Die gesamtwirtschaftlichen Rahmenbedingungen wie der demografische Wandel und der damit verbundene Fachkräftemangel stellen Unternehmen heute vor große Herausforderungen. Wer die neuen Aufgaben der Personalabteilung wie Talentmanagement und Führungskräfteentwicklung vernachlässigt, läuft Gefahr, die Basis des Erfolges zu verlieren: nämlich die Mitarbeiter. Der Fokus sollte deshalb auf der Bindung von Mitarbeitern und deren Förderung liegen. Dazu müssen in der Personalabteilung entsprechende Prozesse optimiert und nicht-wertschöpfende Tätigkeiten wie das Sortieren von Akten oder das Suchen darin auf ein Minimum reduziert werden. Der Schlüssel hierzu ist die elektronische Personalakte.

Deren Vorteile sind offensichtlich: Sämtliche Daten der Mitarbeiter, unabhängig davon, an welchem Standort diese tätig sind, stehen zentral auf Knopfdruck bereit. Dadurch reduzieren sich die Bearbeitungszeiten, denn das Zusammensuchen von Dokumenten sowie deren Ablage entfällt. Der Zugriff auf einzelne Bestandteile der Akte wird durch eine einheitliche Struktur zusätzlich beschleunigt. Über ein entsprechendes Berechtigungssystem sind die Akten vor unbefugtem Zugriff geschützt, sodass Unternehmen die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes erfüllen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Unterlagen platzsparender und sicherer langfristig aufbewahrt werden können als das papierbasierte Pendant.

Organisatorische und technische Voraussetzungen schaffen

Die Entscheidung über die Einführung der elektronischen Personalakte liegt indes nicht nur bei der Personalabteilung. In das Projekt sollten frühzeitig das Management, der Betriebs- und/oder der Personalrat, der Datenschutzbeauftragte und die IT-Abteilung eines Unternehmens eingebunden werden. Gemeinsam mit ihnen werden innerhalb einer Betriebsvereinbarung die Regelungen in Bezug auf Zugriffsberechtigungen und Datenschutz definiert.

Bei der anschließenden Auswahl eines geeigneten elektronischen Archivsystems ist darauf zu achten, dass dieses, wie bereits oben beschrieben, ein Zugriffskonzept beinhaltet, das den Anforderungen des Unternehmens Rechnung trägt. Die Vergabe der Zugriffsrechte sollte nach den Rollen der Beteiligten und den Bearbeitungsvorgängen erfolgen. Um die Vorgaben der Revisionssicherheit zu erfüllen, müssen die Dokumente versioniert und sämtliche Bearbeitungsschritte nachvollziehbar protokolliert werden.

Nachdem diese Voraussetzungen geschaffen sind, ist im nächsten Schritt die Aktenstruktur zu klären. Hierbei lassen sich drei Szenarien unterscheiden:

Variante 1: Digitalisierung nach dem Muster 1 Akte = 1 Dokument
Die Dokumente werden in chronologischer Reihenfolge analog zur physischen Akte gescannt und in einer Datei gespeichert. Die Indizierung sowie der Zugriff erfolgen mit der Personalnummer oder dem Namen des Mitarbeitenden.

Variante 2: Digitalisierung nach vorhandener Registerstruktur
Die vorhandene Registerstruktur der physischen Akte (meist acht bis zehn Register) wird bei der Digitalisierung beibehalten. Dabei entspricht ein Register einer Datei. Auch hierbei basieren die Indizierung sowie der Zugriff auf der Personalnummer bzw. dem Namen des Mitarbeitenden.
Diese beiden Szenarien haben den Vorteil geringer Kosten. Allerdings gestaltet sich das Arbeiten mit diesen digitalen Akten nicht sehr effizient.

Variante 3: Digitalisierung pro Akte mit Klassifizierung nach Dokumentenart
Diese Variante stellt die Königsdisziplin der Bestandsaktendigitalisierung dar. Hierbei wird die in der physischen Akte vorhandene Registerstruktur aufgelöst und jedes Dokument einer Dokumentenklasse (z. B. Bewerbung, Arbeitsvertrag, Krankenversicherung) zugeordnet. Meist ergeben sich dabei ca. 60 bis 80 oder sogar mehr unterschiedliche Dokumentenarten. Jede Akte wird nach Personalnummer, Name und Vorname sowie Geburtsdatum indiziert. Zusätzlich ist es empfehlenswert, jedem Dokument ein Datum, z. B. das bei der Entstehung oder bei der Unterzeichnung, mitzugeben. Damit können Dokumente in der elektronischen Personalakte exakt gesucht und gefunden werden. Erfahrungen zeigen, dass sich diese etwas teurere Lösung sehr schnell amortisiert, da die elektronische Personalakte einheitlich (Altbestand und laufende Dokumente) abgebildet ist und die Personalabteilung wesentlich effizienter mit dieser Aktenstruktur arbeiten kann. Letztendlich nimmt auch die Zufriedenheit der Anwender der elektronischen Personalakte zu.

Auf der sicheren und schnelleren Seite: Digitalisierung outsourcen

Die Akten in Eigenregie zu digitalisieren, scheitert meist am fehlenden technischen Equipment und dem mangelnden Personal, da nur ein sehr kleiner Kreis an Mitarbeitenden die sensiblen und vertraulichen Dokumente einsehen darf. Deshalb ist es empfehlenswert, die Akten über einen externen, professionellen Dienstleister zu digitalisieren. Bei der Auswahl eines geeigneten Scandienstleisters geben folgende Fragen eine Orientierung:

  • Welche Referenzen hat der Dienstleister im Bereich der Personalaktendigitalisierung?
  • Liegt ein schlüssiges Digitalisierungskonzept vor?
  • Existiert ein schlüssiges Datenschutzkonzept? Dieses sollte immer vorab ausgehändigt und ebenso eine Prüfung der Produktionsstätte durchgeführt werden.
  • Werden die digitalisierten Daten verschlüsselt und sicher übertragen?
  • Welche Zertifikate hat der Dienstleister?
  • Wie sicher ist der Transport der Akten organisiert?
  • Sind die Mitarbeiter nach BDSG verpflichtet?

Bleibt nur noch die Frage, was mit den Papierakten nach der Digitalisierung passiert. In den meisten Fällen lagert sie der Dienstleister für einen gewissen Zeitraum (meist drei Monate) gemäß den datenschutzrechtlichen Anforderungen und vernichtet sie anschließend ebenso datenschutzkonform.

Eine erfolgreich eingeführte elektronische Personalakte bringt einen erheblichen Mehrwert ins Unternehmen. Die Vorzüge gegenüber der herkömmlichen, papiergebundenen Aktenhaltung liegen auf der Hand:

  • Mobiler und standortunabhängiger Zugriff auf die Akten
  • Schnell verfügbare Informationen
  • Sicherheit und Zeitgewinn

All dies erleichtert Personalmitarbeitern und Führungskräften im Unternehmen nachhaltig die Arbeit. Damit schaffen die Unternehmen im Personalbereich eine hohe administrative Effizienz, sind gegenüber Herausforderungen wie dem demografischen Wandel und dem Fachkräftemangel gewappnet und präsentieren sich somit dauerhaft wettbewerbsfähig.

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit auch Sie von den Vorteilen der elektronischen Personalakte profitieren können!