Im Rahmen eines HR-IT-Projektes hat die TROPPER DATA SERVICE AG die Personalakten des Genossenschaftsverband – Verband der Regionen e.V. digitalisiert und konnte dabei auf ganzer Linie überzeugen. Denn der Dienstleister hat die Unterlagen nicht nur gescannt, sondern ihnen auch eine einheitliche Struktur verliehen. Seitdem kann der Genossenschaftsverband standortunabhängig auf die Inhalte der Akten zugreifen und Personalangelegenheiten somit effizienter erledigen.

Bis dieses Ziel erreicht war, verstrich allerdings einige Zeit. Zunächst war ein anderer Dienstleister beauftragt worden, die Personalakten zu digitalisieren, lieferte jedoch qualitativ unbefriedigende Scanergebnisse. Hinzu kam, dass der Verband den eigenen Aufwand hinsichtlich der Bereinigung der Akten deutlich unterschätzt hatte. Andreas Menge, Referent Transformation beim Genossenschaftsverband, erläutert: „Da wir aus mehreren Fusionen hervorgegangen sind, waren die Personalakten teilweise unterschiedlich aufgebaut und sollten mit der Digitalisierung in eine einheitliche Struktur gebracht werden.“ Neben den genannten Schwierigkeiten führten personelle Veränderungen im Fachbereich schließlich dazu, dass das Digitalisierungsprojekt zunächst ad acta gelegt wurde.

TROPPER überzeugt von Anfang an mit tiefgreifendem Wissen

Allerdings befand sich der Genossenschaftsverband in der unbefriedigenden Situation, dass seine Personalakten nun hybrid vorlagen – die elektronisch erzeugten Dokumente befanden sich bereits teilweise im d.3-System der d.velop AG und die Papierdokumente noch immer in ihren Ordern. So war an eine Prozessoptimierung nicht zu denken und der Genossenschaftsverband schrieb im vergangenen Jahr das Projekt neu aus. Im Gegensatz zum ersten Versuch sollte aber dieses Mal ein Dienstleister die rund 1.500 Akten mit durchschnittlich etwa 60 Seiten nicht nur digitalisieren, sondern auch in die bereits definierte Zielstruktur überführen. „Wir waren zunächst skeptisch, ob das ein externer Dienstleister überhaupt leisten kann“, so Menge. „Doch unsere Bedenken wurden von TROPPER im Rahmen eines gemeinsamen Workshops aus dem Weg geräumt. Deren Mitarbeiter haben nach Durchsicht der von uns ausgehändigten Musterakten sofort jene Punkte identifiziert, auf die besonders zu achten ist. Wir haben sehr schnell festgestellt, dass sie genau wussten, wovon sie sprechen, und hatten demzufolge ein positives Gefühl, was zur Auftragserteilung beigetragen hat.“

Klassifizierung von Personalakten erfordert fachliches Know-how

TROPPER holte daraufhin in vier Chargen die Akten ab und transportierte sie mit eigenen Fahrzeugen und unter Beachtung aller Vorgaben der DSGVO zum sicheren Transport vom Genossenschaftsverband an seinen Produktionsstandort zur Verarbeitung. Um sicherzustellen, dass die digitalisierten Dokumente in den jeweiligen Registern in d.3 korrekt abgelegt werden, wurde jede Unterlage gesichtet und einer der 30 definierten Dokumentenklassen zugeordnet. Für den Fall, dass TROPPER hinsichtlich der Klassifizierung unsicher war, stand die Dokumentenart „Clearing“ zur Verfügung, welche eine Verbandsmitarbeiterin bearbeitete. „Diese hat sich sehr positiv geäußert und mitgeteilt, dass es sich ausschließlich um Dokumente handelte, die nur mit verbandsinternem Wissen zuzuordnen waren“, so Andreas Menge, der ergänzt: „Ansonsten waren sowohl die Qualität der inhaltlichen Aufbereitung als auch die Scan-Qualität seitens TROPPER sehr gut.“

Die klassifizierten PDF-Dateien stellte TROPPER anschließend auf einem eigenen Server für den Genossenschaftsverband bereit, der sie von dort herunterlud und ins d.3-System importierte. „Das waren mehr als 110.000 Dokumente“, erinnert sich Andreas Menge. „Es gab genau ein einziges Dokument, das sich aufgrund eines Fehlers in der Indexdatei nicht importieren ließ und das ich schnell korrigieren konnte. Alle anderen Dokumente waren fehlerfrei verarbeitbar.“

Im Rahmen der Zusammenarbeit kam es vor, dass die HR-Abteilung auf Personalakten zugreifen musste, die gerade zur Verarbeitung bei TROPPER waren. „Auch das hat hervorragend funktioniert“, freut sich Andreas Menge. „Wir haben dann bei TROPPER um bevorzugte Behandlung dieser Akten gebeten und diese standen uns 24 Stunden später elektronisch zur Verfügung.“

Nachdem die Personalakten verarbeitet waren, händigte TROPPER dem Genossenschaftsverband sogenannte Rumpf-Akten mit jenen Dokumenten aus, die er im Original benötigte, etwa Versicherungspolicen. Alle anderen Dokumente wurden vom Dienstleister für ein Jahr eingelagert.

Ziel erreicht

Heute sind die Mitarbeiter aus dem HR-Bereich des Genossenschaftsverbands in der komfortablen Situation, dass sie standortunabhängig auf die Inhalte der Akten zugreifen und Personalangelegenheiten somit effizienter erledigen können. „Damit haben wir unser Ziel erreicht“, betont Andreas Menge.