Digitalisierung von Bestandsakten bei Behörden

Beim aktuellen Bitkom-DESI-Index, der den Digitalisierungsfortschritt der EU-Staaten vergleicht, belegt Deutschland im Bereich „Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung“ lediglich Rang 21 von 27. Spitzenreiter ist hier Malta, gefolgt von Estland und Finnland.

OZG-Änderungsgesetz verpflichtet zu Ende-zu-Ende-Digitalisierung

Mit dem im Juli 2024 in Kraft getretenen OZG-Änderungsgesetz – kurz OZG 2.0 – wird die durchgängige Digitalisierung in Behörden zum Standard. Ab 2028 sollen Bürger digitale Verwaltungsangebote sogar einklagen können. Es besteht also dringender Handlungsbedarf. In zahlreichen deutschen Amtsstuben stehen noch immer meterlange Regale mit Ordnern. Dazu gehören Bau-, Ausländer-, Gewerbe-, Steuer- oder Personalakten.

Digitale Akten schaffen Vorteile

Behörden tun sich oft schwer, die Digitalisierung konsequent voranzutreiben. Dabei eröffnet sie die Chance, den Bürgerservice zu optimieren, Kosten zu senken, Prozesse zu verschlanken und die knappe Personaldecke ressourcenschonend einzusetzen. Dies gilt insbesondere, wenn digitale Bestandsakten in einem ECM-System zentral verwaltet werden. Konkret ergeben sich folgende Vorteile:

• Höhere Effizienz: Informationen können aufgrund ihrer strukturierten Ablage schneller gefunden werden. Dies gewährleistet eine durchgängige Digitalisierung der Prozesse.
• Ortsunabhängiger Zugriff: Mitarbeiter können von jedem Arbeitsplatz, also auch aus dem Homeoffice, sowie über mobile Endgeräte wie Tablets oder Smartphones auf die Akten zugreifen.
• Reduzierter Platz- und Kopierbedarf: Kopieraufwand und Regalmeter für die Archivierung entfallen.
• Zugriffssicherheit: Ein im ECM-System integriertes Berechtigungskonzept regelt, wer auf welche Dokumente zugreifen darf.
• Rechtssicherheit: Die Dokumente werden nach § 9 BDSG revisionssicher archiviert. Regelmäßige Backups schützen zudem vor Datenverlust.

Potenzial digitaler Akten ausschöpfen

Es reicht nicht, Dokumente nur zu scannen. Erst durchsuchbare, indexierte und klassifizierte Dateien bringen den erwünschten Mehrwert. Bei der Indexierung werden eindeutige Attribute vergeben, die das Dokument genau beschreiben, etwa das Aktenzeichen oder die ID-Nummer. Bei der Klassifizierung wird hingegen die Dokumentenart zugeordnet, beispielsweise Bauplan, Gewerbeanmeldung oder Steuererklärung.

Heterogene Akteninhalte bedarfsgerecht digitalisieren

In der öffentlichen Verwaltung enthalten Akten meist nicht nur herkömmliche Dokumente. Auch großformatige Unterlagen wie Baupläne oder Flurkarten, gesiegelte oder geöste Schriftstücke wie Urkunden oder auch gebundene Dokumente, etwa Grundbücher gehören dazu. Um dieses heterogene Material zu digitalisieren, sind unterschiedliche Geräte notwendig. Hierzu zählen Durchlaufscanner, Großformat- und Flachbettscanner sowie Buchscanner.

Digitalisierung an einen Dokumentendienstleister auslagern

Behörden sind oft nicht in der Lage, ihre Bestandsakten in Eigenregie zu digitalisieren. Häufig fehlen das nötige technische Equipment, das spezifische Know-how und die erforderlichen Mitarbeiterkapazitäten. Daher ist es empfehlenswert, einen kompetenten Dokumentendienstleister mit der Digitalisierung von Bestandsakten zu beauftragen. Wir von TROPPER verfügen über jahrzehntelange Erfahrung in diesem Bereich und selbstverständlich auch über die erforderliche Hard- und Software in unseren Produktionsstätten.
Für einen erfolgreichen Projektverlauf führen wir zu Beginn der Zusammenarbeit einen gemeinsamen Workshop mit unseren Kunden durch. Dabei analysieren wir zunächst den Umfang, die Struktur sowie den Zustand der Bestandsakten. Anschließend definieren wir die Projektparameter und klären, wie mit den Papierakten nach der Digitalisierung verfahren werden soll.
Nach dem Workshop folgen ein technischer Test und die Digitalisierung repräsentativer Bestandsakten in einer Nullserie. Sind alle Projektbeteiligten mit den Ergebnissen zufrieden und haben sie die Freigabe erteilt, digitalisieren wir sämtliche Bestandsakten. Dabei übernehmen wir im Rahmen eines Full-Service-Pakets alle Leistungen, die für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt erforderlich sind.
Während des gesamten Projektverlaufs stellen wir unseren Kunden für aufkommende Fragen einen festen Ansprechpartner zur Verfügung.

Datenschutz beim Digitalisieren

Akten enthalten viele persönliche Daten. Deshalb sind strenge Maßnahmen nötig, um diese zu schützen. Dazu gehören:

• Transport in verschlossenen Datenschutzkoffern mit GPS-Überwachung
• Lückenlose Dokumentation des Aktentransports
• Zutrittskontrolle und Videoüberwachung in der Produktion
• Getrennte Server und gesichertes Netzwerk
• Redundante Speicherung im eigenen Rechenzentrum
• Datenübertragung über SFTP
• Alarmanlage mit Wachdienstanbindung

Akteneinlagerung – Scan on Demand

Für Akten, die langfristig aufbewahrt, aber nur selten benötigt werden, ist das Scan on Demand eine attraktive Lösung. Dies ist insbesondere bei Platzproblemen der Fall. Wir holen die Akten bei der Behörde ab und lagern sie in unserem Dokumentencenter ein. Wird eine Akte benötigt, stellen wir sie dem Kunden zeitnah digital zur Verfügung.

Vom Papier zur elektronischen Akte

Mit digitalen Akten legen Behörden das Fundament für mehr Effizienz, Transparenz und Nähe zu Bürgern und Unternehmen. Überzeugen Sie sich selbst und skizzieren Sie uns im Rahmen eines unverbindlichen Beratungstermins zu verschlanken.