Vor allem in großen Unternehmen sind zahlreiche Personen und Abteilungen in Purchase-to-Pay(P2P)-Prozesse involviert. Deren manuelle Abwicklung ist mit einem hohen Zeit- und Personalaufwand verbunden sowie einer erhöhten Fehleranfälligkeit. In diesem Beitrag zeigen wir, wie P2P-Prozesse digitalisiert werden können und welche Vorteile damit einhergehen.

Was ist Purchase-to-Pay?

Purchase-to-Pay beschreibt einen Prozess, der von der Beschaffung einer Dienstleistung oder eines Produktes bis hin zur Bezahlung der zugehörigen Rechnung reicht. Er umfasst in der Regel folgende konkrete Schritte:

  • Auslöser ist die Bedarfsmeldung.
  • Nach deren Freigabe und der Auswahl des geeigneten Lieferanten wird eine Bestellung erstellt und versandt.
  • Der Kunde erhält eine Auftragsbestätigung.
  • Die bestellte Ware wird vom Auftragnehmer geliefert.
  • Der Kunde erhält die entsprechende Rechnung und bezahlt diese nach Prüfung und Freigabe.

Es sind also bei einem P2P-Prozess mindestens der Einkauf, der Wareneingang sowie die Buchhaltung involviert.

Worin liegen die Herausforderungen eines manuellen P2P-Prozesses?

Das klingt zunächst nach einem einfachen Ablauf. Allerdings müssen Unternehmen vor allem sicherstellen, dass

  • die Bestellung entsprechend der Auftragsbestätigung vollständig geliefert und
  • die Rechnung korrekt ausgestellt wurde.

Erfolgt dies manuell, ist mit einem hohen Zeitaufwand zu kalkulieren. Hinzu kommt, dass die P2P-relevanten Dokumente – also Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine sowie Rechnungen – teils analog und teils digital vorliegen. So mag die Bestellung noch mit einer ERP-Software erstellt worden sein und ist somit digital vorhanden. Hingegen erreicht die Auftragsbestätigung das Unternehmen womöglich per Post oder Fax. Lieferscheine werden meist bei der Anlieferung vom Spediteur in Papierform ausgehändigt oder liegen in dieser Art der Bestellung bei. Bei den Eingangsrechnungen trifft man, bevor die E-Rechnungspflicht ausnahmslos greift, auf Papierbelege, PDF-Dateien, ZUGFeRD- und XRechnungen. Diese Medienbrüche führen zu ineffizienten Prozessen und damit zu weiteren Zeitverlusten sowie zu Fehlern, etwa bei der manuellen Eingabe von Daten.

Wie lassen sich P2P-Prozesse automatisieren?

Für eine zeitsparende Automatisierung gilt es zunächst, die papierbasierten Dokumente zu digitalisieren. So können alle Beteiligten darauf zugreifen, was zusätzlich für Transparenz sorgt. Anschließend geht es darum sicherzustellen, dass die Auftragsbestätigungen mit den Bestellungen übereinstimmen und die Rechnungen gemäß Lieferschein korrekt ausgestellt sind.

Bei beiden Schritten können wir Sie unterstützen. Dazu digitalisieren wir zunächst die noch in Papierform vorliegenden Dokumente. Eingehende XRechnungen werden von uns mit den ausgereiften Lösungen unseres Partners Insiders Technologies als PDF-Datei visualisiert. Bei ZUGFeRD-Rechnungen validieren wir, ob die Daten der eingebetteten XML-Datei mit denen der PDF-Komponente übereinstimmen. Zusätzlich erfassen wir – ebenfalls auf Basis der Insiders-Lösungen – alle in den P2P-relevanten Dokumenten enthaltenen buchungsrelevante Informationen, wie Kreditor, Rechnungs- und Leistungsdatum, Betrag und Kontoverbindung sowie Positionsdaten. Anschließend prüfen wir, ob die Auftragsbestätigungen mit den Lieferscheinen übereinstimmen, und gleichen diese auch mit den zugehörigen Rechnungen ab. Beides erfolgt akribisch bis auf Positionsebene. Angezeigte Abweichungen werden von unseren geschulten Mitarbeitern nochmals geprüft. Stellen wir dabei weiterhin Unstimmigkeiten fest, informieren wir umgehend unseren Kunden. Abschließend konvertieren wir die ausgelesenen Daten in das Format der kundenseitig eingesetzten ERP- oder Finanzbuchhaltungslösung und übertragen die Digitalisate optional in ein ECM-System. Der abschließende Freigabeprozess, die damit verbundene Zahlungsauslösung sowie die Rechnungsbuchung obliegen dem Kunden. Im Idealfall, also bei einer Konsistenz aller Dokumente, kann dies ohne manuelle Eingriffe erfolgen.

Von unserem ganzheitlichen Service bei der Rechnungsverarbeitung profitiert unter anderem der TÜV SÜD. Der Bereichsleiter Haupt- und Kreditorenbuchhaltung, Tobias Jördens, betont: „Die schnelle Digitalisierung und präzise Datenextraktion durch TROPPER sorgt dafür, dass wir Rechnungen häufig bereits am Folgetag ihres Eintreffens buchen können.“
Wenn auch Sie einen automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess etablieren und damit Ihre Mitarbeitenden von repetitiven Aufgaben befreien wollen, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.