Verarbeitung von E-Rechnungen kommt in Deutschland nur zögerlich voran

Beim E-Rechnungsgipfel 2025, der im Juni in Berlin stattfand und wie jedes Jahr vom Verband elektronische Rechnung (VeR) als Leadpartner unterstützt wurde, standen erste Praxiserfahrungen, Herausforderungen und Optimierungspotenziale rund um die E-Rechnungspflicht im Fokus. Dabei zeigten die Diskussionen deutlich, dass Unternehmen selbst sechs Monate nach Einführung der Empfangspflicht noch mit zahlreichen Baustellen zu kämpfen haben.

Daher überrascht es kaum, dass Deutschland laut der renommierten Billentis-Studie beim Roll-out der E-Rechnung weltweit nur den vorletzten Platz belegt. Dies liegt einerseits an der unzureichenden digitalen Transformation in den Unternehmen und andererseits an der oft mangelhaften Datenqualität elektronischer Rechnungen. Diese werden nur dann steuerlich anerkannt, wenn sie korrekt nach EN-16931 ausgestellt sind.

Bundesfinanzministerium veröffentlicht aktualisierten Entwurf zur E-Rechnungspflicht

Nur einen Tag nach dem diesjährigen E-Rechnungsgipfel veröffentlichte das Bundesfinanzministerium einen überarbeiteten Entwurf seines ersten BMF-Schreibens zur deutschen E-Rechnungspflicht, der an die relevanten Verbände zur Stellungnahme versandt wurde. Die finale Veröffentlichung des BMF-Schreibens ist für das vierte Quartal 2025 geplant. Ziel ist es, Unternehmen durch präzisere Ausgestaltung der zentralen Regelungen mehr Orientierung und Rechtssicherheit bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht zu geben. Die wichtigsten Neuerungen und Änderungen hat der VeR in einer praktischen Übersicht zusammengefasst.

Ergänzend dazu hat der Fachverband auf seiner Website detaillierte Anmerkungen veröffentlicht, von denen wir drei besonders hervorheben möchten:

Technische Anforderungen und Formate
Das neue Schreiben erläutert detailliert, welche technischen Anforderungen bei der Nutzung elektronischer Rechnungsformate wie XRechnung bestehen. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Nutzung von sogenannten Extensions, die es ermöglichen, branchenspezifische Anforderungen zusätzlich abzudecken, ohne die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben zu beeinträchtigen.

Umgang mit ergänzenden Informationen und hybriden Formaten
Neu aufgenommen wurde zudem eine Regelung, wie ergänzende Informationen in Form von Anlagen behandelt werden müssen. Wichtig hierbei: Pflichtangaben dürfen nicht durch Verweise oder Links ersetzt werden, sondern müssen vollständig im strukturierten Datensatz enthalten sein. Weiterhin wurde klargestellt, dass bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD der strukturierte XML-Teil stets Vorrang vor dem PDF-Bildteil hat.

Präzisierungen zum Vorsteuerabzug bei Formatfehlern
Auch beim Vorsteuerabzug gibt es nun differenziertere Aussagen: Eine Rechnung, die aufgrund von Formatfehlern lediglich als „sonstige Rechnung“ eingestuft wird und nicht die Anforderungen einer ordnungsgemäßen elektronischen Rechnung erfüllt, berechtigt grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. Allerdings besteht die Möglichkeit, diese Rechnung durch die nachträgliche Ausstellung einer korrekten E-Rechnung zu berichtigen.
Im Rahmen der Übergangsregelungen gilt jedoch eine Sonderregel: Hier führt die alleinige Tatsache, dass die Rechnung im falschen Format ausgestellt wurde, nicht automatisch zu einer Versagung des Vorsteuerabzugs. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Rechnungsempfänger nachvollziehbar davon ausgehen konnte, dass der Aussteller zur Nutzung der Übergangsregelungen berechtigt war.

Fazit:
Für Unternehmen ist es essenziell, sich kontinuierlich über die aktuellen Entwicklungen, Datenformate und Übertragungswege im Bereich der E-Rechnung zu informieren. Nur so können sie prüfen, ob eingehende Rechnungen auch zum Vorsteuerabzug berechtigen. Daher benötigen sie für die E-Rechnungsverarbeitung deutlich mehr Zeit als für das Handling sonstiger Rechnungen.

Wir von der TROPPER DATA SERVICE AG sind hinsichtlich der gesetzlichen und technischen Anforderungen stets auf dem neuesten Stand und setzen diese rasch und zuverlässig in unseren Prozessen für unsere Kunden um. Stellen wir bei der Rechnungsverarbeitung fest, dass eine Rechnung vom Lieferanten fehlerhaft ausgestellt wurde, weisen wir unseren Kunden darauf hin, sodass eine korrigierte Rechnung beim Lieferanten angefordert werden kann.

Profitieren Sie von unserer Expertise bei der Verarbeitung von Debitoren- sowie Kreditorenrechnungen und nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf!