Zu jedem Jahresbeginn können Buchhaltungsabteilungen Dokumente, deren Aufbewahrungsfristen erreicht wurden, vernichten. In diesem Blogbeitrag fassen wir zusammen, welche Unterlagen das konkret sind und welche Vorteile es hat, wenn diese digital vorliegen und mit Metadaten versehen sind.

Kaufmännische Unterlagen mit Aufbewahrungsfristen

Der Gesetzgeber schreibt für Unternehmen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen vor. So besagt § 147 der Abgabenordnung (AO), dass

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege sowie
  • Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Europäischen Union

zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Unternehmen sollten dabei beachten, dass „die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahrs [beginnt], in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind“. Konkret bedeutet dies, dass nunmehr beispielsweise Rechnungen vernichtet werden können, die bis zum 31. Dezember 2012 erstellt bzw. eingegangen sind.

Für folgende Unterlagen gilt lediglich eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren:

  • Schriftwechsel und Geschäftsbriefe
  • Versicherungspolicen (nach Ablauf)
  • Finanzberichte
  • Betriebsprüfungsberichte
  • Jahresabschlusserklärungen
  • Angebote mit Auftragsfolge
  • Bankbürgschaften und Darlehensunterlagen
  • Exportunterlagen
  • Lohnkonten
  • Mahnbescheide
  • Geschenknachweise
  • Kalkulationsunterlagen

Digitale versus analoge Archivierung

Ob Unternehmen diese steuerlich relevanten Unterlagen analog oder digital aufbewahren, ist dem Finanzamt grundsätzlich egal. Allerdings gibt es Dokumente, die aufgrund rechtlicher oder interner Vorschriften dennoch im Original aufbewahrt werden müssen, etwa Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse (§ 257 Abs. 3 Satz 1 HGB, § 147 Abs. 2 Satz 1 AO).

Bei allen anderen buchhaltungsrelevanten Dokumenten ist eine digitale Ablage aus mehreren Gründen vorzuziehen. Im Tagesgeschäft sind dies vor allem ein schnellerer Zugriff, eine höhere Auskunftsbereitschaft, einfachere Mechanismen zur Datensicherung sowie eine größere Sicherheit vor Ausfällen. Darüber hinaus ist aber auch die platzsparendere Aufbewahrung digitaler Dokumente gegenüber papierbasierten ein nicht zu unterschätzendes Argument, wie folgendes Rechenbeispiel zeigt:

Fallen in der Buchhaltung monatlich 1.000 Dokumente an, so sind dies pro Jahr 12.000. Rechnungen umfassen erfahrungsgemäß rund 1,5 Blatt pro Dokument, sodass jährlich 18.000 Papierbögen zusammenkommen, die in 45 Aktenordnern (à 400 Blatt) aufbewahrt werden können. Bei einer zehnjährigen Aufbewahrungsdauer ergeben sich daraus ca. 40 laufende Meter Platzbedarf!

Digitalisierung – deutlich mehr als nur Scannen

Damit Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus den Digitalisaten ziehen können, sollten sie bei deren Verarbeitung ihr besonderes Augenmerk auf jene Punkte richten, die wir in dem Beitrag „Erfolgreiches Digitalisieren von Dokumenten – deutlich mehr als bloßes Scannen“ zusammengefasst haben. Im Zusammenhang mit dem gezielten Löschen von Dokumenten nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist sind hierbei vor allem ihre Klassifizierung sowie das Hinterlegen des Erstelldatums zu nennen. Mit der Klassifizierung nach Dokumentenart lassen sich in einem ECM-System beispielsweise alle Rechnungen anzeigen. Sind diese mit dem Erstelldatum versehen, das dem Scandatum entspricht, können Anwender jene selektieren, deren Aufbewahrungsfrist verstrichen ist, und dann entscheiden, ob sie tatsächlich gelöscht werden sollen. Dieser Prozess nimmt nur wenig Zeit in Anspruch, sollte aber vollständig dokumentiert werden. Damit ist jederzeit nachweisbar, welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt gelöscht wurden und wer dazu die Freigabe erteilt hat.

Was passiert mit den Papierunterlagen nach dem Digitalisieren?

Das Löschen der Digitalisate ist das eine, die Vernichtung der ursprünglichen Papierdokumente das andere. Unternehmen, welche die Digitalisierung ihrer Unterlagen an einen Dienstleister ausgelagert haben, können diesen auch damit beauftragen, die Papierdokumente nach dem Scannen und dem Ablauf einer zu definierenden Aufbewahrungsfrist zu vernichten. Dazu sollten sie sich vom Anbieter nachweisen lassen, dass dies datenschutzkonform erfolgt und er damit höhere Sicherheitsstufen als der eigene Reißwolf einhält.

Wenn Sie Ihre kaufmännischen Unterlagen nicht nur digitalisiert, sondern auch mit wertvollen Informationen angereichert erhalten wollen, dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.