Das Prüfen und Freigeben von Eingangsrechnungen gehört nicht zu den beliebtesten Aufgaben. Oft sind mehrere Abteilungen oder Standorte in den Freigabeprozess involviert; es fehlt häufig an Transparenz und Zahlungen werden teilweise verspätet angewiesen, sodass mögliche Skonti nicht genutzt werden.

Befreien Sie Ihre Mitarbeiter von lästigen, zeitaufwendigen Arbeiten rund um die Rechnungseingangsverarbeitung, sodass Sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können! Das gelingt, indem Rechnungen digitalisiert, die darin enthaltenen Daten ausgelesen werden und damit bedarfsgerecht vorliegen. Wir, die TROPPER DATA SERVICE AG, unterstützen Sie bei diesem Vorhaben. Sie profitieren von unserer langjährigen Erfahrung, unseren flexiblen Services und unserer Kompetenz. Wir übernehmen den kompletten Prozess von der Digitalisierung bis hin zur Bereitstellung der ausgelesenen buchungsrelevanten Daten.

Vorteile einer automatisierten Rechnungsverarbeitung:

  • schnell: Durch die zügige Bearbeitung schöpfen Sie Skonti optimal aus. Je nach Berechtigung haben Sie permanenten Zugriff auf die Unterlagen.
  • automatisiert: Stimmen Rechnungs- mit Bestelldaten bis zu einer definierten Höhe überein, lassen sich Rechnungen sogar „dunkel“, also ohne zusätzliche Freigaberoutinen verbuchen.
  • flexibel: Im Freigabeprozess greifen Sie von verschiedenen Standorten und Abteilungen auf die Rechnungen zu.
  • platzsparend: Die Rechnungen können elektronisch archiviert werden.
  • kostensparend: Sie sparen Ressourcen für die Rechnungserfassung.
  • transparent: Die entstehenden Kosten sind über einen fest vereinbarten Belegpreis jederzeit nachvollziehbar.
  • übersichtlich: Rechnungen aus verschiedenen Eingangskanälen wie z. B. Papier, E-Mail, EDI können in einer Anwendung geprüft und freigegeben werden.

So funktioniert die Rechnungseingangs­verarbeitung

Wir starten mit einem gemeinsamen Workshop, in dem wir mit Ihnen die organisatorischen und technischen Projektdetails klären: Wie schnell benötigen Sie die digitalisierten Rechnungen? Sind Spezialfälle zu berücksichtigen? Welche Stamm- oder Bewegungsdaten stehen zum Abgleich Ihrer Rechnungen zur Verfügung? In welchem Format sollen die Rechnungsdaten übergeben werden? Auf Basis der Workshop-Ergebnisse stimmen wir ein Service-Level-Agreement sowie die Prozesse mit Ihnen ab, sodass Ihrer digitalen Rechnungsverarbeitung nichts mehr im Wege steht.

Sie können Ihre papierbasierten Rechnungen an ein Postfach liefern lassen, welches wir leeren oder wir holen die Unterlagen direkt bei Ihnen ab. Darüber hinaus richten wir ein E-Mail-Postfach ein, sodass Sie auch Ihre elektronischen Rechnungen an uns weiterleiten können.

Die Papierbelege digitalisieren wir mit Hochleistungsscannern, elektronisch erhaltene PDF-Rechnungen steuern wir direkt in den Verarbeitungsprozess ein. Buchungsrelevante Informationen wie Kreditorenbezeichnung, Rechnungs- und Leistungsdatum, Betrag und Kontoverbindung sowie Zahlungsziele werden von uns ebenso ausgelesen wie die einzelnen Rechnungspositionen. Optional gleichen wir die Rechnungen mit den dazugehörigen Bestellungen ab.

Weiterhin prüfen wir, ob die eingehenden Rechnungen die Kriterien des § 14 des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Bei fehlenden Angaben schicken wir Ihnen das Originaldokument, sodass Sie Ihren Lieferanten informieren können. Bevor Sie die ausgelesenen Daten inklusive der Digitalisate erhalten, validieren wir diese sorgfältig.

Schließlich lagern wir die Papierrechnungen für einen fest definierten Zeitraum ein und lassen sie anschließend datenschutzgerecht vernichten.

Profitieren Sie von einer optimierten Rechnungsverarbeitung!