Frühes versus spätes Scannen

08.03.2022
|In Fachbeiträge
|By Nicole Gauger

Organisationen, die ihren Posteingang digitalisieren wollen, stehen vor der Frage, ob sie diesen früh oder spät scannen. „Früh“ bedeutet hierbei, dass die Dokumente bereits vor ihrer Bearbeitung digitalisiert werden, während das späte Scannen erst im Anschluss daran stattfindet. Wir stellen beide Optionen einander gegenüber.

Spätes Scannen

Wie bereits erläutert, findet beim späten Scannen die Digitalisierung des Posteingangs erst statt, nachdem dieser bearbeitet wurde. Das Ziel dabei ist der direkte, ortsunabhängige Zugriff auf die digitalen Dokumente. Die händische Suche in Aktenordnern entfällt, wodurch Zeit gespart wird. Als weiterer Vorteil erfordern elektronisch archivierte Dokumente kaum Platz für ihre Aufbewahrung – der dicke Aktenschrank verschwindet.

Frühes Scannen

Beim frühen Scannen hingegen werden die Dokumente unmittelbar nach ihrem Eintreffen digitalisiert. Dies ist Voraussetzung für eine automatisierte Arbeitsverteilung und ermöglicht beispielsweise auch das Einbinden von Stellvertretern, wenn sich der zuständige Mitarbeiter gerade im Urlaub befindet oder krankheitsbedingt ausfällt. Alle involvierten Personen können auf die Dokumente zugreifen und bei Anfragen sofort reagieren. Der größte Vorteil dieser Herangehensweise ist aber, dass die Prozesse von Anfang an die Vorteile der Digitalisierung nutzen können und damit schneller ablaufen. Die Creditplus Bank etwa stellte vom späten auf frühes Scannen um und konnte damit den Auszahlungsprozess von Krediten um 25 Prozent beschleunigen.

Schlussfolgerung
Die Digitalisierung des Posteingangs ist in jedem Fall vorteilhaft. Das späte Scannen sorgt dafür, dass alle Dokumente platzsparend archiviert werden und Mitarbeiter hierauf ortsunabhängig zugreifen können. Dies ist bei geschäftsunkritischen Dokumenten ausreichend. Wenn es jedoch darum geht, die dem Posteingang nachgelagerten Prozesse zu automatisieren und damit zu beschleunigen, dann ist das frühe Scannen die erste Wahl.

Lassen Sie uns gemeinsam schauen, welche Herangehensweise bei der Digitalisierung des Posteingangs für Sie am effizientesten ist. Oder aber Sie starten mit dem späten Scannen, das im Vergleich zum frühen Scannen kostengünstiger ist, um zunächst an den Vorteilen digitaler Dokumente zu partizipieren. Daran anschließend können wir anhand Ihrer Erfahrungswerte überlegen, ob und – wenn ja – welche eingehenden Briefe frühzeitig digitalisiert vorliegen sollten. Als erfahrener Dienstleister können wir Sie dabei unterstützen und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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