Mit digitalen Lösungen der Konkurrenz trotzen

Die zunehmende Akzeptanz von Online-Banken wird für klassische Filialbanken zu einem immer größeren Problem. So ergab 2019 eine Befragung von Bitkom Research, dass sich jeder Zweite vorstellen kann, Kunde einer Online-Bank zu werden. Demzufolge bauen auch Filialbanken ihr Online-Angebot aus und setzen vermehrt auf die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung. Eine Grundvoraussetzung ist die digitale Antragsstrecke. Spezialisierte Dokumentendienstleister übernehmen hierbei einen wichtigen Part: die Digitalisierung der Kunden-Bestandsakten und der zugehörigen postalischen Kundenkorrespondenz sowie die Übertragung der Daten in das System des Kunden.

Zügige Antragsbearbeitung

Täglich erhalten Banken zahllose Kreditanträge, die schnell bearbeitet werden müssen. Je nach Art und Volumen sind dabei mehrere Personen eingebunden, die oft von unterschiedlichen Standorten, wie z. B. vom Homeoffice aus, agieren. Werden die Anträge samt Anlagen wie Gehaltsabrechnungen, Bürgschaften oder die Selbstauskunft, unmittelbar nach dem Eintreffen digitalisiert, hat dies den Vorteil, dass die Sachbearbeiter auf diese Dokumente zur Entscheidungsfindung dezentral zugreifen und sie auch zeitgleich einsehen können. Idealerweise klassifiziert und sortiert der Dokumentendienstleister die Unterlagen nach definierten Vorgaben und prüft im Rahmen der Qualitätssicherung, ob diese vollständig sind. Dies wird gewährleistet, indem neben einer manuellen Prüfung auch Instrumente der KI genutzt werden. Der Finanzdienstleister hat dann alle notwendigen Dokumente zur Antragsprüfung digital zur Verfügung und kann auf dieser Basis schneller und effizienter entscheiden.

Vom Rollregal ins Archiv

Bei papiergebundenen Prozessen ist zu bedenken, dass neue Kundenakten angelegt oder bestehende erweitert werden müssen. Häufig füllen diese Akten dann mehrere Regalkilometer. Um diesen Platz besser zu nutzen, Kosten für die Papiereinlagerung zu sparen und den Mitarbeitern einen Akteneinblick jederzeit und unabhängig von deren Standort zu ermöglichen, ist es erforderlich, die Kundenakten digital vorzuhalten. Erfolgreiche Dokumentendienstleister besitzen langjährige Erfahrung und nutzen modernste Hard- und Software. So können sie große Mengen an Akten schneller und auch günstiger digitalisieren als dies für das Kreditinstitut selbst umsetzbar wäre. Dienstleister mit entsprechender Expertise verfügen zudem über die notwendigen Schnittstellen in das Kundensystem. Dies sind z. B. das Zentrale Dokumenten-Archiv (ZDA/OSPlus) der Finanzinformatik, das Rechenzentrum der Fiducia oder das von der Bank individuell eingesetzte Dokumenten-Management-System.

Gewonnene Zeit in die Kundenbetreuung investieren

Während Online-Banken von Anfang an auf digitalisierte Prozesse setzen, die in der Regel hochgradig automatisiert sind, haben Filialbanken zum Teil noch Nachholbedarf. Sie sind gefordert, den papiergebundenen Prozess zu digitalisieren, sodass ihre Vorgänge schneller und effizienter bearbeitet werden können. Digitale Kundenakten und digitale Antragsstrecken führen nachweislich zu einer höheren Kundenzufriedenheit, da beispielsweise die Reaktionszeiten auf Kundenanfragen signifikant verkürzt werden. Damit sich Banken weiterhin auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, ist es empfehlenswert, dass ein erfahrener Dienstleister die Digitalisierung der Dokumente und den Import der Daten in das jeweilige Zielsystem übernimmt. Bei der Wahl des geeigneten Partners ist darauf zu achten, dass dieser über nachweisbare Referenzen, ausreichende Produktionskapazitäten mit hochwertigem Equipment und über tiefgreifendes Prozessverständnis verfügt.