Im Rahmen unserer Digitalisierungsprojekte empfehlen wir unseren Kunden, das Dokumentendatum als Index zu erfassen. Denn dies hat zahlreiche Vorteile, wie folgende Beispiele zeigen.

Gezieltes Löschen kaufmännischer Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Wie in unserem Beitrag Buchhaltung von Ballast befreien beschrieben, müssen kaufmännische Unterlagen je nach Typ unterschiedlich lange aufbewahrt werden. So sind es beispielsweise bei Jahresabschlüssen, Lageberichten, Eröffnungsbilanzen sowie empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen laut § 147 der Abgabenordnung zehn Jahre, während für Versicherungspolicen (nach Ablauf), Finanzberichte und Betriebsprüfungsberichte nur eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist gilt.
Wenn diese kaufmännischen Dokumente digitalisiert sowie klassifiziert sind und für jeden Dokumententyp die jeweilige Aufbewahrungsfrist hinterlegt ist, können Unternehmen gezielt nach jenen Dokumenten filtern, deren Aufbewahrungsfrist verstrichen ist, und diese dann löschen.

Personal- und Kreditakten verschlanken

Auch mit Personalunterlagen verbinden sich unterschiedliche Aufbewahrungsfristen bzw. -pflichten. Diese lassen sich – analog zum Vorgehen bei kaufmännischen Unterlagen – leichter einhalten, wenn das das jeweilige Dokumentendatum, z. B. des Arbeitsvertrags hinterlegt ist und die digitalisierten Dokumente nach ihrem Typ klassifiziert sind. Das trifft in ähnlicher Weise auch bei anderen Verträgen wie z. B. bei Kreditverträgen zu.

Wie hilft das Dokumentendatum, um schneller bessere Suchergebnisse zu erhalten?

Welchen Vertrag haben wir mit der Max Mustermann GmbH im Jahr 2019 geschlossen? Mithilfe von ECM-Systemen (z. B. enaio von Optimal Systems) kann mit einer solchen Abfrage der Suchzeitraum eingegrenzt werden. So finden Anwender schneller die für sie relevanten Dokumenten. Dafür müssen sie keine aufwendigen Recherchealgorithmen erstellen, sondern können dies einfach über ein Häkchen in der Suchabfrage bewerkstelligen.

Kündigungsfristen im Blick behalten

Sind Verträge mit einem hinterlegten Vertragsdatum versehen, so kann bei Bedarf gezielt nach jenen gesucht werden, deren Vertragslaufzeit in Kürze abläuft.

Einfacheres Reporting

Dokumente lassen sich, wenn das Dokumentendatum beigefügt ist, bequem danach sortieren, etwa im Rahmen eines Reportings. So können etwa Statistiken darüber erzeugt werden, wie viele Verträge oder Angebote im vergangenen Jahr im Vergleich zu 2021 unterschrieben wurden.

Die Beispiele zeigen, dass das Dokumentendatum in vielen Bereichen eine wichtige Information bildet, die helfen kann, Abläufe zu beschleunigen bzw. alltägliche Fragen schneller zu beantworten. Daher sollte Dokumenten relevante Datumsangaben direkt mitgegeben werden. Erfolgt dies erst später, ist damit ein deutlich höherer Aufwand verbunden.
Wenn Sie ein Digitalisierungsprojekt planen und sich unsicher sind, ob und – wenn ja – welche Vorteile in Ihrem Fall mit dem Hinterlegen des Erstelldatums verbunden sind, dann lassen Sie uns darüber sprechen.