Mit der Digitalisierung ihres Posteingangs können Unternehmen mobile und dezentrale Arbeitsformen umsetzen. Zu den weiteren Vorteilen zählen die effizientere Gestaltung der nachfolgenden Prozesse sowie eine bessere Auskunftsfähigkeit bei Kundenanliegen. Doch welche Schritte gehören eigentlich zu einer digitalen Posteingangsverarbeitung?

Digitaler Posteingang – viel mehr als „Briefe scannen“

Damit Unternehmen vom digitalen Posteingang profitieren, müssen die eingehenden Briefe zunächst sortiert werden. Denn bestimmte Personenkreise wie Vorstände, Personalabteilungen oder Betriebsräte möchten ihre Eingangspost ungeöffnet erhalten. Im Fachjargon ist hierbei von White Lists und Black Lists die Rede, denen die Poststücke anhand von Absender, Empfänger, Typ oder Inhalt (z. B. amtliches Schreiben) zugeordnet werden:

  • White List: Diese Eingangspost kann direkt digitalisiert werden. Die darauffolgende Behandlung ist ausführlich in einer entsprechenden Anweisung wiedergegeben.
  • Black List: Diese Poststücke werden nicht der Regelverarbeitung zugeführt, sondern ungeöffnet an den jeweiligen Empfänger weitergeleitet.

Zur Aufbereitung der in der White List erfassten Post gehört – neben dem Öffnen der Briefumschläge mit geeigneten Briefschlitzmaschinen – das Auseinanderfalten der Briefe, das Entfernen von Klammern und Heftungen, das Reparieren von Schäden und ggf. das Kopieren schlechter Vorlagen. Diese Tätigkeiten erfordern höchste Sorgfalt, denn nur saubere Dokumentenvorlagen gewährleisten eine ausreichende Qualität der digitalisierten Images. Weiterhin ist festzulegen, wie mit Sonderformaten (z. B. ausklappbare Formulare, Plänen oder Ausweisen) verfahren werden soll.

Es ist zu prüfen, ob Dokumente, z. B. eigene Verträge oder Formulare, mit Barcodes (insbesondere QR-Codes), die zusätzliche Parameter beinhalten, versehen werden können. In den Barcodes sind weitere Informationen hinterlegt, beispielsweise die Dokumentenart, Kunden- oder Personalnummern bzw. gegebenenfalls Angaben, ob die Dokumente direkt in ein Archiv-, Enterprise-Content- oder Workflow-System übertragen werden sollen.

Hohe Qualität bei der Erfassung sicherstellen

Nachdem die vorbereitenden Tätigkeiten erledigt sind, erfolgt die Digitalisierung. Dabei gilt die Qualität der digitalen Erfassung der Briefpost als Schlüssel zu einer erfolgreichen Integration in nachgelagerte Prozesse. Die Auswahl geeigneter Scanner und die Auflösung spielen hier eine entscheidende Rolle. In der Regel ist es ausreichend, Dokumente mit einer Auflösung von 200 dpi zu digitalisieren. Sollen sie allerdings per OCR ausgelesen oder Formulare erkannt werden, sind 300 dpi empfehlenswert.

Königsdisziplin: Klassifizieren und Indexieren

Das Potenzial einer digitalisierten Eingangspost kommt vollständig zum Tragen, wenn die Dokumente auch klassifiziert und indexiert werden. Wir setzen dabei auf intelligente, selbstlernende Erkennungssoftware auf Basis der Künstlichen Intelligenz, die benötigte Informationen in den Dokumenten ausliest und verifiziert. Das Ergebnis lässt sich dann zur automatischen Verschlagwortung, zur Volltextrecherche sowie zur Klassifizierung nach einzelnen Dokumentenarten wie Rechnungen, Bestellungen oder Kundenbeschwerden nutzen.

Zur digitalen Posteingangsverarbeitung gehören also sowohl technisches Equipment als auch methodisches Know-how. Denn die Grundregel lautet: Je genauer und sorgfältiger im Posteingang gearbeitet wird, umso besser laufen die nachgelagerten Prozesse. Als professioneller Dienstleister verfügen wir über beides in hohem Maße und zusätzlich über langjährige Erfahrung. Wenn Sie darüber nachdenken, die Digitalisierung Ihres Posteingangs outzusourcen und von den Vorteilen zu profitieren, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.