Immobilienunternehmen sind gefordert, ihre vorhandenen Ressourcen effizient zu nutzen, um den Fachkräftemangel zu kompensieren. Dies gelingt ihnen, indem sie ihre papierbasierten Daten und Akten in eine digitale Form überführen. Allerdings kommt die Immobilienwirtschaft bei der Digitalisierung im Vergleich zu anderen Branchen nur schleppend voran, wie ein Beitrag von OPTIMAL SYSTEMS darlegt.

Digitale Immobilienakte: Alle Informationen auf einen Blick

Immobilienakten beinhalten unterschiedliche Dokumente: Verträge, Rechnungen, Grundrisse, Korrespondenzen mit Mietern und Eigentümern usw. Werden diese analog aufbewahrt, geht schnell die Übersicht verloren und die zuständigen Sachbearbeiter in Immobilienunternehmen verbringen einen Großteil ihrer Zeit mit der Suche nach den Informationen. Hinzu kommt, dass die Menge an aufzubewahrenden Dokumenten kontinuierlich wächst. Die Folge ist ein wachsender Platzbedarf, der dazu führen kann, dass zusätzlicher Raum angemietet werden muss.

Mit digitalen Immobilienakten lassen sich diese Nachteile eliminieren. Zusätzlich ermöglichen sie ein standortunabhängiges Arbeiten unter anderem im Homeoffice, das seit der Coronapandemie nicht mehr wegzudenken ist. Darüber hinaus ist jederzeit die erforderliche Transparenz bezüglich aller Immobilien gewährleistet, Duplikate von Akten werden vermieden und datenschutzkonforme Löschkonzepte lassen sich leicht etablieren.

Ein weiterer bedeutender Vorteil der digitalen Immobilienakte ist die Möglichkeit, Dokumente in Projektteams auch mit Externen wie Architekten, Bauherren oder Behördenvertretern etc. zu teilen und zu bearbeiten.

Digitaler Posteingang ermöglicht professionelles Immobilienmanagement

Neben den Bestandsakten spielt bei Immobilienunternehmen in der Kommunikation mit Eigentümern und Mietern der tägliche Posteingang eine wichtige Rolle. Er ist der Ausgangspunkt von Geschäftsprozessen, in die in der Regel mehrere Abteilungen involviert sind. Liegt der Posteingang analog vor, ist nur eine sequenzielle und damit zeitaufwändige Bearbeitung möglich. Hinzu kommt mangelnde Transparenz, denn den Beteiligten ist nicht bekannt, auf welchem Schreibtisch sich die Schriftstücke gerade befinden.
Ganz anders gestaltet sich ein digitaler Geschäftsprozess. Hierzu wird der Posteingang gescannt und dann idealerweise in einem ECM-System wie enaio von OPTIMAL SYSTEMS, in dem auch die Abfolge von Geschäftsprozessen hinterlegt ist, strukturiert bereitgestellt. So werden beispielsweise bei eingehenden Rechnungen die Buchhaltung und die zuständige Fachabteilung zeitgleich über die neu vorhandenen Dokumente informiert und können parallel auf diese zugreifen und sie bearbeiten. Damit verkürzt sich die Zeit vom Eingang einer Rechnung bis zur finalen Bezahlung und Verbuchung rapide – mögliche Skontooptionen können genutzt werden. Zudem wissen alle Beteiligten, in welchem Status sich die Rechnungen befinden, und deren gesamte Bearbeitung wird compliance-konform dokumentiert.

Durch die Digitalisierung von Immobilienakten und des Posteingangs sparen Immobilienverwalter nicht nur Zeit und Nerven. Sie legen damit gleichzeitig das Fundament für eine höhere Effizienz, haben mehr Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten zur Verfügung und können folglich ihre Attraktivität für Fachkräfte steigern.

Als kompetenter Partner unterstützen wir Sie dabei, ein flexibles Immobilienmanagement umzusetzen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme für ein unverbindliches Beratungsgespräch.