Die Sparkasse Gießen drückt bei der Bearbeitung von Kreditanträgen aufs Tempo. Hierfür hat der zwischen Frankfurt und Kassel ansässige Finanzdienstleister die TROPPER DATA SERVICE AG damit beauftragt, seine 13.000 Kreditakten von Geschäfts- und Privatkunden des lebenden Geschäfts zu digitalisieren. Auftragsgemäß verarbeitete TROPPER daraufhin insgesamt 3,5 Millionen Blatt in knapp sieben Monaten und lud die Digitalisate in das zentrale Dokumentenarchiv der Finanz Informatik hoch. Seitdem profitieren sowohl die Sachbearbeiter als auch die Berater der Sparkasse unter anderem von einem ortsunabhängigen Zugriff auf die Unterlagen.

Bis zu 900 laufende Meter Regalfläche füllten die Kreditakten bei der Sparkasse Gießen in einem zentralen Papierarchiv, das einer alphabetischen Sortierung folgte. Die Akten waren nach Sachgebieten in Register unterteilt, wie Beschlüsse, Kreditsicherheiten oder wirtschaftliche Verhältnisse. Teilweise waren die Unterlagen geklammert oder geöst, einige waren großformatig – sprich: sperrig –, beispielsweise Baupläne. Benötigten die Sachbearbeiter bestimmte Informationen, mussten sie in den meterlangen Regalen nach der jeweiligen Akte suchen, was viel Zeit kostete. Vor allem aber mussten die Kreditakten bei Bedarf über einen hauseigenen Kurier an die in den Filialen sitzenden Berater geschickt und anschließend wieder in die Zentrale zu einer weiteren Vertragserstellung zurückgesendet werden. „Ein paralleles Arbeiten an einer Akte war undenkbar“, erinnert sich Sabine Heuser, Gruppenleiterin Zentrale Dienste bei der Sparkasse Gießen. „Hinzu kamen der immense Platzbedarf sowie in manchen Fällen auch längere Suchzeiten.“

Um Platz sowie Kosten zu sparen und künftig schneller agieren zu können, entschied sich das Unternehmen, die Digitalisierung der Akten voranzutreiben. Im Rahmen einer Vorstudie wurde das Projekt überprüft und die Vorteile herausgearbeitet. Dabei zeigten sich unter anderem die Vorzüge des mobilen Arbeitens, das mit dem Ausbruch der Pandemie einen völlig neuen Stellenwert erhielt.
Anschließend holte die Sparkasse Gießen mehrere Angebote entsprechender Anbieter ein. Den Zuschlag erhielt TROPPER aufgrund des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses und der positiven Erfahrungen, die das Finanzinstitut bereits bei der Digitalisierung von Personalakten mit dem Dokumentendienstleister gesammelt hatte.

Zu Beginn definierten die Projektbeteiligten im Rahmen eines gemeinsamen Workshops die einzelnen Handlungsschritte und die Art, in der die Dokumente verarbeitet werden sollten. „Dabei konnten wir uns viel von dem Know-how von TROPPER abschauen“, so die Sparkassenbetriebswirtin. Danach ging es an die Umsetzung. TROPPER brachte die Akten mit eigenen Fahrzeugen und unter Beachtung aller Vorgaben zum sicheren Transport der DSGVO von der Sparkasse Gießen in mehreren Chargen an den Produktionsstandort und verarbeitete sie dort. Hierzu gehörte die Klassifizierung der Dokumente, anhand derer sich auch entschied, ob sie farbig oder schwarz-weiß digitalisiert und ggf. mit einer OCR-Lösung im Volltext ausgelesen wurden. Anschließend lud TROPPER die PDF-Dateien sowie die zugehörigen Indexdaten in das zentrale Dokumentenarchiv (ZDA) der Finanz Informatik der Sparkasse hoch und vernichtete die meisten Unterlagen. Dokumente, wie Versicherungspolicen oder Kfz-Briefe, erhielt die Sparkasse im Original zurück.

Darüber hinaus nahm die Sparkasse die Digitalisierung der Kreditakten zum Anlass, diese zu bereinigen. Hierfür erhielt TROPPER eine Negativliste, aus der ersichtlich war, welche Unterlagen nicht mehr digitalisiert werden müssen, sondern direkt vernichtet werden können.

Damit die Projektbeteiligten jederzeit nachvollziehen konnten, in welchem Bearbeitungsstatus sich die Akten befanden, wurden diese mithilfe eines Barcodes, der den Kundennamen, das Geburtsdatum und die Kundennummer beinhaltete, in eine von TROPPER zur Verfügung gestellte Lösung eingecheckt. „Auf diesem Wege wussten wir dann auch, ob wir eine Akte noch im Papierarchiv suchen mussten oder ob sie bereits im ZDA zu finden war“, so Sabine Heuser. „Falls ein Sachbearbeiter oder Berater auf Akten zugreifen musste, die sich gerade in der Verarbeitung befanden, konnten wir TROPPER per gesicherter E-Mail-Kommunikation darüber informieren. Die Dokumente wurden dann vorgezogen und wir konnten darauf spätestens nach zwei Tagen im ZDA zugreifen.“

Heute sind sämtliche Kreditakten bei der Sparkasse Gießen digitalisiert und die Mitarbeiter, die zunächst skeptisch waren, freuen sich, dass sie nun ortsunabhängig auf die Dokumente zugreifen und Kundenanliegen schneller bearbeiten können. Das Hin- und Herschicken zwischen der Zentrale und den Filialen ist mittlerweile Geschichte.

„Die Zusammenarbeit mit TROPPER verlief reibungslos“, so das Fazit von Sabine Heuser. „Unsere Fragen wurden zeitnah beantwortet und die Kommunikationswege waren kurz. Vor allem freute uns, dass wir in den laufenden Digitalisierungsprozess eingebunden waren. So stellte uns TROPPER beispielsweise ein Clearing-Tool zur Verfügung, in dem jene Dokumente hochgeladen wurden, die nicht einwandfrei klassifiziert werden konnten. Darüber fand ein Lernprozess auf beiden Seiten statt, der den Projektverlauf erheblich beschleunigt hat.“

Mit der Digitalisierung der Bestandsakten hat die Sparkasse Gießen auch ihre Folgeprozesse angepasst. „Uns geht es vor allem darum, Medienbrüche zu vermeiden, was bedeutet, dass neu eingehende Unterlagen ebenfalls digitalisiert werden müssen“, erklärt Sabine Heuser. „In diesem Zusammenhang haben wir uns dazu entschieden, den Schritt der Digitalisierung möglichst frühzeitig zu unternehmen.“ Demzufolge hat die Sparkasse Gießen ihre Filialen mit Scannern ausgestattet und digitalisiert so ihre Posteingangsverarbeitung ebenfalls.

Insgesamt profitiert die Sparkasse Gießen mit der Digitalisierung ihrer Kreditakten von einer zügigeren Bearbeitung von Kreditanträgen und kann so ihren Kunden das Geld schneller auszahlen (Stichwort: time-to-cash). Damit erzielt sie ein Wettbewerbsvorteil in Zeiten von gleichartigen Konditionen, die Finanzdienstleister anbieten.