Eine kürzlich vom Digitalverband Bitkom veröffentlichte Studie hat ergeben, dass knapp die Hälfte der Unternehmen Probleme haben, die Digitalisierung zu bewältigen. Kompetente Dienstleister können helfen und das Fundament für mehr Wachstum legen.

Ortsunabhängiger Dokumentenzugriff, effizientere Kundenkommunikation und ein geringerer Platzbedarf gegenüber Papierarchiven zählen zu den Vorteilen der Digitalisierung. Aufgrund des hohen Fachkräftemangels sind aber vor allem die schnelleren Prozesse, die für eine digitale Transformation sprechen. Sie sorgen dafür, die vorhandenen Personalressourcen effizienter zu nutzen. Dennoch sind nach wie vor insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der Digitalisierung eher zögerlich. Ihnen fällt vor allem der Einstieg schwer.

Die Verantwortlichen fragen sich oftmals, wo sie am besten anfangen sollen. Ist es vielleicht der Posteingang oder doch eher die sich aneinanderreihenden Ordner mit Bestandsakten? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, da jede Organisation spezifische Gegebenheiten aufweist. So erhalten beispielsweise Telekommunikationsanbieter zahlreiche Kundenschreiben per Post, die zeitnah beantwortet werden müssen. Bei Banken steht oftmals die Bearbeitung von Kreditakten im Vordergrund, während Wohnungsunternehmen die Immobilienakten zu ihrem Alltag zählen. HR-Verantwortliche müssen Personalakten à jour halten, was in einer analogen Welt viel Zeit in Anspruch nimmt.

Externe Berater helfen bei der digitalen Transformation

Der Einstieg in die Digitalisierung kann mithilfe externer Unterstützung leichter fallen. Im Rahmen von Workshops sollten die bis dato analogen Abläufe gemeinsam im Hinblick auf Optimierungsmöglichkeiten durch die Digitalisierung bewertet werden. Bei dieser Bestandsaufnahme können wir aufgrund unserer Erfahrung bereits wertvolle Hinweise zur Umsetzung geben.

Doch nicht nur die Frage, womit Unternehmen beginnen sollten, steht im Raum, sondern auch jene, ob man die Digitalisierung mit eigenen Mitteln bewerkstelligen kann oder sie auslagert. Erfahrungsgemäß mangelt es insbesondere in KMU an den erforderlichen Ressourcen und dem Know-how, so dass es oftmals empfehlenswert ist, Digitalisierungsprojekte an einen Dienstleister zu delegieren. Das betrifft sowohl einmalige Projekte, also beispielsweise das Digitalisieren von Bestandsakten, als auch das Tagesgeschäft wie die Digitalisierung des Posteingangs. Das Auslagern ist häufig insofern sinnvoll, als eine Scandienstleistung heute mehr umfasst als nur den eigentlichen Digitalisierungsprozess, der inzwischen den geringsten Teil der Wertschöpfung ausmacht. Es geht vielmehr darum, die elektronischen Daten innerhalb definierter Folgeprozesse so zur Verfügung zu stellen, dass Unternehmen ihre Beschäftigten von Routinetätigkeiten entlasten und schneller auf Kundenanfragen reagieren können. Gerade dies erfordert spezifisches Wissen, was erfahrene Dokumentendienstleister bieten.

Steht auch Ihr Unternehmen noch am Anfang der digitalen Transformation? Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf! Wir begleiten Sie von Beginn an und stellen so die Weichen für Ihr Vorhaben. Unsere Mitarbeiter verfügen über das notwendige Know-how in puncto Beratung wie auch Umsetzung, ein dezidierter Ansprechpartner steht Ihnen während des gesamten Projektverlaufs zur Verfügung.