Nach einer kürzlich vom Bitkom durchgeführten Befragung verschicken 72 Prozent der Unternehmen in Deutschland mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen digital. Da aber nur eine Minderheit hierbei strukturierte Formate nutzt, können diese digitalen Dokumente nicht automatisiert verarbeitet werden. Außerdem gaben weniger als die Hälfte der Teilnehmer an, dass sie dem Austausch strukturierter elektronischer Belegdaten, etwa aus Bestellungen, Lieferscheinen oder Ausschreibungen, eine hohe Relevanz beimessen. Somit fehlt vielen Unternehmen eine ganzheitliche Sicht auf ihren Beschaffungsprozess. Dokumentendienstleister können dafür sorgen, diese Baustellen zu schließen.

Eingangsrechnungen in wertvolle Assets verwandeln

Grundsätzlich ist es erfreulich, dass Unternehmen Rechnungen zunehmend digital versenden. Wenn aber ein Empfänger diese nur als simple PDF-Dateien, also als digitales Abbild ohne hinterlegte strukturierte Informationen, erhält, hat er lediglich einen geringen Mehrwert. Er kann die Rechnungen zwar elektronisch archivieren und damit Platz sparen, sie jedoch nicht automatisiert verarbeiten. Dafür ist es notwendig, dass die buchungsrelevanten Daten extrahiert werden. Dokumentendienstleister helfen an dieser Stelle, indem sie die Rechnungen mittels Optical-Character-Recognition (OCR)-Technologien auslesen, gegen die Stammdaten validieren und ihren Kunden qualitätsgesichert zur Verfügung stellen. Dabei sind sie in der Lage, sowohl die per E-Mail als auch die per Post eingehenden Rechnungen entgegenzunehmen und für das Zielsystem ihrer Kunden einheitlich aufzubereiten. So entstehen für die Unternehmen wertvolle Assets.

Mehr Transparenz bei Bestellungen

Ein weiterer Punkt, den die Bitkom-Befragung offenbart, ist die Tatsache, dass Bestellungen und Lieferscheine häufig ausschließlich in Papierform vorliegen, was eine Dunkelverarbeitung von Rechnungen unmöglich macht. Darüber hinaus kann der Logistikprozess nicht vollständig digital abgebildet werden. Eine Folge sind unberechtigte Forderungen, beispielsweise wenn ein Lieferant an ein Handelsunternehmen statt der bestellten zehn Paletten Waschmittel nur acht ausliefert. Kann der Einkauf bei der Rechnungsprüfung nicht auf die Lieferscheine zugreifen, wird die unvollständige Lieferung sehr wahrscheinlich nicht erkannt. Daher ist es für Unternehmen empfehlenswert, sämtliche im Beschaffungsprozess anfallenden Dokumente zu digitalisieren und auch auszulesen, was professionelle Dokumentendienstleister zuverlässig erledigen.

Ist auch Ihr Beschaffungsprozess von Medienbrüchen gekennzeichnet bzw. erhalten Sie teilweise noch unstrukturierte Rechnungen? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme. Wir zeigen Ihnen gern, wie wir Sie dabei unterstützen können, Ihre kaufmännischen Dokumente vollständig automatisiert zu verarbeiten.