Case Studies
TROPPER digitalisiert die Personalakten des WDR
Der Westdeutsche Rundfunk (WDR) ist, gemessen an der Mitarbeiterzahl, das größte öffentlich-rechtliche Medienunternehmen in Deutschland und eines der größten Europas. Demzufolge hat es zahlreiche Personalakten zu verwalten und zu archivieren. Konkret sind es 10.000, gefüllt mit Bewerbungsunterlagen, Zeugnissen, Bescheinigungen, Versicherungspolicen usw. Bis 2017 bewahrte der WDR seine Personalakten papierbasiert auf. Das war nicht nur platzintensiv, sondern erschwerte vor allem der HR-Abteilung die Arbeit. Deshalb entschloss sich der WDR, seine Personalakten zu digitalisieren, und profitierte von dieser Entscheidung gleich mehrfach.
In insgesamt zehn rotierbaren Paternosterschränken mit mehr als 13 Etagen waren die Personalakten beim WDR in Köln alphabetisch sortiert eingelagert. Diese Aufbewahrung hatte erhebliche administrative Aufwände zur Folge. So mussten Mitarbeiter ihren Schreibtisch verlassen, um an die Unterlagen zu gelangen. Zudem wurde ein Platzhalter hinterlegt, wenn eine Akte entnommen wurde, damit ersichtlich war, bei welchem/r Mitarbeiter*in sich diese befanden. Dies führte in Einzelfällen dazu, dass Akten nicht auffindbar waren und hierdurch ein entsprechender Suchaufwand entstand. Die Rückführung der Akten in die Schränke erfolgte schließlich über zwei Mitarbeiter*innen der Registratur.
Lieber in die digitale Personalakte anstatt in alte Schränke investieren
„Diese Vorgehensweise war natürlich nicht sehr effizient und uns seit Längerem ein Dorn im Auge“, sagt Dietmar Neuland, Fachgruppenleiter Personal und Abrechnung beim WDR. „Hinzu kam, dass die Papierunterlagen im Fall eines Wasserschadens hätten beschädigt werden können.“ Aufgrund des Alters mehrten sich technische Probleme bei den Paternosterschränken und es zeichneten sich umfangreichere Reparaturen ab. Statt das Geld jedoch in die erforderlichen Reparaturen der in die Jahre gekommenen Schränke zu stecken, entschieden die Verantwortlichen beim WDR, das Papierarchiv gegen ein elektronisches Archiv mit fortschrittlicher HR-Software auszutauschen. Damit wollten sie vor allem eine dezentrale Nutzung der Akten vom Schreibtisch aus ermöglichen und das zeitaufwendige Suchen in Papierakten ausschließen. „Außerdem können die Akten dann über entsprechende Maßnahmen verlustsicher aufbewahrt werden“, sagt Georg Rosen, EDV-Koordinator der Abteilung Personal beim WDR. „Ein weiteres Argument für uns war, dass wir über definierbare Rechte den Zugriff auf die Akten genauer steuern können.“
Um einen geeigneten Dienstleister zu finden, der die vorhandenen Akten digitalisierte, startete die öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalt eine Ausschreibung. Gleichzeitig hat der WDR den Personalrat und seine Datenschutzbeauftragte über sein Vorhaben informiert. Beide Institutionen waren in den Entscheidungsprozess direkt eingebunden. Die Wahl fiel auf die TROPPER DATA SERVICE AG mit Sitz in Leverkusen. Dietmar Neuland erläutert: „Das Unternehmen überzeugte uns nicht nur durch sein Preis-Leistungs-Verhältnis, sondern erfüllte sämtliche Anforderungen, z. B. die des Datenschutzes.“
Dokumentenklassifizierung bietet weitere Vorteile
Mit der Digitalisierung sollten gleichzeitig die in den Akten enthaltenen Informationen transparenter aufbereitet und schneller zugänglich sein. So beschloss der WDR, die Personalakten in 15 Register einzuteilen. Innerhalb eines Registers erfolgte dann weiterhin die Klassifizierung nach Dokumentenarten. Ein Beispiel hierfür ist das Register ‚Mitarbeiterprofil‘ mit den Dokumentenarten Qualifizierungen, Beurteilungen und Zeugnisse. Über die Vergabe von Rechten wird dann definiert, wer welche Kategorie einsehen kann.
Das Projekt startete mit einer sogenannten Null-Serie, die dem Test des definierten Verarbeitungsprozesses dient. Nachdem diese erfolgreich verlief, wurden sämtliche Personalakten durch TROPPER verarbeitet. Dafür transportierte der Dienstleister die Akten in Datenschutzkoffern chargenweise mit einer eigenen Logistik von Köln zu seinem Produktionsstandort nach Leverkusen. Hier erfolgten die Digitalisierung und Klassifizierung der Dokumente, die dann farbig im PDF/A-Format abgespeichert wurden. Diese stellt TROPPER anschließend über eine sichere SFTP-Verbindung auf dem Server beim WDR bereit. In einer Clearing-Stelle wurde die Klassifizierung derjenigen Akten abgestimmt, die nicht eindeutig klassifiziert werden konnten. Die Rundfunkanstalt importierte die Dateien in die entsprechenden Register in die XFT-Software, die voll in SAP integriert ist. Wenn der WDR auf eine Akte zugreifen musste, die sich gerade bei TROPPER befand, hat der Dienstleister diese innerhalb der laufenden Digitalisierung vorgezogen. Bei eiligen Anfragen, die nicht bis zur Einspielung warten konnten, brachte ein Kurier von TROPPER die Akte in die Rundfunkanstalt oder ein WDR-Mitarbeiter holte sie in der Produktionsstätte des Dienstleisters ab. „Das war eben der Vorteil der kurzen Wege“, so Georg Rosen.
