Papiervorlagen schnell und in hoher Qualität zu digitalisieren, ist mit der heute verfügbaren Scan-Technologie wahrlich keine Raketenwissenschaft. Allerdings geht es nicht nur darum, Papierdokumente zu digitalisieren, sondern es gilt außerdem, sie in ein wertvolles Asset umzuwandeln. Damit dies gelingt, sind neben hochwertigen Scannern vor allem intelligente Software-Lösungen und Know-how erforderlich.

Unternehmen, die hierüber nicht selbst verfügen, sollten Digitalisierungsaufgaben an einen erfahrenen Dokumentendienstleister auslagern. Das betrifft sowohl einmalige Projekte, also beispielsweise das Digitalisieren von Bestandsakten, als auch das Tagesgeschäft wie etwa die Digitalisierung des Posteingangs. Denn eine Scandienstleistung umfasst heute mehr als nur den eigentlichen Digitalisierungsprozess, der inzwischen den geringsten Teil der Wertschöpfung ausmacht. Es geht vielmehr darum, die elektronischen Daten innerhalb geeigneter Folgeprozesse so zur Verfügung zu stellen, dass Unternehmen ihre Beschäftigten von Routinetätigkeiten entlasten und schneller auf Kundenanfragen antworten können. Dies gelingt, indem Dokumentendienstleister die Digitalisate indexieren bzw. klassifizieren und sie somit mit wertvollen Informationen anreichern.

Indexieren versus klassifizieren

Der Unterschied zwischen beiden Disziplinen liegt darin, dass bei der Indexierung eindeutige Kriterien vergeben werden, die das Dokument beschreiben und das Auffinden überhaupt erst ermöglichen. Am Beispiel einer Personalakte sind dies die Personalnummer und das Dokumentendatum. Dagegen wird dem Dokument bei der Klassifizierung die Dokumentenart zugeordnet. In unserem Beispiel könnten Dokumentenarten Arbeitsvertrag, Krankenversicherung oder Bewerbungsunterlagen unterteilt.
Wir haben in diesem Beitrag die unterschiedlichen Strukturen einer Personalakte einander gegenübergestellt.

Bei der Indexierung des Posteingangs können die einzelnen Schriftstücke mit dem Empfänger und einer laufenden Nummer versehen werden. Im Hinblick auf die oben erwähnte Übergabe an nachfolgende Prozesse ist es aber erforderlich, diese ebenfalls mit ihrer Dokumentenart wie beispielsweise Bestellung, Rechnung oder Kundenbeschwerde zu klassifizieren.

OCR- und KI-Technologien erweitern den puren Scanprozess

Um Dokumente nicht händisch indexieren bzw. klassifizieren zu müssen, werden sie zunächst mit einer OCR-Lösung ausgelesen. Auf dieser Basis lässt sich dann anhand von Klassifizierungsregeln erkennen, um welche Dokumentenart es sich handelt. Für eine hohe Trefferquote sollten die intelligenten Systeme mithilfe von Originaldokumenten trainiert werden. So ist es durchaus möglich, bis zu 90 Prozent der maschinell erstellten Dokumente automatisiert zu verarbeiten. Dazu lesen Sie hier den Erfahrungsbericht eines Telekommunikationsdienstleisters.

Qualitätssicherung besitzt bei der Digitalisierung einen hohen Stellenwert

Unabhängig von der heutigen enormen Leistungsfähigkeit der Technologien sollte gerade zu Projektbeginn in einem separaten Arbeitsschritt geprüft werden, ob die Dokumente richtig indexiert bzw. klassifiziert worden sind. Diese vollständige Qualitätssicherung kann anschließend in Abstimmung mit dem Kunden sukzessive reduziert werden, da die Systeme mit jedem neu zu verarbeitenden Dokument dazulernen und so die Fehlerquote kontinuierlich sinkt.

Das Scannen von Dokumenten bietet also einen Mehrwert, der weit über die Digitalisierung von Papierbelegen hinausgeht. Vielmehr bildet es die Grundlage, elektronische Daten so weiterzuverarbeiten, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter von Routinetätigkeiten entlasten und sich wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und die zunehmenden Erwartungen ihrer Kunden an die Auskunftsbereitschaft erfüllen können. Dabei gewinnt das intelligente Auslesen von Dokumenten und deren Klassifizierung zunehmend an Bedeutung. Letztere ist sowohl im Tagesgeschäft als auch bei der Digitalisierung von Bestandsakten überaus sinnvoll, denn sie bildet die Grundlage für eine automatisierte Ablage und automatisierte Prozesse.
Vor diesem Hintergrund lohnt es sich, in die langfristige Zusammenarbeit mit kompetenten Dokumentendienstleistern, die diese Herausforderung bereits vielfach angenommen und bewältigt haben, zu investieren. Je eher Unternehmen diese Anbieter in die Projektplanung einbeziehen, desto umfassender können sie von deren Know-how profitieren – beispielsweise, wenn es darum geht, Prozesse aufzusetzen, zu verfeinern und ggf. auszuweiten. Die Erfahrung zeigt, dass vor allem gemeinsame Workshops hilfreich sind, in denen zu Projektbeginn die Rahmenbedingungen definiert, die Ist-Situation analysiert und darauf basierend ein umsetzbares Soll-Konzept entwickelt wird.