Den hybriden Rechnungsempfang managen

Mit Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht am 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Was in der Theorie zunächst einfach klingt, bringt in der Praxis eine ganze Reihe von Aspekten mit sich, die dabei beachtet werden müssen. Insbesondere aufgrund der Tatsache, dass der Gesetzgeber für den Versand von E-Rechnungen Übergangsfristen von zwei bzw. drei Jahren eingeräumt hat.

Papierbelege, PDF-Dateien, ZUGFeRD- und XRechnungen empfangen

Es ist davon auszugehen, dass nicht alle Unternehmen zum Stichtag 1. Januar 2025 ihre Ausgangsrechnungen als XRechnung und im ZUGFeRD-Format versenden. Kunden stehen somit vor der Herausforderung, unterschiedlichste Formate empfangen und verarbeiten zu müssen. Unser Dienstleistungsportfolio bietet hierfür die passende Unterstützung.

• Mit unseren Hochleistungsscannern digitalisieren wir die Papierrechnungen.
• Elektronisch zugestellte Eingangsrechnungen erhalten wir über ein E-Mail-Postfach.
• Sofern Lieferanten elektronische Rechnungen über ein Portal, z. B. Peppol, zur Verfügung stellen, holen wir diese von dort ab.
• Buchungsrelevante Informationen – wie Kreditor, Rechnungs- und Leistungsdatum, Betrag und Kontoverbindung, Positionsdaten, Steuersätze, Währung, Zahlungsziel und vieles mehr – werden von uns ausgelesen.
• Mithilfe der Insiders-Lösung smart INVOICE visualisieren wir eingehende XRechnungen als PDF.
• Bei ZUGFeRD-Rechnungen prüfen wir, ob der eingebettete XML-Datensatz mit den Daten der PDF-Datei übereinstimmt.
• Die eingehenden Rechnungen werden dann formell nach den Kriterien des Umsatzsteuergesetzes geprüft.
• Anschließend folgt die Validierung der ausgelesenen buchungsrelevanten Daten sowie optional deren Abgleich mit den Stammdaten.
• Falls die Bestelleingänge noch in Papierform vorliegen, digitalisieren wir diese auf Wunsch ebenfalls und gleichen sie mit den entsprechenden Rechnungen ab.
• Die validierten Rechnungsdaten konvertieren wir in das Format der kundenseitig eingesetzten ERP- oder Finanzbuchhaltungslösung, reichern diese um zusätzliche Informationen an und übertragen diese inklusive der digitalen Rechnungen in das Archivsystem des Kunden.

Die bevorstehende E-Rechnungspflicht stellt für Unternehmen eine große Herausforderung dar, weil sie dann mit unterschiedlichsten Rechnungsformaten konfrontiert sein werden. Wir zentralisieren für unsere Kunden den hybriden Rechnungseingang und verarbeiten die Belege unabhängig von ihrem Format. Dabei sind wir in der Lage, neben ZUGFeRD- und XRechnungen auch viele weitere länderspezifische Formate zu verarbeiten.

Nehmen Sie schon heute mit uns Kontakt auf, um bestens für die kommende E-Rechnungspflicht gerüstet zu sein.