Etwa 95 % der papierbasierten Personalakten bewahrt TROPPER für den WDR vereinbarungsgemäß zwei Jahre auf und vernichtet sie dann datenschutzkonform. Die restlichen Dokumente forderte der WDR im Original zurück. „Zum einen müssen wir Dokumente, die im Rahmen von arbeitsgerichtlichen Verfahren beweisdienlich sind, sowie Versicherungspolicen rund um die Altersversorgung im Original vorliegen haben, zum anderen handelt es sich um Unterlagen, die für unser historisches Archiv relevant sind, wie beispielsweise Dokumente über unsere Intendanten/innen“, erläutert Dietmar Neuland.
Termin eingehalten
TROPPER konnte pünktlich im Dezember 2018 sämtliche Personalakten dem WDR digitalisiert zur Verfügung stellen. Die Verantwortlichen beim WDR zeigten sich mit dem Projektverlauf zufrieden: „Unsere Erwartungen wurden erfüllt. Die Fehlerquote war sehr gering im Verhältnis zu der großen Dokumentenmenge“, so Georg Rosen und fügt hinzu: „Wenn wir eine Akte angefordert haben, die sich gerade bei TROPPER befand, dann erhielten wir sie in kürzester Zeit. Darüber hinaus hat das Unternehmen auch Dokumente auf qualitativ schlechtem Papier sehr sorgfältig verarbeitet, sodass wir keinen Schwund festgestellt haben.“ Die im Rahmen des Alltagsgeschäfts neu hinzukommenden Dokumente werden vom WDR selbst gescannt, entweder von der Sachbearbeitung oder bei größeren Mengen über die Registratur.
Heute profitiert die Personalabteilung des WDR vor allem davon, dass sämtliche Akten dezentral zur Verfügung stehen. „Insbesondere in der aktuellen Situation, mit Corona-bedingtem Homeoffice, ist das natürlich ein großer Vorteil, da so die Kollegen*innen weiterhin auf die Dokumente zugreifen können“, sagt Dietmar Neuland. Auch ein paralleles Arbeiten ist mit der digitalen Personalakte möglich, was eine zusätzliche Zeitersparnis bedeutet. Das langwierige Suchen in den Paternosterschränken gehört nunmehr der Vergangenheit an.
Über den WDR
Der Westdeutsche Rundfunk (WDR) ist das öffentlich-rechtliche Medienunternehmen in Nordrhein-Westfalen – gemessen an der Mitarbeiterzahl das größte in Deutschland und eines der größten in Europa. Mit Nachrichten, Informationen und Unterhaltung inspiriert und begeistert der WDR jede Woche 85 Prozent der Bevölkerung in Nordrhein-Westfalen. Als Mitglied der ARD und größter Zulieferer für Das Erste trägt der WDR wesentlich zur Meinungs- und Medienvielfalt in Deutschland bei; federführend für die ARD betreut er zudem phoenix und ONE und leistet für ARTE, 3sat, tagesschau24, funk – das Content-Netzwerk von ARD/ZDF – und den ARD/ZDF-Kinderkanal KiKA wertvolle Beiträge.
Starten Sie Ihr Projekt
Entdecken Sie weitere Blogbeiträge von TROPPER DATA SERVICE
Einladung zum Webinar E-Rechnungspflicht
Im Rahmen unserer Webinare gehen wir intensiv auf die E-Rechnungspflicht ein und zeigen konkrete Lösungsszenarien für Ihr Unternehmen auf.
TROPPER digitalisiert innerhalb von sieben Monaten 13.000 Kreditakten der Sparkasse Gießen
Die Sparkasse Gießen profitiert mit der Digitalisierung ihrer Kreditakten von einer zügigeren Bearbeitung von Kreditanträgen.
Jede Rechnung muss aufbewahrt werden
Unternehmen müssen Rechnungen mindestens zehn Jahre vorhalten, unabhängig davon, ob sie papierbasiert oder elektronisch vorliegen.
Vom analogen Papier zum digitalen Zwilling
Unser Direktor Vertrieb, Bodo Boer, erläutert, welche Schritte zu einer digitalen Posteingangsverarbeitung gehören.
So gewinnen Sie Mitarbeiter der Generation Y!
Während die Jahrgänge der Babyboomer nach und nach in Rente gehen, rücken im Arbeitsleben jüngere Generationen nach. Dazu gehören Menschen der Generation Y, die Internet verinnerlicht und eine hohe…