Qualitätssicherung bei Digitalisierungsprojekten

Unabhängig vom öffentlichkeitswirksamen Erscheinen von ChatGPT existieren bereits seit längerem Lösungen, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) basieren. Mit deren Einsatz werden Prozesse weitgehend automatisiert und händisches Eingreifen minimiert. Ein Beispiel ist die Klassifizierung von Dokumenten. Allerdings sollte man sich dabei nicht darauf verlassen, dass die KI stets korrekt arbeitet.

OCR- und KI-Technologien erweitern den Scanprozess

Als Dokumentendienstleister setzen wir auf intelligente Technologien, die bei der Indexierung und Klassifizierung von Unterlagen unterstützen. Dazu werden die Dokumente zunächst gescannt und ihre Images mit einer OCR-Lösung ausgelesen. Anhand ihres Ergebnisses können dann intelligente Klassifizierungsalgorithmen erkennen, um welche Dokumentenart es sich handelt. So gelingt es uns, eine Vielzahl der maschinell erstellten Dokumente automatisiert zu verarbeiten. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Papierdokumente strukturiert sind, wie es beispielsweise bei Formularen oder Rechnungen der Fall ist und die Inhalte deshalb zuverlässig ausgelesen und richtig klassifiziert werden können.

Visuelle Qualitätssicherung

Unabhängig von der Leistungsfähigkeit der Technologien ist es zumindest bei bestimmten Dokumententypen empfehlenswert, in einem weiteren Arbeitsschritt durch qualifizierte Mitarbeiter visuell zu prüfen, ob die ausgelesenen Werte bzw. die maschinell vorgenommenen Klassifikationen korrekt sind. Dies gilt etwa, wenn Kunden ihre von uns verarbeiteten Eingangsrechnungen „dunkel“ verarbeiten möchten. Gerade zu Projektbeginn empfehlen wir hier eine umfassende Qualitätssicherung. Hierzu vereinbaren wir mit unseren Kunden, welche Felder stets zu prüfen sind und welche dann kontrolliert werden sollen, wenn die OCR-Software bezüglich der Korrektheit unsicher ist bzw. wenn ein vereinbarter Gütegrad unterschritten wird. Diese Qualitätssicherung kann in Abstimmung mit dem Kunden schließlich sukzessive reduziert werden, da die Systeme mit jedem neu zu verarbeitenden Dokument dazulernen und so die Fehlerquote kontinuierlich sinkt.

Zudem minimiert eine visuelle Qualitätssicherung das Risiko, dass eine KI-Lösung Dokumente als korrekt klassifiziert einschätzt, obwohl die Klassifizierung tatsächlich nicht korrekt ist (False Positive).

Bei anderen Dokumenten ist die visuelle Qualitätskontrolle von weniger großer Bedeutung. Hier kann es – auch aus Budgetgründen – sinnvoll sein, diese nur stichprobenartig vorzunehmen. Gerade bei jenen Dokumenten, die lediglich aus Platzgründen digitalisiert werden sollen und auf die nur noch selten zugegriffen wird, ist es nicht entscheidend, ob alle Seiten richtig herum gedreht sind. Müssen dann Mitarbeiter ein Dokument einmal selbst drehen, ist dies erheblich günstiger als eine vollständige Qualitätskontrolle.
Geht es hingegen um die Digitalisierung des Tagesgeschäfts, so empfehlen wir dringend, diese auf Vollständigkeit und korrekte Klassifizierung und Indizierung prüfen zu lassen. Dies ist insbesondere dann notwendig, wenn Papierbelege vernichtet werden sollen (ersetzendes Scannen).

Letzten Endes obliegt dem Kunden die Entscheidung, ob er eine vollständige, stichprobenartige oder gar keine Qualitätskontrolle wünscht. Hierzu beraten wir natürlich vor Projektbeginn im Rahmen eines gemeinsamen Workshops.

Kurzum, berücksichtigen Sie in Ihrem Digitalisierungsprojekt auch das Thema Qualitätssicherung und setzen Sie auf die Erfahrungen eines Dienstleisters, der flexibel auf Ihren Bedarf eingehen kann. Bei geschäftskritischen Dokumenten sollte zwingend gewährleistet sein, dass Ihre Digitalisate dem Originaldokument entsprechen sowie vollständig und auch lesbar sind. Zum anderen ist sicherzustellen, dass die ausgelesenen Daten korrekt und Ihre Dokumente richtig kategorisiert sind. Auch für die Akzeptanz und Zufriedenheit der Anwender ist die richtige Ausrichtung geschäftskritischer Dokumente am Bildschirm von enormer Bedeutung. Bei anderen Dokumenten steht das Kosten-Nutzen-Verhältnis im Fokus. Doch ganz gleich, für welchen Weg Sie sich entscheiden: Bei uns sind Ihre Dokumente in guten Händen – versprochen! Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.