Aufbewahrungspflichten und -fristen bei Personalakten

Nachdem wir im vergangenen Blogbeitrag auf den Datenschutz und die Datensicherheit bei Personalakten eingegangen sind, geht es in diesem Artikel um das Aufbewahren und Löschen von Personalunterlagen. Hierzu schreibt der Gesetzgeber unterschiedliche Aufbewahrungszeiten und Löschpflichten bei Personalunterlagen vor. Wie kann die digitale Personalakte dabei helfen, diese einzuhalten?

Welche Fristen sind bei Personalunterlagen zu beachten?

Grundsätzlich beinhalten Personalakten Unterlagen und Informationen, die den Arbeitnehmer und sein Arbeitsverhältnis betreffen. Zwar gibt es kein Gesetz, das Unternehmen dazu verpflichten würde, Personalakten zu führen, allerdings erweisen sie sich ab einer gewissen Mitarbeiterzahl oft als vorteilhaft. Denn Arbeitgeber müssen einige mitarbeiterrelevante Unterlagen über Jahre aufbewahren, sodass im Laufe der Zeit meist eine dicke Akte entsteht. Konkret gelten folgende Fristen:

• Allgemeine Personalunterlagen, wie Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse oder Zusatzvereinbarungen, sind so lange aufzubewahren, wie der Arbeitnehmer Ansprüche geltend machen könnte. Hierzu schreibt der § 195 BGB eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren vor.
• Unterlagen, die für den Jahresabschluss relevant sind, wie Lohnjournale und Buchungsbelege müssen laut der Abgabenordnung zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
• Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern werden fünf Jahre aufbewahrt (§ 165 SGB VII).
• Dokumente, aus denen Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge hervorgehen, sollten nach § 18a BetrAVG immerhin 30 Jahre aufbewahrt werden.
• Bewerbungsunterlagen müssen nach sechs Monaten vernichtet werden, sofern dem Kandidaten eine Absage erteilt worden ist.

Welche Löschpflichten gibt es bei Abmahnungen?

Für zu Recht erteilte Abmahnungen gibt es kein Verfallsdatum. Ist die Rüge einmal in der Personalakte enthalten, so wird sie also nicht nach Ablauf einer bestimmten Frist gelöscht. Anders sieht es bei unberechtigten Abmahnungen aus. Hier ist der Arbeitgeber sogar dazu verpflichtet, diese aus der Personalakte zu entfernen.

Papierbasierte Unterlagen lassen nur ein Sortierkriterium zu

Führen Unternehmen ihre Personalunterlagen auf Papier, dann können sie die erforderlichen Ordner oder Hängemappen entweder pro Mitarbeiter oder nach der Dokumentenart anlegen. Beide Herangehensweisen haben ihre Vor- und Nachteile. Erfolgt die Ablage nach Mitarbeiter, so hat der HR-Verantwortliche alle Unterlagen zu einer Person zusammengefasst vor sich liegen. Allerdings muss er, wenn eine Aufbewahrungsfrist verstrichen ist, jede Personalakte anfassen und die entsprechenden Unterlagen händisch aussortieren. Werden die Unterlagen hingegen nach Dokumentenart pro Kalenderjahr sortiert, so können sie nach Ablauf der Aufbewahrungszeit „in einem Rutsch“ vernichtet werden. Jedoch fehlt dem HR-Verantwortlichen bei dieser Anordnung die bisweilen nötige Sicht auf alle Unterlagen eines Mitarbeiters.

Wie können Dokumente in digitalen Personalakten gefunden werden?

Bei der digitalen Personalakte sieht das Ganze anders aus, vorausgesetzt, dass jedes Dokument als eine PDF-Datei in einem DMS bzw. ECM-System gespeichert wird. Darüber hinaus sollte jedes Dokument klassifiziert (z. B. Krankenversicherungsnachweis, Vertrag zur betrieblichen Altersvorsorge, Entgeltnachweis), mit dem Dokumentendatum und natürlich der Personalnummer indiziert sein. HR-Verantwortliche können sich dann über die Suchfunktion alle oder auch nur bestimmte Unterlagen eines Mitarbeiters anzeigen lassen. Zugleich haben sie die Möglichkeit, mitarbeiterübergreifend bestimmte Dokumente, wie z. B. die Verdienstabrechnungen der gesamten Belegschaft, aufzurufen. Über die Suche nach dem Dokumentendatum kann die Trefferliste weiter eingegrenzt oder beispielsweise alle Lohnunterlagen, die älter als sechs Jahre sind, aufgerufen und gelöscht werden.

Welches sind die Vorteile digitaler Personalakten?

Die digitale Personalakte kann also auch dabei helfen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und fristen einzuhalten. Die zahlreichen weiteren Argumente, die ebenfalls dafürsprechen, digitale Personalakten einzuführen, haben wir hier für Sie zusammengefasst.
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