Datenverlust kann Unternehmen bei einer Betriebsprüfung teuer zu stehen kommen

Kein Geschäftsführer ist begeistert, wenn sich das Finanzamt zur Steuerprüfung anmeldet. Betroffene plagt dann vor allem die Sorge, ob sämtliche kaufmännischen Unterlagen lückenlos vorliegen. Ist dies nicht der Fall, so kann das für Unternehmen teuer werden. Wie kann die digitale Archivierung dafür sorgen, dass es nicht so weit kommt?

Was ist eine Betriebsprüfung?

Laut Wikipedia ist eine Betriebsprüfung, auch als Außenprüfung bezeichnet, „eine – von der Finanzbehörde im Außendienst vorzunehmende – Gesamtüberprüfung steuerlich relevanter Sachverhalte. Die Außenprüfung dient der Ermittlung, Prüfung und Beurteilung der Verhältnisse eines Steuerpflichtigen, um die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen“.
In diesem Rahmen wird vor allem geprüft, ob die Umsatz- bzw. Vorsteuer richtig erhoben wurde. Dafür müssen Unternehmen dem Betriebsprüfer Einsicht in die nach der Abgabenordnung (AO) aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gewähren.

Wie lange müssen kaufmännische Unterlagen aufbewahrt werden?

Hier schreibt der Gesetzgeber – abhängig von der Dokumentenart – sechs bzw. zehn Jahre vor. Bei den meisten steuerlich relevanten Unterlagen gilt die lange Frist von zehn Jahren. In unserem Blogbeitrag „Buchhaltung von Ballast befreien“ gehen wir auf die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen konkret ein.
Vor allem die Tatsache, dass Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen und bei einer Betriebsprüfung hinzugezogen werden können, bereitet Unternehmern die größten Kopfschmerzen. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Rechnungen papierbasiert aufbewahrt werden.

Welche Nachteile zeigt eine papierbasierte Archivierung bei der Betriebsprüfung?

Werden Rechnungen papierbasiert aufbewahrt, müssen sie im Rahmen einer Betriebsprüfung langwierig aus unzähligen Aktenordnern zusammengesucht werden, was auf den wartenden Betriebsprüfer alles andere als einen guten Eindruck macht. Vor allem aber ist das Risiko groß, dass die Belege bei unsachgemäßer Lagerung nicht mehr lesbar und damit untauglich sind. Gerade bei Tankquittungen auf Thermopapier ist das oftmals der Fall.
Zudem kann es sogar passieren, dass Rechnungen oder andere kaufmännische Unterlagen durch ein Feuer oder einen Wasserschaden ganz verloren gehen. In der Folge könnte eine Betriebsprüfung nicht vollständig durchgeführt werden und eine Steuerschätzung würde vorgenommen, was in der Regel für Unternehmen ungünstig ist.

Wie kann eine digitale Archivierung im Rahmen der Betriebsprüfung helfen?

Aufgrund der genannten Nachteile ist eine digitale Aufbewahrung kaufmännischer Unterlagen vorzuziehen. Diese sind idealerweise in einem ECM-System archiviert und können dem Betriebsprüfer bei Bedarf vollständig zur Verfügung gestellt werden. ECM-Systeme bieten spezielle Möglichkeiten, mit denen der der Prüfer ausschließlich auf die darin enthaltenen steuerlich relevanten Dokumente zugreifen kann.
Insbesondere durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen können weitere Vorteile generiert werden, wie z. B.

• ein unmittelbarer Zugriff im Tagesgeschäft,
• verkürzte Durchlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur -freigabe,
• eine flexible Arbeitsverteilung,
• die Anbindung an ERP- und FiBu-Systeme und
• ein geringerer Platzbedarf.

Darüber hinaus können elektronisch und postalisch empfangene Rechnungen gemeinsam in einem digitalen Archiv aufbewahrt werden. Der umgekehrte Weg, also per E-Mail eingehende Rechnungen auszudrucken und im Papierarchiv abzulegen, ist hingegen gesetzlich untersagt. Der Betriebsprüfer würde diese Belege nicht anerkennen.

Schlussfolgerung
Die digitale Archivierung bietet zahlreiche Vorteile. Insbesondere kann sie den Stress bei einer Betriebsprüfung deutlich minimieren. Wenn auch Sie sich von Ihren Papierarchiven befreien und somit einem Besuch vom Finanzamt gelassener entgegensehen wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.