Nachdem unser Beitrag zum ersten Merksatz für elektronische Rechnungen des Digitalverbands Bitkom eine gemeinsame Artikelserie mit OPTIMAL SYSTEMS eröffnet hat, möchten wir uns heute dem zweiten Merksatz widmen. Darin heißt es, dass sowohl für das Format, in dem Rechnungen erstellt werden, als auch für den Weg, auf dem sie übermittelt werden, die Technologieneutralität und Wahlfreiheit gilt.

Standards automatisieren die Rechnungsverarbeitung

Im zweiten Merksatz weist der Bitkom darauf hin, dass „für die Anforderungen der unterschiedlichen Zielgruppen am Markt verschiedene Rechnungsformate existieren, die sowohl strukturiert als auch unstrukturiert ausgestaltet sein können. Als unstrukturiert bezeichnet man eine simple PDF-Rechnung, die in der Praxis oft einer E-Mail angehängt wird. Um jedoch die Daten medienbruchfrei in die Unternehmensprozesse einlesen, prüfen und weiterverarbeiten zu können, bedarf es strukturierter Daten, die meist in Form eines XML-basierten Datensatzes vorliegen.“ Dabei sind die gängigsten Formate in Deutschland die XRechnung und ZUGFeRD, die von unserem Partner OPTIMAL SYSTEMS unterstützt werden. So erkennt deren ECM-Lösung enaio® diese Rechnungen automatisch und liest die eingebetteten XML-Daten aus. Die Vorteile: Es entfallen zahlreiche manuelle Arbeitsschritte, womit laut Bundeswirtschaftsministerium knapp 10 Euro Kosten pro Rechnung eingespart werden können. Zudem hat das Ministerium ermittelt, dass die Bezahlung einer Rechnung, die in einem digitalen Standard versandt wurde, im Durchschnitt 5,3 Tage früher angewiesen wird. Daher profitieren sowohl Kunden als auch Lieferanten davon, wenn Letztere auf die etablierten Standards XRechnung oder ZUGFeRD setzen. Dies ist allerdings nicht immer der Fall.

Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten

Erfreulicherweise verschicken zwar laut Bitkom knapp drei Viertel der Unternehmen in Deutschland mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen bereits digital, sie nutzen dabei allerdings nur selten strukturierte Formate. Somit erhalten Kunden Rechnungen in der Regel als einfache PDF-Dateien in ihr E-Mail-Postfach und müssen dann buchungsrelevante Daten extrahieren, um diese automatisiert zu verarbeiten. Hier können Dokumentendienstleister helfen, indem sie zunächst die Rechnungsdaten mittels Optical-Character-Recognition(OCR)-Technologien auslesen. Dabei prüfen wir zunächst, ob sie die Kriterien gem. § 14 des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Bei fehlenden Angaben erhalten die Kunden von uns das Originaldokument, sodass sie ihren Lieferanten informieren können. In einem weiteren Schritt erfolgt der Abgleich gegen die Stamm- und Bestelldaten. Der Kunde erhält dann die validierte Rechnung inklusive ihrer qualitätsgesicherten Daten im gewünschten Inhouse-Format.

Wir von TROPPER übernehmen bei zahlreichen Kunden die Verarbeitung eingehender Rechnungen unabhängig davon, ob sie papierbasiert sind oder per E-Mail eingehen, ob sie in strukturierter oder unstrukturierter Form vorliegen.

Papierbelege digitalisieren wir mit Hochleistungsscannern, elektronisch erhaltene PDF-Rechnungen steuern wir direkt in den Verarbeitungsprozess ein. Buchungsrelevante Informationen, wie Kreditor, Rechnungs- und Leistungsdatum, Betrag und Kontoverbindung sowie das Zahlungsziel, werden von uns ebenso ausgelesen wie die einzelnen Rechnungspositionen. Optional gleichen wir die Rechnungen mit den dazugehörigen Bestellungen ab. Die ausgelesenen Daten werden von uns sorgfältig validiert, bevor wir sie inklusive der Digitalisate in das Zielsystem des Kunden importieren. Schließlich lagern wir die Papierrechnungen für einen definierten Zeitraum ein und vernichten sie anschließend datenschutzkonform.

Fazit
Viele Unternehmen sind heute mit einem hybriden Rechnungseingang konfrontiert und müssen folglich unterschiedliche Verarbeitungsprozesse vorhalten. Wir von TROPPER sind in der Lage, Eingangsrechnungen für die Zielsysteme unserer Kunden einheitlich aufzubereiten. So entstehen für Unternehmen mit geringem Aufwand und überschaubaren Kosten aus Rechnungen wertvolle Assets.
Sind Sie neugierig geworden? In einem einstündigen kostenlosen Beratungsgespräch erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen Ihre Anforderungen, Prozesse und zukünftigen Projekte.