sind teilweise falsch und sorgen für Verunsicherung. In diesem Artikel nehmen wir zu den häufigsten Aussagen Stellung.

Mythos # 1: „Seit Januar 2025 sind alle deutschen Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und zu verarbeiten.“

Diese Aussage ist gleich aus mehreren Gründen falsch, wie das Bundesfinanzministerium in seinem Entwurfsschreiben vom 14. Juni 2024 zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG aufführt:

• Der Gesetzgeber hat eine mehrstufige Übergangsregelung für Lieferanten definiert. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen in Deutschland mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € E-Rechnungen ausstellen.
• Ab dem 1. Januar 2028 sind alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen ausstellen.
• Rechnungen für Fahrausweise und Kleinbeträge bis 250 Euro sowie Rechnungen an Privatpersonen (B2C) oder die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.

Unabhängig von diesen Ausnahmen müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dabei unterstützen wir Sie umfassend. Wir übernehmen den gesamten Prozess – vom Empfang der Rechnung bzw. der Anbindung an die verschiedensten Portale (wie Peppol oder Lieferantenportale) über die Validierung der buchungsrelevanten Daten sowie den Abgleich mit Bestellungen und Stammdaten bis hin zur Konvertierung der Rechnungsdaten in das Zielformat Ihres Folgesystems.

Mythos # 2: „Bei ZUGFeRD-Rechnungen stimmt der XML-Datensatz immer mit den Angaben in der PDF-Datei überein.“

Die Praxis zeigt, dass dies oftmals nicht der Fall ist. Bei Abweichungen ist laut dem BMF der XML-Datensatz maßgeblich. Wenn ein Sachbearbeiter die für ihn lesbare PDF-Datei freigibt, obwohl der XML-Datensatz andere Angaben enthält, kann dies zu falschen Buchungen und Zahlungen führen.
Das können Sie mit unserer Hilfe vermeiden, denn wir prüfen bei ZUGFeRD-Rechnungen, ob die eingebetteten XML-Daten mit denen der PDF-Datei übereinstimmen. Gibt es Abweichungen, informieren wir Sie sofort.

Mythos # 3: „E-Rechnungen können zur Bezahlung einfach an die Buchhaltung weitergeleitet werden.“

Grundsätzlich können E-Rechnungen in den strukturierten, maschinenlesbaren Formaten XRechnung und ZUGFeRD schneller verarbeitet werden, da buchungsrelevante Daten nicht manuell erfasst werden müssen. Allerdings ist dies nur die halbe Wahrheit. So sind beispielsweise interne Daten, wie die Kreditorennummer oder die Kostenstelle, nicht in einer Rechnung aufgeführt. Hinzu kommt, dass weiterhin geprüft werden muss, ob die Rechnungen sowohl formell als auch inhaltlich korrekt ausgestellt sind.

Auch hier können wir Sie mit unseren umfassenden Services unterstützen. Dazu reichern wir die Rechnungen zunächst mit fehlenden Daten an und prüfen, ob sie formell die Kriterien von § 14 des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. In einem weiteren Schritt validieren wir dann buchungsrelevante Informationen wie Kreditorenname, Rechnungs- und Leistungsdatum, Betrag und Kontoverbindung, Positionsdaten, Steuersätze, Währung, Zahlungsziel und vieles mehr.

Mythos # 4: „Rechnungen als PDF sind E-Rechnungen.“

Das ist nicht der Fall, auch wenn die PDF-Dateien im Volltext auslesbar sind. Hierbei handelt es sich vielmehr um sogenannte „sonstige Rechnungen“, wozu auch Papierrechnungen gehören.

Mythos # 5: „E-Rechnungen können papierbasiert aufbewahrt werden.“

Nein, denn die GoBD schreiben explizit vor, dass elektronisch ausgestellte und empfangene Rechnungen digital archiviert werden müssen. Daher können Unternehmen diese Belege nicht einfach ausdrucken und in Aktenordnern abheften. Vielmehr sollten sie zur besseren Übersicht, sofern noch nicht vorhanden, ab einem gewissen Volumen die Einführung eines Enterprise-Content-Management(ECM)-Systems in Erwägung ziehen.

Fazit:

Die Zeit drängt: Am 31. Dezember 2028 endet die erste Übergangsfrist der E-Rechnungspflicht.  Der Anteil an XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen, die Unternehmen von ihren Lieferanten erhalten, wird daher deutlich steigen.

Stellen Sie mit uns die Weichen für eine effiziente Verarbeitung von E-Rechnungen. In einem kostenlosen Erstberatungsgespräch erarbeiten wir mit Ihnen Ihre Anforderungen, Prozesse und zukünftige Projekte. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.