Case Studies
Telekommunikationsanbieter profitiert von TROPPER Expertise beim Poststellen-Management
Der Telekommunikationsmarkt ist hart umkämpft. Zahlreiche Anbieter werben um die Gunst ihrer Kunden. Neben der Qualität und dem Preis-Leistungs-Verhältnis spielt der kundenzentrierte Service eine wichtige Rolle. Erwartet werden schnelle Reaktionszeiten und eine zügige Lösungsfindung bei Kundenanliegen. Mit einem professionellen Poststellen-Management sorgen Unternehmen für eine störungsfreie und zeitnahe Kundenkommunikation.
Deshalb hat sich ein führendes Telekommunikationsunternehmen aus strategischen Gründen dazu entschieden, sein Poststellen-Management an die TROPPER DATA SERVICE AG auszulagern. Der Konzern erhält jedes Jahr mehrere Millionen Kundenschreiben über verschiedene Kommunikationskanäle. Dazu gehören beispielsweise Vertragsänderungen, Aktualisierungen von Adressen oder Bankverbindungen, aber auch Reklamationen und Kündigungen. TROPPER stellt sicher, dass die eingehende analoge Post, E-Mails und Faxe den zuständigen Fachabteilungen zur Verfügung stehen. Die Bearbeitung erfolgte zunächst in der bisherigen Poststelle des Kunden.
Taggleiche Verarbeitung von mehreren tausend Kundenschreiben
Um den hochvolumigen Posteingang wie vereinbart taggleich zu verarbeiten, hat TROPPER die erforderlichen Prozesse in seine eigenen Räumlichkeiten überführt. Außerdem erfolgte bei Projektbeginn eine detaillierte Ist-Analyse mit Empfehlungen zur Prozessoptimierung, die in regelmäßigen Abständen fortgeführt wird.
Der Digitalisierungsprozess verläuft nach einem definierten Qualitätsstandard: Aufbereiten der Papierpost für den Scan-Vorgang, Aussortieren von persönlicher oder vertraulicher Post anhand einer Negativliste, Scannen, Auslesen und inhaltliche Klassifizierung der Vorgänge mithilfe künstlicher Intelligenz. Darüber hinaus übernimmt TROPPER die Verarbeitung der eintreffenden E-Mails bzw. Faxe. Diese durchlaufen analog zur Papierpost die Volltexterkennung und Klassifizierung.
Digitalisierung inklusive Dispatching als Full-Service-Dienstleistung
Ist ein Dokument aufgrund des Inhalts klar zuzuordnen, wird es automatisiert an die zuständige Fachabteilung weitergeleitet. Andernfalls übernehmen die Mitarbeiter das Dispatching. Sie lesen die Dokumente an und leiten sie dann an die jeweils verantwortliche Stelle weiter. So können im Schnitt mehr als 90 % der eingehenden E-Mails automatisch klassifiziert und dunkelverarbeitet werden. Bei handschriftlichen Faxen bzw. der physischen Post liegt die Quote bei etwa 40 %.
Laut Service Level Agreement werden die digitalisierten Briefe und die eingehenden E-Mails bzw. Faxe am selben Arbeitstag an die jeweiligen Adressaten ausgeliefert. Um dies bei der täglichen Menge von mehreren tausend Briefen sicherstellen zu können, sind insgesamt 70 Mitarbeiter von TROPPER für das Poststellen-Management inklusive Dispatching tätig.
Als Full-Service-Dienstleister übernimmt TROPPER auch das physische Posthandling in Form von Botengängen. Konkret bedeutet dies das Verteilen der Hauspost an die jeweiligen Mitarbeiter und Abteilungen.
Der Telekommunikationsanbieter ist mit den Dienstleistungen von TROPPER und der jahrelangen Zusammenarbeit aus mehreren Gründen zufrieden und profitiert unter anderem von:
- effizientem und flexiblem Arbeiten
- schnellerer Bearbeitung der eingehenden Post
- Kostenersparnis
- kontinuierlicher Prozessoptimierung
- Steigerung der Kundenzufriedenheit
- Planbarkeit der Leistungserbringung
Starten Sie Ihr Projekt
Entdecken Sie weitere Blogbeiträge von TROPPER DATA SERVICE
Maßgeschneiderte Posteingangsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile
Mit einer individuellen Herangehensweise schöpfen Unternehmen das Potenzial einer digitalen Posteingangsverarbeitung aus.
TMC und TROPPER vereinbaren Kooperation
Leverkusen / Frankfurt a.M.: Die TROPPER DATA SERVICE AG und die Travel Management Consulting GmbH, kurz TMC, sind ab sofort Partner. Mit dieser Kooperation decken beide Unternehmen gemeinsam das…
TROPPER Mitglied im BVMW
Wir haben unser Engagement in Verbänden ausgeweitet. Ab sofort sind wir Mitglied im Bundesverband mittelständische Wirtschaft (BVMW). „Hier wollen wir unser digitales Know-how als ein führendes…
Dokumentendienstleister generieren weiterhin einen Mehrwert
Rechnungen gehen zunehmend per E-Mail ein, Versicherungen, Energieversorger und andere Unternehmen kommunizieren mit ihren Kunden online via Apps und stellen ihren Kunden auf Portalen Verträge oder…
Er scannt und scannt und scannt: 100 Millionen Seiten in sechs Jahren digitalisiert
Leverkusen. Ein ungewöhnliches Jubiläum hat die TROPPER DATA SERVICE AG dieser Tage gefeiert. Wie der BPO-Spezialist heute mitteilte, sind in den vergangenen sechs Jahren allein auf einem Scanner 100…