Wenn Sie entschieden haben, Ihren Posteingang zu digitalisieren, stehen Sie vor der Wahl, dies in Eigenregie durchzuführen oder an einen Dienstleister outzusourcen. Natürlich lautet unsere Empfehlung, diese Arbeit auszulagern. Warum? Ganz einfach! Die Digitalisierung des Posteingangs ist ein komplexer Prozess, bei dem zahlreiche Aspekte berücksichtigt werden sollten:

  • Wie lassen sich die unterschiedlichen Formate der Poststücke (Dokumente, Briefe, Pläne, Fotos, Belege, Urkunden) am einfachsten digitalisieren?
  • Welche Briefsendungen dürfen geöffnet und welche müssen verschlossen an Empfänger weitergeleitet werden?
  • Was passiert mit den Original-Dokumenten?
  • Wie ist sichergestellt, dass eingehende Rechnungen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verarbeitet werden?

Damit nimmt auch der Aufgabenumfang für die Poststelle zu, was grundsätzlich mehr Ressourcen und Know how erfordert.
Zudem ist die Einführung der Digitalisierung weitaus sinnvoller, wenn damit verbunden der gesamte Prozess – von der Dokumentenentstehung, über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung – optimiert wird.

Auslagern von Poststellen hat zahlreiche Vorteile

Delegieren Sie die Digitalisierung des Posteingangs an einen kompetenten Dienstleister, dann profitieren Sie von seinem Know-how und seinen Erfahrungen. Er verfügt außerdem über das erforderliche skalierbare technische Equipment, so dass er in der Lage ist, schwankende Lasten im Jahresverlauf abzufangen. Sein Know-how kann vor allem dazu beitragen, das Projekt bereits im Vorfeld in die richtigen Bahnen zu lenken. Dazu führen wir beispielsweise gemeinsame Workshops mit unseren Kunden durch, in denen unter anderem die Parameter und Prozesse definiert werden.

Vorteile des Outsourcings:

  • Transparente Abrechnung über Pauschalen (Kostenkontrolle)
  • Zusätzliche Investitionen in Personal sowie in Hard- und Software entfallen
  • Flexible Personaldisposition z. B. in Spitzenzeiten und Sommerlöchern
  • Schnellere Projektrealisierung
  • Fokussierung auf das Kerngeschäft mit optimaler Nutzung vorhandener Ressourcen

Abhängig von den Rahmenbedingungen bieten wir an, die Post bei Ihnen im Haus zu verarbeiten oder aber in einer unserer Produktionsstätten. Entscheiden Sie sich für Ersteres, benötigen wir geeignete Räumlichkeiten. Dabei können Sie uns die erforderliche Hard- und Software zur Verfügung stellen oder wir bringen unser eigenes Equipment mit. Der Vorteil dieses Szenarios sind kurze Wege zwischen Ihrer und unserer Projektleitung. Optional übernehmen wir weitere Services wie z. B. die Hauspostverteilung, den Warenein- und -ausgang oder die Büromittelausgabe.

Alternativ holen wir die Post (mehrmals) täglich bei Ihnen ab, leeren Ihr Postfach oder wir nutzen den Bring- und Abholservice der Post. Damit Ihre Unterlagen sicher in unseren Produktionsstätten ankommen, unterhalten wir einen eigenen Fuhrpark mit Fahrzeugen, die mit GPS-Sendern ausgestattet sind. Die stabilen, feuerfesten Transportkoffer, in denen Ihre Post die Reise zu uns antritt, sind mit Schließmechanismen versehen. Den Prozess der Abholung des Posteingangs bis hin zur Übermittlung der erzeugten Dateien definieren exakt zwischen unseren Kunden und uns vereinbarte Regeln.

Unabhängig davon, für welches Vorgehen Sie sich entscheiden, erfassen wir in einem Service-Level-Agreement (SLA), in welchem Zeitrahmen wir Ihnen die digitalisierten Images über welche Schnittstellen zur Verfügung stellen.

Fazit: Den Posteingang in Eigenregie zu digitalisieren, stellt hohe Anforderungen an das interne Know-how und technische Equipment. Außerdem wächst der Aufwand für die Poststelle, was zusätzliches Personal erfordert. Weiterhin sind Schwankungen im Jahresverlauf, unterschiedliche Servicelevel oder Krankheits- und Urlaubszeiten zu berücksichtigen. So lautet unsere Empfehlung, den Posteingang von einem spezialisierten Dienstleister digitalisieren zu lassen.
Sprechen Sie uns gerne dazu an.