Arbeitsverträge, Versicherungspolicen, Sozialversicherungsbescheinigungen, Gehaltsnachweise … In Personalakten sind zahlreiche Unterlagen hinterlegt, die es zu schützen gilt. Doch wie kann hier die digitale Personalakte helfen? Die Antwort darauf liefert dieser Blogbeitrag.

Was ist der Unterschied zwischen Datenschutz und Datensicherheit?

Oftmals werden die Begriffe „Datenschutz“ und „Datensicherheit“ synonym verwendet, was allerdings nicht korrekt ist. Beim Datenschutz geht es insbesondere um die Frage, ob Unternehmen personenbezogene Daten überhaupt ablegen und verarbeiten dürfen – und falls ja, wie.

In Bezug auf die Personalakte hat das Portal datenschutz.org folgende Datenschutzgrundsätze definiert:

  • Für die Ablage personenbezogener Daten in der Personalakte bedarf es entweder der Zustimmung des betroffenen Arbeitnehmers oder aber einer gesetzlichen Grundlage, die dies gestattet oder bestimmt.
  • Es gilt das Gebot der Datensparsamkeit.
  • Die Daten dürfen nur zweckgebunden erhoben, verarbeitet und genutzt werden.

Hingegen hat die Datensicherheit zum Gegenstand, erhobene Daten zu schützen, und zwar unabhängig von einem etwaigen Personenbezug. Sie erfordert insbesondere Maßnahmen, die vor unbefugter Einsichtnahme, Datenverlust, -zerstörung oder -änderungen schützen.

Wie erfolgt eine datensichere Aufbewahrung von Personalakten?

Das Bundesdatenschutzgesetz, kurz BDSG, unterscheidet nicht, ob Personalakten digital oder papierbasiert aufbewahrt werden. Dem Gesetzgeber geht es vielmehr ausschließlich darum, dass die Datensicherheit gewährleistet wird. Hierbei punktet die digitale Personalakte gegenüber der analogen in vielerlei Hinsicht. So lassen sich analoge Akten nur schwer vor Verlust durch Wasser oder Feuer schützen. Zudem müssen sie als Schutz vor unberechtigtem Zugriff in verschlossenen Räumen bzw. Schränken aufbewahrt werden, was beispielsweise im Homeoffice kaum realisierbar ist.

Dagegen können digitale Personalakten auch remote eingesehen werden, sodass Mitarbeiter aus dem HR-Bereich ihren Aufgaben bequem von zuhause aus nachgehen können. Ein inner- bzw. außerbetrieblicher Transport, der ebenfalls mit einem Verlustrisiko verbunden ist, entfällt. Darüber hinaus sind digitale Daten vor Naturgewalten geschützt, wenn regelmäßig Backups angelegt und extern gelagert werden. Mithilfe von Zugriffsrechten können digitale Personaldaten nur berechtigten Personen zugänglich gemacht werden, meist dem betreffenden Mitarbeiter selbst, seinen Vorgesetzten sowie den jeweiligen HR-Verantwortlichen. Nicht zuletzt ist es empfehlenswert, an diese Personen mit einem präzisen Rollenkonzept bestimmte Rechte zu vergeben, also zu definieren, ob sie die Akte nur einsehen oder Dokumente bearbeiten, hinzufügen oder löschen dürfen.

Wie trägt die digitale Personalakte zu einem effizienteren Arbeiten bei?

Neben der leichteren Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben hat die digitale Personalakte weitere Vorteile, wie schnellere HR-Prozesse, geringere Kosten und weniger Platzbedarf. Konkret reduzieren sich die Bearbeitungszeiten, denn das Zusammensuchen von Dokumenten sowie deren Ablage entfällt. Der Zugriff auf einzelne Bestandteile der Akte wird durch deren einheitliche Struktur zusätzlich beschleunigt. So hat die Personalabteilung mehr Kapazitäten, um sich wichtigen Themen wie dem Recruiting, dem Talentmanagement oder der Mitarbeiterentwicklung zu widmen.

Papierakten in digitale Personalakten migrieren – selber machen oder an einen Dienstleister geben?

Unternehmen, die zu dem Entschluss gekommen sind, ihre analogen Personalakten zu digitalisieren, stehen vor der Frage, ob sie dies selbst vornehmen oder einen Dienstleister damit beauftragen wollen. Allerdings scheitert der Plan, die Akten in Eigenregie zu scannen, meist am fehlenden Personal, da nur ein kleiner Kreis an Mitarbeitern die sensiblen und vertraulichen Dokumente einsehen darf und mit den täglichen Arbeiten beschäftigt ist. Hinzu kommt, dass Unternehmen in der Regel nicht über das notwendige technische Equipment und Know-how verfügen. Daher ist das Auslagern des Digitalisierungsprojekts an einen Dienstleister oft die bessere Wahl. Er sorgt nicht nur für eine schnelle Bereitstellung der digitalen Personalakten, sondern bereitet deren Inhalte auch für eine automatisierte Ablage und automatisierte Prozesse auf. Auch die Klassifizierung der Dokumente, die Erfassung des Dokumentendatums und die Bereinigung der Akten können qualifizierte Dienstleister übernehmen.

HR-Abteilungen, die digitale Personalakten richtig einsetzen, bewegen sich rechtlich und organisatorisch auf sicherem Terrain. Zudem lassen sich durch die Automatisierung von Standardprozessen frei werdende Ressourcen für strategische Zwecke nutzen. Eine Checkliste zur Umsetzung digitaler Personalakten haben wir hier für Sie zusammengestellt.