Mit digitalen Immobilienakten effizienter arbeiten

In Wohnungsunternehmen, Immobilien- und Hausverwaltungen entstehen täglich viele Dokumente. Dazu zählen Mietverträge, Handwerkerrechnungen, Protokolle und Korrespondenzen mit Eigentümern und Mietern. Werden diese Unterlagen auf Papier aufbewahrt, besteht ein hohes Risiko für Verlust oder Beschädigung. Papier erschwert zudem die Arbeit und senkt die Effizienz. Deshalb ist es sinnvoll, Dokumente zu digitalisieren und in digitalen Akten zu bündeln.

Digitale Immobilienakte: Kosten senken und effizient verwalten

In der Immobilienwirtschaft gibt es verschiedene Aktenarten. Dazu gehören die klassische Immobilienakte, Wirtschaftseinheits-, Baugenehmigungs- und Mieterakten. Liegen diese digital in einem ECM-System vor, können Mitarbeiter ortsunabhängig auf die benötigten Dokumente zugreifen. Rückfragen lassen sich schnell und kompetent beantworten. Das ECM-System regelt, wer Zugriff auf welche Akten hat. Digitale Akten erhöhen außerdem die Transparenz und sparen Platz für die Archivierung. So können Immobilien und Mieteinheiten effizienter und kostengünstiger verwaltet werden.

Immobilienakten als digitale Assets

Es reicht nicht, Dokumente nur zu scannen. Erst durchsuchbare, indexierte und klassifizierte Dateien bringen echten Mehrwert. Bei der Indexierung werden eindeutige Kriterien vergeben, etwa Objektnummer oder Vertragsnummer. Die Klassifizierung ordnet die Dokumentenart zu, zum Beispiel Mietvertrag oder Grundbuchauszug. Mit dem Erstellungsdatum lassen sich Löschfristen zuverlässig einhalten. Für Mietverträge beträgt die Löschfrist nach Ende des Mietverhältnisses sechs Jahre.

KI für digitale Immobilienakten

Die Digitalisierung spart Zeit und Platz. Sie ist auch die Basis für den Einsatz von KI. Immobilienunternehmen können Prozesse automatisieren und ihre Mitarbeiter entlasten. KI-Modelle

• überwachen Fristen und informieren rechtzeitig über deren Ablauf,
• helfen bei der Suche nach Unterlagen und
• können Dokumente automatisch klassifizieren und Daten prüfen, die per OCR ausgelesen wurden.

Digitalisierung: Eigenleistung oder Dienstleister?

Wer Papierakten digitalisieren möchte, steht vor der Entscheidung: selbst durchführen oder Dienstleister beauftragen? Die Eigenumsetzung bringt oft nicht die erhoffte Einsparung. Die Vorbereitung einer Akte dauert bis zu 45 Minuten. Es werden spezielle Scanner benötigt, die nach der Migration meist nicht mehr gebraucht werden. Alte Dokumente sind oft schwer lesbar und erfordern einen aufwendigen Scan-Prozess. Nach dem Scannen müssen die Digitalisate ausgelesen, indexiert und klassifiziert werden. Bei großen Mengen gelingt das nur mit passender Software. Ein erfahrener Dienstleister kann das Projekt effizient umsetzen und bietet feste Ansprechpartner für Rückfragen. Nach Projektende werden die Akten auf Wunsch gelagert und später datenschutzkonform vernichtet.

Datenschutz beim Digitalisieren

Immobilienakten enthalten viele persönliche Daten. Deshalb sind strenge Maßnahmen nötig, um diese zu schützen. Dazu gehören:

• Transport in verschlossenen Datenschutzkoffern mit GPS-Überwachung
• Lückenlose Dokumentation des Aktentransports
• Zutrittskontrolle und Videoüberwachung in der Produktion
• Getrennte Server und gesichertes Netzwerk
• Redundante Speicherung im eigenen Rechenzentrum
• Datenübertragung über SFTP
• Alarmanlage mit Wachdienstanbindung

Eingangspost digitalisieren

Auch die Digitalisierung der Eingangspost lohnt sich. Sie ergänzt die Immobilienakte und beschleunigt die Verarbeitung von Rechnungen und Schreiben. Ein externer Dienstleister kann die Post schnell und kostengünstig digitalisieren. So können sich die Mitarbeiter auf die Verwaltung und Betreuung der Immobilien konzentrieren. Auch die Verarbeitung von E-Mails wird übernommen. Das entlastet die Mitarbeiter im Alltag.

Fazit

Digitale Immobilienakten, digitaler Posteingang und automatische E-Mail-Verarbeitung beschleunigen die täglichen Prozesse. Sie sparen Ressourcen, die für die persönliche Kundenbetreuung genutzt werden können. Wer umfassend von der Digitalisierung profitieren möchte, sollte mit uns Kontakt aufnehmen.